Лікарняні для ФОП: як отримати страхові виплати від ПФУ

1. В яких випадках ФОП має право на отримання допомогу за лікарняними від ПФУ
2. Як розрахувати лікарняний для ФОП
3. Документи, які слід підготувати
4. Як подати заяву-розрахунок
5. Звітуємо до ПФУ: повідомлення про виплату коштів застрахованим особам
6. Оподаткування лікарняних
7. Як відобразити лікарняні у звітності
8. Висновки

В яких випадках ФОП має право на отримання допомогу за лікарняними від ПФУ

Право на страхові виплати від ПФУ мають застраховані особи, у тому числі ті, які займаються підприємницькою діяльністю. Це право виникає з настанням страхового випадку в період зайняття підприємницькою діяльністю на підставі ч. 1 ст. 12 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105).

Застрахована особа – це фізична особа, яка відповідно до законодавства підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню і сплачує (сплачувала) та / або за яку сплачується чи сплачувався у встановленому законом порядку єдиний внесок.

Отже, якщо підприємець скористався пільгами і не сплачував ЄСВ, то отримати лікарняні він не зможе. Право на отримання матеріального забезпечення ФОП набуде тільки після сплати єдиного внеску. При цьому сплатити ЄСВ слід хоча б за 2 місяці: за місяць настання страхового випадку та за останній місяць в розрахунковому періоді (див. лист ПФУ від 29.09.2023 №36419-41846/У-03/8-2800/23).

Увага! Без сплати ЄСВ підприємець не може отримати допомогу за лікарняними

Однак не завжди сплата ЄСВ дає змогу отримати страхові виплати від ПФУ. Для фізичної особи-підприємця, яка одночасно є найманим працівником законодавством не передбачена сплата ЄСВ «за себе». ФОП, які мають основне місце роботи, можуть бути платниками єдиного внеску тільки за умови якщо роботодавець сплатив страховий внесок за таких осіб у розмірі менше мінімального страхового внеску (ч. 6 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»; далі – Закон про ЄСВ). Добровільна сплата ЄСВ для таких ФОП законодавством не передбачена.

Сплачений ЄСВ таким підприємцем вважається надлишково або помилково сплаченим. Тож, навіть за умови перерахування ЄСВ до бюджету, для такого підприємця відсутні законодавчі підстави для отримання лікарняних.

Увага! Підприємці, які одночасно є найманими працівниками, не можуть отримати лікарняні як ФОП

Як розрахувати лікарняний для ФОП

Розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності обчислюється, виходячи із доходу ФОП, з якого сплачено ЄСВ. Тобто допомога за лікарняним обчислюється на підставі даних додатку 1 до Податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця, форма якої затверджена наказом Мінфіну від 19.06.2015 №578 «Про затвердження форм податкових декларацій платника єдиного податку».

Середньоденний дохід обчислюється шляхом ділення нарахованого за розрахунковий період доходу, на який нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів в розрахунковому періоді (п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266; далі – Порядок №1266).

У загальному випадку розрахунковий період для обчислення допомоги – 12 місяців, що передують настанню страхового випадку.

Наприклад, для лікарняного відкритого у травні 2026 року, розрахунковий період травень 2025 – квітень 2026 р.

З розрахункового періоду виключається періоди, коли ФОП був звільнений від сплати ЄСВ відповідно до ч. 6 ст. 4 Закону про ЄСВ. Тобто з розрахунку слід виключити всі місяці, коли роботодавець сплачував ЄСВ за ФОП в розмірі не менше ніж мінімальному. При цьому маються на увазі роботодавці, перераховані в п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ. Зокрема, роботодавцем вважаються і організації, які виплачують допомогу при народженні дитини, допомогу по догляду за дитиною до досягнення однорічного віку, військові частини, які виплачують грошове забезпечення тощо.

Увага! Періоди, за які ЄСВ сплачувався роботодавцем, підлягають виключенню з розрахункового періоду, якщо страховий випадок настав після 01.05.2026 року.

Середньоденна допомога визначається за формулою:

сер.доп. = Дохід ФОП : календ.дн., де

1. Дохід ФОП – це загальна сума за розрахунковий період, з якої сплачений ЄСВ,
2. календ.дн. – кількість днів в розрахунковому періоді.

До цієї суми потрібно застосувати коефіцієнт залежно від загального страхового стажу:

1. 50%, якщо загальний стаж до 3-х років;
2. 60 % – від 3 до 5 років
3. 70 % – від 5 до 8 років
4. 100% – більше 8 років.

Лікарняний оплачується з шостого дня за рахунок ПФУ. Перші п’ять днів непрацездатності підприємець сам собі не оплачує.

При розрахунку допомоги за лікарняним зверніть увагу на наявність страхового стажу за останні 12 місяців.

Якщо страховий стаж за останній рік менше 6 місяців, застосовуйте обмеження:

1. допомога по тимчасовій непрацездатності розраховується виходячи з нарахованого доходу, з якого сплачений ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку (п. 1 ч. 4 ст. 12 Закону №1105).

Для цього середньоденну допомогу розраховану з фактичного доходу порівняйте з денною мінімальною зарплатою, яка діяла на момент настання страхового випадку. У 2026 році така величина складає: 8647 грн : 30,44 = 284,07 грн.

Допомога оплачується за меншою величиною.

Існує й верхня межа для лікарняних, яка застосовується незалежно від страхового стажу.

Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності в розрахунку на місяць не повинна перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачено страхові внески. У 2026 році середньоденна допомога не може перевищувати: 172940 грн : 30,44 = 5681,34 грн

Документи, які слід підготувати

Для отримання допомоги за лікарняним ФОП має відкрити в будь-якому банку окремий спеціальний рахунок для зарахування лікарняних і зібрати пакет документів. До ПФУ слід надати:

1. копії звітної Податкової декларації за 2025 та декларації за 2026 рік зі статусом «Довідкова». Довідкова декларація подається за період січень – місяць відкриття лікарняного. Якщо ФОП у 2026 році перебував на спрощеній системі оподаткування та на загальній, слід подавати дві довідкові декларації. У декларації не заповнюють показники по доходу, а лише декларують сплату ЄСВ;
2. довідку про відсутність заборгованості зі сплати ЄСВ. Заяву про надання Довідки про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи для отримання інформації про відсутність заборгованості (ідентифікатор форми F1300306) можна подати у паперовій формі до ДПІ за основним місцем обліку або в електронній формі через приватну частину електронного кабінету. В окремих випадках достатньо надати квитанції про сплату ЄСВ за розрахунковий період та місяць настання лікарняного;
3. довідку про відкриття окремого спеціального рахунку для зарахування лікарняних (рахунок 2604);
4. витяг з ЄДР про реєстрацію ФОП (або свідоцтво про реєстрацію);
5. копію довідки ОК-7. Довідку слід формувати через деякий час після подання довідкової декларації, щоб був зарахований відповідний страховий стаж.

Бажано також додати довідку в довільній формі, де зазначений розрахунок суми допомоги за лікарняним і рішення ФОП про призначення лікарняних.

Детальніше як отримати документи читайте у статті «Декретні для ФОП: приклади та умови нарахування допомоги від ПФУ»

Як подати заяву-розрахунок

Заява-розрахунок для отримання лікарняних від ПФУ подається в електронному вигляді через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ або в паперовому вигляді в найближчому сервісному центрі.

Увійдіть в особистий кабінет за допомогою електронного підпису. У меню зліва зайдіть у розділ «Заяви-розрахунки» та натисніть кнопку «Створити нову».

Додайте інформацію в поля форми заяви. Тип ЗР обирайте «ЕРЛН» для є-лікарняного або «Паперові документи», якщо лікарняний в паперовому вигляді. Номер Додатку ЗР – Додаток 1.

На екрані з’явиться форма у якій відображені дані лікарняного.

Увага! У заяву-розрахунок потрапляють лише ті лікарняні, виплати за якими відшкодовує Пенсійний фонд

Натисніть на «олівець» та внесіть інформацію за лікарняним. Далі оберіть опцію «Сформувати заяву-розрахунок». Підпишіть заяву-розрахунок за допомогою електронного підпису та відправте до ПФУ.

Звітуємо до ПФУ: повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

Протягом 30 днів з дня зарахування коштів від ПФУ на окремий рахунок, ФОП має подати до ПФУ повідомлення про виплату коштів.

Щоб подати повідомлення, зайдіть в особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ та на панелі ліворуч оберіть опцію «Заяви-розрахунки та створення повідомлень про виплату коштів застрахованим особам».

Натисніть кнопку «Пошук» і оберіть заяву, за якою потрібно подати повідомлення про виплату коштів. Повідомлення можливо сформувати лише в разі якщо заява-розрахунок має статус «Оплачено».

У полі «Додаток про тимчасову непрацездатність» оберіть потрібний лікарняний та натисніть «Створити повідомлення». У формі, що відкриється, натисніть олівець біля номера лікарняного. Система автоматично «підтягне» суми виплат. Заповніть інші обов’язкові поля та натисніть «Продовжити».

Після цього натисніть «Сформувати повідомлення». Повідомлення підпишіть кваліфікованим електронним підписом та відправте до ПФУ.

Повідомлення також можна подати в паперовому вигляді до сервісного центру ПФУ або направити поштовим відправленням.

Оподаткування лікарняних

Якщо фізична особа – підприємець отримує інші доходи, ніж від провадження підприємницької діяльності, такі доходи оподатковуються за загальними правилами, встановленими Податковим кодексом України (далі – ПКУ) для платників податку – фізичних осіб (п. 177.6 ПКУ). Проте, тривалий час податківці надавали роз’яснення, що ПФУ є податковим агентом щодо доходу у вигляді лікарняних, виплачених ФОП.

Однак, на практиці ПФУ перераховує суму лікарняних на рахунок ФОП без утримання ПДФО та військового збору.

Ми направили запит до ДПС і отримали відповідь, що самозайнята особа є щодо себе одночасно страхувальником і застрахованою особою, самостійно нараховує виплати, пов'язані з тимчасовою втратою працездатності, отримує фінансування на спеціальний рахунок і як податковий агент, зобов'язана своєчасно та в повному обсязі нараховувати, утримувати та сплачувати до бюджету податок на доходи фізичних осіб та військовий збір (лист ДПС від 12.08.2025 №874/2/99-00-24-01-03-02).

Тож ФОП з суми лікарняних підприємець має сплатити до бюджету ПДФО за ставкою 18% та військовий збір – 5%.

Сума лікарняного не включається до доходу ФОП, тож ЄСВ на лікарняні ФОП не нараховує.

Як відобразити лікарняні у звітності

Податківці в ЗІР, категорія 103.25 наголошують, що самозайнята особа, яка отримує лікарняні від ПФУ, є для себе страхувальником та податковим агентом. Тому ФОП зобов’язана відобразити отриманий дохід в Об’єднаній звітності. В Додатку 4ДФ:

1. в графах 3а та 3 – сума отриманої допомоги за листком непрацездатності;
2. в графах 4а та 4 зазначається сума сплаченого ПДФО;
3. в графах 5а та 5 – перерахований до бюджету військовий збір;
4. в графі 6 – ознака доходу «127».

Висновки

1. Якщо підприємець скористався пільгою і не сплачував ЄСВ, то отримати лікарняні він не зможе. Право на отримання матеріального забезпечення ФОП набуде тільки після сплати єдиного внеску.
2. Розмір допомоги по тимчасовій непрацездатності обчислюється, виходячи із доходу ФОП, з якого сплачено ЄСВ і залежить від страхового стажу.
3. Лікарняний оплачується з шостого дня за рахунок ПФУ. Перші п’ять днів непрацездатності підприємець сам собі не оплачує.
4. При розрахунку допомоги враховується як загальний страховий стаж, так і стаж за останні 12 календарних місяців.
5. Допомога з тимчасової непрацездатності оподатковується ПДФО та військовим збором.

Шаблони та зразки документів:

Заява-розрахунок до ПФУ

Заява про надання довідки про сплату ЄСВ (ФОП)

Податкова декларація платника єдиного податку - фізичної особи - підприємця (з 31.01.2025)

Заява про надання довідки про відсутність заборгованості з платежів, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи

Читайте більше:

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Заповнення заяви-розрахунку лікарняних в паперовій формі

Приклади заповнення 4ДФ щомісячного Податкового розрахунку

Е-лікарняні для працівників ФОП у 2026 році: чому не формуються і що робити

Е-лікарняні «зависли»: проблеми з формуванням у працівників ФОПів

Як ФОПу отримати декретні у сумі понад 71 000 грн у 2026 році

ФОП отримав «свої» лікарняні: хто сплачує ПДФО, військовий збір та ЄСВ