Прийняття нового працівника: топ-5 ризикових ситуацій для роботодавця

1. Загальний алгоритм працевлаштування
2. Ситуація 1. Працівник перебуває у розшуку ТЦК
3. Ситуація 2. Прийняли і повідомили ТЦК про прийняття «день у день», а працівник відкликав заяву
4. Ситуація 3. Працівник надав військово-облікові документи пізніше прийняття (наказу)
5. Ситуація 4. Працівник надав документи про інвалідність і про обмеження працювати на певних роботах із запізненням
6. Ситуація 5. Встановлення випробування для заборонених категорій

Загальний алгоритм працевлаштування

Послідовність дій під час укладання трудового договору можна схематично відобразити в наступних кроках:

1. Подання працівником документів для працевлаштування (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).
2. Обрати тип трудового договору, який буде укладатися з цим працівником (ч. 1 ст. 24 КЗпП).
3. Прийняття заяви від працівника.
4. Укладення трудового договору.
5. Оформлення наказу про зарахування до штату нового працівника (ч. 3 ст. 24 КЗпП).
6. Повідомити контролювальні органи про прийняття нового співробітника (ч. 3 ст. 24 КЗпП).
7. Оформлення особової картки П-2 та формування особової справи працівника (наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 «Про затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка працівника»», п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5)).
8. Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства (ст. 29 КЗпП).

Детальніше у статті: «Прийняття на роботу: порядок та зразки документів»

Проте іноді бувають випадки, коли працевлаштування перетворюється у забіг з перепонами. З’являються питання: а що? А раптом? А як діяти зараз? Нижче розібрали ризикові ситуації, як їм запобігти та на що звертати увагу при прийнятті працівника.

Ситуація 1. Працівник перебуває у розшуку ТЦК

Держпраці у своєму свіжому роз’ясненні відповідає, що право оформляти на роботу військовозобов’язаних працівників із порушеннями військового обліку мають усі роботодавці, але за наявності військово-облікового документа. Порушення правил обліку або статус «у розшуку» не забороняють прийняття на роботу.

Нагадаємо, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП)

Навіть якщо ви ФОП, кандидат на посаду зобов'язаний надати актуальний ВОД. На сьогодні таким ВОД є роздруківка з Резерв+, де буде зазначено, що особа перебуває у розшуку.

Такі ж правила поширюються і на юросіб: кандидат на посаду повинен надати ВОД.

Раніше Держпраці зазначали, що прийняти працівника зі статусом «у розшуку» можуть лише підприємства, установи і організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних Сил України, інших утворених відповідно до законів України військових формувань або функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період у сфері оборонно-промислового комплексу (роз'яснення Держпраці).

Як бачимо, позиція органу змінилася, але все-таки варто тримати це питання під пильним контролем.

Ситуація 2. Прийняли і повідомили ТЦК про прийняття «день у день», а працівник відкликав заяву

Іноді не все йде гладко і обставини змінюються, і працівник може відмовитися від виходу на роботу та відкликати заяву про працевлаштування.

Відповідно до ч. 3 ст. 24 КЗпП, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску.

Оскільки працівник не приступив до виконання своїх обов'язків, трудовий договір не набрав чинності, а трудові відносини не виникли.

Таким чином роботодавець видає наказ про скасування наказу про прийняття на підставі заяви та подає до ДПС «скасовуюче» повідомлення.

Але що з додатком 4 до ТЦК?

При прийнятті працівника, який є військовозобов’язаним роботодавець має 7 календарних днів з дати видачі наказу, щоб повідомити ТЦК, у якому працівник перебуває на військовому обліку за даними військово-облікового документа, щоб надіслати поштою разом із супровідним листом повідомлення за формою наведеною в додатку 4 (п. 34 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487; далі – Порядок №1487).

Але якщо працівник відкликав заяву про працевлаштування і відмовився, то роботодавець не зобов’язаний надсилати таке повідомлення, адже зміни в облікових даних не відбулося.

Тому не рекомендуємо надсилати повідомлення за додатком 4 до ТЦК у день видачі наказу, у вас буде цілий тиждень, щоб виконати цю вимогу.

Але що робити, якщо поспішили і надіслали?

У такому випадку ви повинні діяти наступним чином:

Напишіть лист до ТЦК, щоб попередній додаток 4 не розглядали і опишіть детально ситуацію, що склалась.

Обов'язково вкажіть в ньому реквізити попередньо надісланого повідомлення.

Прикладіть до листа підтверджуючі документи: копію заяви кандидата про відкликання та наказ про скасування наказу про прийняття.

Зверніть увагу! ФОП військовий облік не веде і він ці дії не виконує!

Якщо ви критично-важливе підприємство, то у вас є додатковий обов'язок щодо подання оперативних відомостей до ПФУ. Нагадаємо, що законодавством не передбачено внесення змін, скасування або видалення вже поданих страхувальником засобами вебпорталу повідомлень про зміни у трудових відносинах.

Подати таке повідомлення можна не пізніше наступного дня з дня прийняття працівника. Таким чином можна не поспішати і виконати цей обов'язок протягом наступного дня.

Ситуація 3. Працівник надав військово-облікові документи пізніше прийняття (наказу)

Як ми раніше зазначали, пакет документів на працевлаштування включає в себе подання військово-облікового документу (ч. 2 ст. 24 КЗпП) при укладенні трудового договору.

Нагадаємо, що для ведення військового обліку підприємство зобов’язане:

1. перевіряти наявність ВОД у громадян України під час прийняття на роботу;
2. приймати на роботу призовників, військовозобов’язаних та резервістів лише після того, як вони стали на військовий облік у ТЦК (абз. 2 п. 34 Порядку №1487).

Якщо кандидат на посаду не надає ВОД, роботодавець має повне право відмовити йому у працевлаштуванні і така відмова буде вважатися обґрунтованою (роз'яснення Держпраці).

Якщо в кандидата немає військово-облікового документа, то він має його отримати і вже потім працевлаштовуватися. Таке рішення дозволить уникнути ризиків щодо порушення строку надсилання повідомлення про прийняття на роботу.

Але як бути у ситуації, коли ВОД надано із запізненням?

Тут є два варіанти такої ситуації. Перший – працівник надав вод із запізненням у пару днів. У такому випадку можна вважати, що він виконав вимогу і надав ВОД.

Оскільки додаток 4 при прийнятті на роботу подається протягом 7 днів, то якщо працівник надасть ВОД протягом цього терміну і ви відправили таке повідомлення, то буде вважатися, що фактично вимога була виконана вчасно і підстав до накладення штрафу немає (але оскільки зараз ВОД можна згенерувати за пару хвилин через Резерв+ або портал Дію, то немає підстав не надавати його вчасно).

Але як бути, якщо працівник надав ВОД із великим запізненням?

Нагадаємо, що ТЦК під час перевірки можуть здійснювати перевірки з наступних питань:

1. порядок узяття на персональний військовий облік призовників, військовозобов'язаних і резервістів, прийнятих на роботу;
2. стан дотримання встановлених строків повідомлення ТЦК та СП про прийняття на роботу.

І ще звернемо вашу увагу на те, що реєстри міноборони, пфу та дпс співпрацюють через систему трембіта, таким чином дані про працевлаштування особи є загальновідомими.

Таким чином прийняття працівника без ВОД та неповідомлення за додатком 4 ТЦК у визначений термін тягне за собою адміністративну відповідальність за ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення, що передбачає штраф на посадових осіб від 34 000 до 59 500 грн під час дії воєнного стану.

Ситуація 4. Працівник надав документи про інвалідність і про обмеження працювати на певних роботах із запізненням

Статус особи з інвалідністю виникає з моменту встановлення інвалідності, пільги для осіб з інвалідністю виникають саме з дня встановлення інвалідності (навіть якщо працівник надав відповідні документи на деякий час пізніше)

По-перше, потрібно додати копію документа, який підтверджує інвалідність, до особової справи працівника.

Роботодавцю необхідно визначити тривалість відпустки працівника за робочий рік, у якому йому встановлено інвалідність. Право на продовжену відпустку встановлено частиною 7 статті 6 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», а саме – особам з інвалідністю I і II груп надається щорічна основна відпустка тривалістю 30 календарних днів, а особам з інвалідністю III групи – 26 календарних днів.

Право на пільгову відпустку виникає з дня встановлення працівнику інвалідності, з огляду на це потрібно перерахувати кількість належних такому працівнику днів щорічної основної відпустки, виходячи не з 24 календарних днів, а з 26 чи 30 днів (залежно від групи інвалідності).

Для підприємств, установ і організацій, ФОП, у тому числі тих, які обрали спрощену систему оподаткування, в яких працюють особи з інвалідністю, мають право застосовувати пільгову ставку ЄСВ – 8,41% замість загальної 22% до заробітної плати осіб з інвалідністю (ч. 13 статті 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

Ставку ЄСВ 8,41% можна застосовувати лише після надання працівником документа, що підтверджує встановлення йому інвалідності. Пільгова ставка діє з дати отримання відповідного документу роботодавцем, навіть якщо інвалідність встановлена раніше

Також необхідно переконатись, що робота, яку виконує такий працівник, не протипоказана йому за станом здоров’я.

У разі якщо працівник не може виконувати попередні трудові обов’язки, то необхідно з’ясувати, чи можливо перевести працівника на іншу роботу відповідно до рекомендацій лікарів та чи погодиться працівник на переведення. У разі переведення працівника за станом здоров’я на легшу чи на іншу постійну нижче оплачувану роботу за загальним правилом за ним зберігають попередній середній заробіток протягом 2 тижнів з дня переведення (статті 114, 170 КЗпП).

У разі якщо переведення такого працівника неможливе або він відмовляється від такого переведення, необхідно розглянути питання щодо початку процедури звільнення працівника на підставі пункту другого частини першої статті 40 КЗпП.

Якщо працівник не повідомляє про інвалідність або / і не надає документи, то роботодавець не несе відповідальності за ненадання пільг, оскільки інвалідність не впливає на трудові обов'язки без відповідного повідомлення.

Ситуація 5. Встановлення випробування для заборонених категорій

У мирний час випробування не встановлюється для:

1. осіб, які не досягли вісімнадцяти років;
2. молодих робітників після закінчення професійних навчально-виховних закладів;
3. молодих спеціалістів після закінчення вищих закладів освіти;
4. осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби;
5. осіб з інвалідністю, направлених на роботу відповідно до законодавства;
6. осіб, обраних на посаду;
7. переможців конкурсного відбору на заміщення вакантної посади;
8. осіб, які пройшли стажування при прийнятті на роботу з відривом від основної роботи;
9. вагітних жінок;
10. одиноких матерів, які мають дитину віком до чотирнадцяти років або дитину з інвалідністю;
11. осіб, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців;
12. осіб на тимчасові та сезонні роботи;
13. внутрішньо переміщених осіб.

Випробування не встановлюється також при прийнятті на роботу в іншу місцевість і при переведенні на роботу на інше підприємство, в установу, організацію, а також в інших випадках, якщо це передбачено законодавством (ст. 26 КЗпП).

Однак, якщо кандидат, наприклад, жінка при прийнятті на роботу не повідомила про вагітність, а повідомила про це під час проходження випробувального терміну – звільнення жінки як такої, що не пройшла випробувальний термін, є неможливим, оскільки це є звільненням з ініціативи роботодавця, що заборонено законодавством (стаття 184 КЗпП).

Для підтвердження свого стану (вагітності) жінка має надати роботодавцю відповідний медичний висновок.

Проте, в період дії воєнного стану при укладенні трудового договору умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників (ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах війни»), тож переживати через це не варто, але Держпраці рекомендує все-таки не встановлювати випробування для вищезазначених категорій і під час дії воєнного стану.

Аліна ЛАКІС, редактор 7eminar

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Заява про відкликання заяви про прийняття

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (скасовуюче)

Повідомлення про зміну облікових даних (у редакції Постанови КМУ 1644 від 10.12.25)

Наказ про скасування наказу про прийняття на роботу

Читайте більше:

Письмовий трудовий договір

Прийняття на роботу: порядок та зразки документів

Навчання працівника за рахунок підприємства

Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором

Повідомлення про прийняття на роботу

Прийняття на роботу іноземця: дозвіл, заробітна плата, звітування

Дистанційна робота: оформлення та встановлення