Прийняття на роботу: порядок та зразки документів

1. Оформлення на роботу: алгоритм для роботодавця
2. Документи, які необхідні під час прийняття на роботу
3. Тип трудового договору
4. Заява про прийняття на роботу від працівника
5. Наказ про прийняття на роботу працівника
6. Повідомлення про прийняття
7. Особова картка форми №П-2 та особова справа
8. Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором
9. Висновки

Оформлення на роботу: алгоритм для роботодавця

Послідовність дій під час укладання трудового договору можна схематично відобразити в наступних кроках:

1. Подання працівником документів для працевлаштування (ч. 2 ст. 24 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).
2. Обрати тип трудового договору, який буде укладатися з цим працівником (ч. 1 ст. 24 КЗпП).
3. Прийняття заяви від працівника.
4. Укладення трудового договору.
5. Оформлення наказу про зарахування до штату нового працівника (ч. 3 ст. 24 КЗпП).
6. Повідомити контролювальні органи про прийняття нового співробітника (ч. 3 ст. 24 КЗпП).
7. Оформлення особової картки П-2 та формування особової справи працівника (наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656 Про затвердження типової форми первинного обліку N П-2 «Особова картка працівника», п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5)).
8. Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства (ст. 29 КЗпП).

Документи, які необхідні під час прийняття на роботу

Трудове законодавство чітко регламентує, які документи повинен надати майбутній працівник. Так, при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу,
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.

І у випадках, передбачених законодавством:

1. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію),
2. про стан здоров'я,
3. відповідний військово-обліковий документ,
4. інші документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП).

Щодо паспорта, то законом громадянину надається право подати для оформлення на роботу класичну «книжечку», ID картку або навіть електронний документ із застосунку «Дія». Кадровому фахівцю варто пам'ятати, що е-документ має повноцінну юридичну силу й відмовити у його прийнятті не можна (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону України від 20.11.2012 №5492-VI «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»).

Тобто у разі надання працівником електронного документа варто заздалегідь обговорити додаткове отримання скриншотів. Згідно з ДСТУ 4163:2020 для формування особової справи знадобиться копія паспорта, яку з електронного документа зняти неможливо.

Зверніть увагу! Документи для прийняття на роботу подаються лише в оригіналі.

Тип трудового договору

Трудовий договір – це угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем – фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець – фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ст. 21 КЗпП)

Ст. 24 КЗпП регламентує, що трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим:

1. при організованому наборі працівників;
2. при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними і геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3. при укладенні контракту;
4. у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5. при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 КЗпП);
6. при укладенні трудового договору з фізичною особою;
7. при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу;
8. при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
9. при укладенні трудового договору з домашнім працівником;
10. в інших випадках, передбачених законодавством України.

Але, під час дії воєнного стану існує деяке послаблення. Так у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору (ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Таким чином, у цей період можна укладати всі трудові договори в усній формі (окрім «спрощеного» трудового договору (ст. 49-5 КЗпП) та трудового договору з нерезидентом).

Заява про прийняття на роботу від працівника

Під час укладання усного трудового договору, майбутній працівник обов'язково пише заяву про прийняття. Хоча при укладанні письмового трудового договору заява від працівника не обов'язкова, проте краще, якщо вона все таки є.

Єдиної форми заяви від працівника не існує, але за довгий роботи вже є певні напрацювання. Краще за все підготувати шаблон, в який робітник просто впише власне прізвище та особисті дані.

Документ складається на ім'я директора компанії та містить наступну інформацію:

1. Адресат.
2. Відомості про заявника.
3. Назва виду документа.
4. Текст документа.
5. Основне місце роботи або сумісництво.
6. Посада, на яку претендує особа.
7. Дата прийняття на роботу
8. Строк, якщо укладається строковий трудовий договір, і причина обмеженого строку трудових відносин.
9. Режим робочого часу (якщо фізособа хоче працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком та ін.).

Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Завантажуйте шаблон та зразок Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Наказ про прийняття на роботу працівника

Існує кілька способів видати наказ про прийняття на роботу. Так, він може оформлюватись наступним чином:

1. за типовою формою №П-1, затвердженою наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489;
2. на спеціальному бланку підприємства;
3. на загальному бланку організації.

Зверніть увагу! У випадку оформлення наказу на бланках підприємства необхідно зберегти всі реквізити типової форми.

Наказ про прийняття за основним місцем роботи (довільна форма)

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про прийняття за основним місцем роботи (довільна форма)

Після видання наказу необхідно зробити наступне:

1. Наказ обов’язково підписує посадова особа роботодавця, яка наділена повноваженнями приймати на роботу.
2. Наказ реєструють.
3. Працівника ознайомлюють з наказом під підпис. Поряд із підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення.
4. Наказ про прийняття на роботу долучають до справи з наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання.
5. Копію такого документа передають до бухгалтерії.
6. Після видання наказу про прийняття на роботу роботодавцем на вимогу працівника вноситься до трудової книжки запис про прийняття на роботу.

Повідомлення про прийняття

Форма Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 №413 з урахування внесених змін.

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОПи та / або резиденти Дія Сіті. Крім того, Повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подає фізособа – роботодавець.

Таке повідомлення подають до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Повідомлення слід подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.

Ідентифікатор форми: J(F)3001005. Форма доступна в Електронному кабінеті з 1 травня 2025 року.

Як правильно заповнити повідомлення та подати детальніше у статті «Повідомлення про прийняття на роботу»

Особова картка форми №П-2 та особова справа

Особова картка є основним обліковим документом працівника організації, й оформляють її за типовою формою № П-2 (п. 1.1 р. I Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 №286, лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 № 5907/0/10-16/06).

Цей документ є обов’язковим для всіх працівників, які уклали строковий або безстроковий трудовий договір. Незалежно від того, чи здійснює працівник свою діяльність на повний або неповний робочий день, і чи є це основним місцем роботи або сумісництвом, для нього оформлюється особова картка за типовою формою № П-2.

Цей документ є ключовим обліковим засобом, в якому кадрова служба фіксує інформацію про працівника на основі поданих під час працевлаштування особистих документів.

Зберігати особову картку слід 75 років після звільнення працівника (п. 499 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5).

Особова справа формується після укладення трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу.

Порядок формування особових справ регламентує п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.

Так, в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):

1. заява про прийняття на роботу,
2. письмовий трудовий договір (контракт),
3. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу,
4. особовий листок з обліку кадрів,
5. доповнення до особового листка з обліку кадрів,
6. автобіографія,
7. копія паспорта,
8. копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті),
9. копія військового квитка (у разі наявності),
10. копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання,
11. заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних,
12. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво,
13. копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності),
14. копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові),
15. характеристики,
16. копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання),
17. документи з атестації,
18. заява про звільнення з роботи,
19. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором

Трудове законодавство України встановлює чіткі вимоги до дій роботодавця перед початком роботи працівника за трудовим договором. Відповідно до ст. 29 КЗпП, роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника вичерпною інформацією про умови праці, що охоплює всі ключові аспекти:

1. місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2. визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
3. права та обов’язки, умови праці;
4. наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
5. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
6. проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
7. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
8. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
9. процедуру та встановлені цим Кодексом строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Детальніше розглянуто всі ці обов'язки з практичним їх виконанням у статті «Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором»

Висновки

1. Працівник зобов'язаний подати оригінали документів, що посвідчують особу, підтверджують освіту, трудову діяльність і, за необхідності, стан здоров’я чи військовий облік. Роботодавець повинен забезпечити правильність їх перевірки та збереження копій відповідно до вимог законодавства.
2. Ведення особової справи за типовою формою №П-2 є обов’язковою процедурою, яка має відповідати правилам організації діловодства. Її збереження протягом 75 років після звільнення працівника підкреслює важливість правильного оформлення кожного етапу.
3. Законодавство передбачає спрощення укладення трудових договорів у період воєнного стану, що дає можливість гнучкіше підходити до організації трудових відносин.

Джерело: 7eminar

Статті на тему:

Повідомлення про прийняття на роботу

Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором

Керівник філії: нюанси оформлення при прийомі на роботу

Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця

Шаблони та зразки документів:

Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Наказ про прийняття за основним місцем роботи (довільна форма)

Особова картка працівника

Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу