Спецодяг для працівників: облік витрат і податкові наслідки

1. Обов’язковість витрат на спецодяг
2. Спецодяг для працівників: якими нормами видачі ЗІЗ керуватися
3. Спецодяг для працівників: бухгалтерський облік
4. Спецодяг для працівників: ПДФО, військовий збір, ЄСВ
5. Спецодяг для працівників: ПДВ
6. Висновки

Обов’язковість витрат на спецодяг

Видача найманим працівникам спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту (далі – ЗІЗ) є обов’язком роботодавця відповідно до ст. 8 Закону України від 14.10.1992 №2694-XI «Про охорону праці» (далі – Закон №2694).

Одним із нормативно-правових документів, який слід врахувати при забезпеченні працівників засобами індивідуального захисту та обліку відповідних витрат, є Мінімальні вимоги безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці, затверджені наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 №1804 (далі – Вимоги №1804).

Вимоги №1804 поширюються на суб'єктів господарювання незалежно від форм власності та організаційно-правової форми, які у своїй діяльності використовують ЗІЗ. Саме у цьому документі можна знайти відповіді зокрема на наступні питання:

1. у яких випадках ЗІЗ вважаються виданими відповідно до встановлених норм, а у яких – ні;
2. які умови обов’язкового повернення ЗІЗ на склад;
3. чому важливо отримати від працівника належні документи, що підтверджують факт самостійного придбання ним ЗІЗ.

ЗІЗ надаються працівникам на роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, що пов'язані із забрудненням, або тих, що здійснюються в несприятливих метеорологічних умовах (п. 3 р. ІІ Вимог №1804).

Віднесення робіт до категорії із шкідливими та важкими умовами праці та визначення права працівників на пільги і компенсації за роботу в цих умовах залежить від результатів атестації робочих місць за умовами праці, порядок проведення якої затверджений постановою КМУ від 01.08.1992 №442.

У п. 6 р. ІІІ Вимог №1804 вказано, що придбані ЗІЗ є власністю роботодавця, вони обліковуються як інвентар і підлягають обов'язковому поверненню працівниками у разі:

1. звільнення з підприємства;
2. переведення на тому самому підприємстві на іншу роботу або інше робоче місце;
3. зміни виду робіт;
4. введення нових технологій;
5. введення нових або заміни наявних знарядь праці та в інших випадках, коли використання виданих ЗІЗ не є необхідним;
6. закінчення строків їх використання замість одержуваних нових ЗІЗ.

Отже, ЗІЗ, якими роботодавець тимчасово на період дії трудового договору забезпечує працівника (як у межах норм, так і понад встановлені норми), не переходять у власність працівника. Цими ЗІЗ працівник користується у процесі виконання своєї трудової функції.

Спецодяг для працівників: якими нормами видачі ЗІЗ керуватися

У ст. 8 Закону №2694 передбачено, що роботодавець зобов'язаний забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання ЗІЗ відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці та колективного договору.

Згідно з колективним договором роботодавець може додатково, понад встановлені норми, видавати працівникові певні ЗІЗ, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування.

У п. 3 розділу ІІ Вимог №1804 вказано:

«3. На роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, що пов’язані із забрудненням, або тих, що здійснюються в несприятливих метеорологічних умовах, працівникам видаються безоплатно спеціальний одяг, спеціальне взуття та інші ЗІЗ за встановленими нормами, які для роботодавця є обов’язковим мінімумом безоплатної видачі ЗІЗ, з визначенням захисних властивостей ЗІЗ та строків їх використання».

Наразі норми безоплатної видачі спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту встановлено для працівників підприємств різних галузей, зокрема:

1. електроенергетичної галузі (наказ Мінсоцполітики від 27.08.2018 №1224);
2. нафтогазової промисловості (наказ Міністерства надзвичайних ситуацій від 09.07.2012 №962);
3. лісового господарства (наказ Мінсоцполітики від 26.02.2018 №293).

Отже, законодавчо встановлено обов’язок роботодавця забезпечувати працівників ЗІЗ у обсягах, які не можуть бути менше за норми, визначені відповідними нормативно-правовими документами. Однак при цьому законодавство не обмежує роботодавця в частині максимальних норм, за якими такі ЗІЗ можуть видаватися.

Спецодяг для працівників: бухгалтерський облік

Спецодяг, спецвзуття та інші ЗІЗ залежно від строку використання та вартісної ознаки можуть обліковуватися як запаси або необоротні активи:

1. на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (якщо строк використання не перевищує один рік або нормальний операційний цикл);
2. на субрахунку 109 «Інші основні засоби» (якщо строк використання більше одного року або перевищує нормальний операційний цикл, а вартість перевищує вартісний критерій, установлений підприємством);
3. на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (якщо строк використання більше одного року або перевищує нормальний операційний цикл, а вартість знаходиться в межах вартісного критерію, встановленого підприємством).

Облік та списання спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ, що обліковуються на рахунку 22, здійснюються в порядку, встановленому для запасів. Тобто при видачі ЗІЗ в експлуатацію їх вартість списується на загальновиробничі витрати (п.15.8 ПБО-16). При цьому підприємство повинне вести їх аналітичний облік у кількісному виразі.

Облік ЗІЗ з довготривалим строком використання передбачає дотримання норм ПБО-7, тобто ведеться їх пооб’єктний облік та нараховується амортизація, суми якої теж збільшують загальновиробничі витрати. Згідно з класифікацією об’єктів необоротних активів, наведеною в п. 5 ПБО-7, спецодяг доцільно обліковувати в підгрупі «Інші необоротні матеріальні активи» (пп. 5.2.7 ПБО-7).

Амортизація ЗІЗ, що обліковуються на субрахунку 109, нараховується за методом, обраним підприємством з-поміж установлених п. 27 ПБО-7:

1. прямолінійним

або

1. виробничим.

При цьому нарахування амортизації може здійснюватися з урахуванням мінімально допустимих строків корисного використання основних засобів, установлених ПКУ, крім випадку застосування виробничого методу (п. 26 ПБО-7).

Амортизація малоцінного необоротного матеріального активу (субрахунок 112) може нараховуватись в першому місяці використання об’єкта в розмірі 100% вартості (так здебільшого й відбувається) або ж

«у першому місяці використання об’єкта в розмірі 50 відсотків його вартості, яка амортизується, та решта 50 відсотків вартості, яка амортизується, у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) внаслідок невідповідності критеріям визнання активом» (п. 27 ПБО-7).

Спецодяг для працівників: ПДФО, військовий збір, ЄСВ

Вартість спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ, якими роботодавець забезпечує платника податку відповідно до ст. 8 Закону №2694, не включаються до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, а отже, не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ (пп. 165.1.9 ПКУ). При цьому порядок забезпечення, перелік та граничні строки використання спеціального одягу, спеціального взуття та інших ЗІЗ встановлюються Кабінетом Міністрів України та / або галузевими нормами безоплатної видачі працівникам спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту.

Однак наразі Кабміном такий нормативно-правовий документ не прийнято, тобто порядок забезпечення, перелік та граничні строки використання ЗІЗ відсутній. Натомість органами центральної виконавчої влади затверджено відповідні переліки та норми для окремих галузей економіки, які фактично визначають для роботодавця обов'язковий мінімум безоплатної видачі ЗІЗ.

Але нагадаємо також про пп. 14.1.47 ПКУ, де наведено визначення терміну «додаткові блага»:

кошти, матеріальні чи нематеріальні цінності, послуги, інші види доходу, що виплачуються (надаються) платнику податку податковим агентом, якщо такий дохід не є заробітною платою та не пов'язаний з виконанням обов'язків трудового найму або не є винагородою за цивільно-правовими договорами (угодами), укладеними з таким платником податку (крім випадків, прямо передбачених нормами розділу IV цього Кодексу).

У пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ вказано, що не є додатковим благом дохід у вигляді вартості майна, що належить роботодавцю, наданих платнику податку в безоплатне користування, або компенсації вартості такого використання, якщо таке надання зумовлено виконанням платником податку трудової функції відповідно до трудового договору (контракту) чи передбачено нормами колективного договору.

Таким чином, якщо роботодавець надає працівнику ЗІЗ, які він використовує лише під час роботи, і такі ЗІЗ залишаються власністю роботодавця, то немає підстав нараховувати дохід працівника у вигляді додаткового блага навіть у разі, якщо на підприємстві не затверджено колективний договір.

Пунктом 5 розділу II Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженому постановою КМУ від 22.12.2010 №1170 передбачено, що вартість виданого згідно з діючими нормами спецодягу, спецвзуття та інших ЗІЗ не є базою для нарахування єдиного внеску.

У даному пункті є згадка про норми ЗІЗ, проте немає уточнення, про які саме норми йдеться – визначені галузевими нормами безоплатної видачі, колективним договором чи локальним актом, затвердженим роботодавцем. Тож, немає підстав для нарахування ЄСВ щодо вартості виданих ЗІЗ, якими працівник користується виключно під час роботи і не отримує у власне користування у позаробочий час.

Спецодяг для працівників: ПДВ

Підстав для нарахування ПДВ при наданні спецодягу працівникам немає, адже об’єктом оподаткування згідно з п. 185.1 ПКУ є, зокрема, операції з постачання товарів. До таких операцій належать операції з будь-якої передачі права на розпоряджання товарами як власник, тобто операції з переходом права власності на такий товар (пп. 14.1.191 ПКУ). Але виданий працівникам спецодяг лишається у власності підприємства, а отже, операції з постачання і, відповідно, об’єкта оподаткування немає.

Це підтверджує і ДПС. Зокрема в ІПК від 21.01.2022 № 62/ІПК/99-00-04-03-03-06 було вказано:

«… при передачі працівникам підприємства у тимчасове користування спеціального одягу (ЗІЗ), необхідного для виконання ними професійних обов'язків, податкові зобов'язання згідно з п. 198.5 ст. 198 Кодексу не нараховуються, якщо вартість таких ЗІЗ включається до вартості інших товарів/послуг, що постачаються платником податку».

Компенсувати податковий кредит шляхом нарахування податкових зобов’язань доведеться відповідно до п. 198.5 ПКУ у разі використання придбаних товарів в операціях, звільнених від ПДВ або таких, що не є об’єктом оподаткування, а також використання в негосподарській діяльності.

Приклад. Підприємство придбало спецодяг для працівників: 10 курток вартістю 30000 грн (у тому числі ПДВ – 5000 грн). Строк корисного використання – 3 роки. Такий спецодяг обліковується як малоцінні необоротні матеріальні активи.

Порядок відображення в обліку операцій із ЗІЗ

Висновки

1. ЗІЗ надаються працівникам на роботах зі шкідливими та небезпечними умовами праці, а також роботах, що пов'язані із забрудненням, або тих, що здійснюються в несприятливих метеорологічних умовах.
2. Роботодавець повинен забезпечувати працівників ЗІЗ у обсягах, які не можуть бути менше за норми, визначені відповідними нормативно-правовими документами. Однак при цьому законодавство не обмежує роботодавця в частині максимальних норм, за якими такі ЗІЗ можуть видаватися.
3. У період дії трудових відносин між роботодавцем і працівником вартість спецодягу, зокрема, засобів індивідуального захисту не розглядається як об'єкт оподаткування ПДФО та ВЗ, а також як база нарахування ЄСВ.

Шаблони та зразки документів:

Особова картка обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв за формою МШ-6

Наказ про призначення відповідальних за забезпечення засобами індивідуального захисту працівників

Наказ про порядок забезпечення працівників спецодягом, спецвзуттям та іншими засобами індивідуального захисту

Положення про порядок забезпечення працівників спеціальним одягом, спеціальним взуттям та іншими засобами індивідуального захисту

Статті на тему:

Одяг для працівників: облік та оподаткування