Одяг для працівників: облік та оподаткування

Одяг спеціальний, форменний та фірмовий: в чому його відмінність

Спецодяг. Як правило, під ним розуміють засоби індивідуального захисту (далі – ЗІЗ), якими роботодавець має забезпечити працівників. Так, згідно ст. 163 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, пов'язаних із забрудненням або здійснюваних у несприятливих температурних умовах, працівникам видають безплатно за встановленими нормами спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші ЗІЗ.

Тут-таки визначено, що роботодавець зобов'язаний організувати комплектування та утримання ЗІЗ відповідно до нормативних актів про охорону праці.

Поруч з цим, в ст. 8 Закону України від 14.10.1992 №2694-XII «Про охорону праці» передбачено, що згідно з колективним договором роботодавець може додатково, понад встановлені норми, видавати працівникові певні ЗІЗ, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування. До речі, норми безоплатної видачі ЗІЗ працівникам загальних професій різних галузей промисловості наведені в наказі Державного комітету України з промислової безпеки, охорони праці та гірничого нагляду від 16.04.2009 №62.

Тобто, по суті, ЗІЗ – це засоби (спецодяг, спецвзуття тощо), які призначені для носіння і використання працівником з метою індивідуального захисту від одного або більше ризиків, які могли б становити загрозу безпеці та здоров’ю на роботі, а також будь-які пристосування, аксесуари чи змінні компоненти, призначені для цієї мети (п. 4 р. I Мінімальних вимог безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, затверджених наказом Міністерства соціальної політики України від 29.11.2018 №1804 (далі – Мінімальні вимоги №1804).

Отже, основна мета ЗІЗ – захист від фізичних, хімічних, біологічних чинників, які виникають при виконанні робіт у шкідливих і небезпечних умовах, несприятливих метеорологічних умовах, разово при ліквідації наслідків аварій або ж стихійного лиха. Інакше кажучи, забезпечення працівників ЗІЗ є одним із елементів заходів із охорони праці на підприємстві (п. 5 Переліку заходів та засобів з охорони праці, затвердженого постановою КМУ від 27.06.2003 №994).

Зверніть увагу, що перелік робіт із шкідливими та небезпечними умовами праці для різних галузей різних.

Так, наприклад, підприємства з виробництва літальних апаратів мають орієнтуватися на Перелік №307, будівельники – Перелік №576. Також зауважимо, що орієнтовний перелік небезпек, за яких використовуються додаткові ЗІЗ та орієнтовний перелік робіт, які вимагають застосування відповідних ЗІЗ, наведено відповідно у додатку 2 та 3 до Мінімальних вимог №1804.

Форменний одяг. Він призначений для виокремлення працівників певної галузі. Тобто, щоб по «одежці» було чітко видно, що той чи інший робітник працює, наприклад, в Нацполіції, Нацгвардії, Збройних силах України, Державній митній службі тощо. Нюанси безоплатного забезпечення працівників форменним одягом (уніформою) зазвичай передбачені відповідним галузевим законодавством та / або умовами трудового (колективного) договору.

От, припустимо, для митників обов’язок роботодавця безоплатно забезпечувати працівників уніформою передбачений ст. 552 Митного кодексу України. А опис та зразок форменого одягу посадових осіб Держмитслужби надано в постанові КМУ від 03.03.2021 №165. Тоді як положення про форменний одяг посадовців Укртрансбезпеки та норми забезпечення ним працівників наразі затверджено наказом Міністерства інфраструктури України від 26.07.2017 №256 (далі – Наказ №256). Щоправда, скоро цей документ замінить наказ Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури України від 16.07.2024 №642.

Фірмовий одяг. Його мета зазвичай несе рекламний характер. Адже він передбачений для створення обізнаності та виокремлення бренду компанії серед інших, формування певної позитивної думки про підприємство та її співробітників.

Видача фірмового одягу не передбачена нормами законодавства. Тому його видають працівникам суто за рішенням роботодавця. При чому останній на свій розсуд може забезпечувати працівників фірмовим одягом як безоплатно, так і платно.

Бухоблік спецодягу

Оприбуткування. Бухоблік як ЗІЗ, так і форменного / фірмового одягу в першу чергу залежить від його строку корисного використання.

Весь спецодяг очікуваний строк корисного використання якого менше року, необхідно обліковувати на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (незалежно від його вартості). У бухобліку його оприбутковують за первісною вартістю, яка складається із складових, перелічених у п. 9 НП(С)БО 9, записом:

1. Дт 22 Кт 631.

Спецодяг, очікуваний термін служби якого більше року, для цілей бухобліку буде необоротним активом і на його облік вже впливатиме його вартість. Так, якщо він коштує менше 20 тис. грн, то його належить обліковувати на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (Дт 153 Кт 631 та Дт 112 Кт 153). Коли ж вартість спецодягу дорожча за 20 тис. грн, то його можна обліковувати на субрахунку 109 «Інші основні засоби» (Дт 152 Кт 631 та Дт 109 Кт 152).       

Використання. Під час передачі придбаного спецодягу, який зараховано на рахунок 22, у використання працівникам його вартість одразу списують на рахунки обліку витрат. У бухзаписах це показують так:

1. Дт 23, 91, 92, 93 Кт 22.

Витратний рахунок обирають залежно від функціонального призначення спецодягу. В подальшому підприємство має організувати оперативний кількісний облік такого одягу за місцямиексплуатації і відповідальними особами протягом строку його фактичного використання (п. 23 НП(С)БО 9).

Спецодяг, зарахований до МНМА та основних засобів, під час передачі у використання підприємство продовжує стандартно амортизувати.

До речі, спецодяг-МНМА можна амортизувати одним із методів, передбачених п. 27 НП(С)БО 7:

1. або 50 % вартості – у першому місяці його використання, а решта 50 % – у місяці списання такого об’єкта з балансу;
2. або 100 % амортизовуваної вартості спецодягу – МНМА в першому місяці його використання.

У бухзаписах нарахування амортизації на спецодяг, який зараховано до складу необоротних активів, показують так:

1. Дт 23, 91, 92, 93 Кт 131, 132.

Витратний рахунок тут теж обирають залежно від функціонального призначення спецодягу.

Списання. Після того, як спецодяг став непридатним до використання, його слід списати з балансу. Адже в такому разі він більше не відповідає критеріям визнання активу.

Списання спецодягу – МШП проводять лише по аналітиці (бо його вже й так списано з балансу під час передачі в експлуатацію).

А от списання спецодягу, який віднесено до необоротних активів, у бухобліку показують так:

1. Дт 976 Кт 109 (списано залишкову вартість спецодягу, звичайно, якщо вона є),
2. Дт 131 Кт 109 чи Дт 132 Кт 112 (списано знос, нарахований за спецодягом). 

І робити це варто на підставі звичайних актів на списання основних засобів.

Документальне оформлення руху спецодягу

Тут має значення вид спецодягу. Наприклад, видачу працівникам і повернення ними ЗІЗ має обліковуватися в особистій картці обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ, форма якої наведена у додатку 1 Мінімальних вимог №1804.

Для документування руху форменного одягу доречно використовувати форми із галузевої нормативки. Припустимо, для обліку форменного одягу посадовців Укртрансбезпеки передбачено облікову картку посадової особи та працівника Державної служби України з безпеки на транспорті, якій видається формений одяг із додатка 1 до наказу №256.

Для документування фірмового одягу на законодавчому рівні не передбачено спеціальних (типових) форм первинки. Тому в цьому разі підприємство може розробити або саморобні форми, або по аналогії використовувати особисту карту, передбачену для документування руху ЗІЗ. 

Податковий облік спецодягу

Податок на прибуток. В ньому роль грає те, чи веде підприємство облік податкових різниць. Адже, якщо компанія працює у безкоригувальному режимі, то всі операції із спецодягом (незалежно від його виду) вона відображає у прибутковому обліку суто за правилами бухобліку.

Ті ж підприємства, які ведуть облік податкових різниць, під час обліку спецодягу можуть потрапити лише на необхідність застосування «необоротних» коригувань із ст. 138 ПКУ. Це можливо, лише щодо спецодягу, який визнано податковим основним засобом (тобто вартість якого більше 20 тис. грн).

ПДВ. Вхідний податок, який закладено у вартості спецодягу, можна за загальними правилами включити до складу податкового кредиту. Звичайно за наявності правильно оформленої та зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної (п. 198.1, п. 198.2, п. 198.6 ПКУ).

Адже, як ми вже вказували, забезпечення працівників таким спецодягом це пряма вказівка законодавства. Тому госпдіяльний статут тут беззаперечний. А от щодо фірмового одягу аби не було зайвих запитань доречно подбати про належне документальне підтвердження. Зокрема, найперше бажано закріпити такий обов’язок в трудовому (колективному) договорі, ну і звичайно доречно оформити відповідний наказ по підприємству.

Під час видачі працівникам спецодягу у тимчасове користування підприємство зберігає за собою такий вхідний податковий кредит. Бо ж ми вже вказали, що це для блага госпдіяльності. Виняток – випадки передачі спецодягу в неоподатковувану чи звільнену від ПДВ діяльність. В такому разі виникає необхідність нарахування компенсуючого ПДВ згідно з п. 198.5 ПКУ.

Єдиний податок. На єдино-податковий облік операції із придбання спецодягу, видачі його працівникам та списання взагалі не впливають. Адже вони не призводять до появи доходу, який є об’єктом оподаткування в юросіб – єдинників (ст. 292 ПКУ).

Податок на доходи та військовий збір. Відповідно до пп. 165.1.9 ПКУ до загального оподатковуваного доходу платника не потрапляє вартість спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ, якими роботодавець забезпечує платника відповідно до Закону про охорону праці, спеціального (форменого) одягу та взуття, які надаються роботодавцем у тимчасове користування платнику, який перебуває з ним у трудових відносинах.

Отже, сплачувати податок на доходи та відповідно військовий збір (пп. 1.7 п. 16¹ підрозділу 10 р. ХХ ПКУ) із вартості ЗІЗ та форменного одягу, виданого працівникам у тимчасове користування, точно не потрібно.

У додатку 4ДФ до Об'єднаного розрахунку такі операції відображають із ознакою доходу «136».

Якщо ж працівник звільниться і не поверне такий спецодяг, який ще не відслужив свій вік, роботодавцю то в такому разі, на думку податкової, виникає необхідність сплати податку на доходи і відповідно військового збору. Так, у категорії 103.04 ЗІР контролери вказували:

«якщо працівник, який припинає трудові відносини з працедавцем, не повертає йому спеціальний (у тому числі формений) одяг, спеціальне взуття та інші засоби індивідуального захисту, граничний строк використання яких не настав, то вартість такого майна включається до складу місячного оподатковуваного доходу».

А от, якщо екс-працівник компенсує роботодавцю залишкову вартість такого спецодягу, то можна обійтися й без оподаткування (категорія 103.04, ЗІР)..

Ви мабуть помітили, що ми акцентували увагу лише на ЗІЗ та форменному одягу. Про фірмовий одяг ми не згадували. Бо про нього прямо в пп. 165.1.9 ПКУ не згадано. Проте формально, на наш погляд, це не повинно робити таку видачу оподатковуваною.

Адже це не благо працівника (йому, за великим рахунком, може бути все одно в чому працювати), це скоріше репутація роботодавця. Тож про виникнення доходу у фізособи не мало би йтися. Проте не виключаємо, що податківці із-за формальної відсутності згадки про фірмовий одяг в пп. 165.1.9 ПКУ можуть наполягати на його оподаткуванні. Тож якщо матимете з ним справу додатково отримайте ІПК.

Єдиний внесок. Його тут точно не буде. Адже такі операції не є базою для нарахування єдиного внеску. Підтверджує це й п. 5 р. II Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170.

Висновки

1. Забезпечення працівників ЗІЗ та форменним одягом – це обов’язок роботодавця. Робити він має це безоплатно і в межах заходів з охорони праці чи відповідно галузевої специфіки. Тоді як забезпечення працівників фірмовим одягом – це вже право, а не обов’язок роботодавця.
2. В бухобліку спецодяг залежно від строку його використання та вартості можна обліковувати на рахунку 22 та / або субрахунках 112/109.
3. Видача спецодягу у тимчасове користування не є оподатковуваним доходом фізособи.

Софія РУБАН, консультант з обліку та оподаткування

Шаблони та зразки документів:

Інструкція періодичного випробування та перевірки засобів індивідуального захисту

Наказ про призначення відповідальних за забезпечення засобами індивідуального захисту працівників

Особиста картка обліку спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту

Наказ про порядок забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту

Положення про порядок забезпечення працівників спеціальним одягом,спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту