Виплати ФОПам: як уникнути податкових пасток і зробити все правильно

1. Контроль ПДФО та військового збору за виплат ФОПу
2. Контроль ЄСВ у разі виплати доходу підприємцю
3. Документи від ФОПа для уникнення подвійного оподаткування
4. Відображення виплат підприємцям у звітності
5. ФОПи з тимчасово окупованих територій
6. Перевірка чинності держреєстрації ФОПа
7. Перевірка реальності послуги або роботи
8. Висновки

Контроль ПДФО та військового збору за виплат ФОПу

У разі виплати доходу фізичній особі-підприємцю ви можете стати податковим агентом щодо ПДФО та військового збору (далі – ВЗ). Це означає, що від суми виплати ми потенційно маємо утримати 18% ПДФО і 5% ВЗ, якщо особа не підтвердить свій статус або систему оподаткування.

Якщо підприємець працює на єдиному податку (ЄП), діють пп. 165.1.36 та п. 292.9 Податкового кодексу України (далі – ПКУ): дохід ФОПа, з якого сплачують єдиний податок, не підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ. Для цього достатньо підтвердження у вигляді витягу з реєстру платників ЄП (ЗІР, категорія 107.12).

Якщо ФОП на загальній системі, то п. 177.8 ПКУ передбачає: податки не утримують, якщо ФОП надав копію документу, що підтверджує його державну реєстрацію підприємцем (ЗІР, категорія 104.12). Це зазвичай виписка / витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР). Для самозайнятих осіб – адвокатів, нотаріусів, арбітражних керуючих, приватних виконавців – потрібна копія довідки про взяття на облік як особи, що веде незалежну професійну діяльність.

Отже, контроль податкового агента щодо ПДФО і військового збору зводиться до перевірки, що ФОП дійсно зареєстрований та має право здійснювати діяльність, за яку отримує оплату.

Ще одне важливе питання:

Що робити, якщо на дату виплати реєстрація ФОП припинена?

У такому випадку, ми стаємо податковим агентом і зобов’язані утримати ПДФО і військовий збір, навіть якщо виплату здійснили за договором.

Контроль ЄСВ у разі виплати доходу підприємцю

Якщо виплачуєте доходи найманим працівникам або за цивільно-правовими договорами з фізичною особою – підприємцем, автоматично стаєте платником ЄСВ (ст. 4 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

Якщо купуєте товари – ЄСВ не нараховуєте, оренда – теж не підпадає під нарахування ЄСВ, бо для цих видів діяльності закон цього не вимагає. А якщо ми замовляємо роботи чи послуги, то потрібно переконатися, що вони відповідають заявленим у витягу з ЄДР видам діяльності ФОПа. Наприклад, якщо це послуги програмування, у витягу має фігурувати відповідний КВЕД, якщо рекламні послуги – рекламний КВЕД.

Документи від ФОПа для уникнення подвійного оподаткування

ФОП на загальній системі підтверджує свій статус копією документа про держреєстрацію – витягу з ЄДР (саме в нього наведені види діяльності, на відміну від виписки), а для спрощенців таким підтвердженням є ще й копія витягу із реєстру платників єдиного податку. Саме ці документи допомагають уникнути подвійного оподаткування та зайвих питань щодо ЄСВ.

Але покладатися лише на папери не варто: статус ФОПа чи його КВЕДи можуть змінитися. Тому найнадійніший спосіб перевірки – актуальні дані в офіційних відкритих реєстрах.

На замітку! Наявність копії витягу на сьогодні не є обов’язковою: достатньо перевірити відкриті дані в ЄДР, реєстрі платників єдиного податку або через Opendatabot, щоб переконатися, що отримувач є ФОПом і має відповідний вид діяльності (ЗІР, категорія 104.12)

Навіть якщо ФОП надав необхідні підтвердні документи, завжди варто перевіряти актуальний статус у відкритих реєстрах перед кожною виплатою.

Звісно, якщо сума виплат значна й співпраця з ФОПом регулярна, логічно попросити у контрагента копії документів. Але під час податкової перевірки відсутність таких копій сама по собі не є підставою для донарахування ПДФО чи військового збору – лише тому, що у вас немає паперового підтвердження.

Головне – щоб ви могли довести, що на момент виплати ФОП справді мав відповідний статус, зокрема був платником єдиного податку. Тобто факт статусу потрібно підтверджувати на дату здійснення виплати, а не вже під час перевірки. Якщо ви це зробили, проблем не буде.

Відображення виплат підприємцям у звітності

Податківці наполягають на відображенні виплат ФОПам у 4ДФ із ознакою доходу «157» (лист ДПС від 24.02.2025 №162/2/99-00-24-01-03-02). Хоча ПКУ прямо цього не вимагає, практика показує: це допомагає захистити бухгалтера від претензій, навіть якщо суди часто стають на бік бізнесу.

Прикладом позитивного судового рішення є постанова ВС від 13.02.2024 у справі №560/9843/21:

…придбаваючи товар у фізичної особи – підприємця діяв в рамках норм ПК України, оскільки при взаємовідносинах з суб’єктом підприємницької діяльності він не виступає в якості податкового агента, та, як наслідок, не зобов’язаний утримувати та перераховувати до бюджету податок з доходів фізичних осіб за суб’єкта підприємницької діяльності, а отже, в податкових розрахунках форми 1-ДФ і не зобов’язаний відображати доходи, виплачені вказаній особі. Позивачем також надано доказ державної реєстрації вказаної фізичної особи – підприємця відповідно до закону як суб’єкта підприємницької діяльності, подано податкові декларації платника єдиного податку фізичної особи – підприємця.

Аргументи на користь невідображення виплат ФОПам у 4ДФ:

1. у ПКУ немає прямої норми, яка зобов’язує показувати такі виплати;
2. є судова практика ВАСУ та ВС із цього питання на користь платників;
3. наявність коду «157» у довіднику ознак доходів не створює податкового обов’язку з подання відповідної інформації – довідник не може встановлювати вимоги до платника;
4. той, хто платить ФОПу, не є податковим агентом, адже ФОП самостійно сплачує податки залежно від системи оподаткування (ст. 165, 177, 178 ПКУ).
5. якщо ФОП-отримувач – єдинник не є платником ПДФО. Відповідно, будь-яких зобов’язань щодо сплати ПДФО при виплаті доходів такому підприємцю не виникає;
6. на практиці податківці можуть нарахувати штраф за «невідображення» – 1020 грн один раз за весь період. Але й цей штраф під питанням, бо немає норми, яка прямо зобов’язує подавати такі дані. Саме тому бізнес легко відстоює свою позицію в судах;
7. нарахування та виплата доходів за ознакою «157» у сумі понад 5% загального обсягу доходу підприємства від будь-якої діяльності (за вирахуванням непрямих податків), визначеного за правилами бухобліку (п. 6 додатку 3 до Методики проведення перевірки загальних положень податкового та іншого законодавства України, контроль за дотриманням якого покладено на податкові органи, затвердженої наказом ДПС від 09.06.2023 №444).

Власне, ДПС так наполягає, що відображення виплат ФОПам у 4ДФ – ваш «обов’язок», тому що разом із таким звітом ви фактично самі «підсвічуєте» податківцям усі виплати ще до будь-якої перевірки. Якщо співпраця з ФОПом регулярна або це ваш постійний підрядник-«супутник», 4ДФ стає для ДПС найзручнішим способом отримати всю інформацію про операції без додаткових зусиль.

Є й ризики для самого підприємця-контрагента: якщо через 4ДФ «засвітиться» операція, яка йому заборонена (наприклад, ФОП 2-ї групи отримав дохід від юрособи на загальній системі), він може втратити спрощенку. Вам – дрібниця, йому – проблема.

Тепер повернімося до відображення таких виплат у звітності. Якщо ви все ж вирішуєте показувати виплату ФОПу в Податковому розрахунку, у додатку 4ДФ застосовуйте ознаку доходу «157». При цьому слід уважно відстежувати також повернення коштів – їх потрібно показувати у 4ДФ з «мінусом», інакше дохід підприємця вийде завищеним.

Важливо! Коли показуєте виплати підприємцям у звітності, стежте, щоб види діяльності збігалися з даними ЄДР. Інакше можуть нарахувати ЄСВ (для послуг-робіт) та ПДФО/ВЗ, якщо ФОП не відповідає статусу на дату виплати

Якщо оплачуєте роботи або послуги, але відповідного КВЕДу у ФОПа немає, тоді з’являється обов’язок нарахування ЄСВ і необхідність відображення інформації в додатках Д1 та Д5, як за цивільно-правовим договором.

У випадках, коли з виплати вже утримані ПДФО та військовий збір, у розділі І форми 4ДФ не заповнюють графи 4а «Сума нарахованого податку», 4 «Сума перерахованого податку», 5а «Сума нарахованого військового збору», 5 «Сума перерахованого військового збору».

Якщо на дату виплати з’ясується, що отримувач уже не є ФОПом, дохід відображайте в 4ДФ з ознакою доходу «102». У такій ситуації виникає обов’язок утримати ПДФО і військовий збір, а також можливе нарахування ЄСВ та відображення виплати у Д1 і Д5, якщо виплата стосується робіт або послуг.

ФОПи з тимчасово окупованих територій

Наступний контроль, який потрібно здійснити – перевірити, чи ваш контрагент – ФОП не зареєстрований на тимчасово окупованій території. Якщо це так, ви однозначно виступаєте податковими агентами, оскільки зобов’язані утримати ПДФО та військовий збір (пп. 38.9 п. 38 підрозд. 10 розд. XX ПКУ). При цьому п. 177.8 та пп. 2 п. 297.1 ПКУ, які звільняють від обов’язку утримувати ПДФО та військовий збір, не застосовують. Це означає, що незалежно від дати окупації, під час виплат підприємцям із тимчасово окупованих територій слід завжди діяти як податкові агенти й утримувати податки.

У 4ДФ виплату відповідних доходів також відображають із ознакою доходу «157» (ЗІР, категорія: 103.25).

Стоїть питання:

Чи можна здійснити виплату підприємцю, який зареєстрований на тимчасово окупованій території?

Відповідь залежить від дати окупації.

Так господарська діяльність суб’єктів господарювання із податковою адресою на тимчасово окупованій території можлива лише після зміни податкової адреси на територію, контрольовану Україною (ст. 13 Закону України від 15.04.2014 №1207-VII «Про забезпечення прав і свобод громадян та правовий режим на тимчасово окупованій території»).

Якщо окупація відбулася до 24 лютого 2022 року, виплату здійснити не можна. Якщо ж податкова адреса ФОПа на території, яка окупована після 24 лютого 2022 року, виплату проводити можна, але податковий агент зобов’язаний утримати 18% ПДФО та 5% військового збору. У разі невиконання цього обов’язку загрожує відповідальність, передбачена ст. 125-1 ПКУ: штраф від 10% до 75% від суми неутриманого податку. Утім, якщо виплатите відповідну суму протягом 30 календарних днів після отримання відповідного податкового повідомлення-рішення, уникнете штрафних санкцій та пені (пп. 69.37 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

На замітку! Законодавство не встановлює обов’язку щодо перереєстрації суб’єктів господарювання, які зареєстровані на тимчасово окупованих після 24 лютого 2022 року територіях України, і відповідно відсутні обмеження у здійсненні господарської діяльності (ГУ ДПС у Луганській області)

Для перевірки на дату виплати, чи ФОП перебуває на тимчасово окупованій території, користуються офіційними переліками територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих російською федерацією, затвердженими:

1. розпорядженням Кабміну від 07.11.2014 №1085-р (чинне з 07.11.2014) та постановою ВРУ від 17.03.2015 №252-VIII (чинна з 08.04.2015);
2. наказом Мінінтеграції від 22.12.2022 №309 (чинний із 27.12.2022 по 19.03.2025);
3. наказом Мінрозвитку від 28.02.2025 №376 (чинний із 20.03.2025).

Важливо! Йдеться саме про податкову адресу, а не фізичне місцезнаходження чи місце фактичної діяльності підприємця

Перевірка чинності держреєстрації ФОПа

Перед виплатою доходу потрібно перевірити, чи не припинена державна реєстрація ФОПа на дату виплати. Це особливо важливо, коли виплати здійснюють за договорами, укладеними раніше, або за заборгованостями за товари, роботи чи послуги, отримані раніше.

Може трапитися так, що підприємець припинив діяльність, а банківський рахунок ще не закритий. У такому випадку, якщо провести виплату, на дату її здійснення ця особа вже не є ФОПом, а просто фізичною особою. Але навіть у такій ситуації ми виступаємо податковим агентом відповідно до пп. 14.1.180 ПКУ і зобов’язані утримати ПДФО та військовий збір.

Перевірка реальності послуги або роботи

Не менш важливо переконатися, що ФОП дійсно міг надати послугу чи виконати роботу, за яку отримує оплату.

Перед виплатою доходу ФОПу варто поставити собі кілька базових запитань. По-перше, чи не є вартість товарів, робіт або послуг завищеною порівняно з ринковими цінами. По-друге, чи міг ФОП реально надати саме те, за що йому сплачують.

Для цього доцільно пройтися коротким «чеклістом реальності операції».

1. Насамперед слід оцінити потребу в трудових ресурсах. Якщо послуга або робота об’єктивно потребує залучення кількох осіб, а ФОП працює один, варто з’ясувати, чи має він найманих працівників або підрядників. Якщо таких немає, є ризик, що послугу визнають фіктивною, навіть якщо її фактично виконували, але з використанням неофіційної праці. Тобто, якщо ФОП фактично залучає людей неофіційно, ризики перекваліфікації операції та претензії контролюючих органів виникатимуть уже у замовника.

2. Далі потрібно оцінити наявність матеріальних ресурсів. Якщо для виконання робіт або надання послуг потрібні приміщення, склади, техніка, транспорт чи земельні ділянки, має бути підтвердження, що ФОП володіє ними або користується на законних підставах – на праві власності чи оренди. Те саме стосується перевезень: відсутність власного або орендованого транспорту – додатковий ризик.

3. Окремо варто звернути увагу на навички, спеціалізацію та дозволи. Якщо роботи потребують спеціальних знань або ліцензій (будівельні, висотні, інженерні, ІТ-послуги), важливо, щоб ФОП мав відповідну компетенцію і дозвільні документи. Інакше виникає ризик, що послугу фактично надає інша особа, а ФОПа використовують лише формально, зокрема для маскування дроблення бізнесу.

4. Ще один момент – дублювання функцій із найманими працівниками. Якщо у штаті компанії є працівники з аналогічними (однотипними) функціями, а паралельно оплачують такі ж послуги підприємцю, необхідно чітко розмежувати їхні зони відповідальності в договорах і внутрішніх документах. Податківці звертають на це особливу увагу.

5. Особливу обережність слід проявляти щодо поширених послуг – маркетингових, рекламних, ІТ, юридичних, бухгалтерських та інших консультаційних послуг. У таких випадках самого договору й акта виконаних робіт зазвичай недостатньо. Потрібні додаткові докази реальності операції: технічні завдання, звіти, листування, погоджені макети і банери, фото- та відеоматеріали, результати виконаних робіт тощо. У судовій практиці саме на ці докази звертають ключову увагу.

6. І нарешті, співпраця з ФОПом, який одночасно є директором, засновником або працівником компанії, прямо не заборонена законом. Проте в таких випадках контролюючі органи особливо ретельно перевіряють реальність операцій і відповідність ціни ринковому рівню. Це стосується не лише послуг і товарів, а й орендних операцій – як завищених, так і занижених.

Висновки

1. Щоб виплата ФОПу була безпечною для бухгалтерії, слід перевіряти: статус ФОПа, систему оподаткування, актуальні КВЕДи, відповідність послуги або роботи, наявність документального підтвердження, а також чи не знаходиться ФОП на тимчасово окупованій території.
2. Документи можуть бути мінімальні: витяг з ЄДР та за потреби витяг з реєстру платників ЄП. Паперові копії не обов’язкові, якщо є підтвердження з відкритих реєстрів.
3. Цей комплекс заходів допоможе уникнути штрафів, правильно нарахувати ПДФО, військовий збір і ЄСВ, відобразити виплати у звітності, а також забезпечить безпечну співпрацю з ФОПами на будь-якій системі оподаткування.

Мар’яна КАВИН, практикуючий бухгалтер і незалежний податковий консультант CAP, СІРА, АССА DipIFR, IFA внутрішній аудит

Читайте більше:

Співпраця бізнеса з ФОПами для заниження витрат

ФОП і «дроблення бізнесу»: податкова логіка перевірок

Чи відображати виплати ФОПу у 4ДФ: позиція податкової

Виплати ФОПам у 4ДФ: позиція Верховного Суду та ДПС

«Дроблення» ФОП: як податкова штрафує мережі бізнесу

Мінімальний пакет документів для підприємця на спрощеній системі

ФОП на тимчасово окупованій території: хто сплачує податки і штрафи