Помер працівник: дії роботодавця

1. Коли видавати наказ про припинення трудових відносин з померлим працівником
2. Що робити з трудовою книжкою померлого працівника
3. Кому видати заробітну плату померлого працівника
4. Допомога на поховання
5. Помер працівник: як заповнити додатки Д5, Д1, 4ДФ Податкового розрахунку
6. Висновки

Коли видавати наказ про припинення трудових відносин з померлим працівником

Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є:

1. свідоцтво про смерть, видане ДРАЦС, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради;
2. рішення суду.

Зазвичай, роботодавець отримує від родичів померлого свідоцтво про смерть працівника. Якщо у померлого не було родичів, роботодавець має самостійно звертатися до всіх органів, в яких могла відбуватися реєстрація смерті працівника (останнє місце реєстрації, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання).

На підставі отриманих документів видається наказ про припинення трудового договору. Підстава для припинення – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) – смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим. Наприклад:

Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю працівника, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, незалежно від дати видання наказу.

Якщо працівник помер у той день, коли за графіком у нього був вихідний, або під час перебування у відпустці, під час хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи.

Що робити з трудовою книжкою померлого працівника

Якщо працівник був прийнятий на роботу до 10.06.2021 і трудова книжка зберігається у роботодавця, то на підставі наказу про припинення трудового договору до неї вносять запис про припинення трудового договору. У графі 2 (колонка «Дата») зазначається дата припинення трудового договору (число, місяць, рік смерті працівника згідно зі свідоцтвом про смерть). У графі 3 – «Припинено трудовий договір у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП». У графі 4 зазначаємо документ, що став підставою для внесення запису (наказ, розпорядження та ін.), його дату і номер.

Трудова книжка померлого працівника видається найближчим родичам під підпис або на їх прохання (за заявою) надсилається поштою. Якщо по трудову книжку ніхто не звернувся, її необхідно зберігати протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після спливу цього строку незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років. Після спливу цього строку трудову можна знищити.

Кому видати заробітну плату померлого працівника

У разі припинення дії трудового договору із померлим працівником роботодавець має провести остаточний розрахунок. До його складу входять зарплата за відпрацьований до дати смерті час, що не отримана за життя, грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 83 КЗпП) та лікарняні.

За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу України суми заробітної плати та інших виплаті, не одержані померлим за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності – входять до складу спадщини.

За ст. 3 Сімейного кодексу України сім'ю складають особи, які одночасно:

1. спільно проживають;
2. пов'язані спільним побутом;
3. мають взаємні права та обов'язки.

Отже, виплатити остаточний розрахунок померлого працівника можна члену сім'ї померлого, який підходить під вищезгадані вимоги на підставі наданої ним заяви на виплату та копії підтвердних документів. За відсутністю членів сім’ї виплата остаточного розрахунку померлого працівника проводиться спадкоємцю. Документом, який підтверджує право особи на спадщину від померлого, є свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону України від 02.09.1993 №3425-ХІІ «Про нотаріат».

Допомога на поховання

Допомога на поховання застрахованої особи призначається члену сім’ї померлого або особі, яка здійснила поховання. Перелік таких осіб систематизовано в ст. 20 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105).

Допомога надається на підставі заяви особи, яка здійснила поховання, документа, що посвідчує особу, та витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання або довідки про смерть.

У 2026 році розмір допомоги на поховання становить

1. до 13.03.2026 – 4100 грн (п. 1 постанови правління ПФУ від 26.12.2022 №29-1 «Про встановлення розміру допомоги на поховання»);
2. з 13.03.2026 – 8500 грн (п. 1 постанова ПФУ від 06.02.2026 №6-1 «Про встановлення розміру допомоги на поховання»).

Допомогу на поховання від ПФУ, можна отримати тільки якщо працівник не отримував пенсію (в тому числі і по інвалідності).

Рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (наказ керівника або протокол комісії чи уповноваженої особи). Допомога призначається не пізніше дня, що настає за днем звернення. Заява-розрахунок формується в електронній формі не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення.

Допомога виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від ПФУ.

Зверніть увагу! Термін звернення – не пізніше шести календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (п. 5 ст. 24 Закону №1105)

Впродовж місяця з дня проведення виплати страхувальнику (роботодавцю) треба подати повідомлення про проведення страхових виплат. Оперативно подати повідомлення можна в електронному вигляді на вебпорталі електронних послуг ПФУ (див. інструкцію).

Помер працівник: як заповнити додатки Д5, Д1, 4ДФ Податкового розрахунку

Припинення трудового договору насамперед треба показати в Д5, а остаточний розрахунок – в Д1 та 4ДФ.

Наприклад, працівник загинув 10.09.2025, а інформація надійшла до роботодавця 18.01.2026.

Відповідно наказ про припинення трудових відносин видається реальною датою – 18.01.2026. Дата припинення трудових відносин – 10.09.2025.

В такій ситуації відобразити інформацію «заднім» числом про припинення трудових відносин у Податковому розрахунку за січень 2026 року не можна, бо це подія минулого податкового періоду.

Тобто, потрібно внести цю інформацію «заднім» числом «Уточнюючим» податковим розрахунком за вересень 2025 року. Таким чином в Додатку 5 зазначають наступні дані:

1. у графі 10 зазначається дата закінчення трудових відносин (дата смерті, зазначена у свідоцтві – 10.09.2025);
2. у графі 16 – дату і номер наказу, згідно з яким проведено звільнення (18.01.2026);
3. у графі 17 – підставу – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
4. у графі 20 потрібно проставити ознаку 0 – рядок на додавання (оскільки це буде «Уточнюючий» додаток 5).

Щоб правильно відобразити інформацію щодо померлого працівника в Д1 «Уточнюючого» Податкового розрахунку за вересень 2025 року треба відкоригувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у вересні 2025 року. Для цього в «Уточнюючому» Д1 грудня формуєте два рядки:

1. 1й – на вилучення рядка з ІПН померлого працівника із зазначенням в графі 14 кількості днів перебування в трудових відносинах – 30, а в графі 25 проставляється помітка «1»;
2. 2й – на додавання вноситься вірний запис з ІПН померлого працівника, в графі 14 – 10 к.дн. перебування у трудових відносинах, а в графі 25 проставляється помітка «0».

Відповідно, потрібно провести аналогічні уточнення в Д1 жовтня, листопаду та грудня 2025 року шляхом подання «Уточнюючого» податкового розрахунку за кожен з цих місяців.

Остаточний розрахунок з померлим працівником відображаємо в Д1 та 4ДФ податкового розрахунку за січень 2026 року. Із суми остаточного розрахунку померлого працівнику утримується ПДФО та військовий збір.

В 4ДФ за січень 2026 року сума остаточного розрахунку із померлим працівником, що виплачується членам сім’ї померлого працівника відображається за ознакою доходу «101» із зазначенням ІПН такого померлого працівника (ЗІР, категорія 103.25).

Допомога на поховання від ПФУ не оподатковується ПДФО, відповідно і військовим збором (пп. «а» пп. 165.1.22 Податкового кодексу України, далі – ПКУ):

1. до 13.03.2026 – 4100 грн;
2. з 13.03.2026 – 8500 грн.

Також допомога на поховання може бути надана роботодавцем за останнім місцем роботи померлого працівника. У 2026 році така допомога не оподатковується в сумі – 9320 грн (пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ). Допомога на поховання відображається в 4ДФ за ІПН отримувача (члена сім’ї) за ознакою доходу «146».

На виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах (ЗІР, категорія 201.04.01). Відповідно, нарахування остаточного розрахунку відображається в Д1 січня 2026 року як звичайна зарплатна виплата за ІПН померлого працівника. У графі 9 проставляється тип нарахування 1, а у графі 10 – місяць припинення трудового договору, тобто вересень 2025 року. А от допомога на поховання працівника, яка виплачується родичам померлого працівника, не включається до бази нарахування ЄСВ (ЗІР, категорія 201.04.01). Відповідно ця сума в Д1 не відображається.

Висновки

1. Припинення трудового договору із померлим працівником оформлюється наказом роботодавця на підставі отриманих документів, що засвідчують дату смерті працівника.
2. Роботодавець має нарахувати остаточний розрахунок із померлим працівником та виплатити його члену сім’ї чи спадкоємцям.
3. Дата припинення трудових відносин із померлим працівником має відобразитися у Д5, а остаточний розрахунок в Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)

Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою

Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого

Заява від родича померлого працівника

Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки

Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання

Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника

Cлужбова записка про звільнення працівника у зв'язку зі смертю

Заява-розрахунок до ПФУ

Читайте більше:

Борг перед померлим ФОП: дії та податкові наслідки

Померлий працівник заборгував підзвітні кошти: як бути

Допомога на поховання: від призначення до (не)оподаткування

Виплати померлому працівнику: як правильно оформити та оподаткувати

Трудова книжка померлого працівника: чи потрібно передавати сканкопії до ПФУ

Коли спадкоємці не з'являються: як правильно оформити зарплату померлого працівника