Звільнення, скорочення
20.11.2025
Виплати померлому працівнику: як правильно оформити та оподаткувати
У матеріалі – чіткий алгоритм дій для роботодавця, кадровика і бухгалтера у разі смерті працівника: як правильно оформити звільнення, кому й що виплачувати, як оподатковувати та відображати виплати в об’єднаній звітності, які нюанси ЄСВ і допомоги на поховання. Коротко, зрозуміло й без зайвих формальностей – щоб дотримати порядку там, де важливо не помилитися
- Дії роботодавця після отримання інформації про смерть
- Підстава для звільнення у зв’язку зі смертю працівника
- Виплати, які здійснюють родичам померлого
- Оподаткування виплат, належних померлому працівнику
- Відображення виплат померлому в об’єднаній звітності (4ДФ)
- Допомога на поховання за рахунок роботодавця
- Висновки
Смерть працівника – ситуація, до якої складно підготуватися емоційно, але роботодавець зобов’язаний діяти юридично правильно. Потрібно вчасно оформити звільнення, виплатити належні суми, правильно провести оподаткування та відзвітувати. Нижче – чіткий алгоритм дій.
Дії роботодавця після отримання інформації про смерть
Перший крок – оформити наказ про звільнення. Його видають у день, коли роботодавець дізнався про смерть працівника (отримав документ, що підтверджує факт смерті), але датою звільнення є саме день фактичної смерті.
Після цього роботодавець:
- видає трудову книжку членам сім’ї померлого;
- нараховує та виплачує їм належні суми;
- подає звітність.
Підстава для звільнення у зв’язку зі смертю працівника
Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника проводять відповідно до ст. 36 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Для оформлення наказу потрібна копія свідоцтва про смерть.
Членам сім’ї (або спадкоємцям) передають:
- копію наказу про звільнення;
- письмове повідомлення про нараховані виплати;
- трудову книжку.
Приклад. Якщо копію свідоцтва про смерть роботодавець отримав 25 листопада 2025 року, але працівник помер 20 березня 2022 року, то:
- дата звільнення – 20 березня 2022 року;
- дата наказу – день фактичного отримання документів (25 листопада 2025-го).
Виплати, які здійснюють родичам померлого
Членам сім’ї померлого працівника виплачують:
- зарплату, нараховану до дати смерті;
- компенсацію за невикористані дні відпустки;
- лікарняні (якщо були) (ст. 1227 Цивільного кодексу України; ч. 6 ст. 83 КЗпП).
За відсутності членів сім’ї ці виплати включають до складу спадщини.
Остаточний розрахунок (нарахування доходу) з працівником, який помер, завжди проводять після дати звільнення, яка відповідає даті його смерті.
Оподаткування виплат, належних померлому працівнику
Усі належні суми оподатковують за загальними правилами.
Із нарахованих на користь померлого доходів утримують:
- ПДФО – 18% (п. 162.3 Податкового кодексу України; далі – ПКУ);
- військовий збір – 5% (пп. 1 пп. 1.2. п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Під час проведення остаточного розрахунку роботодавець зобов’язаний провести перерахунок суми доходів, нарахованих у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (ПСП) (пп. «в» пп. 169.4.2 ПКУ).
Якщо працівник мав право на ПСП, її надають у місяці припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю (пп. 169.3.3 ПКУ).
Відображення виплат померлому в об’єднаній звітності (4ДФ)
У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку виплати показують за ознакою доходу:
- «101» – для звичайних нарахувань (суми зарплати, лікарняних, компенсації за невикористану відпустку);
- «127» – якщо донарахування здійснюють після остаточного розрахунку (ЗІР, категорія 103.25).
Нараховані / виплачені доходи зазначають із реєстраційним номером облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) працівника. Той факт, що належні йому виплати отримує інша особа, значення не має (ЗІР, категорія 103.25).
У графі 8 «Дата звільнення з роботи» розділу І форми 4ДФ наводять дату припинення трудового договору (дату смерті працівника) згідно з наказом про звільнення.
Якщо на момент подання 4ДФ РНОКПП померлого виключений з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків – «прилетить» повідомлення про помилку.
Важливо! У звітності зазначають РНОКПП померлого працівника. Якщо податкова система видає помилку через виключення такого РНОКПП із реєстру – її просто ігнорують
При цьому зарплата у вигляді спадщини, яку виплачують спадкоємцям, нотаріус відображає у додатку 4ДФ за ознаками доходів «113», «114» або «115» залежно від ступеня споріднення.
Допомога на поховання за рахунок роботодавця
Для відображення допомоги на поховання у 4ДФ застосовують ознаку доходу 146.
Не оподатковують суму допомоги, що не перевищує подвійний граничний розмір доходу для податкової соціальної пільги (суми, визначеної в абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ).
Для 2025 року це сума:
4240 грн × 2 = 8480 грн.
Суму перевищення (за її наявності) оподатковують як звичайний дохід (пп. 165.1.22 ПКУ).
Нюанси нарахування і відображення у звітності ЄСВ
ЄСВ у подібній ситуації має свої особливості.
Нараховують ЄСВ лише на зарплату, нараховану працівнику до дня його смерті (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI; індивідуальна податкова консультація (ІПК) ДПС від 05.02.2019 №391/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
Увага! Не нараховують внесок:
- на компенсацію за невикористану відпустку (ІПК ДПС від 02.12.2024 №5498/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 17.04.2025 №2107/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 19.05.2025 №2726/ІПК/99-00-04-01-03 ІПК);
- лікарняні, які виплачують родині (ЗІР, підкатегорія 201.04.01);
- будь-які інші виплати після дати смерті.
ЄСВ не буде на компенсацію за невикористану відпустку, позаяк, хоча вона і належить до фонду оплати праці, але є виплатою за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5; далі – Інструкція №5).
Лікарняні теж є виплатами за невідпрацьований час, хоч і не входять до фонду оплати праці (п. 4.6 Інструкції №5). Тож на них ЄСВ не нараховують. Це стосується й оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця, здійсненої після смерті працівника.
На замітку! Померлий працівник уже не вважається застрахованою особою. Отже, виплати (зокрема, компенсація за відпустку) нараховані після його смерті, єдиним внеском не обкладають
В ЄСВ-звітності показують:
- у додатку Д1 до Податкового розрахунку – лише зарплату, на яку нараховують ЄСВ;
- додатку Д5 до Податкового розрахунку – дату припинення трудових відносин – фактичну дату смерті працівника.
Висновки
У ситуації смерті працівника роботодавець повинен:
- Оформити наказ про звільнення з датою фактичної смерті.
- Передати родичам трудову книжку та копію наказу.
- Нарахувати та виплатити всі належні суми.
- Оподаткувати виплати за загальними правилами.
- Правильно відобразити інформацію в об’єднаній звітності.
- Нарахувати ЄСВ тільки на зарплату, нараховану до дня смерті.
Нехай ці знання ніколи не знадобляться на практиці, але якщо така ситуація станеться – ви вже маєте чіткий та зрозумілий алгоритм дій.
Мар’яна КАВИН, власник проєкту Податковий блог Мар'яни Кавин, практикуючий бухгалтер і незалежний податковий консультант CAP, СІРА, АССА DipIFR, IFA внутрішній аудит
Матеріали за темою:
Помер працівник: дії роботодавця
Допомога на поховання: від призначення до (не)оподаткування
Шаблони та зразки:
Заява від родича померлого працівника
Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки
Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання
Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою
Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника
Наказ про припинення трудового договору з директором у зв’язку зі смертю
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)
Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
ЄСВ
05.09.2026
Квіти працівнику до дня народження: ЄСВ 22% чи 8,41% для працівника з інвалідністю
Підприємство планує дарувати працівникам до дня народження квіти вартістю до 2000 грн. Чи потрібно вартість таких подарунків включати до заробітної плати працівника та нараховувати на неї ЄСВ? Яку ставку ЄСВ застосовувати до вартості квітів, подарованих працівнику з інвалідністю – 22% чи 8,41%?

Перевірки, штрафи
05.09.2026
Податкова перевірка за 2020–2022 роки: чи має ДПС право перевірити ТОВ у 2026 році
За який період у 2026 році податкова може призначити перевірку ТОВ з податку на прибуток та ПДВ з урахуванням поновлення строків давності з 01.08.2023? Чи має право ДПС перевіряти 2020–2022 роки, якщо підприємство своєчасно подало звітність і не подавало уточнюючих декларацій?

Заробітна плата
05.09.2026
Оклад директора нижчий за зарплату ІТ-спеціалістів: чи є порушення у 2026 році
Чи може посадовий оклад директора бути нижчим або дорівнювати окладу спеціалістів ІТ? Чи можуть спеціалісти ІТ мати однакові оклади, які перевищують оклад директора? Якщо з січня 2026 року оклад директора був меншим або однаковим з окладами ІТ-спеціалістів, чи можна з 1 вересня змінити штатний розпис і встановити директору вищий оклад? Чи не буде порушенням зміна окладів у вересневому штатному розписі та чи загрожує підприємству штраф за січень-серпень, якщо оклади підвищуються?

Е-сервіс
05.09.2026
Навчальний рік 2026-2027: 7 правил кібергігієни для школярів і студентів
До початку нового навчального року школярам і студентам нагадали про основні правила кібергігієни. Серед них – використання складних паролів і двофакторної автентифікації, обережність із посиланнями та Wi-Fi-мережами, завантаження програм лише з офіційних джерел, резервне копіювання даних і перевірка інформації, яку надає штучний інтелект

Медицина
05.09.2026
10 людей з одним діагнозом – 10 різних потреб: як працює індивідуальна реабілітація
Двоє людей з однаковим діагнозом можуть мати зовсім різні труднощі у повсякденному житті – від пересування до спілкування чи догляду за собою. Саме тому реабілітаційна команда оцінює не тільки порушення, а й збережені можливості, потреби та бар’єри, а потім разом із людиною визначає цілі допомоги

Сільгоспдіяльність
05.09.2026
Зернові рукави для аграріїв: заявки приймають до 13 вересня через ДАР
Агровиробники з 9 областей України можуть безкоштовно отримати зернові рукави для зберігання власного врожаю 2026 року. Заявки через Державний аграрний реєстр приймають з 28 серпня до 13 вересня, а пріоритет матимуть господарства, інфраструктура яких постраждала через бойові дії

Державний нагляд
05.09.2026
Від постачальника до тарілки: хто відповідає за безпеку шкільного харчування у 2026 році
Безпека шкільного обіду залежить не від однієї людини, а від усього ланцюга – від закупівлі та приймання продуктів до їх зберігання, приготування і видачі. Держпродспоживслужба пояснила, хто саме відповідає за кожен етап та які функції виконує державний контроль

Документообіг, первинні документи
05.09.2026
Встановлення факту смерті на ТОТ: хто може звернутися до суду та які докази потрібні у 2026 році
Якщо смерть людини настала на тимчасово окупованій території, факт смерті можна встановити через суд та на цій підставі провести державну реєстрацію смерті в Україні. Звернутися можуть члени сім’ї померлого, їхні представники та інші заінтересовані особи, а судовий збір у таких справах не сплачується

ПДВ
04.09.2026
Капремонт гуртожитку за бюджетні кошти: коли діє ПДВ-пільга у 206 році
Операції з капітального ремонту гуртожитку можуть звільнятися від оподаткування ПДВ за п. 197.15 ПКУ, якщо одночасно виконуються встановлені умови щодо характеру робіт, статусу об’єкта та джерела їх фінансування. Зокрема, ремонтні роботи мають фактично належати до будівельно-монтажних робіт із будівництва або капітального ремонту житла, а гуртожиток – бути об’єктом житлової нерухомості. Вартість таких робіт також має оплачуватися державними коштами, які безпосередньо надходять на рахунок підрядника. УПК №397 не змінила цих правил, оскільки лише роз’яснює положення ПКУ та не є нормативно-правовим актом

ЄСВ
04.09.2026
Розрахунок роботодавцем єдиного внеску працівнику, який працює неповний робочий день
Якщо працівник працює за основним місцем роботи, єдиний внесок сплачується не менше розміру, розрахованого для мінімальної заробітної плати. У випадку, коли працівник працює не за основним місцем роботи – єдиний внесок нараховується лише на суму нарахованого доходу

Кадрова робота
04.09.2026
Топ–10 глобальних змін у новому Трудовому кодексі: чого очікувати працівникам та роботодавцям
Кабінет Міністрів зареєстрував у Верховній Раді проєкт нового Трудового кодексу України №16010, який має замінити застарілу модель регулювання трудових відносин сучасними правилами. Документ передбачає більше договірності у відносинах працівника й роботодавця, ширші можливості для дистанційної та гнучкої роботи, а також оновлення гарантій для батьків, людей з інвалідністю та працівників старшого віку. Окрему увагу приділено захисту від підміни трудових відносин цивільно-правовими договорами, оплаті праці, робочому часу та праву на відпочинок. Новий підхід також посилює соціальний діалог і передбачає сучасні механізми врегулювання колективних трудових спорів

Календар бухгалтера
04.09.2026
Що потрібно зробити ФОП у вересні 2026 року: ключові дати для всіх систем оподаткування
У вересні 2026 року ФОП мають врахувати кілька важливих податкових дедлайнів – від сплати військового збору, єдиного податку та ЄСВ до зміни системи оподаткування. ФОП 1–2 груп повинні сплатити військовий збір та єдиний податок за вересень до 18 вересня включно. Водночас 15 вересня спливає строк для переходу на спрощену систему або зміни групи з IV кварталу 2026 року. Тим, хто планує відмовитися від спрощеної системи з 1 жовтня, заяву необхідно подати до 21 вересня включно

Форма №20-ОПП
04.09.2026
Об’єкт оподаткування відчужено протягом 10 днів після придбання: чи потрібно подавати 20-ОПП
Податківці роз’яснили, як діяти платнику податків у ситуації, коли об’єкт оподаткування придбали, але відчужили вже протягом перших 10 робочих днів. Чи потрібно подавати первинне повідомлення за ф. № 20-ОПП, а потім – повідомляти про його закриття?

Державний нагляд
04.09.2026
Новий формат CRS з 2027 року: додано нові інформаційні поля про рахунки
ОЕСР оновила XML-схему обміну даними за стандартом CRS, передбачивши нові інформаційні поля для формування та передачі звітів про підзвітні фінансові рахунки. Перехід України на оновлену схему планується з 2027 року, тому фінансовим агентам варто заздалегідь підготувати свої системи до нових технічних вимог. Для цього також мають бути внесені відповідні зміни до національного Порядку заповнення та подання CRS-звітності

Акцизний податок
04.09.2026
Припинення реалізації: як правильно заповнити заяву для анулювання реєстрації платника акцизного податку
У разі припинення реалізації пального або спирту анулювання реєстрації здійснюється на підставі поданої заяви, яку контролюючий орган розглядає протягом трьох робочих днів

Податок на майно
04.09.2026
29 чи 30 число: який день є дедлайном для сплати податку на нерухомість юрособами
Податківці пояснили, що юридичні особи повинні сплачувати авансові внески з податку на нерухомість до 29 числа місяця, що настає за кварталом. Хоч у ПКУ зазначено «до 30 числа», норма тлумачиться так, що останній день сплати – саме 29-те

Створення суб'єкта, зміни
04.09.2026
Структура власності ТОВ у 2026 році: як визначити КБВ у складному ланцюгу володіння
Правильно сформована структура власності є ключовою умовою для достовірного визначення кінцевих бенефіціарних власників, а її недоліки можуть стати причиною відмови у проведенні реєстраційних чи банківських процедур. Важливо не лише показати формальний розподіл часток, а й розкрити весь ланцюг володіння та механізми прямого й непрямого контролю аж до фізичної особи. Частка 25% і більше є важливим орієнтиром, однак сама по собі не визначає КБВ, адже вирішальний вплив може виникати через корпоративні договори, право голосу або фактичне управління. Особливу увагу потрібно приділяти багаторівневим структурам із іноземними компаніями та трастами

ПДВ
04.09.2026
ФОП-платників ПДВ можуть перевести на квартальну звітність та інші зміни: проєкт від Мінфіну
КМУ схвалив законопроєкт, який пропонує комплексні зміни до адміністрування ПДВ. Документ передбачає спрощення звітності для ФОП, нові правила складання податкових накладних, збільшення порогу для перевірок бюджетного відшкодування та запровадження квартального звітного періоду для підприємців – платників ПДВ




