Керівник філії: нюанси оформлення при прийомі на роботу

1. Філія: поняття та як регламентується діяльність
2. Найменування посади керівника філії
3. Обираємо правильний штатний розпис для посади керівника філії
4. Внесення інформації до ЄДР
5. Прийняття на роботу керівника філії
6. Повідомлення податкового органу
7. Висновки

Філія: поняття та як регламентується діяльність

Цивільним кодексом України (далі – ЦКУ) унормовано поняття «філія» в українському законодавстві. Так, ст. 95 ЦКУ визначає, що:

Філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза її місцезнаходженням та здійснює всі або частину її функцій. Філії не є юридичними особами. Вони наділяються майном юридичної особи, що їх утворила, і діють на підставі затвердженого нею положення або на іншій підставі, передбаченій законодавством іноземної держави, відповідно до якого утворено юридичну особу, відокремленими підрозділами якої є такі філії та представництва.

Таким чином, можна виокремити наступні ознаки філії:

1. не є юридичною особою;
2. отримує майно від юридичної особи, яка її створила;
3. діє на підставі положення, затвердженого юрособою, або іншого документа, передбаченого законодавством.

Керівники філій та представництв призначаються юридичною особою і діють на підставі виданої нею довіреності або на іншій підставі, передбаченій законодавством іноземної держави, відповідно до якого утворено юридичну особу, відокремленими підрозділами якої є такі філії та представництва (ч. 4 ст. 95 ЦКУ)..

З цих норм ЦКУ робимо наступні висновки:

1. призначає на посаду керівника філії саме юрособа;
2. повноваження керівника філії слід прописати у положенні про філію;
3. для підтвердження повноважень керівника філії юрособа видає йому довіреність.

Найменування посади керівника філії

Відповідно до Класифікатору професій ДК 003:2010, який затверджено наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – Класифікатор професій), для керівника філії передбачена професійна назва роботи:

1. «Директор (начальник, завідувач, інший керівник) філіалу (філії)» (код КП 1210.1).

В даному випадку в дужках зазначені споріднені (однотипні) професійні назви роботи. Роботодавцю слід обрати одну з цих назв, та конкретизувати назву посади, яку він буде використовувати. Варто також звернути увагу, що в Класифікаторі професій використані два терміни для позначення відокремленого підрозділу: «філіал» і, в дужках, «філія». Ці терміни є синонімами, і підприємство може використовувати один із них залежно від того, як названо його підрозділ у внутрішніх документах – «філія» чи «філіал».

Роботодавець може обрати назву посади, наприклад:

1. директор філіалу;
2. директор філії;
3. начальник філіалу;
4. завідувач філіалу;
5. тощо.

Всі вони мають код КП 1210.1, тож роботодавець має можливість обирати, яку назву буде мати посада керівника філії.

Якщо діяльність філії має специфічний характер, можна використовувати уточнені назви, наприклад:

1. завідувач філіалу (філії) готелю (код КП 1225);
2. завідувач філіалу (філії) бібліотеки (код КП 1229.6);
3. завідувач філіалу (філії) музею (код КП 1229.6);
4. завідувач філіалу (філії) лабораторії (код КП 1237.2).

Назва посади має бути закріплена у штатному розписі та положенні про філію.

На сьогодні є чинними норми про штатний розпис на підприємстві. Тож, відповідно до ст. 64 Господарського кодексу України (далі – ГКУ) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Таким чином, підприємство вільне самостійно обрати найменування посади для керівника філії з тих, які є в Класифікаторі професій, яке найбільш відповідає сфері діяльності самого підприємства, його філії, та закріпити у своїх внутрішніх документах (штатному розписі, положенні про філію, тощо).

Обираємо правильний штатний розпис для посади керівника філії

Посаду керівника філії можна включити:

1. До загального штатного розпису головного підприємства.
2. До окремого штатного розпису філії.

Філія юрособи може мати окремий штатний розпис, а керівник цієї філії – бути наділений повноваженнями щодо оформлення працівників в цей відокремлений підрозділ. Якщо кожна філія має свій штатний розпис, то логічніше вказати посаду керівника саме там.

У цьому питання у роботодавця є шляхи для маневру на підставі ст. 64 ГКУ.

Внесення інформації до ЄДР

Відомості про відокремлені підрозділи юрособи містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР), що передбачено Законом України від 15.05.2003 №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (далі – Закон №755).

Ці відомості в подальшому використовуються для ідентифікації відокремленого підрозділу, у тому числі під час провадження ним госпдіяльності та відкриття рахунків у банках та інших фінансових установах (ч. 4 ст. 10 Закону № 755).

Перелік відомостей, які вносяться в ЄДР щодо відокремленого підрозділу наведено у п. 20 ч. 2 ст. 9 Закону № 755. Ця норма регламентує також, що про керівника відокремленого підрозділу подається наступна інформація:

1. прізвище, ім’я, по батькові,
2. посада,
3. дата народження,
4. дата призначення,
5. реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта),
6. інформація для здійснення зв’язку з керівником відокремленого підрозділу (телефон та/ або адреса електронної пошти), наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи.

Отже, під час відкриття філії, та призначаючи на посаду її керівника, слід внести відповідні відомості до ЄДР.

Для державної реєстрації створення відокремленого підрозділу юридичної особи подаються такі документи (ч. 18 ст. 17 Закону № 755):

1. заява про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу юридичної особи (форма 5, затверджена наказом Мінюсту від 18.11.2016 № 3268/5);
2. примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про створення відокремленого підрозділу.

Прийняття на роботу керівника філії

Процедура прийняття стандартна, як і для всіх інших працівників підприємства:

1. Оформлення заяви про прийняття на роботу.
2. Видання наказу про прийняття на роботу.
3. Надання працівником необхідних документів.
4. Внесення запису в паперову трудову книжку (за бажанням працівника).

Але, перед цим варто подбати попередньо про оформлення наступних документів, які будуть регламентувати роботу філії:

1. прийняття рішення про створення філії уповноваженим органом юрособи;
2. затвердження положення про філію;
3. затвердження штатного розпису з відповідною посадою для керівника філії (або внесення змін у діючий штатний розпис);
4. внесення відповідних змін в правила внутрішнього трудового розпорядку;
5. розробка та затвердження посадової інструкції для керівника філії.

Зверніть увагу, на нюанси заповнення наказу про прийняття на роботу:

1. варто зазначити місце роботи керівника філії (окрім інших обов'язкових реквізитів).

Як правило, філія розташовується за іншою адресою, що відмінна від місцезнаходження головного підприємства.

Наказ про прийняття на роботу видає головне підприємство, оскільки, як ми зазначили вище, відповідно ч. 4 ст. 95 ЦКУ керівники філій призначаються юрособою.

Чи можна укладати контракт із керівником філії?

Контракт укладати не можна, адже законодавство України не передбачає такої можливості для цієї посади.

Так, ст. 21 КЗпП визначає, що:

особливою формою трудового договору є контракт, в якому строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (в тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, в тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Таким чином, контракт можна застосовувати лише у випадках, коли на це чітко вказано у законодавстві.

Чи потрібно узгоджувати призначення керівника філії?

Загалом призначення не потребує узгодження з власниками підприємства, якщо інше не передбачено статутом юрособи. Якщо ніяких спеціальних вимог щодо призначення керівника філії не має, то сміливо оформлюйте прийняття на роботу в звичайному порядку. Але, якщо певні умови є в статуті, то варто діяти згідно цих умов.

Повідомлення податкового органу

Повідомлення про прийняття на роботу керівника філії обов’язково подається до податкової служби, навіть якщо відомості про керівника вже внесені до ЄДР.

Повідомлення органу ДПС про прийняття на роботу працівників здійснюється на підставі ст. 24 КЗпП та Постанови КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» (далі – Постанова №413).

Хоча Постанова №413 і містить винятки з правил, коли повідомлення про прийняття не подається, поширюється воно виключно на:

1. члена виконавчого органу господарського товариства,
2. керівника підприємства, установи, організації.

І лише в тому випадку, коли відомості про них вже є в ЄДР.

Тому, повідомлення про прийняття на роботу керівника філії подається в обов'язковому порядку, без виключень з правил.

Висновки

1. Перед укладенням трудового договору з керівником філії підприємству необхідно оформити низку організаційних документів, що стосуються такого керівника. Зокрема:
2. ухвалити рішення про створення філії;
3. затвердити положення про філію;
4. внести зміни до штатного розпису та правил внутрішнього трудового розпорядку.
5. Назву посади керівника слід обрати з варіантів, передбачених Класифікатором професій, враховуючи особливості діяльності підприємства та філії.
6. Трудовий контракт із керівником філії не укладається. Відомості про нього повинні бути внесені до ЄДР, а про прийняття на роботу – надіслано повідомлення до податкового органу.

Джерело: kadroland

Статті на тему:

Повідомлення про прийняття на роботу

Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором

Класифікатор професій: правила визначення назви посади

Шаблони та зразки документів:

Посадова інструкція директора філії

Посадова інструкція керівника філіалу

Посадова інструкція завідувача філіалу готелю

Посадова інструкція завідувача філіалу бібліотеки