
Кадрова робота
16.10.2026
Помер працівник: звільнення, остаточний розрахунок і звітність у 2026 році
Як оформити припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника у 2026 році? Порядок видання наказу, виплата остаточного розрахунку, допомога на поховання, записи у трудовій книжці та заповнення додатків Д5, Д1 і 4ДФ Податкового розрахунку

- Коли видавати наказ про припинення трудових відносин з померлим працівником
- Що робити з трудовою книжкою померлого працівника
- Кому видати заробітну плату померлого працівника
- Допомога на поховання працівника від ПФУ
- Помер працівник: як заповнити додатки Д5, Д1, 4ДФ Податкового розрахунку
- Висновки
Коли видавати наказ про припинення трудових відносин з померлим працівником
Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є:
- свідоцтво про смерть, видане ДРАЦС, виконавчим органом сільської, селищної чи міської (крім міст обласного значення) ради;
- рішення суду.
Зазвичай, роботодавець отримує від родичів померлого свідоцтво про смерть працівника. Якщо у померлого не було родичів, роботодавець має самостійно звертатися до всіх органів, в яких могла відбуватися реєстрація смерті працівника (останнє місце реєстрації, за місцем настання смерті чи виявлення трупа або за місцем поховання).
На підставі отриманих документів видається наказ про припинення трудового договору. Підстава для припинення – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) – смерть працівника, визнання його судом безвісно відсутнім або оголошення померлим. Наприклад:
Трудовий договір припинено у зв’язку зі смертю працівника, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
Датою припинення трудового договору є дата смерті працівника, незалежно від дати видання наказу
Якщо працівник помер у той день, коли за графіком у нього був вихідний, або під час перебування у відпустці, під час хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи.
Що робити з трудовою книжкою померлого працівника
Якщо працівник був прийнятий на роботу до 10.06.2021 і трудова книжка зберігається у роботодавця, то на підставі наказу про припинення трудового договору до неї вносять запис про припинення трудового договору:
- У графі 2 (колонка «Дата») зазначається дата припинення трудового договору (число, місяць, рік смерті працівника згідно зі свідоцтвом про смерть). У графі 3 – «Припинено трудовий договір у зв’язку зі смертю, п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП».
- У графі 4 зазначаємо документ, що став підставою для внесення запису (наказ, розпорядження та ін.), його дату і номер.
Трудова книжка померлого працівника видається найближчим родичам під підпис або на їх прохання (за заявою) надсилається поштою.
Якщо по трудову книжку ніхто не звернувся, її необхідно зберігати протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після спливу цього строку незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років. Після спливу цього строку трудову можна знищити.
Кому видати заробітну плату померлого працівника
У разі припинення дії трудового договору із померлим працівником роботодавець має провести остаточний розрахунок. До його складу входять:
- зарплата за відпрацьований до дати смерті час, що не отримана за життя,
- грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ст. 83 КЗпП),
- лікарняні.
За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу України суми заробітної плати та інших виплаті, не одержані померлим за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності – входять до складу спадщини.
За ст. 3 Сімейного кодексу України сім'ю складають особи, які одночасно:
- спільно проживають;
- пов'язані спільним побутом;
- мають взаємні права та обов'язки.
Отже, виплатити остаточний розрахунок померлого працівника можна члену сім'ї померлого, який підходить під вищезгадані вимоги на підставі наданої ним заяви на виплату та копії підтвердних документів.
За відсутністю членів сім’ї виплата остаточного розрахунку померлого працівника проводиться спадкоємцю. Документом, який підтверджує право особи на спадщину від померлого, є свідоцтво про право на спадщину, видане відповідно до Закону України від 02.09.1993 №3425-ХІІ «Про нотаріат».
Допомога на поховання працівника від ПФУ
Допомога на поховання застрахованої особи призначається члену сім’ї померлого або особі, яка здійснила поховання. Перелік таких осіб систематизовано в ст. 20 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105).
Допомога надається на підставі заяви особи, яка здійснила поховання, документа, що посвідчує особу, та витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про смерть для отримання допомоги на поховання або довідки про смерть.
У 2026 році розмір допомоги на поховання від ПФУ становить:
- з 13.03.2026 – 8500 грн (п. 1 постанова ПФУ від 06.02.2026 №6-1 «Про встановлення розміру допомоги на поховання»).
Допомогу на поховання від ПФУ, можна отримати тільки якщо працівник не отримував пенсію (в тому числі і по інвалідності).
Рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (наказ керівника або протокол комісії чи уповноваженої особи). Допомога призначається не пізніше дня, що настає за днем звернення.
Заява-розрахунок формується в електронній формі не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття рішення про призначення.
Допомога виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від ПФУ.
Зверніть увагу! Термін звернення – не пізніше шести календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (п. 5 ст. 24 Закону №1105)
Впродовж місяця з дня проведення виплати страхувальнику (роботодавцю) треба подати повідомлення про проведення страхових виплат. Оперативно подати повідомлення можна в електронному вигляді на вебпорталі електронних послуг ПФУ (див. інструкцію).
Помер працівник: як заповнити додатки Д5, Д1, 4ДФ Податкового розрахунку
Припинення трудового договору насамперед треба показати в Д5, а остаточний розрахунок – в Д1 та 4ДФ.
Наприклад
Працівник загинув 10.07.2026, а інформація надійшла до роботодавця 18.10.2026.
Відповідно наказ про припинення трудових відносин видається реальною датою – 18.10.2026. Дата припинення трудових відносин – 10.07.2026.
В такій ситуації відобразити інформацію «заднім» числом про припинення трудових відносин у Податковому розрахунку за жовтень 2026 року не можна, бо це подія минулого податкового періоду.
Тобто, потрібно внести цю інформацію «заднім» числом «Уточнюючим» податковим розрахунком за липень 2026 року. Таким чином в Додатку 5 зазначають наступні дані:
- у графі 10 зазначається дата закінчення трудових відносин (дата смерті, зазначена у свідоцтві – 10.07.2026);
- у графі 16 – дату і номер наказу, згідно з яким проведено звільнення (18.10.2026);
- у графі 17 – підставу – п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП;
- у графі 20 потрібно проставити ознаку 0 – рядок на додавання (оскільки це буде «Уточнюючий» додаток 5).
Щоб правильно відобразити інформацію щодо померлого працівника в Д1 «Уточнюючого» Податкового розрахунку за липень 2026 року треба відкоригувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у липні 2026 року. Для цього в «Уточнюючому» Д1 липня формуєте два рядки:
- 1й – на вилучення рядка з ІПН померлого працівника із зазначенням в графі 14 кількості днів перебування в трудових відносинах – 31, а в графі 25 проставляється помітка «1»;
- 2й – на додавання вноситься вірний запис з ІПН померлого працівника, в графі 14 – 10 к.дн. перебування у трудових відносинах, а в графі 25 проставляється помітка «0».
Відповідно, потрібно провести аналогічні уточнення в Д1 серпня, вересня 2026 року шляхом подання «Уточнюючого» податкового розрахунку за кожен з цих місяців.
Остаточний розрахунок з померлим працівником відображаємо в Д1 та 4ДФ податкового розрахунку за жовтень 2026 року. Із суми остаточного розрахунку померлого працівнику утримується ПДФО та військовий збір.
В 4ДФ за жовтень 2026 року сума остаточного розрахунку із померлим працівником, що виплачується членам сім’ї померлого працівника відображається за ознакою доходу «101» із зазначенням ІПН такого померлого працівника (ЗІР, категорія 103.25).
Допомога на поховання від ПФУ не оподатковується ПДФО, відповідно і військовим збором (пп. «а» пп. 165.1.22 Податкового кодексу України, далі – ПКУ):
- з 13.03.2026 – 8500 грн.
Також допомога на поховання може бути надана роботодавцем за останнім місцем роботи померлого працівника. У 2026 році така допомога не оподатковується в сумі – 9320 грн (пп. «б» пп. 165.1.22 ПКУ). Допомога на поховання відображається в 4ДФ за ІПН отримувача (члена сім’ї) за ознакою доходу «146».
На виплати, які нараховані померлому працівнику за період, який закінчується днем його смерті, ЄСВ нараховується та сплачується на загальних підставах (ЗІР, категорія 201.04.01). Відповідно, нарахування остаточного розрахунку відображається в Д1 жовтня 2026 року як звичайна зарплатна виплата за ІПН померлого працівника. У графі 9 проставляється тип нарахування 1, а у графі 10 – місяць припинення трудового договору, тобто липень 2026року. А от допомога на поховання працівника, яка виплачується родичам померлого працівника, не включається до бази нарахування ЄСВ (ЗІР, категорія 201.04.01). Відповідно ця сума в Д1 не відображається.
Висновки
- Припинення трудового договору із померлим працівником оформлюється наказом роботодавця на підставі отриманих документів, що засвідчують дату смерті працівника.
- Роботодавець має нарахувати остаточний розрахунок із померлим працівником та виплатити його члену сім’ї чи спадкоємцям.
- Дата припинення трудових відносин із померлим працівником має відобразитися у Д5, а остаточний розрахунок в Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку.
Шаблони та зразки документів:
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)
Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою
Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого
Заява від родича померлого працівника
Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки
Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання
Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника
Cлужбова записка про звільнення працівника у зв'язку зі смертю
Читайте більше:
Борг перед померлим ФОП: дії та податкові наслідки
Померлий працівник заборгував підзвітні кошти: як бути
Допомога на поховання: від призначення до (не)оподаткування
Виплати померлому працівнику: як правильно оформити та оподаткувати
Трудова книжка померлого працівника: чи потрібно передавати сканкопії до ПФУ
Коли спадкоємці не з'являються: як правильно оформити зарплату померлого працівника
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Судова практика
09.11.2026
Штраф за неподання №20-ОПП: ВC пояснив, коли податкова не має права його застосовувати
Чи можуть оштрафувати за неподання повідомлення за формою №20-ОПП щодо офісних приміщень? Верховний Суд дійшов висновку, що саме по собі неподання форми №20-ОПП не є підставою для штрафу за п. 117.1 ПКУ. У цій же справі суд розглянув особливості оподаткування діяльності онлайн-казино: підтвердив звільнення від РРО/ПРРО за визначених умов та розмежував виграш гравця і повернення його депозиту. Розбираємо ключові висновки суду

Охорона праці
09.11.2026
Постанову про спрощення правил роботи під час «жовтої» тривоги розглянуть вже 12 листопада 2026 року
У Верховній Раді зареєстровано постанову про перегляд обмежень на роботу бізнесу під час жовтого рівня повітряної загрози. Документ зобов’язує Кабмін протягом трьох календарних днів переглянути правила, зокрема дозволити підприємствам працювати без облаштування укриттів за умови добровільної письмової згоди працівників. Водночас кожен працівник матиме право будь-коли припинити роботу та перейти до укриття, а роботодавці повинні й надалі забезпечувати оповіщення, інструктажі та заходи безпеки

Пільги
09.11.2026
Податкова знижка на ЕКЗ та усиновлення: умови та порядок отримання у 2026 році
Громадяни можуть скористатися податковою знижкою та повернути частину ПДФО за витрати на допоміжні репродуктивні технології, зокрема екстракорпоральне запліднення, а також на усиновлення дитини. Знижка застосовується лише до офіційних доходів і в межах визначених лімітів за наявності підтвердних документів

Працевлаштування, переведення
09.11.2026
Чи можна встановити випробування за договором до 12 місяців: консультує Держпраці
Чи можна встановити випробування працівнику, якого приймають за строковим трудовим договором на 9 місяців? За загальним правилом КЗпП випробування не встановлюють, однак під час дії воєнного стану ця заборона не застосовується. Пояснюємо, на які норми законодавства спиратися

Бронювання, критичність
09.11.2026
100% бронювання в обмін на службу: Міноборони поки не має чіткого механізму
100% бронювання працівників в обмін на їхню добровільну службу: прем’єр-міністр раніше озвучив таку можливість для бізнесу. Однак, як випливає з відповіді Міноборони на запит народного депутата Олександра Федієнка, конкретного механізму поки немає. Не визначено ані умов участі підприємств, ані строків служби, ані порядку подальшого бронювання працівників. Тож бізнесу поки незрозуміло, на яких умовах працюватиме ця ініціатива

Військовий збір
09.11.2026
Чи оподатковується ВЗ надміру витрачена сума коштів видана під звіт або на відрядження
Сума надміру витрачених коштів, отриманих на відрядження або під звіт, яка не повернута у встановлені законодавством строки, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу фізичної особи. Отже, такі кошти є об’єктом оподаткування військовим збором

Податкова та фінзвітність
09.11.2026
КІК без доходу: чи потрібен додаток до декларації у 2026 році
Оподаткування прибутку контрольованих іноземних компаній (КІК) залишається однією з найскладніших ділянок податкового обліку для резидентів України. Контролююча особа зобов’язана не лише визначити свою частку у прибутку КІК, а й правильно задекларувати її незалежно від фактичного розподілу доходу. При цьому навіть відсутність прибутку не звільняє від подання звітності

ПДВ
09.11.2026
ПДВ на БПЛА та комплектуючі у 2026 році: роз’яснення ДПС щодо нульової ставки
Чи можна постачати акумулятори, запчастини та комплектуючі для БПЛА за нульовою ставкою ПДВ, а самі дрони й послуги з їх ремонту – без ПДВ? ДПС роз’яснила правила оподаткування операцій виробника безпілотників

Перевірки, штрафи
09.11.2026
Як ДПС проводить камеральну перевірку податкової декларації у 2026 році
Камеральна перевірка податкової декларації або уточнюючого розрахунку проводиться посадовими особами ДПС протягом 30 календарних днів після граничного строку подання звітності. Без спеціального рішення керівництва та без обов’язкової присутності платника податків. У разі виявлення порушень складається акт перевірки, який надсилається платнику податків для ознайомлення та можливого подання заперечень

Документообіг, первинні документи
09.11.2026
Обов’язкові реквізити на первинних документах, що підтверджують витрати ФОП
Первинні документи є основою бухгалтерського обліку та підтвердження господарських операцій підприємства. Законодавство чітко визначає перелік обов’язкових реквізитів, без яких документ може втратити юридичну силу. Водночас у деяких випадках допускається відсутність окремих підписів або даних, якщо це прямо передбачено договором між сторонами. Також Мінфін нагадує про вимоги до оформлення бланків та обов’язкове прокреслення вільних рядків у документах

Заборгованість
09.11.2026
Поворотна фінансова допомога від засновника/директора: чи можна перерахувати з особистої картки на рахунок ТОВ
Чи має право засновник/директор ТОВ (платника ПДВ на загальній системі) перерахувати поворотну фінансову допомогу зі власної особистої картки фізособи за реквізитами IBAN на поточний рахунок підприємства?

Пенсія, соцпільги
09.11.2026
Пенсія до 60 років: хто може скористатися правом на достроковий вихід
Окремі категорії працівників можуть вийти на пенсію за віком раніше 60 років – зокрема, якщо їх звільнили через скорочення штату або зміни в організації виробництва та праці. Але для дострокового призначення пенсії потрібно виконати низку умов: мати необхідний страховий стаж, зареєструватися в центрі зайнятості та не мати підходящої роботи. Розповідаємо, хто має право на дострокову пенсію, які документи потрібно подати та коли її виплату можуть припинити

Торгівля, послуги
09.11.2026
З 1 січня нові правила онлайн-торгівлі алкоголем та тютюновими виробами: ДПС
З 1 січня 2027 року змінюються правила онлайн-продажу алкоголю, пива, тютюнових виробів та електронних сигарет. Для такої торгівлі потрібно буде мати відповідну ліцензію, зареєструвати вебсайт або мобільний додаток у спеціальному Реєстрі ДПС та забезпечити перевірку віку покупця до продажу й під час передавання товару. Податкова також отримає повноваження ініціювати блокування сайтів і додатків у разі порушень. Розбираємо, які вимоги доведеться виконувати продавцям і що потрібно зробити тим, хто вже торгує онлайн

Кадрова робота
09.11.2026
Як документально закріпити рівні умови оплати праці для жінок і чоловіків: консультує Держпраці
Роботодавці мають забезпечувати рівні права та можливості жінок і чоловіків у трудових відносинах, запобігати дискримінації та створювати безпечне робоче середовище. Один зі способів закріпити такі гарантії документально – передбачити відповідні положення в колективному договорі. Мінсоцполітики розробило методичні рекомендації, які допоможуть роботодавцям визначити, які умови та гарантії варто включити до колективних договорів і угод

ФОП
09.11.2026
Звітна нова чи уточнююча декларація за 9 місяців: що подавати ФОП після виправлення помилки
ФОП 3-ї групи виправив помилку в декларації за півріччя через уточнюючу декларацію, але вже подав звітність за 9 місяців. Яку декларацію потрібно подати зараз: «Звітну нову» за 9 місяців чи «Уточнюючу»?

Особи з інвалідністю
09.11.2026
Компенсація за робочі місця для осіб з інвалідністю: що змінилося з 7 листопада
Із 7 листопада 2026 року діють оновлені правила компенсації витрат на облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю. Постанова КМУ №1388 уточнює коло отримувачів допомоги, запроваджує обов’язковий попередній огляд облаштованого робочого місця та встановлює ліміти на придбання комп’ютерної техніки й смартфонів. Також розширено перелік підстав для відмови у виплаті. Розбираємо, хто може отримати компенсацію, які витрати відшкодовують і яких нових вимог мають дотримуватися роботодавці

Охорона праці
09.11.2026
Новий закон про охорону праці підписано Президентом: що зміниться для роботодавців
Законопроєкт №10147 прийнятий у другому читанні Верховною Радою і вже підписаний Президентом. Документ передбачає комплексне оновлення законодавства про охорону праці та запровадження ризикоорієнтованої системи управління безпекою і здоров’ям працівників за європейськими принципами. Для роботодавців це означатиме регулярне оцінювання професійних ризиків, облік потенційно небезпечних інцидентів та посилення відповідальності за безпечні умови праці. У разі ухвалення новий закон має набути чинності через шість місяців після припинення або скасування воєнного стану та замінити чинний Закон «Про охорону праці»

Оренда
09.11.2026
Поліпшили орендоване майно: як обліковувати витрати та нараховувати амортизацію
Якщо орендар модернізує, реконструює або дообладнує орендоване майно, такі витрати не завжди можна одразу включити до витрат звітного періоду. Якщо поліпшення збільшують майбутні економічні вигоди від використання об’єкта, їх капіталізують і обліковують як окремий об’єкт основних засобів групи 9. Для податкової амортизації встановлено мінімальний строк 12 років. Розглянемо, як відображати такі витрати та які податкові різниці застосовувати

Трудові книжки, ЕТК
09.11.2026
ПІБ у трудовій книжці російською мовою: чи потрібно виправляти для оформлення пенсії
Працівник виходить на пенсію і звернувся до ПФУ з трудовою книжкою. ПФУ вимагає внести на титульній сторінці виправлення – зазначити ПІБ українською мовою, хоча в другій половині трудової книжки титульна сторінка вже заповнена українською. На підставі чого потрібно внести зміни?

Створення суб'єкта, зміни
09.11.2026
Власна справа з нуля: як підготувати бізнес-план і отримати грант
Відкрити власну справу – це не лише знайти бізнес-ідею, а й оцінити власні можливості, дослідити потреби ринку та проаналізувати конкурентів. Важливо заздалегідь розрахувати стартові інвестиції, майбутні витрати, потенційний прибуток і визначити, чи знадобиться додаткове фінансування. Усі ці дослідження стануть основою бізнес-плану, який можна подати на розгляд комісії Служби зайнятості для отримання гранту. Розповідаємо, з чого почати підготовку до запуску бізнесу та де отримати допомогу



