Звільнення, скорочення
20.11.2025
Виплати померлому працівнику: як правильно оформити та оподаткувати
У матеріалі – чіткий алгоритм дій для роботодавця, кадровика і бухгалтера у разі смерті працівника: як правильно оформити звільнення, кому й що виплачувати, як оподатковувати та відображати виплати в об’єднаній звітності, які нюанси ЄСВ і допомоги на поховання. Коротко, зрозуміло й без зайвих формальностей – щоб дотримати порядку там, де важливо не помилитися
- Дії роботодавця після отримання інформації про смерть
- Підстава для звільнення у зв’язку зі смертю працівника
- Виплати, які здійснюють родичам померлого
- Оподаткування виплат, належних померлому працівнику
- Відображення виплат померлому в об’єднаній звітності (4ДФ)
- Допомога на поховання за рахунок роботодавця
- Висновки
Смерть працівника – ситуація, до якої складно підготуватися емоційно, але роботодавець зобов’язаний діяти юридично правильно. Потрібно вчасно оформити звільнення, виплатити належні суми, правильно провести оподаткування та відзвітувати. Нижче – чіткий алгоритм дій.
Дії роботодавця після отримання інформації про смерть
Перший крок – оформити наказ про звільнення. Його видають у день, коли роботодавець дізнався про смерть працівника (отримав документ, що підтверджує факт смерті), але датою звільнення є саме день фактичної смерті.
Після цього роботодавець:
- видає трудову книжку членам сім’ї померлого;
- нараховує та виплачує їм належні суми;
- подає звітність.
Підстава для звільнення у зв’язку зі смертю працівника
Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника проводять відповідно до ст. 36 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Для оформлення наказу потрібна копія свідоцтва про смерть.
Членам сім’ї (або спадкоємцям) передають:
- копію наказу про звільнення;
- письмове повідомлення про нараховані виплати;
- трудову книжку.
Приклад. Якщо копію свідоцтва про смерть роботодавець отримав 25 листопада 2025 року, але працівник помер 20 березня 2022 року, то:
- дата звільнення – 20 березня 2022 року;
- дата наказу – день фактичного отримання документів (25 листопада 2025-го).
Виплати, які здійснюють родичам померлого
Членам сім’ї померлого працівника виплачують:
- зарплату, нараховану до дати смерті;
- компенсацію за невикористані дні відпустки;
- лікарняні (якщо були) (ст. 1227 Цивільного кодексу України; ч. 6 ст. 83 КЗпП).
За відсутності членів сім’ї ці виплати включають до складу спадщини.
Остаточний розрахунок (нарахування доходу) з працівником, який помер, завжди проводять після дати звільнення, яка відповідає даті його смерті.
Оподаткування виплат, належних померлому працівнику
Усі належні суми оподатковують за загальними правилами.
Із нарахованих на користь померлого доходів утримують:
- ПДФО – 18% (п. 162.3 Податкового кодексу України; далі – ПКУ);
- військовий збір – 5% (пп. 1 пп. 1.2. п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).
Під час проведення остаточного розрахунку роботодавець зобов’язаний провести перерахунок суми доходів, нарахованих у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (ПСП) (пп. «в» пп. 169.4.2 ПКУ).
Якщо працівник мав право на ПСП, її надають у місяці припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю (пп. 169.3.3 ПКУ).
Відображення виплат померлому в об’єднаній звітності (4ДФ)
У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку виплати показують за ознакою доходу:
- «101» – для звичайних нарахувань (суми зарплати, лікарняних, компенсації за невикористану відпустку);
- «127» – якщо донарахування здійснюють після остаточного розрахунку (ЗІР, категорія 103.25).
Нараховані / виплачені доходи зазначають із реєстраційним номером облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) працівника. Той факт, що належні йому виплати отримує інша особа, значення не має (ЗІР, категорія 103.25).
У графі 8 «Дата звільнення з роботи» розділу І форми 4ДФ наводять дату припинення трудового договору (дату смерті працівника) згідно з наказом про звільнення.
Якщо на момент подання 4ДФ РНОКПП померлого виключений з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків – «прилетить» повідомлення про помилку.
Важливо! У звітності зазначають РНОКПП померлого працівника. Якщо податкова система видає помилку через виключення такого РНОКПП із реєстру – її просто ігнорують
При цьому зарплата у вигляді спадщини, яку виплачують спадкоємцям, нотаріус відображає у додатку 4ДФ за ознаками доходів «113», «114» або «115» залежно від ступеня споріднення.
Допомога на поховання за рахунок роботодавця
Для відображення допомоги на поховання у 4ДФ застосовують ознаку доходу 146.
Не оподатковують суму допомоги, що не перевищує подвійний граничний розмір доходу для податкової соціальної пільги (суми, визначеної в абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ).
Для 2025 року це сума:
4240 грн × 2 = 8480 грн.
Суму перевищення (за її наявності) оподатковують як звичайний дохід (пп. 165.1.22 ПКУ).
Нюанси нарахування і відображення у звітності ЄСВ
ЄСВ у подібній ситуації має свої особливості.
Нараховують ЄСВ лише на зарплату, нараховану працівнику до дня його смерті (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI; індивідуальна податкова консультація (ІПК) ДПС від 05.02.2019 №391/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
Увага! Не нараховують внесок:
- на компенсацію за невикористану відпустку (ІПК ДПС від 02.12.2024 №5498/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 17.04.2025 №2107/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 19.05.2025 №2726/ІПК/99-00-04-01-03 ІПК);
- лікарняні, які виплачують родині (ЗІР, підкатегорія 201.04.01);
- будь-які інші виплати після дати смерті.
ЄСВ не буде на компенсацію за невикористану відпустку, позаяк, хоча вона і належить до фонду оплати праці, але є виплатою за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5; далі – Інструкція №5).
Лікарняні теж є виплатами за невідпрацьований час, хоч і не входять до фонду оплати праці (п. 4.6 Інструкції №5). Тож на них ЄСВ не нараховують. Це стосується й оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця, здійсненої після смерті працівника.
На замітку! Померлий працівник уже не вважається застрахованою особою. Отже, виплати (зокрема, компенсація за відпустку) нараховані після його смерті, єдиним внеском не обкладають
В ЄСВ-звітності показують:
- у додатку Д1 до Податкового розрахунку – лише зарплату, на яку нараховують ЄСВ;
- додатку Д5 до Податкового розрахунку – дату припинення трудових відносин – фактичну дату смерті працівника.
Висновки
У ситуації смерті працівника роботодавець повинен:
- Оформити наказ про звільнення з датою фактичної смерті.
- Передати родичам трудову книжку та копію наказу.
- Нарахувати та виплатити всі належні суми.
- Оподаткувати виплати за загальними правилами.
- Правильно відобразити інформацію в об’єднаній звітності.
- Нарахувати ЄСВ тільки на зарплату, нараховану до дня смерті.
Нехай ці знання ніколи не знадобляться на практиці, але якщо така ситуація станеться – ви вже маєте чіткий та зрозумілий алгоритм дій.
Мар’яна КАВИН, власник проєкту Податковий блог Мар'яни Кавин, практикуючий бухгалтер і незалежний податковий консультант CAP, СІРА, АССА DipIFR, IFA внутрішній аудит
Матеріали за темою:
Помер працівник: дії роботодавця
Допомога на поховання: від призначення до (не)оподаткування
Шаблони та зразки:
Заява від родича померлого працівника
Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки
Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання
Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою
Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника
Наказ про припинення трудового договору з директором у зв’язку зі смертю
Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)
Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
ПДВ
22.10.2026
З 1 липня 2027 року ПДВ на міжнародні посилки: закони підписано Президентом!
10 вересня Комітет схвалив пакет законопроєктів щодо оподаткування міжнародних посилок, 15 жовтня ВРУ схвалила законопроєкти №16051-1 та №15460 у ІІ читанні, 22 жовтня законопроєкти було підписано Президентом. Документи передбачають ПДВ на імпортні посилки від 0 євро, нові правила для маркетплейсів та збереження пільги для некомерційних відправлень до 45 євро. Додатково законопроєкти передбачають спрямування надходжень від ПДВ з міжнародних поштових та експрес-відправлень до спеціального фонду Державного бюджету для забезпечення потреб Збройних Сил України

Зміни у законодавстві
22.10.2026
Оподаткування доходів з платформ з 2027 року: закон підписано Президентом!
Верховна Рада розглянула та прийняла у другому читанні законопроєкт №15111-д, який фактично вводить нові правила оподаткування доходів українців від цифрових платформ (маркетплейсів, сервісів послуг тощо). Документ передбачає автоматичний обмін податковою інформацією з іншими країнами, визначає роль платформ як податкових агентів і встановлює нові підходи до звітності та сплати податків. 22 жовтня Президент підписав цей закон

Акцизний податок
22.10.2026
SAF-T UA для ВПП: чи поширюється обов’язок на періоди до включення до Реєстру
Чи повинен великий платник податків подавати файл SAF-T UA за періоди, коли його ще не було включено до Реєстру ВПП? Відповідно до п. 64.7 Податкового кодексу України, спеціальні правила для великих платників поширюються на них лише за умови включення до відповідного Реєстру. Тому під час документальної перевірки файл SAF-T UA потрібно надавати за запитом контролюючого органу за ті податкові періоди, протягом яких платник перебував у Реєстрі ВПП

ПДВ
22.10.2026
Чи є об’єктом оподаткування ПДВ операції з продажу торгової марки
Податківці пояснюють, що у випадку, якщо покупець придбаває право на використання об’єкта права інтелектуальної власності без одержання права власності на нього, то винагорода (платежі) за таке використання не є об’єктом оподаткування ПДВ

Охорона праці
22.10.2026
Укриття перевірятимуть без керівника: нові правила обстеження захисних споруд з 21 жовтня
Із 21 жовтня 2026 року діють нові правила обстеження укриттів, затверджені постановою КМУ №1288. Уповноважені органи зможуть перевіряти захисні споруди за певних умов навіть без присутності керівника балансоутримувача, отримувати доступ до документів і фіксувати перебіг обстеження на фото та відео. Також передбачено оприлюднення інформації про укриття у форматі відкритих даних і заборону виключати захисну споруду з відповідного фонду, доки не буде врегульовано документально підтверджений судовий чи інший правовий спір щодо неї. Розглянемо, що саме змінилося

Єдиний податок
22.10.2026
Оплата після переходу на загальну систему оподаткування: чи порушуються умови застосування спрощеної системи
Якщо ФОП - платником єдиного податку другої групи здійснюється господарська діяльність з надання послуг платникам єдиного податку, то незалежно від дати надходження коштів за надані послуги (навіть після переходу замовника на загальну систему оподаткування), порушень умов перебування на другій групі у платника єдиного податку не виникає

Основні засоби, МНМА
22.10.2026
Узуфрукт і речові права на майно: Мінфін вніс зміни до НП(С)БО 25
Мінфін наказом від 02.10.2026 №513 вніс зміни до НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність», якими уточнюються правила відображення основних засобів, отриманих державними та комунальними підприємствами на різних речових правах

Дивіденди
22.10.2026
Спільні рахунки в іноземних брокерів: ДПС роз’яснила правила оподаткування та декларування
Державна податкова служба надала роз’яснення щодо порядку оподаткування та декларування інвестиційних доходів (дивідендів та інвестприбутку), отриманих українськими резидентами через спільні рахунки в іноземних брокерських компаніях (наприклад, для спрощення процедури спадкування за кордоном без проходження судового процесу у США)

ЗЕД
22.10.2026
Митні спрощення для бізнесу після обстрілів: постанова КМУ
КМУ ухвалив постанову, яка змінює правила застосування митного законодавства під час воєнного стану. Підприємства, чиє майно постраждало від обстрілів, зможуть зберегти митні спрощення та авторизації за визначених умов, а строки погодження окремих процедур митного контролю скоротять із восьми робочих годин до однієї. Також постанова врегульовує ввезення без сплати ввізного мита та ПДВ комплектувальних для виробництва озброєння, оплаченого іноземними партнерами. Розглянемо, які зміни передбачено для імпортерів, авторизованих економічних операторів і підприємств оборонно-промислового комплексу

Охорона праці
22.10.2026
Чи може директор виконувати функції служби охорони праці: роз'яснення від Держпраці
Чи може директор підприємства самостійно виконувати функції служби охорони праці, чи потрібно призначати окремого фахівця? Це залежить насамперед від кількості працівників і дотримання вимог законодавства про охорону праці. На підприємствах із чисельністю 50 і більше працівників необхідно створити службу охорони праці, тоді як у менших підприємствах передбачені інші варіанти організації цієї роботи. Розглянемо, коли директор може виконувати такі функції, які вимоги до його підготовки та як правильно оформити відповідні обов’язки

Інше
22.10.2026
Переведення годинників 2026: коли Україна перейде на зимовий час і чи буде це востаннє
Цієї осені Україна традиційно перейде на зимовий час – у ніч на 25 жовтня 2026 року стрілки годинників потрібно буде перевести на одну годину назад. Розповідаємо, коли саме переводити годинник, як зміниться час та чи стане цей перехід останнім для України

ФОП
22.10.2026
«Сплячий» ФОП у 2027: чому все одно доведеться сплатити 60 тис. грн. податків
ФОП бажає у 2027 році припинити діяльність на невизначений термін, але не закривати (не ліквідовувати) його. 1. Чи є можливість подати таку заяву через портал Дія і яку назву має даний документ? 2. Якщо це 2-га група, то податки можна не сплачувати?

Податковий борг
22.10.2026
Податкова застава на землю через борги попереднього власника: як фермерське господарство зняло обтяження
Фермерське господарство придбало земельну ділянку на електронному аукціоні, але не могло вільно нею розпоряджатися через податкову заставу, оформлену за боргами попередньої власниці. Податкова відмовилася знімати обтяження, тож підприємство звернулося по допомогу до Ради бізнес-омбудсмена. Після аналізу законодавства та судової практики й взаємодії з ДПС питання вдалося вирішити – податкову заставу припинили. Розповідаємо, як захистити права нового власника нерухомості та що варто знати про податкову заставу майна

ПДВ
22.10.2026
Нульова ставка ПДВ на міжнародні перевезення: хто має право її застосовувати
Оподаткування міжнародних перевезень ПДВ залежить від статусу перевізника та виду послуг, які надає експедитор. Розглянемо ключові правила нарахування ПДВ та складання податкових накладних під час міжнародних перевезень

Судова практика
22.10.2026
407 об’єктів – 407 порушень: Верховний Суд визначив правила штрафування за №20-ОПП
Штраф за неподання або несвоєчасне подання форми №20-ОПП податкова може нарахувати за кожний об’єкт оподаткування, а не за кожне повідомлення. Верховний Суд підтвердив: можливість зазначити кілька однотипних об’єктів в одному узагальненому повідомленні не змінює порядку визначення кількості порушень

Пенсія, соцпільги
22.10.2026
Виплата пенсій за рішенням суду за новими правилами: що пропонує законопроєкт №16171
У Верховній Раді зареєстрували законопроєкт №16171, який стосується виплати пенсій на виконання судових рішень. Документ пропонує забезпечити щомісячну виплату пенсії, призначеної або перерахованої за рішенням суду, у повному розмірі, а заборгованість за минулі роки обліковувати окремо та погашати в установленому порядку. Ініціатива спрямована на врегулювання питання виконання судових рішень у солідарній пенсійній системі

ПДВ
22.10.2026
Податкова накладна зареєстрована, але не включена до декларації: чи буде вона врахована
Зареєстрована податкова накладна не гарантує збереження права на податковий кредит, якщо платник ПДВ не врахував її у декларації. Виправити ситуацію можна протягом 365 календарних днів із дати складення податкової накладної або розрахунку коригування. Якщо пропустити цей строк, право на податковий кредит за документом буде втрачено






