Допомога на поховання в 2025 році: від призначення до (не)оподаткування

Кому оформлюють допомогу на поховання та її розмір

Якщо помер працівник підприємства, то як правило, члени його сім’ї звертаються до роботодавця для отримання допомоги на поховання. Така допомога може виплачуватись за кошти ПФУ або за кошти роботодавця. Для таких видів допомоги є свої особливості: і хто може звернутись за її оформленням, і які документи надати, і її розмір тощо.

Допомога від ПФУ. Така допомога передбачена Законом України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105). Надається вона у разі смерті застрахованої особи або членів сім’ї, які перебували на її утриманні:

1. дружини (чоловіка);
2. дітей, братів, сестер та онуків, які не досягли 18 років або старших цього віку, якщо вони стали особами з інвалідністю до 18 років (братів, сестер та онуків – за умови, що вони не мають працездатних батьків), а здобувачів професійної (професійно-технічної), фахової передвищої та вищої освіти із числа осіб, зазначених у цьому пункті, які навчалися за денною формою здобуття освіти, – до 23 років;
3. батька, матері;
4. діда, баби за прямою лінією спорідненості.

Допомога на поховання надається застрахованій особі, члену її сім’ї або іншим юридичним чи фізичним особам, які здійснили поховання. Наприклад, якщо помер працівник підприємства, то за отриманням такої допомоги може звернутись члени його сім’ї.

Увага! Допомога на поховання від ПФУ виплачується за основним місцем роботи померлого працівника (ч. 1 ст. 22 Закону №1105).

Також зверніть увагу, що така допомога виплачується на поховання застрахованої особи або членів її сім’ї, крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли внаслідок нещасного випадку на виробництві. Наприклад, якщо померлий працівник був пенсіонером, то за оформленням допомоги на поховання членам його сім’ї потрібно звернутись безпосередньо до ПФУ.

Розмір допомоги не може бути меншим від розміру прожиткового мінімуму для осіб, які втратили працездатність (ст. 21 Закону №1105). В 2025 році розмір допомоги на поховання становить 4100 грн (п. 1 постанови правління ПФУ «Про встановлення розміру допомоги на поховання» від 26.12.2022 №29-1).

Допомога на поховання від роботодавця. На законодавчому рівні не врегульоване питання надання допомоги на поховання від роботодавця. Тобто це не обов’язкова виплата. Проте її виплату можна передбачити в колдоговорі або іншому локальному документі підприємства. Розмір допомоги визначає роботодавець самостійно. При чому обмежень для надання такої допомоги за сумісництвом немає.

Допомоги на поховання: документальне оформлення

Допомога від ПФУ. Щоб отримати допомогу від ПФУ потрібно надати певні документи. Наведемо їх перелік у наступній таблиці.

Документи для отримання допомоги від ПФУ

На підставі наданих документів страхувальник (роботодавець) приймає рішення про призначення допомоги на поховання від ПФУ.

Рішення слід прийняти не пізніше дня, що настає за днем звернення (ч. 3 ст. 24 Закону №1105). Але враховуйте, що допомога на поховання може бути призначена, якщо звернення за її призначенням надійшло не пізніше 6 календарних місяців з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ч. 5 ст. 24 Закону №1105).

Після того як рішення було прийнято:

1. потрібно подати заяву-розрахунок не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією такого рішення (п. 2 Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС, який затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 №12, далі – Порядок №12);
2. протягом 3-х робочих днів після надходження заяви-розрахунку ПФУ здійснює перерахування коштів на спецрахунок;
3. не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від ПФУ виплатити допомогу на поховання (ч. 3 ст. 24 Закону №1105).
4. подати повідомлення про проведення страхових виплат впродовж місяця з дня проведення виплати (п. 10 Порядку №12).

Допомога від роботодавця. У разі смерті працівника роботодавець може надати допомогу на поховання його родичам чи членам його сім’ї (тобто особі, яка здійснює поховання). Для цього потрібно отримати:

1. заяву про таку допомогу;
2. та копію свідоцтва про смерть.

На підставі таких документів роботодавець видає наказ про виплату допомоги на поховання.

Оподаткування допомоги на поховання

Допомога від ПФУ. З допомоги на поховання від ПФУ не утримують ані ПДФО, ані ВЗ (п.п. «а» п.п. 165.1.22 ПКУ та п.п. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, додатково див. консультацію в «ЗІР», категорія 103.04.

Також не буде нарахований і ЄСВ, оскільки така допомога не відноситься до зарплати відповідно до п. 3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, а отже не є базою нарахування ЄСВ (див. додатково консультацію в «ЗІР», категорія 201.04.01)

Допомога від роботодавця. Тут все залежить від того кому виплачується допомога та її розмір. Якщо допомога виплачується у разі смерті працівника за його останнім місцем роботи, то в 2025 році розмір допомоги 8480 грн не оподатковується, а із суми перевищення утримують ПДФО та ВЗ (п.п. «б» п.п. 165.1.22 ПКУ, додатково див. роз’яснення в «ЗІР», категорія 103.04).

Якщо допомогу на поховання виплачує не останній роботодавець померлого працівника, або звернувся працівник у разі смерті його родичів чи членів його сім’ї, то таку допомогу варто надати як нецільову благодійну. В такому випадку вона не оподатковується ПДФО та ВЗ сукупно у розмірі, що не перевищує в 2025 році 4240 грн. Із суми що перевищує цей «обмежувач» будуть утримані ПДФО та ВЗ.

ЄСВ нараховуватись не буде, оскільки

1. допомога на поховання не відноситься до зарплати і до бази нарахування ЄСВ;
2. зазначена в Переліку № 1170, як виплата на яку не нараховується ЄСВ.

Допомоги на поховання: відображення в звітності

Додаток 1. Оскільки допомога на поховання (як від ПФУ, так і від роботодавця) не є базою нарахування ЄСВ, то в Додатку 1 до Податкового розрахунку її не відображають.

Додаток 4ДФ. Допомога на поховання, що виплачується за рахунок ПФУ незалежно від розміру отриманої допомоги не є об’єктом оподаткування ПДФО та ВЗ. При цьому, сума виплаченої допомоги відображається роботодавцем в додатку 4ДФ з ознакою доходу «146» та із зазначенням податкового номера отримувача допомоги.

Приклад 1. Працівник підприємства (не пенсіонер) (податковий номер 1234567890) помер. До роботодавця такої застрахованої особи звернулась дружина такого працівника (податковий номер 3131313131) із заявою про надання допомоги на поховання від ПФУ.

Якщо допомогу виплачують у разі смерті працівника за останнім місцем роботи, то в додатку 4ДФ до Податкового розрахунку суму допомоги на поховання незалежно від її розміру, відображають в додатку 4ДФ з ознакою доходу «146». Тобто із ознакою «146» відображають всю суму допомоги – як оподатковувану, так і неоподатковувану («ЗІР», категорія 103.25).

При чому в графі 2 додатку 4ДФ зазначають особи, яка звернулася за допомогою. Саму суму допомоги відображають у графах 3 та 3а. Графи 4, 4а, 5 та 5а не заповнюють, якщо сума допомоги не перевищує 8480 грн (див. приклад 2). Якщо сума допомоги перевищує неоподатковуваний граничний розмір, то ПДФО та ВЗ із суми перевищення відображають у графах 4, 4а, 5 та 5 (див. приклад 3).

Приклад 2. Працівник підприємства (податковий номер 1234567890) помер (останній роботодавець). Дружина такого працівника звернулась (податковий номер 3131313131) із заявою про надання допомоги на поховання. Роботодавець надав допомогу на поховання за свій рахунок в розмірі 8400 грн.

Сума допомоги (8400 грн) не перевищує неоподатковуваний розмір (8480 грн), тому ПДФО та ВЗ не буде утримуватись.

Приклад 3. Працівник підприємства (податковий номер 1234567890) помер (останній роботодавець). Дружина такого працівника звернулась (податковий номер 3131313131) із заявою про надання допомоги на поховання. Роботодавець надав допомогу на поховання за свій рахунок в розмірі 10000 грн.

Сума допомоги (10000 грн) перевищує неоподатковуваний розмір (8480 грн), тому потрібно утримати:

1. ПДФО в сумі 273,60 грн ((10000 – 8480) х 18%)
2. та ВЗ в сумі 76,00 грн ((10000 – 8480) х 5%).

Висновки

1. Допомогу на поховання від ПФУ (крім поховання пенсіонерів, безробітних та осіб, які померли внаслідок нещасного випадку на виробництві) надають у разі смерті застрахованої особи або членів сім’ї, які перебували на її утриманні.
2. Допомогу на поховання від ПФУ призначають за основним місцем роботи.
3. Розмір допомоги на поховання від ПФУ становить 4100 грн.
4. Допомога на поховання не є базою нарахування ЄСВ і в додатку 11 її не відображають.
5. З допомоги на поховання від ПФУ не утримують ані ПДФО, ані ВЗ.
6. Якщо допомога виплачується у разі смерті працівника за його останнім місцем роботи, то в 2025 році розмір допомоги 8480 грн не оподатковується, а із суми перевищення утримують ПДФО та ВЗ.
7. В додатку 4ДФ допомогу на поховання відображають із ознакою доходу «146» та зазначають податковий номер отримувача такої допомоги.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті на тему:

Помер працівник: дії роботодавця

Припинення діяльності ФОП у зв’язку зі смертю

Шаблони та зразки документів:

Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання

Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника

Заява-розрахунок до ПФУ