Мінімальний пакет документів для підприємця на спрощеній системі

Податкове законодавство по-різному підходить до документів, що підтверджують доходи ФОП, та документів на походження товарів. Для спрощенців 1 – 3 груп незберігання витратних документів не тягне штрафу за ст. 121.1 ПКУ, але документи, що підтверджують дохід, залишаються критично важливими: саме вони є базою для оподаткування та основним предметом перевірки податкової


Ключова відмінність: документи на доходи та документи на походження товару


Головне, що потрібно зрозуміти кожному ФОП на єдиному податку: податкова чітко розмежовує документи, що підтверджують доходи, та документи, що підтверджують походження товару.


Згідно з офіційною позицією ДПС, викладеною в Базі знань ЗІР (категорія 107.01.06), штрафи за ст. 121.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) (1020 грн за перше порушення та 2040 грн за повторне) не застосовуються до ФОП 1 3 груп (неплатників ПДВ) за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів / послуг.


Логіка тут проста: оскільки єдиний податок розраховується з доходу, а витрати не впливають на суму податку, то й карати за відсутність документів на витрати саме цим штрафом немає сенсу.


Однак це послаблення не стосується документів, що підтверджують ваші доходи. Оскільки саме дохід є базою оподаткування для спрощенців, ФОП зобов’язані вести його облік на підставі первинних документів. За їх відсутність або незберігання штрафи за ст. 121.1 ПКУ застосовуються у повному обсязі.


Чому податківці вимагають документи на дохід?


  1. контроль обсягу доходу: первинні документи (банківські виписки, акти, фіскальні чеки) дозволяють інспектору перевірити, чи не перевищив ФОП встановлений для його групи ліміт річного доходу;
  2. перевірка видів діяльності: аналізуючи призначення платежів, податківець контролює, чи отримує підприємець дохід лише від дозволених для єдиного податку КВЕДів;
  3. підтвердження повноти обліку: документи допомагають встановити, чи весь отриманий дохід був відображений у податковій звітності.


Практичні рекомендації: як мінімізувати ризики у 2025 році


1. Мінімально необхідний пакет документів:


  1. банківські виписки:найнадійніший первинний документ для підтвердження безготівкових доходів. Обов’язково зберігайте їх з детальним описом призначення платежів;
  2. договори з контрагентами: підтверджують законність ваших доходів та їх відповідність зареєстрованим КВЕДам;
  3. акти виконаних робіт / наданих послуг: обов’язкові для ФОП у сфері послуг;
  4. документи про походження товару (для торговців): видаткові накладні, акти закупівлі, митні декларації. Для продавців «ризикових» товарів це критично важливий документ для уникнення 100% штрафу.


2. Організація документообігу:


  1. електронне зберігання: скануйте або отримуйте в електронному вигляді всі документи та зберігайте їх у надійних хмарних сервісах. Електронні документи, підписані КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і паперові;
  2. систематизація: організовуйте архів за періодами (місяць, квартал, рік) та контрагентами для швидкого пошуку під час можливих перевірок;
  3. резервне копіювання: регулярно створюйте резервні копії електронного архіву на різних носіях.


Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа


Читайте більше:


Обов'язкові реквізити акта наданих послуг зміняться: законопроєкт №14023

Первинні документи важливіші за договір – позиція Верховного Суду

Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва

Договір має посиланням на норми ГКУ, – що з чинністю пояснює Мінекономіки

«Самоакт»: коли відсутні первинні документи

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇