Аутстафінг: переваги, недоліки, податки, бухоблік

1. Що таке аутстафінг: переваги і недоліки
2. Податки і бухоблік у замовника і надавача послуг
3. Судова практика по аутстафінгу: де криються потенційні ризики
4. Висновки

Що таке аутстафінг: переваги і недоліки

Аутстафінг (з англ. outstaffing: виведення персоналу за межі штату) – це по факту передача персоналу в «оренду» компанією-виконавцем (аутстафером) компанії-замовнику.

На відміну від аутсорсингу, де компанія надає послуги або продукти, які вона сама виробляє, компанія-аутстафер (аутстафiнгова компанія) надає персонал для виконання певного функціоналу замовника.

А отже, компанія-аутстафер винаймає персонал і надає його на замовлення іншій стороні за договором та за плату.

Аутстафінг є доцільним в сільському господарстві, в IT-сфері, у сфері охоронних послуг, прибирання приміщень, наданні маркетингових послуг тощо.

У чинному законодавстві України не врегульований аутстафінг. Однак ст. 39 Закону України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення» передбачено такий вид діяльності, як «діяльність суб'єктів господарювання, які наймають працівників для подальшого виконання ними роботи в Україні в іншого працедавця», що за змістом відповідає аутстафінгу.

Предметом договору аутстафiнгу (договору надання послуг) є послуга з надання компанiєю-аутстафером персоналу для виконання ними робiт у замовника. Замовником може виступати як компані – юридична особа, так і ФОП.

З огляду на це, саме компанія – аутстафер є роботодавцем та страхувальником персоналу, а саме:

1. укладає трудові договори із працівниками (персонал);
2. подає повідомлення про прийняття на роботу працівників;
3. контролює час роботи та вiдпочинку на умовах, визначених трудовим договором, колективним договором чи іншим локальним документом;
4. веде облік робочого часу працівників;
5. нараховує та виплачує працiвникам заробiтну плату, відпускні, лікарняні, відрядні;
6. нараховує, утримує та сплачує до бюджету ПДФО та військовий збір із запрлати найманих працівників;
7. нараховує i сплачує ЄСВ;
8. звітує за найманий персонал, подає об’єднаний податковий розрахунок із додатками Д1, Д5, 4 ДФ.

Специфікою аутстафінгу є те, що персонал виконує посадові обов'язки для замовника, найчастіше пiдпорядковується трудовому розкладу замовника, має свої робочi мiсця на територiї замовника, будучи офіційно працевлаштованою в компанії-аутстафері.

Серед переваг аутстафінгу для замовника є:

1. гнучка модель найму персоналу, можливість регулювати фактичну кількість персоналу без зміни кількості працівників в штаті підприємства, в т.ч. для платників єдиного податку;
2. зменшення обсягів кадрової та бухгалтерської роботи щодо оформлення персоналу, обліку його робочого часу, розрахункових процедур та звітності;
3. дозволяє оптимізувати виконання робіт на різних територіях країни без відкриття представництва;
4. мінімізація трудових спорів, адже замовник уникає процедури звільнення персоналу;
5. оптимізація ризики «дроблення» бізнесу.

Разом з цим є і певні недоліки. Серед таких, потенційна втрата мотивації залученого персоналу до роботи у зв’язку із відсутністю пільг та привабливих умов оплати на підприємстві-замовнику. Адже оплату праці такого персоналу здійснює компанія-аутстафер на своїх умовах. А тому поділ на штатних працівників та залученого персоналу може негативно вплинути на якість виконаної роботи.

Разом з цим є і більш серйозний ризик залучення персоналу за договором аутстафінгу – перекваліфікація таких відносин у трудові за наслідками перевірок Держпраці чи податкової. Про це розглянемо далі – в судовій практиці.

Договір аутстафінгу встановлює права, обов'язки та відповідальність кожної сторони та розмір винагороди за послугу. На сьогодні договір аутстафінгу законодавчо не врегульований. Саме тому, з метою мінімізації спорів та ризиків під час перевірок доцільно детально описати його складові.

За договором аутстафінгу Виконавець (компанія-аутстафер) бере на себе обов'язки за замовленням надати послуги Замовнику на певний час та у певній кількості персоналу, який перебуває у штаті Виконавця для виконання певних функцій, пов'язаних з реалізацією продукції (товарів, послуг) Замовника. Перелік працівників зазначається у додатку до Договору. Кваліфікаційні вимоги до персоналу Замовник визначає у заявці.

Податки і бухоблік у замовника і надавача послуг

Винагорода за договором аутстафінгу є витратами компанії-замовника в бухобліку та враховується при визначенні бази нарахування податку на прибуток.

Рахунок обліку залежить від напрямку використання «орендованого» персоналу:

1. собівартість продукції, якщо персонал залучений на виробництві;
2. загальновиробничі витрати, по персоналу, що залучений на управлінні цехами, ділянками;
3. адміністративні витрати по персоналу, що виконують адміністративні функції;
4. витрати на збут по персоналу, залученому на збуті, торговельні агенти тощо.

Підставою для формування витрат є первинний документ – Акт приймання-передачі наданих послуг по персоналу, що має містити перелік та вартість наданих послуг, ПІБ наданого персоналу.

Як будь-який первинний документ, такий Акт має містити всі обов’язкові реквізити, визначені в ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Підписувати Акт, як підтвердний документ, мають уповноважені посадові особи сторін (п. 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88).

На підставі зареєстрованої в ЄРПН податковій накладній формується податковий кредит компанії замовника. Якщо остання не зареєстрована платником ПДВ, сума «вхідного» ПДВ у складі вартості послуг відноситься на витрати.

У компанії-аутстафера винагорода за послугу із надання персоналу є доходом. Витрати на утримання такого персоналу є витратами в бухобліку та оподаткуванні.

Приміром, компанія-замовник за договором аутстафінгу залучає персонал для адміністративної роботи – 3 особи та на збут – 1 особа.

Умовно, вартість надання 1 особи для адміністрації – 36 000 грн, в т.ч. ПДВ – 6000 грн, вартість надання 1 особи для збуту – 24 000 грн, в т.ч. ПДВ – 4000 грн.

Судова практика по аутстафінгу: де криються потенційні ризики

З огляду на законодавчу неврегульованість діяльності з аутстафінгу існують певні ризики щодо перекваліфікації такого залучення персоналу у трудові відносини.

Податківці в ЗІР, категорія 103.26, зазначають, що у разі використання різноманітних схем прихованої зайнятості, у тому числі і з використанням договорів аутстафінгу, свідомого невиконання сторонами обов’язків, порушення прав працівників, не виконання трудового та податкового законодавства – такі дії під час проведення перевірки можуть бути кваліфіковані як порушення вимог законодавства із настанням для підприємства, яке фактично використовує найману працю наслідків, у вигляді донарахованих сум податків, зборів і платежів, а також застосування штрафних санкцій.

Дотримання трудового законодавства перевіряє Держпраці. І тут також не все гладко.

Сам факт використання персоналу за договором аутстафінгу, тобто відсутність трудових відносин у замовника, не може свідчити про нереальність господарських операцій під час формування витрат або податкового кредиту з ПДВ. Свідченням тому наявна судова практика.

Так, ВСУ у постанові від 07.08.2018 у справі №808/760/16 зазначив, що відсутність у контрагента достатньої кількості трудових ресурсів для здійснення будь-якого виду діяльності не є підставою для визнання господарської операції нереальною. Залучення працівників є можливим за договорами цивільно-правового характеру, аутсорсингу та аутстафінгу. Аналогічна позиція ВСУ у рішеннях від 15.04.2020 у справі №826/13929/17 та від 16.04.2020 у справі №520/7467/19.

Саме тому, під час перевірки треба мати повного документального підтвердження щодо прозорості процесу найму робочої сили за договором аутстафінгу, дотримання сторонами вимог податкового та трудового законодавства.

Але є випадки, коли суди встановили порушення діючого трудового законодавства з боку компанії аутстафера. Так, у постанові ВС від 14.05.2020 у справі №640/1099/19 були виявлено, що частина працівників, наданих замовнику на умовах аутстафінгу, працювала не за трудовими договорами, а за цивільно-правовими. Через це Держпраці застосувало до замовника штраф за використання праці неоформлених працівників, оскільки трактувало ці відносини як трудові між самими замовником і цими працівниками. Замовник відстояв свої інтереси в суді, маючи на руках належним чином оформлені документи.

Ну і зовсім негативна судова практика, коли суд підтримує позицію Держпраці щодо нарахованого штрафу за порушення трудового законодавства ФОПом через договір аутстафінгу.

Причина проста, компанія-аутстафер (місцезнаходження – Сейшели), під час досудового розслідування, надала витяги із наказів про прийняття на роботу працівників,

Для інспекційного відвідування ФОП надано копію договору аутстафінгу із компанією-аутстафером про співробітництво, в якому клієнтові надавали працівників для участі у виробничому процесі. Також надано витяги із наказів про прийняття на роботу двох працівників вищевказаною фірмою (місцезнаходження – Сейшели). Під час досудового розслідування з’ясувалось, що не здійснювалось нарахування та сплата податків із заробітної плати працевлаштованих.

Як наслідок – нарахування штрафу ФОПу-замовнику персоналу в сумі 125190 грн суд визнав законним. У задоволенні адміністративного позову ФОП було відмовлено.

Висновки

1. Аутстафінг (надання персоналу в оренду) не заборонено в Україні, але і не має чіткого законодавчого регулювання.
2. Обираючи компанію-аутстафера доцільно детально перевірити її дані в ЄДР, обрані КВЕД, поцікавитися діловою репутацією на ринку.
3. Важливо максимально детально укласти договір аутстафінгу та акт наданих послуг з надання персоналу.

Олена ГАБРУК, незалежний експерт-консультант з оподаткування, обліку, кадрових питань

Читайте більше:

Що робити з документами колишніх працівників

Що робити підприємству, якщо через холод та відсутність світла неможливо працювати

Спрощений режим трудових відносин під час війни

Що перевірити у кадрових документах на початку 2026 року: чек-ліст від адвоката