Готуємось до річної інвентаризації – 2027: вимоги, алгоритми, документи

1. Строки та обов’язковість річної інвентаризації
2. Склад інвентаризаційної та робочих комісій
3. Основні етапи документування інвентаризації
4. Особливості інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів
5. Особливості інвентаризації запасів і товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ)
6. Особливості інвентаризації каси
7. Особливості інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості

Документування інвентаризації на підприємстві регламентується Положенням про інвентаризацію активів та зобов’язань (наказ Мінфіну від 02.09.2014 №879; далі – Положення №879), а також відповідними типовими формами документів.

Річну інвентаризацію проводять за затвердженим керівником наказом порядком, із створенням інвентаризаційної (та за потреби робочих) комісії, оформленням описів, актів, звіряльних відомостей і протоколу та відображенням лишків і нестач у бухгалтерському обліку того періоду, в якому інвентаризацію завершено.

Строки та обов’язковість річної інвентаризації

Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань перед складанням річної фінансової звітності згідно із Законом України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Річну інвентаризацію організовують за правилами Положення №879, яке дозволяє проводити її у період жовтень–грудень, а результати відображати у звітності того періоду, в якому інвентаризацію закінчено.

Конкретні дати, перелік об’єктів та періодичність на рік затверджує керівник наказом.

Склад інвентаризаційної та робочих комісій

Інвентаризаційну комісію створюють наказом керівника, до її складу включають представників апарату управління, бухгалтерської служби (у тому числі аутсорсингових бухгалтерів) та досвідчених працівників, які знають об’єкти, ціни та первинний облік, а очолює її керівник або уповноважена особа, у тому числі єдиний директор може бути одноособовою комісією за відсутності інших працівників, що відповідає вимогам розділу ІІ Положення №879.

Для великого обсягу робіт створюють робочі комісії, до яких також входять представники управління, бухгалтерії та фахівці, але матеріально відповідальних осіб до складу комісій для перевірки їхніх активів не включають, вони лише присутні при інвентаризації.

Інвентаризаційну комісію очолює:

1. керівник підприємства (його заступник);
2. або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.

У тих випадках, коли бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник підприємства, інвентаризаційну комісію він очолює самостійно.

За рішенням керівника до складу інвентаризаційної комісії можна включити членів ревізійної комісії підприємства.

Більше інформації: Інвентаризація: як організувати та провести

Основні етапи документування інвентаризації

1. Організаційний (підготовчий) етап.

Керівник підприємства видає Наказ про проведення інвентиризації, у якому визначаються строки її проведення, об'єкти перевірки та склад інвентаризаційної комісії.

До початку перевірки від матеріально відповідальних осіб (МВО) отримуються розписки про те, що всі прибуткові та вибуткові документи передані до бухгалтерії, а всі цінності оприбутковані або списані.

Див. також: Наказ про проведення щорічної інвентаризації (частково активи розміщені на тимчасово окупованій території)

До початку перевірки фактичної наявності активів комісія має:

1. перевірити справність ваговимірювальних приладів,
2. завершити обробку документів щодо руху активів,
3. сформувати останні реєстри, визначити залишки на дату інвентаризації, згрупувати й розкласти активи у зручному для підрахунку порядку, а голова комісії візує всі прибуткові та видаткові документи з позначкою «До інвентаризації на (дата)»;
4. матеріально відповідальні особи дають розписку, що всі документи здані, а цінності оприбутковані або списані, як вимагає розділ ІІ Положення №879.

Запаси інвентаризують за місцями зберігання та окремо за кожною матеріально відповідальною особою, записуючи їх у описи за найменуванням, номенклатурним номером, видом, групою, сортом, одиницею виміру, ціною, сумою та кількістю, фактично встановленою на дату інвентаризації, і за даними обліку, як передбачено розділом ІІІ Положення.

2. Етап безпосереднього проведення та опису майна:

Інвентаризаційна комісія у присутності МВО перевіряє фактичну наявність цінностей і складає інвентаризаційні описи або акти інвентаризації.

Документи оформлюються окремо за кожним місцезнаходженням цінностей та за кожною матеріально відповідальною особою.

Перелік документів для проведення інвентаризації активів і зобов’язань див. у Довіднику.

Якщо комісія не має можливості одразу здійснити підрахунок і внести дані до опису, використовується інвентаризаційний ярлик.

За потреби проводяться контрольні перевірки інвентаризації, результати яких фіксуються в Акті контрольної перевірки.

Усі описи та акти підписуються членами комісії та матеріально відповідальними особами.

Шаблони і зразки документів:

1. Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії
2. Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії (зміна МВО)
3. Інвентаризаційний опис за формою М-21

3. Етап звіряння з даними бухгалтерського обліку:

Оформлені описи та акти передаються до бухгалтерії.

У разі виявлення розбіжностей (нестач, надлишків чи пересортиці) між обліковими даними та фактичною наявністю бухгалтер складає звіряльні відомості в одному примірнику.

Від МВО отримуються письмові пояснення щодо причин виникнення виявлених розбіжностей або нестач.

Шаблони і зразки документів:

1. Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів
2. Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів

4. Етап узагальнення та затвердження результатів:

Комісія узагальнює результати у підсумковому протоколі інвентаризаційної комісії, де фіксує стан складського господарства, висновки, причини розбіжностей та пропозиції щодо зарахування пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку тощо.

До протоколу додаються всі первинні інвентаризаційні описи, акти та пояснення.

Керівник підприємства затверджує протокол протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації.

Шаблони і зразки документів:

1. Акт інвентаризації (Форма N 24-НП)
2. Протокол засідання інвентаризаційної комісії (форма 177)
3. Протокол інвентаризаційної комісії (у довільній формі)

Особливості інвентаризації основних засобів і нематеріальних активів

Для основних засобів до початку інвентаризації перевіряють наявність і стан технічних паспортів та інших документів, а також документів на об’єкти, що здані чи прийняті в оренду або на зберігання, і за потреби уточнюють облікові дані.

Описи складають за об’єктами чи групами та окремо за кожною матеріально відповідальною особою, із зазначенням найменування за основним призначенням, інвентарного номера, заводу-виробника, року випуску, первісної (переоціненої) вартості, суми зносу, строку корисного використання та інших відомостей, як встановлено пунктом 1 розділу ІІІ Положення №879.

Нематеріальні активи інвентаризують за документами, що були підставою для оприбуткування або оформлюють майнові права, а до опису вносять назву, характеристику, призначення, дату придбання, первісну (переоцінену) вартість, суму амортизації, строк корисного використання, кількість і вартість об’єкта чи групи, як передбачено пунктом 2 розділу ІІІ Положення.

Форма Інвентаризаційного опису необоротних активів затверджена наказом Мінфіну від 17.06.2015 №572 «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» (далі – Наказ №572). Комерційні підприємства можуть використовувати затверджені цим наказом типові форми або за потреби розробити власні форми інвентаризації, у т. ч. на основі типових.

Заповнення Інвентаризаційного опису основних засобів (форма №інв-1) регулюється правилами документування необоротних активів та має такі особливості:

1) форма №інв-1 застосовується для оформлення результатів перевірки таких об'єктів:

1. будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти ОЗ – інвентаризуються раз на 3 роки;
2. бібліотечні фонди – інвентаризуються раз на 5 років або щороку з охопленням не менше 20 % одиниць фонду (із закінченням перевірки протягом 30 днів);
3. інші ОЗ та ІНМА (інші необоротні матеріальні активи) – обов'язково щороку перед складанням річної фінансової звітності;
4. нематеріальні активи (НА) – обов'язково щороку перед складанням річної фінансової звітності.

2) опис складається інвентаризаційною комісією в одному примірнику;

3) документ заповнюється окремо за кожним місцезнаходженням цінностей та за кожною матеріально відповідальною особою (МВО), яка відповідає за збереження майна;

4) на основні засоби, що перебувають в оренді, складають окремий інвентаризаційний опис;

5) ОЗ вносять до опису за найменуванням відповідно до основного призначення із зазначенням інвентарного номера, виготовлювача, заводського номера (за наявності), року випуску, первісної (переоціненої) вартості, суми зносу та строку корисного використання;

6) після завершення підрахунку та підписання комісією й МВО опис передається до бухгалтерії;

7) якщо під час зіставлення фактичних даних із бухобліком виявлено розбіжності (нестачі чи надлишки), бухгалтер на основі форми №інв-1 складає Звіряльну відомість результатів інвентаризації основних засобів в одному примірнику і зберігає її в бухгалтерії.

Особливості інвентаризації запасів і товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ)

До початку інвентаризації перевіряється справність ваговимірювальних приладів. Матеріальні цінності групуються, розсортовуються та розкладаються за назвами, сортами й розмірами у зручному для підрахунку порядку. Завершується обробка останніх прибуткових та видаткових документів, формуються останні реєстри або звіти про рух активів.

Перевірка здійснюється повним складом комісії у присутності МВО шляхом обов'язкового підрахунку, зважування або перемірювання. Вносити дані зі слів МВО або за даними обліку без фактичної перевірки заборонено.

Якщо запаси зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, кількість може визначатися за документами з обов'язковою вибірковою перевіркою в натурі.

У випадку, коли комісія не має змоги одразу занести підраховані цінності до опису, використовується інвентаризаційний ярлик (ф. №інв-2), який зберігається біля майна.

Якщо інвентаризація триває кілька днів, після завершення робочого дня приміщення опечатується головою комісії пломбіратором, а описи зберігаються у зачиненому приміщенні складам.

На цінностях, що надходять або відпускаються під час перевірки (з дозволу керівника та у присутності комісії), робиться відмітка «після інвентаризації».

Для фіксації фактичної наявності складається Інвентаризаційний опис запасів (за Наказом №572) або Інвентаризаційний опис (ф. №М-21 / ф. №інв-3) в одному примірнику за кожним місцем зберігання та за кожною МВО. Оформлення здійснюється з урахуванням таких вимог:

1. запаси записуються за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості;
2. на кожній сторінці опису вказуються словами число порядкових номерів цінностей та загальна кількість у натуральних вимірах;
3. помарки та підчистки не допускаються; виправлення здійснюються закресленням та підписуються всіма членами комісії й МВО, а незаповнені рядки на останніх аркушах прокреслюються.

Після підписання комісією та МВО опис передається до бухгалтерії.

Якщо виявлено відхилення від облікових даних, бухгалтер складає Звіряльну відомість результатів інвентаризації запасів (ф. №інв-19 або за Наказом №572) в одному примірнику. Від МВО обов'язково відбираються письмові пояснення щодо причин виникнення розбіжностей.

Особливості інвентаризації каси

Інвентаризація каси має низку специфічних правил та вимог, оскільки стосується безпосередньої перевірки готівки та грошових документів. Об’єкти перевірки – фактична наявність готівкових коштів у національній та іноземній валюті, цінних паперів, грошових документів (сплачених туристичних путівок, поштових марок тощо) та бланків документів суворої звітності.

До початку підрахунку матеріально відповідальна особа (касир) дає розписку в тому, що всі прибуткові та видаткові документи здані до бухгалтерії, а всі кошти оприбутковані чи списані. Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові касові документи, додані до звітів, із написом «До інвентаризації на (дата)» для фіксації облікових залишків.

Наявність готівки перевіряється шляхом повного покупюрного перерахунку всіх банкнот і монет у касі. Вносити дані зі слів касира чи за обліковими даними без перевірки заборонено.

Готівка в іноземній валюті заноситься до акта із зазначенням назви та суми валюти, офіційного курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації та суми у перерахунку на національну валюту України.

Якщо на підприємстві застосовуються реєстратори розрахункових операцій (РРО) або розрахункові книжки (РК / КОРО), сума готівки на місці проведення розрахунків зіставляється із сумою, зазначеною у звітній документації або звіті РРО.

При автоматизованому веденні касової книги додатково перевіряється правильність функціонування програмних засобів обробки касових документів.

Докладніше у матеріалі «Інвентаризація грошових коштів у касі та на рахунку: порядок проведення та облік»

Акт про результати інвентаризації наявних коштів складається за формою, наведеною у додатку 7 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148).

В акті зазначаються фактичний залишок коштів, залишок за даними касової книги та підсумковий результат інвентаризації (відповідність, лишок або нестача).

Він складається у 2 примірниках (один – для бухгалтерії, другий – для касира). У разі зміни касира (МВО) акт складається у 3 примірниках (для касира, який здав кошти; касира, який прийняв кошти; та для бухгалтерії).

Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності складається за формою, затвердженою Наказом Мінфіну №572. Він оформлюється окремо для цінних паперів, грошових документів та бланків суворої звітності із зазначенням їх назви, номера, серії та номінальної вартості. Також складається у 2 примірниках (або у 3 примірниках при зміні МВО).

У разі виявлення розбіжностей від касира вимагаються письмові пояснення. Виявлені надлишки готівки оприбутковуються до доходу підприємства, а нестачі списуються з балансу та стягуються з винної особи.

Особливості інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості

Процедуру інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості визначено п. 7 розд. ІІІ Положення №879.

Інвентаризація таких заборгованостей передбачає звірення первинних документів і даних облікових регістрів, а також перевірку правомірності та достовірності сум, відображених на відповідних рахунках. Її результати оформлюють актом інвентаризації.

Під час проведення інвентаризації підприємства-кредитори мають надати всім своїм дебіторам виписки з аналітичних рахунків щодо наявної заборгованості. Ці документи подаються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальності боргу. Своєю чергою, підприємства-дебітори повинні або підтвердити суму заборгованості, або висловити обґрунтовані заперечення.

Основним документом для підтвердження взаємної заборгованості між контрагентами є акт звірки розрахунків. Типової форми такого акта немає, тому створити його можна самостійно, а орієнтуватися можна на Акт звіряння розрахунків (додаток 1 до наказу Мінекономіки, Мінфіну, Держкомстату від 10.11.1998 №148/234/383 «Про інвентаризацію заборгованості за станом на 1 листопада 1998 року»). Звірку розрахунків можна здійснювати в розрізі одного окремого чи всіх укладених договорів.

Завантажуйте шаблон та зразок Акт звірки

Результати інвентаризації оформлюють Актом інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

Докладніше у статті «Інвентаризація дебіторської і кредиторської заборгованості»

Ще більше практичної інформації у наших матеріалах:

Інвентаризація резерву відпусток

Резерв відпусток на звітну дату: від створення до інвентаризації Інвентаризація: від загальних положень до практичних ситуацій

Інвентаризація: ТОП-7 питань із сервісу «Особистий консультант»

Шаблони та зразки документів:

Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань

Наказ про проведення щорічної інвентаризації

Наказ про проведення позапланової інвентаризації у зв’язку з звільненням МВО

Наказ про проведення вибіркової інвентаризації

Наказ про проведення щомісячної інвентаризації на складах

Наказ про проведення інвентаризації на вимогу ДПС

Наказ про створення постійно діючої інвентаризаційної комісії

Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії

Наказ про призначення робочої інвентаризаційної комісії (зміна МВО)

Наказ про внесення змін до наказу «Про створення інвентаризаційної комісії»

Наказ про проведення інвентаризації дебіторської/кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув

Акт робочої інвентаризаційної комісії (пересортиця)

Довідники за темою:

Процедура проведення інвентаризації

Випадки проведення обов’язкової інвентаризації активів та зобов’язань

Періодичність та строки проведення інвентаризації активів і зобов’язань

Періодичність та строки проведення інвентаризації на сільгосппідприємствах

Строки інвентаризації перед складанням річної фінзвітності

Документи, які оформлюють за результатами інвентаризації на сільгосппідприємствах