«Самоакт»: коли відсутні первинні документи

1. Коли використовувати «самоакт»
2. Що робити, коли вже отримали первинні документи
3. Які наслідки використання «самоакту»
4. Висновки

Коли використовувати «самоакт»

Стаття 4 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік) серед принципів бухгалтерського обліку зазначає принцип повного висвітлення, за яким фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі, та принцип нарахування, відповідно до якого доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів.

Це є необхідним для того, щоб для визначення фінансового результату звітного періоду була можливість об’єктивно та реально порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів.

Відповідно до п. 7 НП(С)БО 16 витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені. Витрати, які неможливо прямо пов’язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.

Водночас ст. 9 Закону про бухоблік встановлює правило:

підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи.

Вимоги до складання первинних документів викладені у цій же нормі Закону серед обов’язкових реквізитів передбачають:

1. посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції,
2. правильність її оформлення,
3. особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Тобто з урахуванням наведеного без первинного документа господарська операція не може бути відображена в бухгалтерському обліку, оскільки він є підставою для бухгалтерського обліку, як того вимагає Закон про бухоблік.

А буває й так, що первинний бухгалтерський документ може бути складений (його оформлення завершено) в іншому періоді, ніж той, в якому здійснена господарська операція. Наприклад, товарно-транспортна накладна може бути повернута відправнику після отримання товару його отримувачем, проте в цей час господарська операція з відвантаження (реалізації) товару вже фактично давно відбулася.

Мінфін у своєму листі від 22.04.2016 №31-11410-06-5/11705 зазначає, що визнання витрат в бухгалтерському обліку та їх відображення у фінансовій звітності не залежить від періоду отримання первинних документів від контрагентів. Підприємства повинні відображати витрати у фінансовій звітності в періоді отримання доходів, для яких вони здійснені, або їх фактичного понесення, якщо витрати неможливо пов’язати з доходом.

У випадку, коли в періоді, в якому має бути відображена господарська операція, ще не отриманий від контрагента первинний документ, Мінфін пропонує, щоб відповідальною особою був складений та переданий до бухгалтерської служби документ (наприклад, бухгалтерська довідка) із зазначенням розрахункової суми витрат.

Відповідно до п. 2.5. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88), якщо правилами документообороту підприємства передбачена можливість відображення господарської операції, щодо якої на момент закінчення складання регістрів бухгалтерського обліку за звітний період від контрагента у строки, встановлені законодавством, не отримано первинного документа, підставою для перенесення інформації про таку господарську операцію до регістрів бухгалтерського обліку є належним чином оформлений внутрішній первинний документ (акт), складений посадовою особою, відповідальною за приймання-відпуск товарно-матеріальних цінностей, робіт і послуг.

Господарські операції, наведені у внутрішньому первинному документі (акті), оцінюються в порядку, визначеному національними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку або міжнародними стандартами фінансової звітності.

Бухгалтери такий документ називають «самоактом».

Що робити, коли вже отримали первинні документи

Згідно з п. 3.4 Положення №88 перенесення інформації з первинних документів до регістрів бухгалтерського обліку повинно здійснюватися в міру її надходження до місця обробки, проте не пізніше терміну, що забезпечує своєчасну виплату заробітної плати, складання бухгалтерської та іншої звітності і розрахунків.

У місяці надходження від контрагента первинного документа щодо господарської операції, інформація про яку в минулих звітних періодах була перенесена до регістрів бухгалтерського обліку згідно з внутрішнім первинним документом (актом), до регістрів бухгалтерського обліку за звітний період переноситься інформація про таку господарську операцію, при цьому її обсяг зазначається шляхом коригування на суму різниці між оцінкою такої господарської операції за самоактом та первинним документом, отриманим від контрагента.

Мінфін в зазначеному вище Листі уточнює, що при отриманні первинних документів від контрагентів (після складання та затвердження фінансової звітності) фактична сума витрат, зазначена у таких первинних документах, може відрізнятися від розрахункової суми, попередньо визнаної у періоді їх виникнення.

Зазначені розбіжності не є підставою для коригування попередньо визнаної суми витрат попереднього звітного періоду (у тому числі методом «червоного сторно»), крім випадку, якщо така різниця є помилкою та суттєво впливає на фінансову звітність попередніх звітних періодів.

Різниця має бути визнана у складі витрат періоду, коли виникли підстави для уточнення суми, наприклад, були фактично одержані первинні документи від контрагента.

Іншими словами, якщо в первинному документі, отриманому від контрагента в наступному звітному періоді, сума є відмінною від розрахункової суми витрат за самоактом, то в наступному звітному періоді відображається лише різниця між вказаними сумами.

Сама ж розрахункова сума витрат попереднього звітного періоду не коригується, тобто залишається незмінною.

Які наслідки використання «самоакту»

Зрозуміло, що є певна колізія між Законом про бухоблік та Положенням №88 в тому, що Положення №88 врегульовує ситуацію, яка в Законі про бухоблік взагалі не зазначена, а тому і не врегульована.

Тобто Положення №88 в цій частині Закону про бухоблік не суперечить, адже його метою є встановлення порядку створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, бухгалтерської та іншої звітності, що ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, підприємствами, їх об’єднаннями та госпрозрахунковими організаціями (крім банків) незалежно від форм власності, установ та організацій, основна діяльність яких фінансується за рахунок коштів бюджету.

В Положенні №88 самоакт названий внутрішнім первинним документом. Отже, з точки зору Положення №88 самоакт має таку ж юридичну силу, що й первинний документ, складений відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік.

Цілком логічно, що самоакт не замінює первинний документ на «вічній» основі. Він є «тимчасовим» замінником первинного документа.

Тобто складання самоакту не повинно сприйматися бухгалтерами та іншими відповідальними працівниками як звільнення від складання та отримання «основного» первинного документа. Наприклад, якщо під час перевірки контролюючий орган виявить витрати, відображені в обліку на підставі самоакту у звітному періоді, після якого минуло ще 10 звітних періодів, а «основний» первинний документ від контрагента так і не був отриманий та сума витрат так і була відображена за розрахунковою сумою витрат, то цілком логічним буде очікувати питання від контролюючого органу про те, де ж той первинний документ, який «тимчасово» був замінений самоактом.

Висновки

1. Самоакт задля усунення ризиків слід сприймати як «тимчасовий» замінник первинного документа.
2. Він має таку ж юридичну силу, що й первинний документ, однак лише до його отримання, яке має обов’язково статися.

Олександр ЄФІМОВ, Старший Партнер Адвокатського об’єднання «Адвокатська фірма «Єфімов, Брожко та партнери», доцент кафедри приватного права Київського національного економічного університету ім. Вадима Гетьмана, доктор філософії права, член Науково-консультативної ради при Верховному Суді, адвокат, аудитор

Шаблони та зразки документів:

Бухгалтерська довідка

Читайте більше:

Первинні документи на підприємстві

Первинні документи ФОП у 2025 році: чи обов'язкові

Знищення первинних та інших документів на підприємстві

Бухгалтерська довідка: випадки застосування, форма, зразок

Штраф на ФОПа 150 тис. грн за відсутність первинних документів: судова справа

Односторонній підпис первинних документів: Кабмін пропонує суттєве спрощення для бізнесу