Віддалений працівник: як правильно оформити прийняття без штрафів у 2026 році

1. Дистанційна робота vs надомна робота
2. Письмовий трудовий договір
3. Використання власної техніки працівником та компенсація комунальних послуг
4. Охорона праці
5. Співпраця з ФОП: приховані трудові відносини
6. Працівник знаходиться за кордоном

Дистанційна робота vs надомна робота

Перед тим як перейдемо до практичної частини статті, згадаємо базу та основні визначення.

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60-2 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).

Надомна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником за місцем його проживання або в інших визначених ним приміщеннях, що характеризуються наявністю закріпленої зони, технічних засобів (основних виробничих і невиробничих фондів, інструменту, приладів, інвентарю) або їх сукупності, необхідних для виробництва продукції, надання послуг, виконання робіт або функцій, передбачених установчими документами, але поза виробничими чи робочими приміщеннями роботодавця (ст. 60-1 КЗпП).

Отже, ви вирішили прийняти віддаленого працівника, то ж вам потрібно відповісти на одне важливе питання: чи важливо мені, де працівник виконує роботу і його режим роботи?

Якщо так, то розглядаємо варіант з надомною роботою, якщо ні, то сміливо оформлюємо дистанційку.

Нижче розповімо про контрольні точки, де потрібно бути уважним та де найчастіше криється підводне каміння.

Письмовий трудовий договір

При укладенні трудового договору про дистанційну роботу обов’язково повинен укладатися письмовий трудовий договір (п. 6-1 ст. 24 КЗпП).

Хоча ця норма і не діє під час воєнного стану (ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»), і зараз дозволено укладати усний договір, письмову форму ігнорувати не бажано.

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджена наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 05.05.2021 №913-21.

У договорі чітко пропишіть:

1. порядок комунікації (email, месенджери);
2. строки виконання завдань;
3. правила звітності;
4. час роботи та відпочинку;
5. форс-мажори, коли працівник має бути на зв’язку;
6. оплату праці, понаднормові тощо.

Використання власної техніки працівником та компенсація комунальних послуг

Не нехтуйте пунктами про техніку та компенсацію за використання техніки працівника, а також про (не)компенсацію комунальних послуг.

Так, передбачено, що у разі відсутності у трудовому договорі положення про забезпечення працівників необхідними для виконання ними своїх обов’язків обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації та іншими засобами таке забезпечення покладається на роботодавця, який організовує встановлення та технічне обслуговування відповідних засобів, а також оплачує витрати, пов’язані з цим (ст. 60-2 КЗпП).

Охорона праці

Загальне правило дистанційної роботи відображене у статті 14 Закону України від 14.10.1992 №2694-XII «Про охорону праці» (далі – Закон) говорить, що при виконанні роботи за трудовим договором про дистанційну роботу працівник самостійно несе відповідальність за забезпечення безпечних і нешкідливих умов праці на обраному робочому місці.

Інструктажі та перевірку знань можна провести дистанційно – за допомогою сервісів відеоконференцій. У такому разі підтвердження проведення інструктажу (навчання) вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

За що відповідає роботодавець при дистанційній роботі працівника?

Фактично обов’язки роботодавця із забезпечення охорони праці дистанційним працівникам обмежуються проведенням інструктажів та передачею обладнання в належному стані. Очевидно, що в цілях безпеки життя та здоров’я працівника під час повітряних тривог критичне значення матимуть саме якісно розроблені та своєчасно проведені інструктажі роботодавця з охорони праці.

З урахуванням цього, роботодавцю найбільш доречним буде розробити окрему інструкцію з охорони праці про дії дистанційного працівника під час оголошення повітряної тривоги. Водночас варто взяти до уваги той факт, що дистанційну роботу можна здійснювати з будь-якого місця, тож в інструкції потрібно навести рекомендації як щодо дій вдома, так і для дій у громадських закладах чи на відкритому просторі.

Із такою інструкцією працівника слід ознайомити, а також провести інструктаж з охорони праці залежно від виду (позаплановий, цільовий тощо), як цього вимагають норми Закону.

Співпраця з ФОП: приховані трудові відносини

Іноді для виконання окремих завдань суб'єкт господарювання може звертатися за допомогою до ФОП і укладати цивільно-правовий договір.

Розглянемо цю ситуацію детальніше. Для спрощення ви укладаєте договір з ФОП, який:

1. особисто виконує роботи / надання послуг за конкретною кваліфікацією, професією, посадою, без можливості доручення виконання цієї роботи/надання послуг третім особам;
2. виконує роботи / надає послуги за безпосереднім дорученням та під необмеженим за формою і часом контролем особи, в інтересах якої виконуються роботи/надаються послуги;
3. працює за графіком підприємства / ФОП;
4. інтегрований у виробничий процес та службову ієрархію (має підлеглих, службові контакти та / або засоби зв’язку, право голосу на службових нарадах, представляє організацію у зовнішніх відносинах тощо);
5. систематично (із заздалегідь встановленою періодичністю на невизначений термін або з пролонгацією) отримує винагороду за свою діяльність;
6. фактично отримує оплачувані відпустки та інші соціальні гарантії і компенсації, що передбачені КЗпП;
7. надаєте йому техніку для роботи.

ДПС може розцінити виплати за договором про надання послуг як приховану заробітну плату, що призведе до донарахування ПДФО, ЄСВ, військового збору, а також накладення штрафних санкцій.

Але не лише з боку податківців можна буде очікувати проблеми, а й від Держпраці. Так, держорган може кваліфікувати подібну співпрацю як приховані трудові відносини. У такому випадку, відповідно до статті 265 КЗпП, на підприємство може бути накладено штраф у розмірі десяти мінімальних заробітних плат за кожного працівника, що у 2026 році становить 86470 грн.

Працівник знаходиться за кордоном

Під час дії воєнного стану багато працівників виїхали з України, проте дистанційно продовжують працювати на українські підприємства. І багато з таких працівників можуть роками не повертатись в України і тут криється наступний ризик.

Для початку кілька слів про «податкове резидентство». Що це таке та яка його роль.

В українському податковому законодавстві поняття «резидент» та умови набуття платником податку статусу податкового резидента України визначено у пп. 14.1.213 Податкового кодексу України (далі – ПКУ), відповідно до якого: фізична особа – резидент - фізична особа, яка має місце проживання в Україні.

У разі, якщо фізична особа має місце проживання також в іноземній державі, вона вважається резидентом, якщо така особа має місце постійного проживання в Україні; якщо особа має місце постійного проживання також в іноземній державі, вона вважається резидентом, якщо має більш тісні особисті чи економічні зв'язки (центр життєвих інтересів) в Україні. У разі, якщо державу, в якій фізична особа має центр життєвих інтересів, не можна визначити, або якщо фізична особа не має місця постійного проживання у жодній із держав, вона вважається резидентом, якщо перебуває в Україні не менше 183 днів (включно з днем приїзду та від'їзду) протягом періоду або періодів податкового року.

Достатньою (але не виключною) умовою визначення місця знаходження центру життєвих інтересів фізичної особи є місце постійного проживання членів її сім'ї або її реєстрації як суб'єкта підприємницької діяльності.

Якщо неможливо визначити резидентський статус фізичної особи, використовуючи попередні положення, фізична особа вважається резидентом, якщо вона є громадянином України (Лист ДПС від 14.01.2026 №43/2/99-00-21-02-02-02).

Як бачимо, що існує ціла система життєвих обставин, за умов яких особа, яка проживає за кордоном може бути податковим резидентом України.

Розберемо як сплачувати ЄСВ, ПДФО і військовий збір із зарплати працівника, який знаходиться закордоном та працює дистанційно:

ЄСВ. ЄСВ нараховується роботодавцем на заробітну плату працівників, незалежно від їхнього місця роботи.

Відповідно до статті 4 Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування», виключень для працівників, які працюють за кордоном і мають податкове резидентство іншої країни, не передбачено.

ПДФО. Якщо з країною, податковим резидентом якої став український громадянин, підписано договір про уникнення подвійного оподаткування, то згідно з пп. 103.2 ПКУ податковий агент (роботодавець) має право самостійно застосувати звільнення від оподаткування або зменшену ставку податку, передбачену відповідним міжнародним договором, якщо працівник надав довідку про резидентство (або її нотаріально засвідчену копію).

Довідка видається компетентним (уповноваженим) органом відповідної країни, визначеним міжнародним договором України, за формою, затвердженою згідно із законодавством відповідної країни, і повинна бути належним чином легалізована, перекладена відповідно до законодавства України (пп. 103.5 ПКУ). Більш детально податківці пояснили у консультації ЗІР, категорія 103.18.

Військовий збір, на відміну від ПДФО, прямо не згадується у міжнародних договорах. ДПС вимагає його утримання навіть за наявності довідки про податкове резидентство іншої країни, адже формально згідно з пп. 1.2 п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ об’єктом оподаткування ВЗ є всі доходи, визначені ст. 163 ПКУ без виключень.

Хоча, враховуючи нерозривний зв’язок між ПДФО та військовий збір у більшості випадків оподаткування, довідка про податкове резидентство іншої країни мала б впливати і на ВЗ.

Але податківці зазвичай у цьому питанні слідують логіці, що військовий збір потрібно утримувати, адже в міжнародних договорах окремо військовий збір не винесено так само як і в ПКУ.

Тому у питанні сплати військового збору є два сценарії розвитку подій:

1. Дотримуватись логіки від податківців і утримувати військовий збір.
2. Отримати ІПК і діяти в її межах.

Шаблони та зразки документів:

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу

Читайте більше:

Дистанційний працівник працює на своєму комп’ютері: як оформити використання

Особливості дистанційної роботи

Дистанційна робота: оформлення та встановлення

ПДФО за дистанційного працівника: куди сплачувати податок

Відпустка «за роботу на комп’ютері»: чи можна її отримати дистанційному працівнику

Дистанційна робота: основні правила та правові аспекти для працівників і роботодавців

Як перевести працівника на дистанційну роботу на один місяць

Компенсації за інтернет та комунальні послуги працівникам, які працюють дистанційно: що з податками та зборами