Чи мають право податківці під час перевірки вимагати доступ до програми, в якій підприємство веде облік

Чи мають право під час перевірки вимагати доступ до облікової програми

Податкові органи не мають права вимагати прямого доступу до програмного забезпечення підприємства, в якому ведеться бухгалтерський облік. Їх повноваження зводяться до перевірки первинної документації, регістрів бухгалтерського обліку та податкової звітності, а також інших документів, що підтверджують фінансово-господарські операції платника податків. Права податківців та обов’язки платників із цього питання регламентують статті 20 та 85 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Права контролюючих органів

Права, які має ДПС щодо запитів на документи платника податку, зазначені у пункті 20.1 ПКУ. Тож, органи ДПС мають право:

1. запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи (пп. 20.1.6 ПКУ);
2. отримувати від платників податків, платників єдиного внеску та надавати у межах, передбачених законом, документи в електронному вигляді (пп. 20.1.7 ПКУ);
3. проводити у визначеному законодавством порядку перевірку показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та із своєчасністю, достовірністю, повнотою нарахування та сплатою усіх передбачених ПКУ податків та зборів, виконанням законодавства з інших питань, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи (пп. 20.1.43 ПКУ);
4. проводити перевірку правильності та повноти визначення фінансового результату до оподаткування згідно з бухгалтерським обліком відповідно до НП(С)БО або МСФЗ (пп. 20.1.44 ПКУ).

Правила надання платниками податків документів під час перевірки

У статті 85 ПКУ знаходимо правила, за якими платники податків мають надавати документи для перевірки.

Перед усім треба пам’ятати, що будь-яким посадовим (службовим) особам контролюючих органів у випадках, не передбачених ПКУ, заборонено витребувати документи від платника податків (п. 85.1 ПКУ). Тобто, наприклад, якщо у вас вимагають первинку за період, який не зазначений у наказі на перевірку, такі документи ви не маєте надавати.

Треба надати податківцям у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Такий обов'язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При цьому великий платник податків (ВПП) на запит органу ДПС зобов’язаний також надати податківцям засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням вимог Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851-IV) та Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 №2155-VI (далі – Закон №2155-VIII) копії таких документів, які він створює в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту (п. 85.2 ПКУ).

Електронні документи (інформацію) ВПП надає у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу (SAF-T UA), який являє собою електронний файл стандартизованої структури, що містить експортовані з вихідної системи обліку дані про наявність та стан активів, власного капіталу та зобов’язань, а також інформацію щодо змін у фінансово-господарському стані суб’єкта господарювання за певний період. Структура надання електронних документів (інформації) ВПП (стандартний аудиторський файл (SAF-T UA)) наведена у додатку до Порядку надання документів великим платником податків в електронній формі при проведенні документальної перевірки, затверджений наказом Мінфіну від 07.11.2011 №1393 (далі – Порядок №1393)(абз. 2 п. 3.2 Порядку №1393). Також податківці навели роз'яснення (ЗІР, категорія 130.02).

ВПП – це юридична особа або постійне представництво нерезидента на території України, у якої обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали перевищує еквівалент 50 млн євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом НБУ за той самий період, або загальна сума податків, зборів, платежів, сплачених до Державного бюджету України, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, крім митних платежів, за такий самий період перевищує еквівалент 1,5 млн євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом НБУ за той самий період (пп. 14.1.24 ПКУ).

Документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, треба передати окремо і зазначити посадову (службову) особу, що їх отримала. Передачу таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляють актом у довільній формі (пп. 85.3 ПКУ).

Комерційною таємницею є інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв'язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію (ст. 505 Цивільного кодексу України).

При проведенні перевірок податківці мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Відповідний запит на отримання копій документів має подати посадова (службова) особа органу ДПС не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати закінчення перевірки (п. 85.4 ПКУ).

Заборонено вилучати оригінали первинних, фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, за винятком випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством (п. 85.5 ПКУ).

Отримання копій документів оформляють описом (п. 85.7 ПКУ).

Посадова (службова) особа контролюючого ДПС, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії мають бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ПКУ).

Якщо у вас запитують копії електронних документів, то зважайте, що електронна копія електронного документа має бути засвідчена. А копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке також засвідчується (ст. 7 Закону №851-IV).

У разі коли до початку або під час проведення перевірки оригінали первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності були вилучені правоохоронними та іншими органами, зазначені органи зобов'язані надати для проведення перевірки контролюючому органу копії зазначених документів або забезпечити доступ до перевірки таких документів (п. 85.9 ПКУ).

Отже, обов'язок щодо надання електронних документів стосується лише ВПП. При цьому йдеться про подання експортованих з облікової програми конкретних даних, а не про надання прямого доступу до неї.

Як відповідати на прохання контролерів надати доступ до облікової програми

Якщо податківці все ж наполягають на доступі до облікової програми, підприємство може відмовити, посилаючись на те, що такої вимоги ПКУ не передбачає. Натомість можна запропонувати їм усі необхідні документи у друкованому вигляді або в електронному форматі.

Ось покрокова інструкція, як можна відповісти на таку вимогу:

1. Посилайтеся на законодавство.

Почніть відповідь з чіткого посилання на положення ПКУ, які регулюють права та обов’язки податкових органів під час перевірки:

1. ст. 20 ПКУ визначає повноваження контролюючих органів, але серед них немає права на прямий доступ до бухгалтерських програм;
2. ст. 85 ПКУ передбачає, що податкова перевірка проводиться на основі документів платника податків: первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Прямий доступ до бухгалтерської програми також не передбачений.

2. Надайте альтернативу.

Поясніть, що підприємство готове надати всю необхідну інформацію для перевірки у формі, передбаченій законодавством:

1. підготуйте, завірте та надайте роздруковані або електронні копії документів;
2. запропонуйте додаткові роз’яснення або консультацію щодо структури наданих звітів, якщо це допоможе податковим інспекторам.

3. Посилайтеся на конфіденційність інформації.

Зазначте, що програмне забезпечення компанії може містити конфіденційну інформацію (наприклад, комерційну таємницю або персональні дані), доступ до якої податкові органи можуть отримати лише у визначених випадках. Наголосіть, що відкриття повного доступу до програми може поставити під загрозу конфіденційність даних.

Судова практика на вашому боці. Щодо того, яких заходів підприємство може вживати для захисту своєї комерційної таємниці, судді зазначають, що

діюче законодавство чітко не встановлює форми віднесення суб'єктами господарювання певних відомостей (інформації) до комерційної таємниці, а відтак, кожен суб'єкт господарювання, який володіє інформацією, що становить його комерційну таємницю, самостійно визначає перелік та обсяг відповідних заходів, яких має бути вжито для збереження секретності та які при цьому мають бути адекватними наявним обставинам здійснення ним господарської діяльності (постанова ВСУ від 23.11.2020 №910/1759/19).

4. Відповідайте у письмовій формі.

Якщо вимога про доступ до програми була письмовою, або ж податківці наполягають на своєму, доцільно надати відповідь у письмовій формі. Відповідь має бути чіткою, обґрунтованою, із зазначенням конкретних положень ПКУ. Варто також зазначити готовність до співпраці шляхом надання необхідних документів.

Приклад письмової відповіді:

На вашу вимогу щодо доступу до програмного забезпечення підприємства для перевірки бухгалтерського і податкового обліку повідомляємо, що відповідно до статей 20 та 85 Податкового кодексу України, ми готові надати всі необхідні для перевірки первинні документи, регістри та звітність у вигляді друкованих копій або в електронному форматі. Проте пряма вимога доступу до програми не передбачена чинним законодавством, тому надавати такий доступ ми не маємо. Копії первинних документів і звітів з облікової програми дозволять забезпечити повноту перевірки без необхідності безпосереднього доступу до самої програми. Надання доступу до програми може розкрити інформацію, що є конфіденційною і не підлягає розголошенню відповідно до законодавства про комерційну таємницю та персональні дані.

Висновки

1. Податківці під час перевірки мають право отримувати первинні документи та інші документи, що підтверджують фінансові операції.
2. Аналізувати звітні дані на підставі документів, які надає платник податків.
3. Ознайомлюватися із системою обліку, але лише у форматі надання роздрукованих або електронних звітів і регістрів.
4. Підприємство має надавати роздруківки, звіти та інші необхідні документи з програми обліку.
5. Проте вимога щодо безпосереднього доступу до програми є необґрунтованою. Законодавство не передбачає для податківців права доступу до програмного забезпечення платника податків.

Альона САДОВА, консультант з бухобліку та оподаткування

Статті на тему:

Запити від податківців: як реагувати та чи відповідати

Як проводять та що перевіряють під час фактичної перевірки

Готуємося до податкової перевірки: що перевірити у собівартості товарів (робіт, послуг)

Як ФОП успішно пройти фактичну податкову перевірку

Відео на тему:

Перевірки камеральні і фактичні: що перевіряють та нові обов'язки податківців

Паперова та електронна первинка: складання, зберігання та їх роль у податкових перевірках

Довідники:

План документальних планових перевірок на 2024 рік