Лікарняні: призначення та виплата допомоги

1. Підстави для виплати лікарняних
2. Хто має право на допомогу
3. Порядок призначення лікарняних
4. Розмір виплати з тимчасової непрацездатності
5. Процес і строки виплати допомоги з тимчасової непрацездатності
6. Бухоблік виплати з тимчасової непрацездатності
7. Висновки

Підстави для виплати лікарняних

Підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку листок непрацездатності. І хоча повний перехід на е-лікарняні планувався ще в 2022 році, МОЗ подовжило використання паперових лікарняних на період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення або скасування.

Тож, підставою для отримання допомоги за час хвороби є е-лікарняний або оформлений належним чином паперовий листок непрацездатності.

Хто має право на допомогу

Допомога за лікарняним виплачується застрахованим особам.

Застрахована особа – фізична особа, яка підлягає загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню і сплачує або за яку сплачується єдиний внесок.

Право на отримання допомоги з тимчасової непрацездатності та по вагітності та пологах мають:

1. особи, які працюють на умовах трудового договору, гіг-контракту або цивільно-правового договору;
2. особи, обрані на виборні посади в органах державної влади, органах місцевого самоврядування тощо;
3. фізичні особи – підприємці;
4. особи, які провадять незалежну професійну діяльність;
5. члени фермерського господарства, якщо вони не належать до осіб, які підлягають страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності на інших підставах.

Таке право виникає, якщо тимчасова непрацездатність настала в період роботи (включаючи час випробування та день звільнення), зайняття підприємницькою та іншою діяльністю.

Приклад. Працівник звільняється 08.01.2026. В цей день йому відкритий лікарняний. Оскільки 08.01.2026 – це останній робочий день – лікарняний оплачуйте до відновлення працездатності. При цьому за рахунок роботодавця допомога надається тільки до дати звільнення (за один день), починаючи з шостого дня – за рахунок ПФУ. А ось якщо працівник захворів 09.01.2026 – він не має права на отримання допомоги за лікарняним.

Порядок призначення лікарняних

Допомога за лікарняними та декретними надається за основним місцем роботи та за сумісництвом (ст. 22 Закону України від 23.09.1999 №1105 «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування», далі – Закон №1105).

Право сумісників на отримання допомоги по тимчасовій втраті працездатності, допомоги по вагітності та пологах як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом відновили з 04.04.2025 р. Нагадаємо, що з 01.01.2023 лікарняні можна було отримати лише за одним місцем роботи.

Допомога за лікарняним суміснику нараховується на підставі довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи або даних про нараховану зарплату (дохід, грошове забезпечення), зазначені в індивідуальних відомостях реєстру застрахованих осіб.

Тобто тепер підставою для розрахунку можуть бути дані про нараховану заробітну плату з реєстру застрахованих осіб. Це значно спрощує життя бухгалтеру при нарахуванні страхової виплати для зовнішнього сумісника, адже дані ОК-7 є легітимними для контролю максимальної бази ЄСВ.

Якщо листок непрацездатності оформлено у паперовій формі, призначення допомоги здійснюється за копією такого листка, засвідченою підписом керівника та скріпленою печаткою роботодавця за основним місцем роботи.

Рекомендуємо статтю Лікарняні сумісникам: приклади розрахунку

Брати в роботу лікарняний можна після набуття статусу «готовий до сплати».

Такий статус е-лікарняний приймає через сім днів після дати закриття, а лікарняний по вагітності та пологах – через сім днів після дати відкриття. Протягом цих семи днів лікар має право внести зміни в медичний висновок або скоротити період непрацездатності.

Рішення про призначення допомоги за листком непрацездатності приймається страхувальником або уповноваженими ним особами (ч. 3 ст. 22 Закону №1105).

Керівник може самостійно приймати рішення або призначити уповноважену особу (або комісію) із соціального страхування, яка буде розглядати лікарняні. Форма документа, який видає уповноважена особа, на законодавчому рівні не визначена. Це може бути наказ, розпорядження, протокол тощо. Можна розробити власну форму або продовжувати користуватися бланком протоколу засідання комісії із соціального страхування.

На розгляд лікарняних відведено:

1. по тимчасовій непрацездатності не більше ніж 10 робочих днів з дня їх надходження (набуття статусу готовий до сплати);
2. по вагітності та пологах – не більше 3 робочих днів з дня їх надходження.

Лікарняний не оплачуйте, якщо за період хвороби працівник не втрачав заробіток, зокрема, якщо в період непрацездатності працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати, в простої, призупиненні трудових відносин, був увільнений на час мобілізації або працював і за цей час йому нарахована зарплата.

Комісія може відмовити в оплаті лікарняного за підстав, означених в статті 16 Закону №1105:

1. у разі одержання застрахованою особою травми або її захворювання при вчиненні нею кримінального правопорушення;
2. у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;
3. за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;
4. за час примусового лікування, призначеного за судовим рішенням;
5. у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних із таким сп’янінням;
6. за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням;
7. за період тимчасової непрацездатності, зазначений у листку непрацездатності, визнаному необґрунтованим.

Якщо в лікарняному є позначка про порушення режиму лікування, комісії слід відмовити в оплаті лікарняного з дня допущення порушення на строк, який комісія визначає самостійно.

Про відмову в оплаті лікарняного повідомте працівника письмово, зазначте причини відмови та порядок оскарження рішення.

Повідомлення надішліть або видайте працівнику не пізніше п’яти днів після прийняття відповідного рішення.

Розмір виплати з тимчасової непрацездатності

На підставі рішення уповноваженого із соціального страхування бухгалтерія нараховує суми матеріального забезпечення.

Середньоденну допомогу обчислюють шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період зарплати на кількість днів в цьому періоді, за вирахуванням днів, які не відпрацювали з поважних причин (п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабміну від 26.09.2001 №1266).

До таких причин відносять:

1. тимчасову непрацездатність;
2. відпустку по вагітності та пологах;
3. відпустку по догляду за дитиною;
4. відпустку без збереження заробітної плати;
5. період призупинення дії трудового договору через військову агресію рф;
6. період проходження військової служби, коли за працівником не зберігався середній заробіток.

Місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду разом з нарахованими в цьому місяці сумами.

До отриманої суми середньоденної допомоги слід застосувати коефіцієнт залежно від загального страхового стажу:

Незалежно від стажу роботи допомога в розмірі 100% надається:

1. донорам, які протягом року безоплатно здійснили донацію крові в сумарній кількості, що дорівнює двом разовим максимально допустимим дозам (900 мл), або плазми крові в сумарній кількості, що дорівнює чотирьом разовим максимально допустимим дозам (1600 мл);
2. чорнобильцям 1-3 категорії;
3. одному з батьків, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи;
4. ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
5. особам, реабілітованим відповідно до Закону України від 17.04.1991 №962-ХІІ «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років».

Обмеження розміру середньоденної допомоги:

При розрахунку допомоги за лікарняним зверніть увагу на наявність страхового стажу за останні 12 місяців.

Якщо страховий стаж за останній рік перед настанням страхового випадку менше 6 місяців, застосовуйте обмеження:

допомога по тимчасовій непрацездатності розраховується виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачуються страхові внески, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Середньоденна допомога по вагітності та пологах обмежується двома розмірами мінімальної зарплати (ч. 4 ст. 12 Закону №1105).

Процес і строки виплати допомоги з тимчасової непрацездатності

Для отримання фінансування від ПФУ потрібно відкрити окремий поточний рахунок для зарахування страхових коштів. Рахунок відкривається в будь-якому банку.

Увага! Кошти, які надходять на окремий рахунок, можуть бути використані виключно на оплату лікарняних. З окремого рахунку не можна перераховувати аліменти, стягнення за виконавчими провадженнями, профспілкові внески тощо.

Після отримання рішення про призначення допомоги за листками непрацездатності бухгалтерія протягом 5 робочих днів має нарахувати допомогу та сформувати заяву-розрахунок.

Заява-розрахунок подається через кабінет страхувальника на веб-порталі ПФУ або в паперовому вигляді до найближчого сервісного центру ПФУ.

Пенсійний фонд протягом трьох робочих днів перераховує кошти на окремий рахунок. Допомогу за лікарняними слід виплатити працівнику в найближчий день виплати заробітної плати. Проте не заборонено це робити раніше.

Якщо замовили надлишкові кошти – поверніть їх до ПФУ. Термін повернення – три робочі дні.

Після виплаті лікарняних працівнику не пізніше 30 календарних днів з дати отримання коштів від ПФУ та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено» подайте Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам (п. 11 Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою правління ПФУ від 19.08.2025 №28-1). Якщо не відзвітуєте до ПФУ протягом трьох місяців з моменту отримання фінансування – це може стати підставою для проведення позапланової перевірки.

Завантажуйте шаблон Повідомлення про виплату коштів застрахованим особам

Бухоблік виплати з тимчасової непрацездатності

Для обліку лікарняних використовуйте рахунки 663, 949, 378 (див. лист Мінфіну від 27.09.2013 №31-08410-07-27/28296).

Приклад. Працівнику нараховано лікарняні за 15 днів в сумі 4728,00 грн, в тому числі за рахунок роботодавця – 1576,00 грн, за рахунок ПФУ – 3152,00 грн.

В обліку нарахування та виплату лікарняних відображайте наступним чином:

Висновки

1. Підставою для отримання допомоги за час хвороби є е-лікарняний або оформлений належним чином паперовий листок непрацездатності.
2. Допомога за лікарняним виплачується застрахованим особам. Призначається та здійснюється за основним місцем роботи та сумісництвом.
3. Рішення про призначення допомоги за листком непрацездатності приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.
4. На підставі рішення уповноваженого із соціального страхування бухгалтерія нараховує суми матеріального забезпечення.
5. Для обліку лікарняних використовують рахунки 663, 949, 378.

Ольга БОНДАРЕНКО, незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ

Читайте більше:

Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати

Заповнення нової заяви-розрахунку лікарняних в паперовій формі

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Заява-розрахунок і Повідомлення про виплату лікарняних: Постанова вже чинна!

Лікарняні по-новому: як ПФУ контролюватиме видачу, перевірку та повернення коштів

Мінікурси на тему:

Лікарняний під час відпустки: інструкція для бухгалтера

Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ

Перехідні лікарняні та відпускні: як виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати

(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ