Як ФГ 4 групи оформити закупівлю обідів для працівників у ФОП 2 групи

ФГ платник ЄП 4 група планує закуповувати обіди для працівників у ФОП 2 група. Як правильно оформити все документально та як потім списати дані товари (бухгалтерські проводки)?

3

9


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Оскільки ви платник ЄП 4 групи, для вас критично важливо правильно документувати витрати, щоб вони були підтверджені під час перевірок та не вважалися додатковим благом для працівників без відповідного оподаткування. Розберемо ваші питаня по черзі:


Документальне оформлення


Щоб ці обіди вважалися господарською діяльністю ФГ, а не подарунком працівникам, потрібно підготувати такий пакет документів:

Колективний договір або Наказ про облікову політику: У них має бути прописано обов'язок господарства забезпечувати працівників харчуванням (наприклад, під час польових робіт або при інтенсивному графіку). Це легітимізує витрати.


Договір із ФОП (2 група): предметом договору має бути «Послуги з організації харчування» або «Поставка готових страв».

Важливо: перевірте КВЕД ФОПа (має бути 56.10 або 56.29)

Наказ по ФГ: Про організацію харчування в конкретний період (наприклад, на час посівної/жнив 2026 року), де затверджується список працівників.


Первинні документи від ФОП:


  1. Рахунок-фактура (для оплати).
  2. Видаткова накладна або Акт наданих послуг (щоденно або зведений за тиждень/місяць). У документі має бути вказано кількість порцій/комплексів


Оподаткування (ПДФО, ВЗ та ЄСВ)


Це «тонкий» момент. Тут є два варіанти:


Варіант А: «шведський стіл» (неперсоніфіковане харчування) Якщо неможливо визначити, скільки з'їв конкретний Іван чи Петро (наприклад, обіди привозять у спільних ємностях), то об'єкт оподаткування ПДФО та Військовим збором не виникає.


Ризик: податківці часто намагаються донарахувати податки, тому в актах краще писати «Організація харчування (комплекс)», а не прізвища.


Варіант Б: Персоніфіковане харчування Якщо видається конкретна кількість порцій на кожне прізвище: Це вважається додатковим благом (пп. 164.2.17 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). Потрібно нарахувати ПДФО (18%) із застосуванням «натурального» коефіцієнта (для 18% він становить 1,21951) та Військовий збір 5%). ЄСВ (22%) нараховується, якщо харчування прописане в колдоговорі як частина фонду оплати праці.


Згідно з пп. 164.2.17 ПКУ:

Оскільки ви не платите податок на прибуток, вам не потрібно «боротися» за зменшення фінрезультату через витрати. Ваша головна мета щоб ці обіди не перетворилися на штрафи з ПДФО та ЄСВ. Найбезпечніша модель: Прописати в Наказі, що харчування здійснюється за принципом «шведського столу» для забезпечення безперервного виробничого процесу. В Акті від ФОП вказувати загальну кількість послуг з організації харчування без розпису по людях.

Опис бухгалтерських проводок для ФГ при закупівлі обідів у ФОП


Перерахування попередньої оплати (авансу) ФОПу


Якщо ви спочатку платите, а потім отримуєте обіди:


  1. Дебет 371 «Розрахунки за виданими авансами» Кредит 311 «Поточні рахунки в національній валюті».


Суть: гроші пішли з рахунку, і у ФОПа виникла заборгованість перед вашим ФГ у вигляді зобов'язання поставити їжу.


Оприбуткування отриманих обідів


На підставі видаткової накладної або акта від ФОП (на дату отримання їжі):


  1. Дебет 209 «Інші матеріали» Кредит 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками».


Суть: ви визнали появу активу (готових страв) на балансі та зафіксували борг перед ФОПом.

Примітка: якщо ви дистриб'ютор або перепродаєте ці обіди, можна використовувати рахунок 281 «Товари на складі», але для власного споживання рахунок 209 є більш коректним

Проведення взаємозаліку (залік авансу)


Ця проводка робиться автоматично в програмі або вручну після оприбуткування:


  1. Дебет 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» Кредит 371 «Розрахунки за виданими авансами».


Суть: отриманий товар «перекриває» раніше виплачений аванс.


Списання вартості обідів на витрати


На підставі акта на списання або відомості про роздачу обідів (залежно від того, де працюють люди):


  1. Дебет 91 «Загальновиробничі витрати» Кредит 209 «Інші матеріали».


Суть: вартість їжі списується на витрати виробництва (найчастіший варіант для польових робіт).


  1. АБО Дебет 92 «Адміністративні витрати» Кредит 209 «Інші матеріали».


Суть: якщо обіди закуплені для офісних працівників (бухгалтерія, керівництво).


  1. АБО Дебет 949 «Інші витрати операційної діяльності» Кредит 209 «Інші матеріали».


Суть: використовується, якщо харчування не пов'язане безпосередньо з виробничим процесом (наприклад, святковий обід).


Окремий випадок: якщо харчування – це «Додаткове благо» (Персоніфіковане)


Якщо ви чітко знаєте, хто скільки з'їв, і включаєте це в дохід працівника, проводки будуть складнішими:


  1. Нарахування вартості обіду як доходу працівника: Дебет 91 (92, 94) Кредит 661 «Розрахунки за заробітною платою» (визнаємо витрати підприємства на оплату праці в негрошовій формі).
  2. Утримання податків (ПДФО та Військовий збір): Дебет 661 Кредит 641/ПДФО та Кредит 642/ВЗ (зменшуємо суму «до видачі» на суму податків).
  3. Залік вартості обідів: Дебет 661 Кредит 703 (або напряму через 209) (погашаємо заборгованість перед працівником виданою їжею).
  4. Нарахування ЄСВ (22%): Дебет 91 (92, 94) Кредит 651 «За розрахунками із загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням».

Порада: для сільгосппідприємства найпростіше списувати все на Дебет 91 як неперсоніфіковане харчування «котельного методу», щоб уникнути складних розрахунків ПДФО по кожній людині


Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Спецхарчування для працівників: підстави, облік витрат і оподаткування

Одяг для працівників: облік та оподаткування

Чай, кава, солодощі для працівників та відвідувачів: облік та оподаткування

Чайник, мікрохвильовка, кавомашина, кондиціонер в офіс: податкові нюанси для бізнесу

Кавомашина, кава і вода: чи можна включити у витрати при розрахунку податку на прибуток

3

9

3

157

8

3335

4

13

3

6

1

3

3

111

4

266

4

70

3

10

4

13

4

224

4

21

3

55

3

11

3

8

3

16

3

12

3

7

3

21