Чай, кава, солодощі для працівників та відвідувачів: облік та оподаткування

1. Документальне оформлення
2. Бухоблік
3. Податок на прибуток
4. Податок на доходи та військовий збір
5. Єдиний соцвнесок
6. ПДВ
7. Висновки

Документальне оформлення

Як театр починається з вішалки, так й в обліку все стартує із документального оформлення. Тому перед тим ніж братися за створення позитивного іміджу компанії варто «узаконити» такий захід на рівні наказу (розпорядження) по підприємству.

Далі доцільно розробити, наприклад, щомісячний кошторис витрат необхідних на придбання чаю, кави, питної води, цукерок, печива тощо для працівників та відвідувачів.

Власне, саму закупівлю продовольчих товарів можна робити або через підзвітну особу або за безготівковим розрахунком.

Бухоблік

Придбані смаколики для власних співробітників та гостей підприємства для цілей бухобліку є запасами (п. 4 НП(С)БО 9 «Запаси», далі – НП(С)БО 9), які необхідно оприбутковувати на баланс за первісною вартістю (п. 8, п. 9 НП(С)БО 9). Підставою для цього слугуватиме «вхідна» первинка від продавців таких активів (наприклад, це можуть бути видаткова накладна, товарний чек, товарно-транспортна накладна).

Означені продовольчі активи доречно обліковувати на субрахунку 209 «Інші матеріали». Тобто в бухзаписах їх «прихід» може бути відображено так:

Як правило, такі продукти харчування не припадають пилом на складі (коморі), їх відразу ж передають для споживання. У бухобліку таку операцію можна підтвердити, наприклад, актом на списання запасів, форма якого міститься в Порядку складання типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору, затвердженого наказом Мінфіну від 13.12.2022 №431.

Їх вартість однозначно слід списувати до складу витрат періоду. При цьому залежно від того, для чого призначено таке частування, витратний рахунок може різнитися. Так, якщо його розміщено в торгівельних приміщеннях або офісах (холах), куди за товаром чи послугою приходять покупці, то вартість кави, печива, цукерок доречно списувати до складу витрат на збут (тобто в дебет рахунку 93). Якщо ж їх придбано виключно для співробітників, то дебетувати в такому разі краще рахунок 92 «Адміністративні витрати».

Компенсаційний ПДВ, який скоріш за все доведеться нараховувати під час списання смаколиків (див. далі), у бухзаписах можна показати так:

1. Дт 949 Кт 643.

Податок на прибуток

У податково-прибутковому обліку всі платники цього податку (тобто як коригувальні, так і безкоригувальні) мають відображати означені операції виключно за правилами бухобліку (навіть, попри їх негоспдіяльний характер, принаймні, на перший погляд).

Адже наразі у розділі III Податкового кодексу України (далі – ПКУ) не передбачено ніяких спеціальних правил (в т.ч. податкових коригувань) щодо них.

До речі, неодноразово вказували на це й податківці (наприклад, ІПК ДПСУ від 22.12.2023 №4852/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК та ІПК від 22.12.2023 №4846/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

Податок на доходи та військовий збір

Звичайно, що організовуючи такий захід навряд чи хтось десь чітко прописує хто, скільки і чого може з’їсти та випити. Так само ніхто не буде стояти біля кавомашини і рахувати скільки горняток кави випив Іванов, а скільки цукерок за день скуштував Петров.

Тобто ми схиляємо до того, що якщо частування доступне для всіх співробітників та / або відвідувачів, то в такому разі можна говорити, що відсутня персоніфікація доходу платника податку. А якщо так, то не може йти мова ані про податок на доходи, ані про військовий збір (п. 16-1 підрозділу 10 р. ХХ ПКУ). Звичайно й про відображення таких операцій у додатку 4ДФ до Об’єднаного розрахунку не може бути й мови.

Схоже погоджуються з цим і податківці. Принаймні у численних своїх роз’ясненнях вони озвучують аналогічні висновки. Так, припустимо, у категорії 103.02 ЗІР контролери констатували:

таким чином, вода, кава, чай, придбані за рахунок коштів роботодавця, що призначені для споживання в офісі будь-яким працівником та відвідувачем офісу, не може розглядатися як об’єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Подібні думки бачимо й в ІПК ДПСУ від 27.05.2024 №2925/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 12.12.2023 №4598/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК та від 22.12.2023 №4853/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК.

Це все вказує на те, що позиція податкової з цього питання виважена та послідовна, тому можна її сміливо застосовувати.

Єдиний соцвнесок

Коли мова йде про частування виключно відвідувачів підприємства (тобто сторонніх осіб), то зрозуміло, що про єдиний соцвнесок не може бути й мови. Адже в цьому разі точно відсутня база для його нарахування (ч. 1 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).

Зрештою, коли попивають та поїдають пожитки, придбані за рахунок коштів роботодавця, співробітники і їх коло не персоніфіковане, то тут теж немає поставати питання про нарахування єдиного соцвнеску.

ПДВ

Купуючи продукти харчування у платників ПДВ, підприємство має повне право за загальним правилом «першої події», включити вхідний податок, який сидить у їхній вартості до складу податкового кредиту з ПДВ (п. 198.1, п. 198.2 ПКУ). Для цього звичайно слід мати правильно оформлену та зареєстровану в ЄРПН податкову накладну або її замінник (наприклад, касовий чек на суму, що не перевищує 200 грн за день (без урахування ПДВ) – п. 201.11 ПКУ). До речі, погоджуються з цим і податківці (ІПК ДПСУ від 22.12.2023 №4852/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

А от подальше спрямування придбаних активів на організацію частування для співробітників та відвідувачів може поставити під сумнів (принаймні податківцями) їх госпдіяльне спрямування. І хоча, здавалося б, що зв'язок із госпдіяльністю тут очевидний, адже це підвищує ділову репутацію компанії та створює їй позитивний імідж (в т.ч. й серед співробітників), проте податківцям це, напевно, доведеться доводити довго й нудно. Особливо, зважаючи на те, що до подібних випадків вони вже давно виробили політику партії, яка звучить так:

«Якщо вартість таких товарів включається до складу витрат та, відповідно, до вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування (тобто компенсуються покупцями, збільшуючи при цьому базу оподаткування ПДВ), товари визнаються такими, що призначаються для використання / використані у господарській діяльності, в оподатковуваних операціях, і додаткового нарахування податкових зобов'язань за правилами, встановленими пунктом 198.5 статті 198 розділу V ПКУ, не здійснюється» (ІПК ДПСУ від 24.10.2024 №4963/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК та від 22.12.2023 №846/ІПК/99-00-21-02-02 ІПК).

Таким чином, як бачите, на думку податківців, єдиною умовою не нарахування компенсаційних податкових зобов’язань з ПДВ згідно п. 198.5 ПКУ є врахування вартості офісних смаколиків у вартості товарів / послуг, якими торгує підприємство (хоча, на практиці виконати цю умову, напевно, майже нереально). Інакше без них не обійтися (виняток – якщо продукти харчування придбавалися у неплатників ПДВ).

Для цього не пізніше останнього дня звітного (податкового) періоду слід скласти і зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну із типом причини «13» на вартість придбаних смаколиків.

Висновки

1. Придбані смаколики для офісного частування слід обліковувати у складі запасів (субрахунок 209).
2. У прибутковому обліку операції із купівлі чаю, кави, води, печива тощо та пригощання ними співробітників та відвідувачів відображають суто за бухобліковими правилами.
3. У разі відсутності персоніфікації доходу «попивачів» та «поїдачів» податок на доходи, військовий збір та єдиний соцвнесок не загрожує взагалі.
4. Вхідний податок, у вартості смаколиків, доцільно перекривати компенсуючими податковими зобов’язаннями.

Читайте більше:

Працівник за власні кошти придбав канцтовари роботодавцеві: що з ПДФО

Як відобразити в обліку придбання канцтоварів (учнівських зошитів, циркулів) та як це вплине на ПДВ

Додаткове благо 2026: коли виникає та як оподатковувати ПДФО, військовим збором

Кавомашина, кава і вода: чи можна включити у витрати при розрахунку податку на прибуток

Придбання кулера і води для працівників: облік та податкові нюанси

Чайник, мікрохвильовка, кавомашина, кондиціонер в офіс: податкові нюанси для бізнесу

Шаблони та зразки документів:

Наказ про забезпечення працівників питною водою та іншими продуктами

Акт списання запасів

Кошторис витрат