Працевлаштування ВПО: кадрові алгоритми, військовий облік та компенсація за Порядком №331

1. Кадрові алгоритми та порядок оформлення трудових відносин з ВПО
2. Документи при прийнятті на роботу та зазначення адреси в заяві
3. Нормативна колізія щодо адреси працівника
4. Військовий облік ВПО та нюанси бронювання
5. Компенсація роботодавцю витрат на оплату праці ВПО за Порядком №331
6. Висновок

Кадрові алгоритми та порядок оформлення трудових відносин з ВПО

Закон України від 20.10.2014 №1706-VII «Про забезпечення прав і свобод внутрішньо переміщених осіб» (далі – Закон №1706) визначає ВПО як громадян України, іноземців або осіб без громадянства, які перебувають на території України на законних підставах та мають право на постійне проживання в Україні, яких змусили залишити або покинути своє місце проживання у результаті або з метою уникнення негативних наслідків збройного конфлікту, тимчасової окупації, повсюдних проявів насильства, порушень прав людини та надзвичайних ситуацій природного чи техногенного характеру.

Для роботодавців – як юридичних осіб, так і ФОП – прийняття на роботу переселенців передбачає можливість отримання державної компенсації витрат на оплату праці. Проте, процедура оформлення трудових відносин, виконання військово-облікових обов'язків та подання звітності вимагає чітких дій. Помилка на будь-якому етапі може призвести до відмови Державної служби зайнятості у виплаті коштів або до штрафів під час перевірок.

При прийнятті на роботу переселенця кадровий сценарій залежить від того, чи розірвано трудовий договір за попереднім місцем проживання.

Спосіб 1: працевлаштування на основне місце роботи через ЦЗ (одностороннє звільнення)

Якщо працівник не зміг припинити трудові відносини за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю; далі – КЗпП) або за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) через втрату зв’язку з роботодавцем на окупованій території, діє спеціальна норма.

Згідно з абз. 2 ч. 4 ст. 7 Закону №1706, ВПО має право розірвати трудовий договір в односторонньому порядку.

Покроковий алгоритм дій працівника та кадровика:

1. Працівник подає до будь-якого Центру зайнятості (далі – ЦЗ) за місцем фактичного перебування заяву про припинення трудових відносин на ім’я колишнього роботодавця.
2. Датою припинення трудового договору є день, наступний за днем подання заяви.
3. ЦЗ самостійно інформує колишнього роботодавця (через доступні засоби зв'язку), ДПС та Пенсійний фонд України.
4. Після подання такої заяви людина має право влаштуватися на нове підприємство або до ФОП на основне місце роботи.

Спосіб 2: судовий порядок припинення трудових відносин

Якщо одностороннє звільнення через ЦЗ з юридичних чи процедурних причин неможливе, працівник має право звернутися до суду з позовом про встановлення факту припинення трудових відносин. На підставі рішення суду, що набрало законної сили, кадровик здійснює прийом на основне місце роботи.

Спосіб 3: Працевлаштування за сумісництвом

Якщо працівник не бажає припиняти трудові відносини з попереднім підприємством або чекає на відновлення його роботи, ст. 21 КЗпП дозволяє укласти трудовий договір за сумісництвом.

1. Умова: відсутність законодавчих обмежень щодо сумісництва для окремих категорій (державні службовці, керівники державних підприємств та їхні заступники).
2. Кадрове оформлення: видається наказ про прийняття на роботу за сумісництвом, а робочий час табелюється окремо.

Документи при прийнятті на роботу та зазначення адреси в заяві

Під час прийняття ВПО на роботу кадровий відділ вимагає стандартний перелік документів згідно зі ст. 24 КЗпП:

1. Паспорт громадянина України або ID-картку.
2. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).
3. Військово-обліковий документ (для військовозобов'язаних та призовників).
4. Трудову книжку (за наявності) або Витяг з Реєстру застрахованих осіб ДРЗО про трудову діяльність.
5. Довідку про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи.

Нормативна колізія щодо адреси працівника

Стаття 25 КЗпП суворо забороняє вимагати від осіб, які влаштовуються на роботу, відомості про їх реєстрацію місця проживання чи перебування, крім випадків, прямо передбачених законом. Водночас роботодавцю необхідна ця інформація для подання податкової звітності та ведення персонального військового обліку за Порядком організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженим постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

На практиці у заяві про прийняття на роботу та в особовій картці (форма П-2) за добровільною згодою працівника зазначають обидві адреси:

1. Зареєстроване місце проживання: ___________________ (згідно з паспортом);
2. Фактичне місце проживання/перебування (ВПО): _____ (згідно з довідкою ВПО)

Це розмежування виключає плутанину в документах кадрового діловодства та запобігає помилкам під час взаємодії з ТЦК та СП чи подання заяв на державні компенсації.

Військовий облік ВПО та нюанси бронювання

Нехтування правилами військового обліку ВПО є підставою для притягнення роботодавця та посадових осіб до адміністративної відповідальності за ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а також повністю унеможливлює бронювання працівника.

Обов'язок постановки на облік у ТЦК та СП

Відповідно до ч. 4 ст. 37 Закону України від 25.03.1992 №2232-XII «Про військовий обов'язок і військову службу» та п. 21 Порядку №1487, призовники, військовозобов’язані та резервісти з-поміж ВПО зобов’язані у семиденний строк з дати взяття на облік ВПО стати на військовий облік у районному (міському) ТЦК та СП за місцем фактичного проживання.

Взяття таких громадян на персонально-первинний та персональний військовий облік на підприємстві здійснюється тільки після їхньої постановки на військовий облік у ТЦК та СП за місцем фактичного перебування.

Спроба прийняти на роботу ВПО, яка перебуває на обліку в ТЦК на окупованій території чи в іншому регіоні та одразу забронювати її без переведення на облік за фактичним місцем проживання – пряме порушення закону.

Компенсація роботодавцю витрат на оплату праці ВПО за Порядком №331

Ключовим механізмом стимулювання працевлаштування переселенців є Порядок надання роботодавцю компенсації витрат на оплату праці за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану в Україні, затверджений постановою КМУ від 20.03.2022 №331 (далі – Порядок №331).

Критерії та вимоги до роботодавця:

1. Суб'єктний склад: роботодавці – юридичні особи та ФОП. Не мають права на компенсацію: бюджетні установи (крім надавачів соціальних послуг) та фонди загальнообов’язкового державного соціального страхування.
2. Облік ЄСВ: роботодавець перебуває на обліку як платник ЄСВ, сплачує внесок та повністю подав Податковий розрахунок за останній звітний період.
3. Рівень оплати праці: розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати (у 2026 році – 8 647 грн).
4. Статус працівника: особа має довідку ВПО, отриману після 24 лютого 2022 року.

Правило одноразової виплати

Відповідно до п. 2 Порядку №331, компенсація витрат за працевлаштування конкретної особи з-поміж ВПО надається лише один раз.

Якщо за працівника компенсацію вже отримував інший роботодавець (або поточний роботодавець на іншому підприємстві), отримати її повторно неможливо. Роботодавець може перевірити цей факт, звернувшись із запитом за РНОКПП працівника до будь-якого Центру зайнятості до подання заяви.

Тривалість та розміри виплат

Розрахунок компенсації при неповному робочому часі та помісячних періодах

Практикуючі бухгалтери часто стикаються з розбіжностями у трактуванні періодів з боку контролюючих органів.

1. Розрахунковий період: періоди надання компенсації рахуються помісячно з дати працевлаштування (наприклад, якщо працівника прийнято 09.08.2026, 1-й місяць становить період з 09.08.2026 по 08.09.2026; 2-й місяць – з 09.09.2026 по 08.10.2026).
2. Пропорційний розрахунок: якщо працівник відпрацював неповний місяць або йому встановлено неповний робочий час (ст. 56 КЗпП), заробітна плата нараховується пропорційно відпрацьованому часу згідно зі ст. 31 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці».

Вимоги окремих представників ДСЗ щодо обов'язкового нарахування мінзарплати у повному обсязі за неповний відпрацьований період є безпідставними. Згідно з п. 3 Порядку №331, якщо компенсація надається за неповний місяць, її розмір обчислюється пропорційно відпрацьованому часу (шляхом ділення розміру мінзарплати на кількість робочих днів/годин за графіком та множення на фактично відпрацьовані дні/години).

Процедура подання заяви та строки

Подати заяву на отримання компенсації роботодавець має право не раніше ніж через 5 календарних днів та не пізніше 6 місяців з дня працевлаштування особи.

Варіанти подання:

1. Онлайн через «Електронний кабінет роботодавця» на сайті ДСЗ з накладенням електронного підпису. Наразі у зв’язку з технічними оновленнями на порталі Дія, подання заяв на отримання компенсації витрат на оплату праці за працевлаштування внутрішньо переміщених осіб через цей ресурс тимчасово неможливе.
2. Офлайн / Електронною поштою до ЦЗ: подання заяви за формою згідно з Порядком №331 за місцем провадження діяльності.

Перелік документів для паперового подання в ЦЗ:

1. Заява про надання компенсації;
2. Копія наказу про прийняття на роботу;
3. Відомості про працівників (застрахованих осіб);
4. Копія довідки про взяття на облік ВПО;
5. Копія документа про інвалідність (за наявності).

Рішення приймається регіональним ЦЗ протягом 5 календарних днів. Перерахування коштів за перший місяць здійснюється протягом 5 робочих днів після ухвалення рішення. Для отримання виплати за другий та наступні місяці роботодавець підтверджує факт продовження зайнятості ВПО через «Дію» або поданням відомостей до ЦЗ.

Увага! Якщо трудовий договір розірвано до завершення строку виплати компенсації, роботодавець зобов'язаний протягом 5 робочих днів з дня звільнення повернути невикористану суму компенсації на рахунок регіонального ЦЗ

Висновок

Щоб безперешкодно отримати компенсацію за працевлаштування ВПО та уникнути зауважень контролюючих органів, дотримуйтесь алгоритму:

1. Перевірка документів ВПО: отримайте довідку ВПО (видану після 24.02.2022) та документ про військовий облік із відміткою місцевого ТЦК та СП за місцем фактичного проживання.
2. Перевірка унікальності виплати: уточніть у Центрі зайнятості за РНОКПП працівника, чи не отримував інший роботодавець компенсацію за Порядком №331 за цього працівника раніше.
3. Дотримання часового вікна: подайте заяву через «Дію» або ЦЗ у період з 6-го календарного дня до закінчення 6 місяців з моменту працевлаштування.
4. Контроль виплат: забезпечте нарахування зарплати не нижче мінімальної (або пропорційно відпрацьованому часу) та своєчасну сплату ЄСВ.

Шаблони та зразки документів:

Заява про надання роботодавцю компенсації витрат на оплату праці за працевлаштування ВПО

Читайте більше:

Компенсації роботодавцям від служби зайнятості: працевлаштування ВПО, безробітних, осіб з інвалідністю та облаштування робочих місць

Від пошуку роботи до власної справи: підтримка ВПО від Служби зайнятості

Компенсація за працевлаштування ВПО: інструкція для роботодавців

Компенсація за працевлаштування ВПО: як отримати і показати в обліку

Допомога ВПО: як рахують дохід ФОП без фактичних надходжень

Як отримати компенсацію за працевлаштування ВПО: гід від Держпраці