Що перевірити у кадрових документах на початку 2026 року: чек-ліст від адвоката

Перед перевірками Держпраці, кадровим аудитом або плануванням змін у штаті варто провести експрес-ревізію кадрових документів. Навіть формальні неточності – у назвах посад, строках договорів чи графіку відпусток – можуть обернутися штрафами та трудовими спорами. Нижче – чек-ліст ключових кадрових документів, який допоможе швидко оцінити ризики та навести лад у кадровій документації підприємства

3

311


Чек-ліст швидкої перевірки кадрових документів на підприємстві:


1. Штатний розпис:


  1. чи є наказ про його затвердження;
  2. чи відповідають посади Класифікатору професій;
  3. чи збігаються назва посад у штатці, наказах, трудових договорах і трудових книжках;
  4. чи відповідає реальній структурі підприємства та чисельності посад;
  5. чи відповідає мінімальний посадовий оклад державним мінімальним гарантіям (з 8 647 грн);
  6. чи немає «мертвих» посад, особливо якщо плануються скорочення.

Пам'ятайте: зміни до штатного розпису можуть впливати на істотні умови праці, тому необхідно дотримуватися порядку за ст. 32 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП)

2. Трудові договори:


  1. чи не закінчується строк строкових договорів;
  2. чи умови не застаріли – обновити відповідно до останніх змін;
  3. чи оплата праці відповідає мінімальним гарантіям;
  4. чи умови договору відповідають реальним умовам роботи.


3. Правила внутрішнього трудового розпорядку:


  1. чи наведені у відповідність до актуального законодавства;
  2. чи додані Правила поведінки на підприємстві, які містять положення про нерозголошення конфіденційної інформації (п. 2 ст. 142 КЗпП).


4. Посадові інструкції:


  1. індивідуалізовані, а не шаблонні;
  2. відображають реальні трудові функції;
  3. працівники ознайомлені під підпис.


5. Відпустки:


  1. чи затверджений графік відпусток на 2026 рік (до 05 січня);
  2. чи немає значних «хвостів» невикористаних днів.


6. Електронний документообіг:


  1. чи запроваджені альтернативні способи ознайомлення (наказом, положенням або у трудовому договорі);
  2. чи визначені офіційні канали комунікації з працівником;
  3. чи зберігаються докази надсилання документів.


7. Призупинені трудові договори:


перевірити строки з урахуванням змін ст. 13 Закону України від 15.03.2022 №2136–IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (не більше 90 днів, норма діє після 14.03.2026), після спливу строку дія договору автоматично відновлюється, визначити подальші дії щодо працівників, які фактично відсутні.


Окремо перевірте працівників, які:


  1. тривалий час відсутні без пояснень;
  2. виїхали за кордон, а дистанційна робота неможлива;
  3. перебувають на окупованій території;
  4. фактично не виконують роботу і для них немає функцій.




Джерело: Трудові нотатки Ганни Лисенко


Читайте більше:


Накази на підприємстві: види, правила реєстрації та зберігання

Штатний розпис 2026: розробка та складання

Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок

Класифікатор професій: правила визначення назви посади

Номенклатура справ: про обов’язковість, оформлення та відповідальність

Посадова інструкція: що потрібно знати при складанні


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

311

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

5

303

3

10

1

19

1

19

3

224

1

44

5

767

1

13

2

17

3

1059

1

47

4

604

3

282

2

78

2

12

2

29

3

7200

2

267

3

35

3

570