Дистанційна робота: оформлення та встановлення

1. Дистанційна робота: визначення, обов’язки та обмеження
2. Встановлення дистанційної роботи
3. Припинення дистанційної роботи
4. Висновки

Дистанційна робота: визначення, обов’язки та обмеження

Дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією роботодавця, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ст. 60-2 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП).

Причому роботодавець не зобов’язаний контролювати місце виконання роботи працівником.

Дистанційна робота не для всіх. Заборонено укладати договір про дистанційну роботу за наявності небезпечних і шкідливих виробничих (технологічних) факторів. Також з об’єктивних причин деякі роботи просто не можуть виконуватися дистанційно, наприклад, лікарі, перукарі, водії, кухарі тощо.

Навіть держслужбовцям та працівникам ОМС дозволено працювати дистанційно, хоч і з певними нюансами (п. 1 постанови КМУ від 12.04.2022 №440 «Деякі питання організації роботи державних службовців та працівників державних органів у період воєнного стану»). Також працювати дистанційно можуть вчителі.

Але є випадки, коли роботодавець може або зобов’язаний запровадити дистанційку.

Зокрема, можуть працювати на умовах дистанційної роботи, якщо це можливо, зважаючи на виконувану роботу, та роботодавець має для цього відповідні ресурси та засоби (абз. 12 ст. 60-2 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП):

1. вагітні жінки;
2. працівники, які мають дитину віком до трьох років;
3. працівники, які здійснюють догляд за дитиною до 6 років (за медвисновком);
4. працівники, які мають двох або більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;
5. батьки особи з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
6. особи, які взяли під опіку дитину або особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи.

За погодженням із роботодавцем працівник може працювати на умовах дистанційної роботи у разі навчання його дитини віком до 14 років у закладі загальної середньої освіти за дистанційною формою здобуття освіти відповідно до наказу (розпорядження) керівника такого закладу освіти на період такого навчання.

Це категорії працівників, яким за їх бажанням та можливості виконувати дистанційну роботу роботодавець не може відмовити. В інших випадках роботодавець може відмовити у встановленні дистанційної роботи.

Встановлення дистанційної роботи

Пам’ятайте, дистанційна робота не обмежує трудові права працівника. А це означає:

1. дистанційну роботу оплачують на загальних підставах;
2. працівник має право працювати за основним місцем роботи чи за сумісництвом;
3. на дистанційці може встановлюватися повна та неповна зайнятість;
4. працівнику гарантовані перерва, відпустка та лікарняні тощо.

Дистанційному працівнику у загальному випадку може бути встановлено простій та/або прогул.

Дистанційна робота може запроваджуватися одразу при прийнятті або ж згодом. Наприклад, якщо виникли певні обставини, як-от карантин, оголошення воєнного стану.

Причому, щоб запровадити дистанційку працівнику, який вже працює, звільняти чи переводити його не потрібно.

Якщо запровадження дистанційної роботи ініціює працівник, то має бути відповідна заява.

За загальним правилом, трудовий договір про дистанційну роботу в обов’язковому порядку укладають у письмовій формі (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Типова форма трудового договору про дистанційну роботу затверджена наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-211.

Врахуйте, типовий договір не можна «скорочувати». Але із загального правила є винятки (ч. 11 ст. 60-2 КЗпП).

Так, дистанційну роботу може запроваджувати наказом (розпорядженням) роботодавець на час:

1. загрози поширення епідемії, пандемії;
2. необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством;
3. у разі виникнення загрози збройної агресії;
4. у разі виникнення надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру.

За визначених обставин наказ може виконувати роль договору і у випадку, якщо дистанційка – це ініціатива працівника, і у випадку, якщо це ініціатива роботодавця

Як зазначено в ст. 60-2 КЗпП, з таким наказом (розпорядженням) працівника слід ознайомити протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

У такому разі повідомна процедура, передбачена ч. 3 ст. 32 КЗпП, (попередження за 2 місяці) не застосовується. Однак вважаємо, що на прохання працівника та за згоди керівника запровадити дистанційну роботу можна навіть з наступного дня після звернення.

До речі, зараз дистанційна робота може бути запроваджена саме наказом керівника (без укладання письмового трудового договору), адже офіційно воєнний стан оголошено по 05:30 7 серпня 2025 року. Однак ми радимо, за можливості, і зараз укладати договори про дистанційку у письмовій формі. Річ у тім, що після припинення чи скасування воєнного стану законодавчий «дозвіл» на встановлення дистанційної роботи за наказом анулюється і все одно доведеться укладати письмові договори про дистанційку з працівниками. А це, як показує практика, джерело помилок у кадровому та бухгалтерському обліку.

Періоди продовження воєнного стану із посиланнями на Укази Президента і Закони України дивіться в довіднику

Що стосується ознайомлення з наказом, то і в таких умовах воно має відбутися – це обов’язкова умова, яку воєнний стан не скасовує. Однак, вважаємо, що в умовах воєнного стану ознайомлення з наказом може відбуватися за допомогою альтернативних способів зв’язку, визначених роботодавцем у відповідному наказі та/або Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Зауважимо, що ст. 60-2 КЗпП визначає певні положення, які мають бути передбачені у письмовому договорі, укладеному за типовою формою. Ці ж положення мають бути передбачені й в наказі про запровадження дистанційної роботи.

Увага! Запровадження дистанційної роботи:

1. не зобов’язує подавати Повідомлення до податкової, якщо запроваджується для вже працюючого працівника;
2. не відображається в Об’єднаному звіті (зокрема, в додатку Д5), в Особовій картці за формою №П-2 та в трудовій книжці працівника;
3. не змінює робочий рік працівника;
4. не впливає на порядок надання відпусток.

Припинення дистанційної роботи

Якщо обставини, що призвели до встановлення дистанційної роботи, відпали, то дистанційну роботу можна припинити

В типовій формі трудового договору передбачено, що дистанційна робота може встановлюватися, зокрема, на визначений строк, установлений за погодженням сторін, або ж на час виконання певної роботи.

Якщо строк договору завершено та / або робота, на час виконання якої запроваджувалася дистанційна робота, виконана, то дистанційна робота припиняється автоматично.

Якщо ж договір (в тому числі у вигляді наказу!) укладався безстроково, то припинити дистанційну роботу можна:

1. за ініціативою роботодавця;
2. за ініціативою працівника. В цьому випадку працівник має написати заяву, а роботодавець – видати наказ (розпорядження) про припинення дистанційної роботи та відновлення звичайного режиму роботи.

За роз’ясненнями Держпраці в наказі має бути зазначено:

1. причину зміни режиму роботи;
2. дату припинення дистанційної роботи;
3. дату виходу працівників на роботу;
4. перелік працівників із зазначенням їхніх посад;
5. порядок ознайомлення працівників із наказом та зміною режиму роботи.

Законодавство не вимагає ознайомлювати працівників з таким наказом у дводенний строк (про це «мовчать» і фахівці Держпраці). Але ми б радили орієнтуватися хоча б на такий мінімальний строк для оповіщення працівників і їх повернення до звичайного режиму роботи. Адже, як ми з’ясували на початку, що дистанційна робота може виконуватися навіть закордоном, тож працівникам слід дати час повернутися.

Висновки

1. За дистанційної роботи працівник може виконувати роботу будь-де поза межами територій роботодавця.
2. Дистанційна робота не обмежує трудові права та гарантії працівників.
3. За загальним правилом укладають типову форму письмового договору про дистанційну роботу.
4. Під час дії воєнного стану дозволено запроваджувати дистанційну роботу наказом (розпорядженням) керівника.
5. Для припинення дистанційної роботи слід видати наказ.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки:

Заява про переведення на дистанційну роботу

Наказ про перехід на дистанційну роботу працівника

Наказ про запровадження дистанційної роботи директору

Наказ про запровадження дистанційної роботи на період воєнного стану

Стаття на тему:

Відрядження надомних і дистанційних працівників: нові правила з травня 2025 року