Ключова відмінність: документи на доходи та документи на походження товару
Головне, що потрібно зрозуміти кожному ФОП на єдиному податку: податкова чітко розмежовує документи, що підтверджують доходи, та документи, що підтверджують походження товару.
Згідно з офіційною позицією ДПС, викладеною в Базі знань ЗІР (категорія 107.01.06), штрафи за ст. 121.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) (1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне) не застосовуються до ФОП 1 – 3 груп (неплатників ПДВ) за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів / послуг.
Логіка тут проста: оскільки єдиний податок розраховується з доходу, а витрати не впливають на суму податку, то й карати за відсутність документів на витрати саме цим штрафом немає сенсу.
Однак це послаблення не стосується документів, що підтверджують ваші доходи. Оскільки саме дохід є базою оподаткування для спрощенців, ФОП зобов’язані вести його облік на підставі первинних документів. За їх відсутність або незберігання штрафи за ст. 121.1 ПКУ застосовуються у повному обсязі.
Чому податківці вимагають документи на дохід?
- контроль обсягу доходу: первинні документи (банківські виписки, акти, фіскальні чеки) дозволяють інспектору перевірити, чи не перевищив ФОП встановлений для його групи ліміт річного доходу;
- перевірка видів діяльності: аналізуючи призначення платежів, податківець контролює, чи отримує підприємець дохід лише від дозволених для єдиного податку КВЕДів;
- підтвердження повноти обліку: документи допомагають встановити, чи весь отриманий дохід був відображений у податковій звітності.
Практичні рекомендації: як мінімізувати ризики у 2025 році
1. Мінімально необхідний пакет документів:
- банківські виписки:найнадійніший первинний документ для підтвердження безготівкових доходів. Обов’язково зберігайте їх з детальним описом призначення платежів;
- договори з контрагентами: підтверджують законність ваших доходів та їх відповідність зареєстрованим КВЕДам;
- акти виконаних робіт / наданих послуг: обов’язкові для ФОП у сфері послуг;
- документи про походження товару (для торговців): видаткові накладні, акти закупівлі, митні декларації. Для продавців «ризикових» товарів – це критично важливий документ для уникнення 100% штрафу.
2. Організація документообігу:
- електронне зберігання: скануйте або отримуйте в електронному вигляді всі документи та зберігайте їх у надійних хмарних сервісах. Електронні документи, підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові;
- систематизація: організовуйте архів за періодами (місяць, квартал, рік) та контрагентами для швидкого пошуку під час можливих перевірок;
- резервне копіювання: регулярно створюйте резервні копії електронного архіву на різних носіях.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Обов'язкові реквізити акта наданих послуг зміняться: законопроєкт №14023
Первинні документи важливіші за договір – позиція Верховного Суду
Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва
Договір має посиланням на норми ГКУ, – що з чинністю пояснює Мінекономіки
«Самоакт»: коли відсутні первинні документи