Робота з РРО: початок та кінець зміни

1. Робота з РРО: початок робочого дня
2. Робота з РРО: кінець робочого дня
3. Висновки

Використання реєстраторів розрахункових операцій (далі – РРО) є невід’ємною частиною ведення бізнесу, що здійснює розрахункові операції з покупцями. Одним із ключових аспектів роботи з РРО є правильне відкриття та закриття зміни, адже це впливає на точність обліку та дотримання вимог законодавства. У цій статті ми детально розглянемо, як правильно виконувати ці дії, щоб уникнути помилок і можливих штрафів Україні дозволяється використовувати реєстратори розрахункових операцій (РРО) лише вітчизняного чи іноземного виробництва, які включені до Державного реєстру РРО. Такі пристрої мають відповідати встановленим технічним і програмним вимогам виробника.

РРО можна використовувати виключно в тій господарській одиниці, яка зазначена в реєстраційному посвідченні, відповідно до сфери застосування, визначеної Державним реєстром, і за умови укладення договору про технічне обслуговування та ремонт з центром сервісного обслуговування. Застосування РРО без укладеного договору про обслуговування або з порушенням правил опломбування вважається порушенням чинного законодавства.

Кожна зміна в суб'єкта господарювання повинна починатись із вмикання РРО та завершуватись коректним закриттям зміни. Як це правильно зробити розказуємо далі.

Робота з РРО: початок робочого дня

1. Увімкнути касовий апарат і перевірити правильність установлених дати та часу.
2. Перевірити справність блокувальних пристроїв.
3. Пробити Х-звіт, аби перевірити чіткість і правильність друкування реквізитів фіскального касового чека (ф. №ФКЧ-1).
4. Внести в РРО суму розмінної монети (щоб мати змогу давати решту відвідувачам

Робота з РРО: кінець робочого дня

1. Сформувати Х- звіт.

Х-звіт – це звіт, що показує кількість продажів і суми готівкового та безготівкового виторгу з моменту відкриття касової зміни на фіскальному реєстраторі. Його також називають звіт без погашення, оскільки на відміну від Z-звіту, Х-звіт не обнуляє касові лічильники і не передає обов'язкові фіскальні дані до податкової, тому його можна друкувати стільки разів, скільки потрібно, для проміжного контролю готівки в касі та суми продажів за поточну зміну.

Друкування Х-звіту допомога своєчасно виявити помилки у фіскальних чеках, зокрема у формі оплати, помилково оформлені чеки.

Нагадаємо, що помилки в чеках можна виправити до того як була закрита зміна та оформлений Z-звіт. Виправлення помилки після закриття зміни законодавством не передбачено (ЗІР, категорія 109.02).

2. Вилучення виручки.

Якщо здійснюється вилучення виручки зі скрині РРО проводиться операція «Службова видача».

3. Оформлення Z-звіту.

Відповідно до абзацу восьмого п. 4 розділу IІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 №547 (далі – Порядок №547) у кінці робочого дня (зміни) слід створювати фіскальні звітні чеки (Z-звіт) у разі здійснення розрахункових операцій (крім автоматів з продажу товарів (послуг). Z-звіт створюється у паперовій та / або електронній формі.

Завдяки автоматизації подавати щоденні Z-звіти за результатами роботи РРО досить просто – достатньо натиснути кнопку завершення зміни касира і Z-звіт автоматично сформовано та відправлено до серверу ДПС.

Детальніше ознайомлюйтеся з відео-статтею «Не подали звітність про використання РРО / ПРРО: чи є підстава для фактичної перевірки».

Яка тривалість зміни РРО?

Зміна має бути закрита до 24.00 поточного дня

Пунктом 2 Вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 18.02.2002 №199 (далі – Вимоги №199), наведено визначення «зміна» – це період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту.

У примітках, наведених у додатку «Формат і розрядність даних, що зберігаються у фіскальній пам’яті» до Вимог №199 доводиться важливе уточнення: максимальна тривалість зміни РРО не повинна перевищувати 24 години.

Таким чином, якщо суб’єкт господарювання працює цілодобово, то фіскальний звітний чек (щоденний Z-звіт) повинен створюватись РРО кожного дня по закінченню робочої зміни, але не пізніше 24 години цього дня (ЗІР, категорія 109.10).

Які загальні реквізити мають бути у Х та Z-звітах?

2. Х – звіт та Z-звіт має містити такі загальні реквізити (п. 14 Вимог №199, ЗІР, категорія 109.10):

1. назву і адресу господарської одиниці;
2. індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юридичних осіб) або ідентифікаційний номер згідно з ДРФО (для фізичних осіб), а замість літер «ПН» – літери «ІД»;
3. фіскальний номер реєстратора, перед яким друкуються великі літери «ФН»;
4. заводський номер реєстратора;
5. логотип виробника

Z-звіт має також містити інформацію про операції «Службове внесення» та «Службова видача».

Протягом якого строку потрібно зберігати Z-звіт?

Зберігати Z-звіт потрібно в паперовій або електронній формі у любий зручний спосіб протягом 1095 к.д (п. 6 гл. 4 розд. ІІ Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженим Наказом Мінфіну від 14.06.2016 №547, далі – Порядок №547).

Зверніть увагу! Порядок №547 не містить умови вклеювати Z- звіт в КОРО

При цьому спосіб збереження суб’єктом господарювання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в паперовій та/або електронній формі має забезпечити (у тому числі під час проведення перевірки) можливість візуального перегляду такого Z-звіту для підтвердження факту оприбуткування готівки та повноти обліку здійснених розрахункових операцій (ЗІР, категорія 109.06)

Дані наданих для перегляду Z-звітів в паперовій та/або електронній формі мають співпадати з даними електронних копій таких Z-звітів, що містяться у фіскальній пам’яті РРО та/або на фіскальному сервері контролюючого органу.

Таким чином:

1. Z-звіти мають зберігатися в паперовій та / або електронній формі не менше 1 095 днів.
2. Спосіб збереження Z-звітів має забезпечити можливість їх візуального перегляду.
3. Відокремлені підрозділи без касової книги зобов’язані зберігати Z-звіти в електронній формі, місце, спосіб та формат зберігання яких затверджуються внутрішнім документом.

Детальніше у відеоблозі за посиланням.

4. Вимкнути РРО.

Висновки

1. Правильне використання РРО є важливою складовою дотримання законодавства України.
2. Перед початком робочого дня необхідно виконати всі підготовчі дії: перевірити технічний стан РРО, внести розмінну монету та пробити Х-звіт.
3. У кінці зміни потрібно створити та зберегти Z-звіт із зазначеними реквізитами, виконати інкасацію виручки та вимкнути касовий апарат.

Читайте більше:

Чи потрібно РРО / ПРРО при отриманні оплати за реквізитами картки

Несвоєчасне закриття зміни на РРО через повітряну тривогу

РРО/ПРРО: п’ять запитань, на які у бухгалтерів і податківців різні відповіді

Покупець не забрав посилку: як провести повернення товару через РРО/ПРРО

РРО без помилок: що підприємці повинні формувати і зберігати щодня

Оплата з картки на рахунок ФОП: чи потрібен РРО/ПРРО

Платіжній рахунок Nova Pay: чи потрібен РРО / ПРРО