
Трудові книжки, ЕТК
11.05.2026
Як вносити кадрові записи після оцифрування трудової книжки
До завершення перехідного періоду електронних трудових книжок залишився лише місяць. Уже з 10 червня 2026 року саме електронний реєстр ПФУ стане основним джерелом даних про трудову діяльність працівника. Роботодавцям варто перевірити, чи всі кадрові записи передані до Реєстру, а працівникам – чи коректно відображається їхній стаж. Адже від повноти цих даних напряму залежатимуть майбутні пенсійні права, страховий стаж та підтвердження трудового досвіду

Кадрові записи після цифровізації: як діяти правильно
Закон України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» – встановив облік трудової діяльності в електронній формі у Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування з 10 червня 2021 року.
Також встановлено 5-річний перехідний період з 10.06.2021 до 10.06.2026, під час якого дані з паперових книжок мали бути внесені до електронного реєстру.
Після оцифрування електронна трудова книжка має пріоритет як джерело інформації про трудову діяльність (реєстр застрахованих осіб). Паперова трудова книжка після внесення даних за бажанням працівника повертається йому на зберігання – роботодавець не зобов’язаний її зберігати після передачі скан-копій та оцифрування.
Обов’язки роботодавця після оцифрування
1. Подання даних до Пенсійного фонду
Роботодавець має подати інформацію про трудову діяльність працівника, включаючи ті записи, яких немає в електронному реєстрі (до 10.06.2026 у перехідний період).
Подання здійснюється через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ з використанням КЕП (кваліфікований електронний підпис) або через портал електронних послуг.
Працівник також може самостійно подати свої скан-копії трудової книжки до ПФУ через особистий кабінет застрахованої особи.
2. Перевірка наявності всіх записів та їх коректності
Після оцінки всіх даних роботодавець має:
- перевірити, чи всі періоди трудової діяльності працівника внесені у Реєстр;
- забезпечити подання інформації, якщо її бракує (особливо за періоди до 2004 року – важливо для пенсійних прав).
Внесення інформації про переведення, ранги, нагородження
Незважаючи на перехід в електронний облік, порядок формування і підстави для внесення персональних даних залишаються такими, що визначаються трудовим законодавством та нормами ведення трудових книжок (на перехідному етапі ці дані ще могли фіксуватися в паперовій книжці, а після – обліковуватися в Реєстрі):
1. Переведення на іншу посаду
Внесення такого запису в трудову книжку (за бажанням працівника) здійснюється на підставі наказу про переведення, з точною назвою посади згідно Класифікатора професій України та формулюванням згідно документу.
В електронному реєстрі інформація про переведення фактично відображається через подану інформацію страхувальника (роботодавця) при поданні даних про кадрову подію.
2. Призначення чергового рангу або категорії
Поняття «чергового рангу» використовується, зокрема, у сфері державної служби та деяких професійних категоріях.
Такий факт оформлюється наказом, і він може бути відображений як кадрова подія у системі електронного обліку, якщо це прямо впливає на трудові відносини або є підставою для внесення відомостей згідно наказу. Юридично запис у паперову книжку не обов’язково автоматично дублюється в електронну версію – важливо подати відповідні документи до ПФУ або у кадрові документи роботодавця.
3. Нагородження та заохочення
У окремий розділ «Відомості про нагородження» вносилися дані про державні нагороди та відзнаки України, а в «Відомості про заохочення» – заохочення за успіхи у праці.
В електронному реєстрі ПФУ такі відомості безпосередньо не передаються як нагороди – вони можуть бути подані тільки як частина інформації роботодавця при заповненні даних.
Практичні рекомендації для роботодавця
- Проведіть інвентаризацію даних працівників: визначте, які записи вже в електронному реєстрі, а які – ні.
- Сформуйте і подайте комплект необхідної інформації про трудові події (прийняття, переведення, зміни умов праці, нагородження тощо) до ПФУ через електронну систему.
- Після завершення оцифрування поверніть паперові трудові книжки працівникам під підпис.
Практичні рекомендації для працівника
- Перевіряйте електронну трудову книжку на порталі ПФУ та у своєму особистому кабінеті.
- Якщо якісь записи відсутні, подавайте скан-копії своїх документів самостійно через портал або звертайтеся до роботодавця з відповідною заявою.
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
Читайте більше:
Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026
Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026
Як підтвердити стаж роботи і не втратити пенсію: нові правила з 2 серпня 2026 року
Чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування трудової книжки
Нестандарті ситуації в оцифруванні трудової книжки: розбираємо з експертом
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Судова практика
09.11.2026
Штраф за неподання №20-ОПП: ВC пояснив, коли податкова не має права його застосовувати
Чи можуть оштрафувати за неподання повідомлення за формою №20-ОПП щодо офісних приміщень? Верховний Суд дійшов висновку, що саме по собі неподання форми №20-ОПП не є підставою для штрафу за п. 117.1 ПКУ. У цій же справі суд розглянув особливості оподаткування діяльності онлайн-казино: підтвердив звільнення від РРО/ПРРО за визначених умов та розмежував виграш гравця і повернення його депозиту. Розбираємо ключові висновки суду

Охорона праці
09.11.2026
Постанову про спрощення правил роботи під час «жовтої» тривоги розглянуть вже 12 листопада 2026 року
У Верховній Раді зареєстровано постанову про перегляд обмежень на роботу бізнесу під час жовтого рівня повітряної загрози. Документ зобов’язує Кабмін протягом трьох календарних днів переглянути правила, зокрема дозволити підприємствам працювати без облаштування укриттів за умови добровільної письмової згоди працівників. Водночас кожен працівник матиме право будь-коли припинити роботу та перейти до укриття, а роботодавці повинні й надалі забезпечувати оповіщення, інструктажі та заходи безпеки

Пільги
09.11.2026
Податкова знижка на ЕКЗ та усиновлення: умови та порядок отримання у 2026 році
Громадяни можуть скористатися податковою знижкою та повернути частину ПДФО за витрати на допоміжні репродуктивні технології, зокрема екстракорпоральне запліднення, а також на усиновлення дитини. Знижка застосовується лише до офіційних доходів і в межах визначених лімітів за наявності підтвердних документів

Працевлаштування, переведення
09.11.2026
Чи можна встановити випробування за договором до 12 місяців: консультує Держпраці
Чи можна встановити випробування працівнику, якого приймають за строковим трудовим договором на 9 місяців? За загальним правилом КЗпП випробування не встановлюють, однак під час дії воєнного стану ця заборона не застосовується. Пояснюємо, на які норми законодавства спиратися

Бронювання, критичність
09.11.2026
100% бронювання в обмін на службу: Міноборони поки не має чіткого механізму
100% бронювання працівників в обмін на їхню добровільну службу: прем’єр-міністр раніше озвучив таку можливість для бізнесу. Однак, як випливає з відповіді Міноборони на запит народного депутата Олександра Федієнка, конкретного механізму поки немає. Не визначено ані умов участі підприємств, ані строків служби, ані порядку подальшого бронювання працівників. Тож бізнесу поки незрозуміло, на яких умовах працюватиме ця ініціатива

Військовий збір
09.11.2026
Чи оподатковується ВЗ надміру витрачена сума коштів видана під звіт або на відрядження
Сума надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт, яка не повернута у встановлені законодавством строки, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізичної особи. Отже, такі кошти є об’єктом оподаткування військовим збором

Податкова та фінзвітність
09.11.2026
КІК без доходу: чи потрібен додаток до декларації у 2026 році
Оподаткування прибутку контрольованих іноземних компаній (КІК) залишається однією з найскладніших ділянок податкового обліку для резидентів України. Контролююча особа зобов’язана не лише визначити свою частку у прибутку КІК, а й правильно задекларувати її незалежно від фактичного розподілу доходу. При цьому навіть відсутність прибутку не звільняє від подання звітності

ПДВ
09.11.2026
ПДВ на БПЛА та комплектуючі у 2026 році: роз’яснення ДПС щодо нульової ставки
Чи можна постачати акумулятори, запчастини та комплектуючі для БПЛА за нульовою ставкою ПДВ, а самі дрони й послуги з їх ремонту – без ПДВ? ДПС роз’яснила правила оподаткування операцій виробника безпілотників

Перевірки, штрафи
09.11.2026
Як ДПС проводить камеральну перевірку податкової декларації у 2026 році
Камеральна перевірка податкової декларації або уточнюючого розрахунку проводиться посадовими особами ДПС протягом 30 календарних днів після граничного строку подання звітності. Без спеціального рішення керівництва та без обов’язкової присутності платника податків. У разі виявлення порушень складається акт перевірки, який надсилається платнику податків для ознайомлення та можливого подання заперечень

Документообіг, первинні документи
09.11.2026
Обов’язкові реквізити на первинних документах, що підтверджують витрати ФОП
Первинні документи є основою бухгалтерського обліку та підтвердження господарських операцій підприємства. Законодавство чітко визначає перелік обов’язкових реквізитів, без яких документ може втратити юридичну силу. Водночас у деяких випадках допускається відсутність окремих підписів або даних, якщо це прямо передбачено договором між сторонами. Також Мінфін нагадує про вимоги до оформлення бланків та обов’язкове прокреслення вільних рядків у документах

Заборгованість
09.11.2026
Поворотна фінансова допомога від засновника/директора: чи можна перерахувати з особистої картки на рахунок ТОВ
Чи має право засновник/директор ТОВ (платника ПДВ на загальній системі) перерахувати поворотну фінансову допомогу зі власної особистої картки фізособи за реквізитами IBAN на поточний рахунок підприємства?

Пенсія, соцпільги
09.11.2026
Пенсія до 60 років: хто може скористатися правом на достроковий вихід
Окремі категорії працівників можуть вийти на пенсію за віком раніше 60 років – зокрема, якщо їх звільнили через скорочення штату або зміни в організації виробництва та праці. Але для дострокового призначення пенсії потрібно виконати низку умов: мати необхідний страховий стаж, зареєструватися в центрі зайнятості та не мати підходящої роботи. Розповідаємо, хто має право на дострокову пенсію, які документи потрібно подати та коли її виплату можуть припинити

Торгівля, послуги
09.11.2026
З 1 січня нові правила онлайн-торгівлі алкоголем та тютюновими виробами: ДПС
З 1 січня 2027 року змінюються правила онлайн-продажу алкоголю, пива, тютюнових виробів та електронних сигарет. Для такої торгівлі потрібно буде мати відповідну ліцензію, зареєструвати вебсайт або мобільний додаток у спеціальному Реєстрі ДПС та забезпечити перевірку віку покупця до продажу й під час передавання товару. Податкова також отримає повноваження ініціювати блокування сайтів і додатків у разі порушень. Розбираємо, які вимоги доведеться виконувати продавцям і що потрібно зробити тим, хто вже торгує онлайн

Кадрова робота
09.11.2026
Як документально закріпити рівні умови оплати праці для жінок і чоловіків: консультує Держпраці
Роботодавці мають забезпечувати рівні права та можливості жінок і чоловіків у трудових відносинах, запобігати дискримінації та створювати безпечне робоче середовище. Один зі способів закріпити такі гарантії документально – передбачити відповідні положення в колективному договорі. Мінсоцполітики розробило методичні рекомендації, які допоможуть роботодавцям визначити, які умови та гарантії варто включити до колективних договорів і угод

ФОП
09.11.2026
Звітна нова чи уточнююча декларація за 9 місяців: що подавати ФОП після виправлення помилки
ФОП 3-ї групи виправив помилку в декларації за півріччя через уточнюючу декларацію, але вже подав звітність за 9 місяців. Яку декларацію потрібно подати зараз: «Звітну нову» за 9 місяців чи «Уточнюючу»?

Особи з інвалідністю
09.11.2026
Компенсація за робочі місця для осіб з інвалідністю: що змінилося з 7 листопада
Із 7 листопада 2026 року діють оновлені правила компенсації витрат на облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю. Постанова КМУ №1388 уточнює коло отримувачів допомоги, запроваджує обов’язковий попередній огляд облаштованого робочого місця та встановлює ліміти на придбання комп’ютерної техніки й смартфонів. Також розширено перелік підстав для відмови у виплаті. Розбираємо, хто може отримати компенсацію, які витрати відшкодовують і яких нових вимог мають дотримуватися роботодавці

Охорона праці
09.11.2026
Новий закон про охорону праці підписано Президентом: що зміниться для роботодавців
Законопроєкт №10147 прийнятий у другому читанні Верховною Радою і вже підписаний Президентом. Документ передбачає комплексне оновлення законодавства про охорону праці та запровадження ризикоорієнтованої системи управління безпекою і здоров’ям працівників за європейськими принципами. Для роботодавців це означатиме регулярне оцінювання професійних ризиків, облік потенційно небезпечних інцидентів та посилення відповідальності за безпечні умови праці. У разі ухвалення новий закон має набути чинності через шість місяців після припинення або скасування воєнного стану та замінити чинний Закон «Про охорону праці»

Оренда
09.11.2026
Поліпшили орендоване майно: як обліковувати витрати та нараховувати амортизацію
Якщо орендар модернізує, реконструює або дообладнує орендоване майно, такі витрати не завжди можна одразу включити до витрат звітного періоду. Якщо поліпшення збільшують майбутні економічні вигоди від використання об’єкта, їх капіталізують і обліковують як окремий об’єкт основних засобів групи 9. Для податкової амортизації встановлено мінімальний строк 12 років. Розглянемо, як відображати такі витрати та які податкові різниці застосовувати

Трудові книжки, ЕТК
09.11.2026
ПІБ у трудовій книжці російською мовою: чи потрібно виправляти для оформлення пенсії
Працівник виходить на пенсію і звернувся до ПФУ з трудовою книжкою. ПФУ вимагає внести на титульній сторінці виправлення – зазначити ПІБ українською мовою, хоча в другій половині трудової книжки титульна сторінка вже заповнена українською. На підставі чого потрібно внести зміни?

Створення суб'єкта, зміни
09.11.2026
Власна справа з нуля: як підготувати бізнес-план і отримати грант
Відкрити власну справу – це не лише знайти бізнес-ідею, а й оцінити власні можливості, дослідити потреби ринку та проаналізувати конкурентів. Важливо заздалегідь розрахувати стартові інвестиції, майбутні витрати, потенційний прибуток і визначити, чи знадобиться додаткове фінансування. Усі ці дослідження стануть основою бізнес-плану, який можна подати на розгляд комісії Служби зайнятості для отримання гранту. Розповідаємо, з чого почати підготовку до запуску бізнесу та де отримати допомогу



