Виплати померлому працівнику: як правильно оформити та оподаткувати

1. Дії роботодавця після отримання інформації про смерть
2. Підстава для звільнення у зв’язку зі смертю працівника
3. Виплати, які здійснюють родичам померлого
4. Оподаткування виплат, належних померлому працівнику
5. Відображення виплат померлому в об’єднаній звітності (4ДФ)
6. Допомога на поховання за рахунок роботодавця
7. Висновки

Смерть працівника – ситуація, до якої складно підготуватися емоційно, але роботодавець зобов’язаний діяти юридично правильно. Потрібно вчасно оформити звільнення, виплатити належні суми, правильно провести оподаткування та відзвітувати. Нижче – чіткий алгоритм дій.

Дії роботодавця після отримання інформації про смерть

Перший крок – оформити наказ про звільнення. Його видають у день, коли роботодавець дізнався про смерть працівника (отримав документ, що підтверджує факт смерті), але датою звільнення є саме день фактичної смерті.

Після цього роботодавець:

1. видає трудову книжку членам сім’ї померлого;
2. нараховує та виплачує їм належні суми;
3. подає звітність.

Підстава для звільнення у зв’язку зі смертю працівника

Припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника проводять відповідно до ст. 36 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Для оформлення наказу потрібна копія свідоцтва про смерть.

Членам сім’ї (або спадкоємцям) передають:

1. копію наказу про звільнення;
2. письмове повідомлення про нараховані виплати;
3. трудову книжку.

Приклад. Якщо копію свідоцтва про смерть роботодавець отримав 25 листопада 2025 року, але працівник помер 20 березня 2022 року, то:

1. дата звільнення – 20 березня 2022 року;
2. дата наказу – день фактичного отримання документів (25 листопада 2025-го).

Виплати, які здійснюють родичам померлого

Членам сім’ї померлого працівника виплачують:

1. зарплату, нараховану до дати смерті;
2. компенсацію за невикористані дні відпустки;
3. лікарняні (якщо були) (ст. 1227 Цивільного кодексу України; ч. 6 ст. 83 КЗпП).

За відсутності членів сім’ї ці виплати включають до складу спадщини.

Остаточний розрахунок (нарахування доходу) з працівником, який помер, завжди проводять після дати звільнення, яка відповідає даті його смерті.

Оподаткування виплат, належних померлому працівнику

Усі належні суми оподатковують за загальними правилами.

Із нарахованих на користь померлого доходів утримують:

1. ПДФО – 18% (п. 162.3 Податкового кодексу України; далі – ПКУ);
2. військовий збір – 5% (пп. 1 пп. 1.2. п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПКУ).

Під час проведення остаточного розрахунку роботодавець зобов’язаний провести перерахунок суми доходів, нарахованих у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (ПСП) (пп. «в» пп. 169.4.2 ПКУ).

Якщо працівник мав право на ПСП, її надають у місяці припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю (пп. 169.3.3 ПКУ).

Відображення виплат померлому в об’єднаній звітності (4ДФ)

У додатку 4ДФ до Податкового розрахунку виплати показують за ознакою доходу:

1. «101» – для звичайних нарахувань (суми зарплати, лікарняних, компенсації за невикористану відпустку);
2. «127» – якщо донарахування здійснюють після остаточного розрахунку (ЗІР, категорія 103.25).

Нараховані / виплачені доходи зазначають із реєстраційним номером облікової картки платника податків (далі – РНОКПП) працівника. Той факт, що належні йому виплати отримує інша особа, значення не має (ЗІР, категорія 103.25).

У графі 8 «Дата звільнення з роботи» розділу І форми 4ДФ наводять дату припинення трудового договору (дату смерті працівника) згідно з наказом про звільнення.

Якщо на момент подання 4ДФ РНОКПП померлого виключений з Державного реєстру фізичних осіб – платників податків – «прилетить» повідомлення про помилку.

Важливо! У звітності зазначають РНОКПП померлого працівника. Якщо податкова система видає помилку через виключення такого РНОКПП із реєстру – її просто ігнорують

При цьому зарплата у вигляді спадщини, яку виплачують спадкоємцям, нотаріус відображає у додатку 4ДФ за ознаками доходів «113», «114» або «115» залежно від ступеня споріднення.

Допомога на поховання за рахунок роботодавця

Для відображення допомоги на поховання у 4ДФ застосовують ознаку доходу 146.

Не оподатковують суму допомоги, що не перевищує подвійний граничний розмір доходу для податкової соціальної пільги (суми, визначеної в абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ).

Для 2025 року це сума:

4240 грн × 2 = 8480 грн.

Суму перевищення (за її наявності) оподатковують як звичайний дохід (пп. 165.1.22 ПКУ).

Нюанси нарахування і відображення у звітності ЄСВ

ЄСВ у подібній ситуації має свої особливості.

Нараховують ЄСВ лише на зарплату, нараховану працівнику до дня його смерті (ч. 2 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI; індивідуальна податкова консультація (ІПК) ДПС від 05.02.2019 №391/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Увага! Не нараховують внесок:

1. на компенсацію за невикористану відпустку (ІПК ДПС від 02.12.2024 №5498/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 17.04.2025 №2107/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, від 19.05.2025 №2726/ІПК/99-00-04-01-03 ІПК);
2. лікарняні, які виплачують родині (ЗІР, підкатегорія 201.04.01);
3. будь-які інші виплати після дати смерті.

ЄСВ не буде на компенсацію за невикористану відпустку, позаяк, хоча вона і належить до фонду оплати праці, але є виплатою за невідпрацьований час (пп. 2.2.12 Інструкції затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5; далі – Інструкція №5).

Лікарняні теж є виплатами за невідпрацьований час, хоч і не входять до фонду оплати праці (п. 4.6 Інструкції №5). Тож на них ЄСВ не нараховують. Це стосується й оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця, здійсненої після смерті працівника.

На замітку! Померлий працівник уже не вважається застрахованою особою. Отже, виплати (зокрема, компенсація за відпустку) нараховані після його смерті, єдиним внеском не обкладають

В ЄСВ-звітності показують:

1. у додатку Д1 до Податкового розрахунку – лише зарплату, на яку нараховують ЄСВ;
2. додатку Д5 до Податкового розрахунку – дату припинення трудових відносин – фактичну дату смерті працівника.

Висновки

У ситуації смерті працівника роботодавець повинен:

1. Оформити наказ про звільнення з датою фактичної смерті.
2. Передати родичам трудову книжку та копію наказу.
3. Нарахувати та виплатити всі належні суми.
4. Оподаткувати виплати за загальними правилами.
5. Правильно відобразити інформацію в об’єднаній звітності.
6. Нарахувати ЄСВ тільки на зарплату, нараховану до дня смерті.

Нехай ці знання ніколи не знадобляться на практиці, але якщо така ситуація станеться – ви вже маєте чіткий та зрозумілий алгоритм дій.

Мар’яна КАВИН, практикуючий бухгалтер і незалежний податковий консультант CAP/СІРА, АССА DipIFR, IFA

Матеріали за темою:

Помер працівник: дії роботодавця

Допомога на поховання: від призначення до (не)оподаткування

Шаблони та зразки:

Заява від родича померлого працівника

Заява від родича померлого працівника про видачу трудової книжки

Заява родича померлого працівника про надання матеріальної допомоги на поховання

Заява родича померлого працівника про пересилання його трудової книжки поштою

Розписка про отримання трудової книжки родичем померлого

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника

Наказ про припинення трудового договору з директором у зв’язку зі смертю

Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника (у ФОП)

Наказ про надання матеріальної допомоги на поховання родичу померлого працівника