Облік ТО та ремонту автомобіля у юрособи

1. Що є ТО, поточним та капітальним ремонтом автомобіля
2. ТО та ремонт автомобіля до введення в експлуатацію
3. ТО та ремонт автомобіля після введення в експлуатацію
4. Судова практика щодо характеру робіт та обліку (витрати чи капіталізація)
5. Ремонт автомобіля за рахунок страхового відшкодування
6. Чи призупиняти амортизацію автомобіля на період ремонту

На перший погляд здається усе просто: витрати на техобслуговування та ремонт автомобіля потрапляють до витрат (залежно від того, де задіяно авто – адміністративних, збутових, загальновиробничих тощо). Та на практиці не усе так гладко. Адже, по-перше, важливо, ремонт здійснюється до введення в експлуатацію транспортного засобу чи після, по-друге, чи очікуються додаткові економічні вигоди від ремонту (а тут уже вагоме рішення керівництва), наприклад, збільшення строку корисного використання чи надання в оренду за більшу суму ніж раніше тощо. Окрім того, є несподівані роз’яснення податківців та судова практика, і це доречно врахувати обліковуючи такі операції. Зокрема, якщо проводиться капітальний ремонт авто після ДТП: витрати чи капіталізація? Якщо ремонт за рахунок страхового відшкодування: що з ПДВ? Чи призупиняти амортизацію на час ремонту? Тож розберімося детально у цих питаннях. Обумовимо, що говоритимемо про облік за НП(С)БО.

Що є ТО, поточним та капітальним ремонтом автомобіля

Перелік робіт, які потрапляють до технічного обслуговування (далі – ТО), поточного ремонту чи капітального ремонту транспортних засобів окреслено у Положенні про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженому наказом від 30.03.1998 №102 (далі – Положення №102). Нижче у таблиці наведемо коротку характеристику таких робіт).

Таблиця 1

Види робіт (технічне обслуговування, поточний та капітальний ремонт транспортних засобів) та їх характеристика

Та для цілей бухгалтерського обліку важлива мета (для отримання первісних вигод, чи їх зростання) проведення таких робіт, а не їх перелік чи назва. Про це далі.

ТО та ремонт автомобіля до введення в експлуатацію

Уявімо ситуацію: підприємство придбало транспортний засіб, однак він «не на ходу», потребує ремонту та заміни / поповнення рідин (оливи, антифризу тощо). Без цього використовувати автомобіль за його призначенням неможливо. Тобто ці операції відбуватимуться ще до першого введення в експлуатацію автомобіля підприємством.

Бухгалтерський облік

У такому разі і ремонт, і техобслуговування, які проводяться ще до введення в експлуатацію автомобіля, розцінюються як «інші витрати, безпосередньо пов'язані з доведенням основних засобів до стану, у якому вони придатні для використання із запланованою метою». Тож за п. 8 НП(С)БО 7 «Основні засоби», затвердженого наказом Мінфіну від 27.04.2000 №92 (далі – НП(С)БО 7), такі витрати потрапляють до первісної вартості основного засобу, у цій ситуації – автомобіля.

Податкові наслідки

З податку на прибуток – тут без особливостей. Адже і в податковому обліку ці суми формуватимуть первісну вартість автомобіля, яка амортизуватиметься. Нагадаємо, що Податковий кодекс України (далі – ПКУ) не прописує спеціальних правил формування первісної вартості основних засобів, тому у цьому питанні діють бухгалтерські правила (п. 5.3 та пп. 14.1.84 ПКУ).

ПДВ. Якщо за послугами ТО, ремонту чи придбання запчастин для цих робіт є вхідний ПДВ (зареєстровано податкову накладну у ЄРПН на ваше підприємство), то ви, бувши платником ПДВ, включаєте ці суми до податкового кредиту за загальними правилами. Якщо автомобіль буде використовуватися в оподатковуваних ПДВ операціях та у госпдіяльності, ніяких компенсуючих ПДВ не нараховуємо (п. 198.5 ПКУ).

Витрати на технічне обслуговування та ремонт автомобіля ще до першого введення його в експлуатацію підприємством включаються до первісної вартості як «інші витрати, безпосередньо пов'язані з доведенням основних засобів до стану, у якому вони придатні для використання із запланованою метою»

ТО та ремонт автомобіля після введення в експлуатацію

Бухгалтерський облік

Для бухобліку важливо, з якою метою здійснюються роботи – для підтримання в робочому стані та отримання первісно очікуваних економічних вигод чи для поліпшення, що призводить до збільшення майбутніх економічних вигод. Дослівно з НП(С)БО 7 це звучить так:

Рішення про характер і ознаки здійснюваних підприємством робіт, тобто чи спрямовані вони на підвищення техніко-економічних можливостей (модернізація, модифікація, добудова, реконструкція) об'єкта, що приведе у майбутньому до збільшення економічних вигод, чи здійснюються вони для підтримання об'єкта в придатному для використання стані та одержання первісно визначеної суми майбутніх економічних вигод від його використання, приймається керівником підприємства з урахуванням результатів аналізу поточної ситуації та суттєвості таких витрат (див. п. 30 Методичних рекомендацій з бухгалтерського обліку основних засобів, затверджених наказом Мінфіну від 30.09.2003 №561, далі – Методрекомендації №561).

Звертає на це увагу і Мінфін у листі від 22.05.2017 №35210-07/23-1937/1689:

Що розуміти під економічними вигодами та їхнім ростом?

Економічна вигода – потенційна можливість отримання підприємством грошових коштів від використання активів (ст. 1 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

До потенційної можливості отримання грошових коштів від використання активів також належить і можливість зменшення в результаті використання активів витрачання грошових коштів та їх еквівалентів (див. лист Мінфіну від 22.09.2010 №31-34020-20-27/25329). Для прикладу, на автомобіль встановлюється газобалонне обладнання для економії у споживанні ПММ.

Підказку дає і п. 31 Методрекомендацій №561: підставою для визнання капітальними інвестиціями витрат, пов'язаних з поліпшенням основних засобів, є зростання внаслідок цих витрат очікуваного терміну корисного використання об'єкта, кількості та/або якості продукції (робіт, послуг), яка виробляється (надається) цим об'єктом. І тут варто розрізняти не загальний строк можливої експлуатації, а саме строк корисного використання. Наприклад, підприємство встановило строк корисного використання для автомобіля 5 років, однак планує провести капітальний ремонт і подовжити цей строк ще на 2 роки. Тобто є причинно-наслідковий зв’язок.

Схожий перелік того, що збільшує економвигоди, є й у листі Мінфіну від 21.07.2015 №31-11420-08-10/23506.

Висновок: проведення поліпшення об'єкта передбачає вдосконалення конструкції, модернізацію, дообладнання, що забезпечує збільшення економ вигод, у т. ч. економія на витратах (наприклад, дообладнали фаркопом для можливості використання причепа, встановили газобалонне обладнання для економії на ПММ, встановили захист двигуна для запобігання можливим пошкодженням і витратам на ремонт тощо), покращення умов праці тощо. Здійснення ж ремонту полягає у відновленні окремих об'єктів для підтримання їх у робочому стані (наприклад, усунення поломки коробки передач, заміна розбитої фари і т. д.)

Для того, щоб чітко відчути різницю, уявимо, що підприємство здійснює фарбування автомобіля:

1. для відновлення стану – наявні глибокі подряпини та корозія. Від цього не планує отримати додаткового ефекту ні у збільшенні строку корисного використання, ні у рості доходів від використання. Тож безсумнівно, що це будуть просто витрати без капіталізації;
2. для отримання додаткового доходу, бо планує здавати авто в оренду для святкових подій та фарбує його для цього у нестандартний блакитний колір. Очікує отримувати орендну плату не 1000 грн за добу, як зараз, а 2500 грн після креативного фарбування. У цій ситуації можемо говорити про капіталізацію таких витрат, тобто збільшення первісної вартості. Адже ціль – зростання економічних вигод, які первісно очікувалися.

Як можна оформити рішення про характер робіт?

Рекомендуємо оформити це наказом. Як альтернатива, можна у первинному документі щодо проведених робіт вказати їхній характер, а керівник відповідно погодить своїм підписом.

Надамо зразок можливого оформлення наказу для визначення характеру робіт.

Зразок Наказу щодо витрат на капітальний ремонт автомобіля

Важливо: рішення керівництва щодо характеру робіт податківці можуть піддати сумніву. Тому варто бути готовим відстоювати обраний підхід. Це особливо актуально у питанні капітальних ремонтів. Тож варто оцінити податкові ризики, тому згадаємо про показове судове рішення у справі відновлення автомобіля після ДТП

Судова практика щодо характеру робіт та обліку (витрати чи капіталізація)

Постанова Верховного суду від 22.06.2020 у справі №640/20205/18:

Ситуація. Ремонт авто після ДТП – підприємство віднесло до поточних витрат (не капіталізувало).

Аргументи та висновки. Право керівника підприємства на класифікацію витрат (поточні чи капітальні) не можна вважати таким, що є дискреційним і не має здійснюватися відповідно до вимог чинного законодавства та встановленого порядку ведення бухгалтерського обліку.

Слід зауважити, що проведення капітального ремонту саме по собі не свідчить про необхідність автоматичної капіталізації понесених у такому випадку витрат.

Необхідність капіталізації пов`язується саме із впливом проведеного ремонту на вартість основного засобу, період його експлуатації та взагалі можливість останньої без проведення ремонтних робіт.

На думку колегії суддів, здійснення заміни базового агрегату прирівнюється до заміни окремого важливого компонента (частини) основного засобу у розумінні приписів п. 29 Методичних рекомендацій №561.

У цій же справі відмічено, що у разі, якщо відбувається заміна окремого важливого компонента (частини) основного засобу, термін корисного використання якого відрізняється від терміну корисного використання такого основного засобу – такі витрати капіталізуються.

Справу відправлено на новий розгляд до першої інстанції.

Чи може окремий компонент у авто стати окремим об’єктом? Скажімо, підприємство замінює двигун на автомобілі, чи можна двигун визнати окремим об’єктом основних засобів?

Теоретично – так. Провести часткову ліквідацію зі списанням старого компонента, а ось новий розглянути як окремий ОЗ. Адже якщо строк корисного використання окремої складової відрізняється від строку корисного використання самого об’єкта, є право цю складову обліковувати як окремий об’єкт. Таке право дає п. 4 НП(С)БО 7: якщо один об'єкт ОЗ складається з частин, які мають різний строк корисного використання (експлуатації), то кожна з цих частин може визнаватися в бухгалтерському обліку як окремий об'єкт ОЗ.

Та для транспортних засобів ми б не рекомендували покомпонентно вести облік. Скажімо, при вибутті доведеться окремо продавати авто й окремо двигун…

А ось провести часткову ліквідацію ОЗ та встановити нову складову (двигун) зі збільшенням первісної вартості – можна.

Та, звісно, все варто розглядати в конкретних ситуаціях.

Наприклад, дообладнали легковий автомобіль автомобільним боксом, який монтується на дах. Безсумнівно, його можна розцінювати як окремий об’єкт основних засобів. Так, якщо його вартість не перевищуватиме вартісний критерій для МНМА, то потрапить до малоцінних на субрахунок 112, а у випадку перевищення – до інших на субрахунку 109. Ще приклад, на авто встановили датчик проти зливу ПММ та трекер, припустімо, їх строк служби відрізняється від строку корисного використання самого авто, вважаємо ці прилади можна обліковувати як окремі об’єкти ОЗ.

Чи відрізнятиметься облік у разі ремонту з використанням раніше придбаних самим підприємством запчастин і у разі проведення робіт СТО зі своїми запчастинами та матеріалами?

Так, відмінності будуть. Адже у разі придбання самим підприємством запчастин їх потрібно буде поставити на баланс (оприбуткувати) та передати виконавцю (СТО) з відображенням в аналітичному обліку і списати за фактом встановлення на авто за звітом (актом) виконавця (СТО). Це особливості обліку ТО та ремонту з використанням матеріалів замовника.

Якщо ж виконавець використовує свої запчастини для ремонту, він їх розшифрує у документах, але покажете ви в обліку загальну вартість послуг від виконавця, у т. ч. з матеріалами (тобто окремо оприбутковувати та списувати їх не потрібно буде).

Покажемо бухгалтерські проведення у таблиці (для спрощення не зазначатимемо розрахунків з ПДВ та оплати послуг).

Таблиця 2

Бухгалтерський облік ТО та ремонтів автомобіля

Податкові наслідки

З податку на прибуток діють такі ж правила як і у бухобліку. Тобто якщо проводиться ТО чи ремонт для підтримання (відновлення) робочого стану й отримання первісно очікуваних економ вигод – це витрати. Якщо ж поліпшення з ростом економвигод – капіталізація (збільшення первісної вартості) та подальша амортизація.

Тобто ніяких 10%-вих лімітів чи чогось подібного у ПКУ не передбачено.

Єдиний нюанс, якщо автомобіль негоспдіяльний (в термінології ПКУ – «невиробничий», тобто той, що не призначений для використання у господарській діяльності), то витрати на його ремонт та поліпшення утворюють різницю у підприємств, які використовують різниці (так званих «високодохідників») – на їхню суму потрібно збільшити фінрезультат до оподаткування (п. 138.1 ПКУ).

Підкреслимо: якщо автомобіль залучено (чи в майбутньому буде залучено) у господарській діяльності – ніяких різниць за ремонтами немає

ПДВ. Купуючи послуги з ТО чи ремонту авто, або ж запчастини для цих операцій, якщо ваш постачальник виписав та зареєстрував на вас податкову накладну та зареєстрував її у ЄРПН, включайте ці суми до податкового кредиту. Відображайте їх у таблиці 2.1 додатка 1 до декларації з ПДВ (ЗІР, категорія 101.24).

Ремонт автомобіля за рахунок страхового відшкодування

Особливість цієї ситуації полягає у тому, що потрібно відобразити у бухобліку дохід за фактом нарахування страхового відшкодування (акту страхової з погодженням суми компенсації).

А ось бухгалтерський та податковий облік самих ремонтних робіт буде таким, як описано вище. Тобто, якщо вважаєте, що ці роботи для відновлення робочого стану, – включатимете їх до витрат, якщо ж вбачаєте ріст економічних вигод (що часто бачать податківці), - тоді віднесете на збільшення первісної вартості автомобіля.

Вся заковика тут у ПДВ.

Для платників ПДВ в ситуації з ремонтом за рахунок страхового відшкодування варто знати:

1. сума страхового відшкодування, яку отримуєте на рахунок не є об’єктом оподаткування ПДВ, тобто на ці суми нараховувати ПДВ не потрібно (див. ЗІР, категорія 101.11, та ЗІР, категорія 101.13);
2. якщо страхова компанія напряму виплачує страхове відшкодування на рахунок СТО, яке проводить ремонт, то податкову накладну СТО-платник ПДВ складе на ваше підприємство, як на покупця цих послуг з ремонту за правилом першої події (ЗІР, категорія 101.13, див. також рішення Хмельницького окружного адмінсуду від 05.03.2021 у справі №560/5755/20). І ви на підставі цієї зареєстрованої накладної маєте право на податковий кредит. Однак у податківців є усталена позиція, що оскільки провело оплату не ваше підприємство, а страхова, то потрібно вам нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ та «перекрити» це право на податковий кредит (ІПК ДФС від 06.12.2018 р. №5131/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, ЗІР, категорія 101.16). Дослівно:

Ми не згодні з підходом ДПС щодо компенсуючих ПДВ у цій ситуації, адже страхове відшкодування належить підприємству й останнє вповноважує страхову компанію перерахувати ці кошти напряму СТО. Тому немає підстав говорити про «безоплатні» роботи, як не можна стверджувати про негоспдіяльність, адже ці ремонтні роботи як і сам автомобіль використовуються підприємством у господарській діяльності.

Підкреслимо, якщо СТО на ваше підприємство зареєструвала податкову накладну, але ви вирішили не фіксувати податковий кредит, це не вбереже від ризику компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ, бо для запуску п. 198.5 ПКУ важливим є право на податковий кредит, а не сам факт відображення цього податкового кредиту в декларації з ПДВ

Звісно, якщо СТО не реєструвало на вас податкову накладну (бо, скажімо, не є платником ПДВ), то про компенсуючі за п. 198.5 ПКУ вам і хвилюватись не слід, їх точно не буде.

Таблиця 3

Облік ремонту автомобіля за рахунок страхового відшкодування

Чи призупиняти амортизацію автомобіля на період ремонту

Переконані, ні, не потрібно призупиняти амортизацію під час ремонту, і не важливо скільки ремонт триває – пару днів чи пару місяців.

Нагадаймо, що за п. 23 НП(С)БО 7 нарахування амортизації здійснюється протягом строку корисного використання (експлуатації) об'єкта, який встановлюється підприємством (у розпорядчому акті) при визнанні цього об'єкта активом (при зарахуванні на баланс), і призупиняється на період його реконструкції, модернізації, добудови, дообладнання та консервації.

Тобто є чіткий перелік ситуацій, коли призупиняється амортизація і всі вони стосуються поліпшень та консервації. Ремонту серед цих випадків немає.

І можна тут було б поставити крапку, якби не особлива позиція податківців. Доволі часто контролери стверджують, що під час тимчасового невикористання ОЗ (виведення його з експлуатації) амортизація не нараховується, бо цей строк не потрапляє у строк корисного використання (ІПК ДФСУ від 26.04.2019 №1887/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, лист ДФСУ від 15.05.2019 №15340/7/99-99-15-02-02-17, лист Мінфіну від 22.04.2019 №11210-09-63/11170, ІПК ДФСУ від 02.07.2019 №3031/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, ІПК ДФСУ від 17.07.2019 №3317/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, ІПК ДФСУ від 01.10.2019 №504/6/99-00-07-02-02-15/ІПК, ІПК ДФСУ від 26.04.2019 №1906/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, ІПК ДФСУ від 03.06.2019 №2522/6/99-99-15-02-02-15/ІПК, ІПК ДФСУ від 02.07.2019 №3031/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Звісно, це може вас хвилювати лише якщо ремонт не припадає на один місяць. Бо за позицією податківців амортизація призупиняється з місяця виведення з експлуатації та відновлюється з наступного місяця після введення в експлуатацію. Тобто, якщо виведення та введення відбулося в одному місяці, то паузи в амортизації точно не буде.

Зауважимо, що з позицією податківців щодо тимчасового призупинення амортизації на період ремонту, якщо ОЗ виводилося з експлуатації, ми не згодні, адже як фізичне, так і моральне «старіння» відбувається, строк корисного використання триває (див. зокрема рішення Донецького окружного адмінсуду від 04.11.2019 №200/11764/19-А, яким скасовано ІПК ДФСУ від 17.07.2019 №3317/6/99-99-15-02-02-15/ІПК). Та якщо переймаєтеся цим моментом, варто звертатися до Мінфіну за індивідуальним роз’ясненням питання чи можна амортизувати автомобіль під час його тривалого ремонту.

Додамо, що підприємства-«високодохідники» (доходом понад 40 млн грн за рік, які використовують усі різниці) під час податкової амортизації ОЗ призупиняють її лише на період його консервації (див. пп. 138.3.1 ПКУ). Тож під час ремонтів і поліпшень податкова амортизація нараховується. Та знову тут ж підхід ДПС щодо «тимчасове невикористання = не строк корисного використання = неамортизація у цей період».

Шаблони та зразки документів:

Наказ про витрати на капітальний ремонт автомобіля

Читайте більше:

Облік шин на підприємстві: від придбання до списання

Списання палива на підприємстві: облік та зразки документів

Компенсація за використання авто працівника у службових цілях

Знищено (пошкоджено) майно, техніку, автомобілі, документацію: оформлення та облік

Списання автомобіля на металобрухт: що робити з шинами, паливом та акумуляторами