
Питання укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває за кордоном, є особливо актуальним в умовах воєнного стану та масового використання електронного документообігу. Водночас чинне законодавство України дозволяє оформити такі трудові відносини дистанційно, у тому числі шляхом укладення трудового договору в електронній формі.
Детальніше про податкові ризики працевлаштування віддаленого працівника у статті «Віддалений працівник: як правильно оформити прийняття без штрафів у 2026 році»
Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі, а при укладенні трудового договору про дистанційну роботу письмова форма є обов’язковою (ч. 1 ст. 24 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).
Крім того, відповідно до у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Це означає, що роботодавець та працівник можуть укласти трудовий договір у формі електронного документа з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон №2136).
Типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 №913-21.
Алгоритм укладення трудового договору про дистанційну роботу з працівником, який перебуває закордоном:
1. Підготовка проєкту трудового договору
Після досягнення попередньої домовленості щодо працевлаштування роботодавець готує текст трудового договору в електронному вигляді (PDF, DOCX тощо) із використанням типової форми.
У договорі доцільно окремо передбачити:
- що робота виконується дистанційно;
- країну або адресу фактичного перебування працівника (за наявності);
- порядок електронної комунікації між сторонами;
- режим роботи та обліку робочого часу;
- порядок подання звітності та виконання завдань;
- порядок обміну кадровими документами;
- умови забезпечення обладнанням та засобами зв’язку;
- питання компенсації витрат (за потреби).
Шаблони та зразки документів:
2. Узгодження способу електронного документообігу
Роботодавцю та працівнику необхідно погодити порядок електронної взаємодії, зокрема:
- використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
- використання сервісів електронного документообігу (наприклад, Дія або інших платформ);
- спосіб направлення кадрових документів;
- електронні адреси та канали комунікації;
- порядок зберігання електронних документів.
Працівник, який перебуває за кордоном, також може використовувати український КЕП за умови наявності чинного сертифіката електронного підпису та доступу до відповідного сервісу.
Окремо слід врахувати положення ч. 2 ст. 7 Закону №2136, відповідно до яких у період воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.
3. Підписання трудового договору
Після погодження остаточного тексту договору:
- роботодавець підписує документ своїм КЕП;
- надсилає працівнику підписаний файл разом із підтвердженням накладення електронного підпису;
- працівник, перебуваючи за кордоном, накладає свій КЕП на документ;
- повертає роботодавцю підписаний примірник та підтвердження підписання.
Підписання може здійснюватися через сервіси електронного документообігу або засобами порталу / застосунку Дія.
Після накладення електронних підписів обох сторін трудовий договір вважається укладеним у належній письмовій формі.
4. Видання наказу про прийняття на роботу
Після укладення трудового договору роботодавець видає наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу. Працівника необхідно ознайомити з наказом у погоджений сторонами електронний спосіб.
Детальніше у статті «Прийняття на роботу: порядок та зразки документів»
5. Повідомлення ДПС про прийняття працівника
До початку роботи працівника роботодавець зобов’язаний подати повідомлення про прийняття працівника на роботу до органів ДПС у загальному порядку.
Детальніше у статті «Повідомлення про прийняття на роботу»
6. Зберігання документів
Кожна сторона повинна зберігати власний примірник електронного трудового договору та підтвердження накладення електронних підписів. Роботодавець забезпечує належне зберігання кадрових документів відповідно до вимог законодавства.
Джерело: Держпраці
Читайте більше:
Дистанційний працівник працює на своєму комп’ютері: як оформити використання
Особливості дистанційної роботи
Дистанційна робота: оформлення та встановлення
ПДФО за дистанційного працівника: куди сплачувати податок
Відпустка «за роботу на комп’ютері»: чи можна її отримати дистанційному працівнику
Дистанційна робота: основні правила та правові аспекти для працівників і роботодавців
Як перевести працівника на дистанційну роботу на один місяць




















