Списання палива на підприємстві: облік та зразки документів

Норми списання палива: як затвердити

Рух пального, як і будь-яких ТМЦ, відображається в обліку за фактичними даними. Фактичний обсяг використання пального становить витрати підприємства, однак належність цих витрат залежить від того, чи знаходяться вони в межах нормативу.

Законодавство не встановлює вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству переваги у податковому обліку та захисті під час перевірок.

Старі норм витрат палива, що були затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43, скасували наказом Мінінфраструктури від 02.11.2023 №1011.

Сьогодні замість колишнього наказу №43 ДП «ДержавтотрансНДІпроект» розробило:

1. Методичні рекомендації з нормування витрат палива

та

1. Базові норми витрат (доповнення до «Методичних рекомендацій», окрема книга).
2. 
   

Ці документи створено на основі та на заміну попередніх Норм. Вони надають єдиний методичний підхід до обліку витрат пального, мастильних матеріалів, а також електроенергії для електротранспорту.

Важливо! Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури, як обов’язкові. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд.

На сьогодні у підприємств є вибір з:

1. використовувати власні норми, у тому числі ті, за основу яких було взято норми зі старого Наказу №43;
2. використовувати базові норми та методичні рекомендації, про які йшлося вище;
3. замовити розробку індивідуальних нормативів.

Зразок Заявки на розроблення тимчасових індивідуальних базових лінійних норм витрат палива

<…>

Завантажуйте шаблон та зразок Заявки на розроблення тимчасових індивідуальних базових лінійних норм витрат палива

Тож у разі вирішення підприємством використовувати ті, чи інші норми, їх слід затвердити наказом на поточну дату прийняття рішення.

Зразок наказу про затвердження норм витрат пального (літній, зимовий періоди)

<…>

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про затвердження норм витрат пального (літній, зимовий періоди)

Норми на використання пального встановлюються в обсягах пального у літрах на 100 км пробігу. При цьому можуть застосовуватися коригувальні коефіцієнти.

Зауважимо, що норми слід встановлювати не тільки для витрат пального автотранспортом, але й для іншої техніки, включаючи генератори. Для такої техніки нормування здійснюється на годину роботи або на мотогодину. При встановленні норм для такої техніки, як генератор, мотокоса, бензопила, навантажувач тощо, платник податків має вибір:

1. взяти показники з технічного паспорта;
2. звернутися до спеціалізованої організації;
3. виконати контрольні заміри (встановити за результатами натурних випробувань);
4. застосувати галузеві норми.

Коефіцієнти витрат пального

Коефіцієнти витрат пального – це коригувальні показники, які враховують різні умови експлуатації автомобіля, що можуть впливати на витрати палива. Наприклад, витрати залежать від погодних умов, стану дороги, інтенсивності руху, роботи автомобіля у складних кліматичних умовах чи в бойових зонах.

Коефіцієнти бувають підвищуючими або знижуючими, і допомагають адаптувати базову норму до реальних умов, в яких працює транспортний засіб.

Базові коефіцієнти надані у Методичних рекомендаціях ДП «ДержавтотрансНДІпроект». Вони включають показники для різних моделей та умов експлуатації, але підприємства також мають право затверджувати власні коефіцієнти. Для цього керівник повинен затвердити їх наказом або іншою внутрішньою документацією, а також визначити порядок їхнього застосування на практиці.

Для іншої техніки, відмінної від автотранспорту, також можуть застосовуватися коефіцієнти. Наприклад, витрати пального навантажувачем залежать від умов роботи, досвідченості оператора та інших факторів. Такі коефіцієнти підприємство має визначити та затвердити.

Зразок Наказу про затвердження норм витрат дизельного палива на роботу автонавантажувача

<…>

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про затвердження норм витрат дизельного палива на роботу автонавантажувача

Для застосування коефіцієнтів спеціальна комісія не потрібна, але відповідальний за розрахунок має діяти відповідно до затвердженої на підприємстві інструкції, де чітко вказано, які коефіцієнти та для яких випадків застосовуються.

Формула розрахунку нормативних витрат палива з коефіцієнтами

Для визначення нормативної витрати палива (Qн) із врахуванням пробігу та коефіцієнтів використовується наступна формула:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × КΣ ), де

1. Qн – нормативна витрата палива (л);
2. Hs – базова лінійна норма витрати пального (л/100 км);
3. S – фактичний пробіг автомобіля (км);
4. КΣ – сумарний коригуючий коефіцієнт (%), який враховує умови експлуатації. Це результат арифметичного складання коефіцієнтів, які відповідають умовам роботи.

Приклад. Поїздка відбулася в місті Львові, автомобіль пройшов протягом дня 50 км, норма витрат для цього автомобіля затверджена 8 л / 100 км. При цьому середня температура була -2 °C, а автомобіль обладнаний обігрівачем лобового скла, який використовував водій. Підприємство затвердило коефіцієнти відповідно до Методичних рекомендацій.

Коефіцієнти:

1. для поїздок у межах великих міст, до яких входить і Львів – 15%;
2. для погодних умов із середньою температурою -2 °C – 2%;
3. для обігріву салону та скла при вказаній температурі – 0,5%.

Розв'язання прикладу. Сумарний коефіцієнт:

КΣ = 15% + 2% + 0,5% = 17,5%

Отже, при базовій нормі 8 літрів на 100 км, автомобіль, який пройшов 50 км у таких умовах, відповідно до затверджених підприємством норм, мав використати:

Qн = 0,01 × 8 × 50 × (1 + 17,5 / 100) = 4,7 літра пального.

Це його нормативна витрата.

Документальне оформлення списання палива

Списувати пальне на витрати потрібно на підставі первинного документа, який підтверджує фактичне витрачання ПММ. У первинних документах доцільно детально описувати дані господарської операції, вказуючи:

1. показники спідометра;
2. пробіг у кілометрах;
3. витрачену кількість ПММ;
4. якщо виконувалися роботи, то обсяги виконаних робіт.

Для автотранспорту таким документом є подорожній лист. Для іншої техніки, робота якої вимірюється у годинах, — журнал обліку годин роботи.

Типової форми подорожнього листа наразі немає. Підприємство має розробити її самостійно (детальніше тут). Те саме стосується журналу або відомості для обліку роботи спеціальної техніки.

Це дозволяє уникнути додаткових питань під час перевірки ДПС, оскільки всі дані для визначення витрат наведено у первинних документах.

На підставі первинного документа складається акт списання, який затверджується керівником підприємства.

Зразок Акту списання пального

Завантажуйте шаблон та зразок Акт списання пального

Облік списання пального

Фактичну витрату пального в межах нормативу потрібно списати з балансу за кредитом субрахунку 203 «Паливо» (нафтопродукти, тверде паливо, мастильні матеріали) у кореспонденції з дебетом рахунків 15, 20, 23, 28, 91, 92, 93, 94. Вибір рахунка залежить від того, для яких цілей використовують автомобіль.

Суму фактичної перевитрати пального над нормативною необхідно списати на субрахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» або 949 «Інші витрати операційної діяльності».

За деяких обставин понаднормові витрати пального можуть потрапити до собівартості товарів, робіт чи послуг, якщо такі витрати не пов’язані з нестачами, псуванням чи порушенням правил зберігання. Це вирішує уповноважена особа підприємства (див. лист Мінфіну від 15.04.2005 № 31-04220-20-17/6687).

У такому разі пальне списують у дебет субрахунку 901 «Собівартість реалізованої готової продукції» або субрахунку 903 «Собівартість реалізованих робіт і послуг».

Перевитрати пального: документальне підтвердження і облік

Перевитрата, що перевищує затверджені нормативи, вимагає документального обґрунтування. Сам факт перевищення норм ще не означає негосподарський характер таких витрат.

Для правильного рішення щодо виникнення перевитрати потрібно дізнатися реальну її причину, яка може бути підтверджена такими документами:

1. пояснювальна записка від водія або відповідальної особи;
2. документи про об’їзд, дорожні умови, ремонт;
3. фото- чи відеодокази;
4. свідчення диспетчера.

Якщо пояснень немає, це є нецільовим використанням пального, яке оподатковується як додаткове благо за п. 164.2.17 ПКУ.

У будь-якому разі негосподарська перевитрата призводить до донарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ.

Приклад 1. Звичайні витрати палива, коли є понаднормове використання, але є пояснювальна записка та немає вини водія:

1. списання в межах норм: Дт 23, 91, 92, 93 – Кт 203/1;
2. списання понад норми: Дт 947 – Кт 203/1;
3. нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ: Дт 947 – Кт 641.

Приклад 2. Водій надав пояснення, перевитрата з вини водія, він згоден відшкодувати витрати:

1. списання понад норму: Дт 947 – Кт 203/1;
2. нарахування доходу від компенсації: Дт 375 – Кт 719;
3. нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ: Дт 947 – Кт 641;
4. реєстрація ПН: Дт 6432 – Кт 6412;
5. утримання із зарплати: Дт 661 – Кт 375;
6. внесення готівкою або на рахунок: Дт 311, 301 – Кт 375.

Приклад 3. Водій не надав пояснення причин перевитрати, є надання додаткового блага:

1. списання понад норму: Дт 947 – Кт 203/1;
2. нарахування ПДВ за п. 198.5 ПКУ: Дт 947 – Кт 641;
3. реєстрація ПН: Дт 6432 – Кт 6412;
4. утримання ПДФО (із використанням натурального коефіцієнта): Дт 661 – Кт 641;
5. утримання військового збору: Дт 661 – Кт 642;
6. нарахування ЄСВ: Дт 947 – Кт 651.

Олена СТЕПАНОВА, консультант з обліку та оподаткування, практикуючий головний бухгалтер

Статті на тему:

Подорожній лист

Товарно-транспортна накладна (ТТН): від паперової до віртуальної