
Трудові книжки, ЕТК
11.05.2026
Як вносити кадрові записи після оцифрування трудової книжки
До завершення перехідного періоду електронних трудових книжок залишився лише місяць. Уже з 10 червня 2026 року саме електронний реєстр ПФУ стане основним джерелом даних про трудову діяльність працівника. Роботодавцям варто перевірити, чи всі кадрові записи передані до Реєстру, а працівникам – чи коректно відображається їхній стаж. Адже від повноти цих даних напряму залежатимуть майбутні пенсійні права, страховий стаж та підтвердження трудового досвіду

Кадрові записи після цифровізації: як діяти правильно
Закон України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» – встановив облік трудової діяльності в електронній формі у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування з 10 червня 2021 року.
Також встановлено 5-річний перехідний період з 10.06.2021 до 10.06.2026, під час якого дані з паперових книжок мали бути внесені до електронного реєстру.
Після оцифрування електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність (реєстр застрахованих осіб). Паперова трудова книжка після внесення даних за бажанням працівника повертається йому на зберігання – роботодавець не зобов’язаний її зберігати після передачі скан-копій та оцифрування.
Обов’язки роботодавця після оцифрування
1. Подання даних до Пенсійного фонду
Роботодавець має подати інформацію про трудову діяльність працівника, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі (до 10.06.2026 у перехідний період).
Подання здійснюється через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП (кваліфікований електронний підпис) або через портал електронних послуг.
Працівник також може самостійно подати свої скан-копії трудової книжки до ПФУ через особистий кабінет застрахованої особи.
2. Перевірка наявності всіх записів та їх коректності
Після оцінки всіх даних роботодавець має:
- перевірити, чи всі періоди трудової діяльності працівника внесені у Реєстр;
- забезпечити подання інформації, якщо її бракує (особливо за періоди до 2004 року – важливо для пенсійних прав).
Внесення інформації про переведення, ранги, нагородження
Незважаючи на перехід в електронний облік, порядок формування і підстави для внесення персональних даних залишаються такими, що визначаються трудовим законодавством та нормами ведення трудових книжок (на перехідному етапі ці дані ще могли фіксуватися в паперовій книжці, а після – обліковуватися в Реєстрі):
1. Переведення на іншу посаду
Внесення такого запису в трудову книжку (за бажанням працівника) здійснюється на підставі наказу про переведення, з точною назвою посади згідно Класифікатора професій України та формулюванням згідно документу.
В електронному реєстрі інформація про переведення фактично відображається через подану інформацію страхувальника (роботодавця) при поданні даних про кадрову подію.
2. Призначення чергового рангу або категорії
Поняття «чергового рангу» використовується, зокрема, у сфері державної служби та деяких професійних категоріях.
Такий факт оформлюється наказом, і він може бути відображений як кадрова подія у системі електронного обліку, якщо це прямо впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей згідно наказу. Юридично запис у паперову книжку не обов’язково автоматично дублюється в електронну версію – важливо подати відповідні документи до ПФУ або у кадрові документи роботодавця.
3. Нагородження та заохочення
У окремий розділ «Відомості про нагородження» вносилися дані про державні нагороди та відзнаки України, а в «Відомості про заохочення» – заохочення за успіхи у праці.
В електронному реєстрі ПФУ такі відомості безпосередньо не передаються як нагороди – вони можуть бути подані тільки як частина інформації роботодавця при заповненні даних.
Практичні рекомендації для роботодавця
- Проведіть інвентаризацію даних працівників: визначте, які записи вже в електронному реєстрі, а які – ні.
- Сформуйте і подайте комплект необхідної інформації про трудові події (прийняття, переведення, зміни умов праці, нагородження тощо) до ПФУ через електронну систему.
- Після завершення оцифрування поверніть паперові трудові книжки працівникам під підпис.
Практичні рекомендації для працівника
- Перевіряйте електронну трудову книжку на порталі ПФУ та у своєму особистому кабінеті.
- Якщо якісь записи відсутні, подавайте скан-копії своїх документів самостійно через портал або звертайтеся до роботодавця з відповідною заявою.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Читайте більше:
Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026
Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026
Як підтвердити стаж роботи і не втратити пенсію: нові правила з 2 серпня 2026 року
Чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування трудової книжки
Нестандарті ситуації в оцифруванні трудової книжки: розбираємо з експертом
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Пільги
25.09.2026
Продаж майбутнього об’єкта нерухомості: коли дохід можна зменшити на витрати
Фізична особа – резидент при продажу протягом звітного року неподільного об’єкта незавершеного будівництва або майбутнього об’єкта нерухомості може зменшити оподатковуваний дохід на документально підтверджені витрати на його придбання. До таких витрат належать, зокрема, кошти за майнові права, витрати на будівництво та придбання об’єкта, реєстраційні платежі, а в окремих випадках – вартість нерухомості, отриманої у власність іншим способом. Для застосування зменшення необхідно задекларувати всі відповідні операції за рік та подати разом із декларацією копії документів, що підтверджують понесені витрати

Особи з інвалідністю
25.09.2026
З 1 жовтня роботодавці подаватимуть новий Звіт про внесок: ДПС
З 1 жовтня 2026 року роботодавці подаватимуть новий Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Звіти за І – ІІІ квартали 2026 року необхідно подати не пізніше 9 листопада 2026 року. Якщо визначено суми внеску – сплатити до 19 листопада

Податкова та фінзвітність
25.09.2026
До 9 листопада подаємо оновлену декларацію з прибутку: звітуємо за новими змінами за ІІІ квартал 2026 року
У другому кварталі 2026 року Мінфін двічі оновив форму декларації з податку на прибуток. Попри набрання чинності відповідними наказами, застосовувати нову форму платники почнуть лише зі звітності за ІІІ квартал 2026 року. ДПС уже підтвердила, що декларацію згідно оновленої форми потрібно подавати саме за ІІІ квартал

ФОП
25.09.2026
Перехід ФОП на 2 групу з 1 жовтня: чому в ЕК вже у вересні стоїть нова група
ФОП з 1 жовтня 2026 року переходить з 3 групи 5% на 2 групу ЄП, заяву подали до 15.09.2026. Але вже зараз в ЕК в облікових даних стоїть група 2, ставка 20. Це помилка? Як будуть оподатковуватись доходи вересня?

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
25.09.2026
Перереєстрація РРО у 2026 році: коли заяву подає платник, а коли ДПС проводить її автоматично
Якщо суб’єкт господарювання планує використовувати РРО в іншій господарській одиниці, його необхідно перереєструвати. Для цього подається заява за формою №1-РРО з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. Перереєстрація проводиться не пізніше двох робочих днів за відсутності підстав для відмови. Окремі зміни, зокрема перейменування вулиці або інших топонімів, також потребують перереєстрації, тоді як у разі зміни місцезнаходження платника чи контролюючого органу її проводить ДПС автоматично

Ліцензії та дозволи
25.09.2026
Як змінюється плата за ліцензію у 2026 році при збільшенні кількості РРО/ПРРО у точці продажу
У разі збільшення кількості РРО / ПРРО в місці торгівлі алкогольними напоями суб’єкт господарювання зобов’язаний здійснити доплату за ліцензію. Така доплата справляється щоквартально, рівними частинами, починаючи з кварталу, в якому було зареєстровано новий РРО/ПРРО. Плата за цей квартал нараховується у повному обсязі, незалежно від дати фактичного збільшення

Акцизний податок
25.09.2026
ФОП торгує алкоголем в іншій громаді: чи правомірний штраф, якщо акцизну декларацію подали «не туди»
ФОП зареєстровано за місцем проживання. Торгова точка знаходиться на території іншої громади. Має ліцензії на роздрібний продаж алкогольних напоїв та тютюну. Декларацію з акцизного податку подавав за місцем реєстрації ФОП, акцизний податок сплачував за місцем торгівлі. Чи правомірне застосування штрафних санкцій податковою службою за не подання декларації з акцизного податку?

Податок на майно
25.09.2026
Немає ставки для конкретного типу нерухомості: ДПС пояснила, як визначити податок
Якщо у рішенні органу місцевого самоврядування щодо податку на нерухоме майно не визначено ставку для конкретного типу або коду об’єкта, платнику не варто самостійно обирати ставку. Для уточнення застосовної ставки необхідно звернутися до відповідного органу місцевого самоврядування. Якщо ставки визначені без кодів Класифікатора, застосовується ставка для об’єкта, який найбільше відповідає типу нерухомості у правовстановлюючих документах. При цьому під час розрахунку податкових зобов’язань слід використовувати ставку, зазначену у письмовій відповіді органу місцевого самоврядування, у тому числі ставку «0»

Лікарняні та декретні
25.09.2026
Чи може «лікар стаціонару» сформувати лікарняний: інформує МОЗ
Під час лікування у стаціонарі пацієнтам не потрібно чекати на сімейного лікаря для оформлення лікарняного. Медичний висновок про тимчасову непрацездатність (МВТН) має право сформувати лікуючий лікар стаціонару, якщо встановлено факт тимчасової непрацездатності. Це правило діє не лише під час госпіталізації, а й у низці інших випадків

Документообіг, первинні документи
25.09.2026
Бухгалтер-аутсорсер може підписувати податкову звітність: ДПС пояснила як
Податківці підтвердили, що юридична особа може делегувати право підпису електронної податкової звітності бухгалтеру, який працює на підставі цивільно-правового договору. Для оформлення таких повноважень керівник має подати до контролюючого органу відповідне Повідомлення із даними уповноваженої особи

ІТ, Дія Сіті, Дефенс Сіті
25.09.2026
Резидент Дія Сіті надав гіг-спеціалісту майно: що з ПДФО, ВЗ та ЄСВ
Резидент Дія Сіті передає гіг-спеціалісту обладнання для роботи – чи виникає в нього оподатковуваний дохід? Податківці роз’яснили: вартість користування таким майном може вважатися додатковим благом і оподатковуватися ПДФО та військовим збором. Водночас ЄСВ на таку вартість не нараховується. Розбираємо, чому не працює «трудове» звільнення та як визначати суму доходу

Військовий облік
25.09.2026
Як отримати військово-обліковий документ через Дія, якщо немає Резерв+
Нестабільна робота застосунку «Резерв+» не звільняє від обов’язку мати при собі військово-обліковий документ під час мобілізації. У разі технічних збоїв варто скористатися альтернативою – PDF-версією ВОД із QR-кодом або його паперовою копією. Відсутність документа може призвести до значних штрафів, тому важливо подбати про його наявність завчасно. Найзручніший спосіб – сформувати ВОД через портал Дія та зберегти його у доступному форматі

Відрядження, підзвітні кошти
25.09.2026
Відрядження у вихідний день: порядок оплати та компенсації
Працівник у відрядженні з 01 жовтня по 03 жовтня (субота) 2026. На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень з 2 вихідними днями у суботу та неділю. 03 жовтня працівник не тільки повертався з відрядження, а й працює. Як в такому випадку правильно оплатити середньоденний заробіток та добові за відрядження?

Створення суб'єкта, зміни
25.09.2026
Повернення земельних ділянок учаснику при зменшенні статутного капіталу єдиноподатника: позиція ДПС
Податкова служба надала роз'яснення щодо податкових наслідків для ТОВ на єдиному податку третьої групи, яке планує зменшити статутний капітал шляхом повернення земельних ділянок своєму єдиному учаснику (фізичній особі – резиденту) за балансовою вартістю, попри те, що їхня ринкова вартість наразі є вищою








