Неподання повідомлення про прийняття працівника: алгоритм дій для роботодавця

У разі виявлення неподання повідомлення про прийняття працівника роботодавцю рекомендують негайно подати його до ДПС, перевірити кадрову документацію та усунути можливі помилки. Також варто провести внутрішній аудит і зафіксувати причини порушення для мінімізації ризиків під час перевірок

4

20

Що робити роботодавцю, якщо виявлено неподання повідомлення про прийняття працівника?

Ситуації, коли роботодавець згодом виявляє, що повідомлення про прийняття працівника до ДПС не було подано або подано з помилкою, трапляються доволі часто. Особливо під час кадрових змін, воєнного стану чи зміни відповідальних осіб.

Головне – не ігнорувати проблему та оперативно її виправити

1. Негайно подати повідомлення


Якщо повідомлення взагалі не подавалося, роботодавцю слід:


  1. подати повідомлення одразу після виявлення помилки;
  2. зазначити фактичну дату наказу та дату початку роботи працівника.


Подання «запізнілого» повідомлення не скасовує можливого порушення, але демонструє добросовісність роботодавця та може бути важливим під час перевірки.


2. Перевірити наявність усіх кадрових документів


Важливо переконатися, що належним чином оформлені:


  1. наказ про прийняття;
  2. трудовий договір (за наявності письмової форми);
  3. особова картка;
  4. табелі обліку робочого часу;
  5. документи щодо нарахування зарплати;
  6. сплата ПДФО, військового збору та ЄСВ.
Саме ці документи можуть підтвердити, що трудові відносини були офіційними, а порушення стосувалося лише неподання повідомлення

3. Якщо є помилки у вже поданому повідомленні – подати скасовуюче та нове

Якщо:


  1. неправильно вказані дані працівника;
  2. помилкова дата;
  3. неправильний номер наказу;


то роботодавець подає:


  1. скасовуюче повідомлення;
  2. нове правильне повідомлення.


4. Провести внутрішній аудит кадрових документів


Після виявлення такого порушення доцільно перевірити:


  1. усіх прийнятих працівників;
  2. наявність повідомлень;
  3. правильність дат;
  4. відповідність кадрових та бухгалтерських документів.


Часто одна помилка свідчить про системну проблему в кадровому обліку.


5. Зафіксувати причини помилки


На практиці корисно оформити:


  1. службову записку;
  2. акт внутрішньої перевірки;
  3. пояснення відповідальної особи.


Це може мати значення під час перевірок Держпраці або в суді.


6. Враховувати судову практику


Судова практика свідчить: неподання повідомлення не завжди прирівнюється до фактичного допуску без оформлення трудових відносин якщо:


  1. працівник був офіційно оформлений;
  2. роботодавець: сплачував податки; нараховував зарплату; вів кадрову документацію.

У таких випадках роботодавці нерідко успішно оскаржують значні штрафи

Найгірший варіант для роботодавця – нічого не робити та чекати перевірки.


Добровільне усунення порушення:


  1. зменшує ризики;
  2. підтверджує належне оформлення працівника;
  3. може стати важливим аргументом у спорі з контролюючими органами.


Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради


Читайте більше:


Чим відрізняються трудовий і цивільно-правовий договори

Які особливості працевлаштування осіб без українського громадянства

Чи можна укласти безоплатний договір стажування з майбутнім працівником

Чи може працівниця в декретній відпустці написати заяву про переведення на іншу посаду

Переведення працівників на 4-денний робочий тиждень: як оформити при зменшенні роботи

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
4

20

8

10393

5

6

2

2

3

3896

2

6

2

439

4

164

9

3346

5

18

4

17

2

9

4

112

4

268

4

77

4

12

5

18

4

229

5

22

4

14

4

104