Правила списання палива у ФОП на загальній системі

1. Підстави для відображення вартості палива у складі витрат ФОПа
2. Документальне підтвердження витрат на ПММ
3. Застосування / незастосування норм списання палива
4. Практичні поради щодо списання палива без податкових ризиків
5. Висновки

Погодьтеся, що у разі, коли ФОП займається перевезеннями, зокрема, витрати палива, це дуже значна стаття витрат. ФОПи, які знаходяться на загальній системі оподаткування, дуже часто ставлять запитання:

А як правильно списувати паливо? Як їх оформлювати та документувати, щоб вартість цього палива зменшувала об'єкт оподаткування?

Давайте розбиратись.

Підстави для відображення вартості палива у складі витрат ФОПа

Почнемо з того, що в нас існує окремий підпункт ПКУ - 177.4.1, який згадує витрати на паливо. І, як бачимо, ці витрати є витратами на сировину і матеріали. Згадується паливо й енергія, які можуть включатися у витрати ФОПу на загальній системі, і це може бути у випадку, коли такі витрати безпосередньо віднесені до конкретного об'єкта витрат. В цій нормі не згадується щодо документального забезпечення, а це є загальна вимога щодо підтвердження витрат.

Отже, для ФОПа є розуміння того, що не існує заборони з включення палива до витрат. Але питання:

Паливо витрачене на яку автівку: легкову чи вантажну?

Як бачимо, ця норма жодним чином не обмежує можливості ФОПа списувати паливо, яке використали і на вантажну автівку, і на автівку легкову. Єдина вимога, яка встановлена безпосередньо ПКУ, це прив'язка витрат палива до конкретного об'єкта витрат.

Тобто якщо здійснюєте перевезення, маєте показати, що здійснили саме це перевезення, або якщо, наприклад, надаєте послуги чи перевозите якісь невеликі партії товарів, також на легковому авто, то маєте прив'язати це до відповідної вартості своїх послуг або до вартості товарів.

Документальне підтвердження витрат на ПММ

До речі, цікаво подивитися, що в ЗІР, категорія 104.05 роз'яснюючи цю норму ПКУ і відповідаючи на запитання, чи включається до складу витрат ФОПа на загальній системі витрати на придбання палива та якими документами можна підтвердити факт їх використання, податкова також в принципі не встановлює жодних зайвих обмежень. Єдине, що трошечки пояснює, на які саме документи слід орієнтуватися, зокрема згадує про угоди, акти виконаних робіт (наданих послуг), товарно-транспортні накладні, розрахункові документи тощо.

Отже, відповідно, напевно податкова хоче розуміти, що паливо витрачене саме у зв'язку із підприємницькою і господарською діяльністю ФОПа.

Отже, якщо у вас є легкова автівка і ви частково використовуєте її для того, щоб переміщуватися надаючи свої послуги, а частково просто їздите для власних цілей, для вас буде вкрай необхідно показати, яка саме частина вашого шляху пов'язана із наданням послуг, для того, щоб паливо, яке припадає на цю відстань, дійсно потрапило на зменшення об'єкта оподаткування у вигляді витрат на паливо.

Застосування / незастосування норм списання палива

ФОПи, які трошечки більш просунуті в питаннях списання палива, запитують:

А чи потрібно списувати паливо по нормах, можливо норми якимось чином допоможуть прив'язати до конкретного об'єкта витрат, як того вимагає ПКУ, саме витрати палива, які здійснені були фактично?

Що ж давайте з вами подивимось як інтерпретують норми щодо списання палива податківці. І тут бачимо одну із не дуже численних індивідуальних консультацій (ІПК ДПС від 02.10.2018 №4265/Є/99-99-13-01-02-14/ІПК), де податківці йдуть по такому старому шаблону, який вони зазвичай використовують для всіх підприємств.

Отже, на думку податківців ми обов'язково маємо орієнтуватися на нормативний Наказ Мінтрансу №43, і включати до витрат, тільки ту частину паливних витрат, які відповідають нормам. Тобто, якщо порахувати, що по нормі використовуємо 10 л на 100 км, а по факту виходить 12 л, включити у витрати ФОП має тільки вартість 10 л, тому що 2 л, які є перевищенням над нормою, вони начебто у розумінні податкової є не господарськими витратами.

Чи дійсно ця вимога відповідає ПКУ?

Абсолютно ні, хоча як ми бачимо на практиці така позиція існує.

Звертаємо увагу, що ситуація дуже сильно змінилася наприкінці 2023 року, коли славнозвісні норми №43 були скасовані.

Що ж робити далі в такому випадку тим ФОПам, які дуже обережно ставляться до списання палива і в принципі не проти використовувати норми?

Говоримо про це далі.

Що ж сталося з наказом норми №43? Напевно з'явився якийсь інший?

Зовсім ні, замість наказу, який у нас існував багато-багато років, з 1998 по листопад 2023 року, Міністерство інфраструктури не видало нічого нового.

Натомість з'явилися Методрекомендації ДержавтотрансНДІпроекту, розробника власне Методрекомендацій №43, який є удосконаленим варіантом цього наказу. Але є єдиний нюанс, ці Методрекомендації не є нормативним документом, це є просто поради у вигляді того, що, будь ласка, якщо ви хочете якимось чином впорядкувати свої витрати палива, «You are welcome» і ви можете користуватися Методрекомендаціями.

До речі, звертаємо увагу, що Міністерство інфраструктури наголошує, що скоро з'явиться окремий Національний стандарт, який буде присвячений списанню палива.

Врахуйте, якщо ви дійсно як ФОП прагнете дотримуватися більш обережної позиції й все ж таки дослухатися до тих старих порад податківців, що списання палива і прив'язка до господарської діяльності вимагає використання норм, то вам слід звернутися до Методрекомендацій. Ви маєте взяти щодо своєї автівки базові лінійні норми, відкоригувати використання палива на коефіцієнти, які відповідають фактичному використанню вашого авто, і таким чином порахувати, а скільки ж ви можете списати на витрати й на яку суму палива в межах норм, як радять податківці, ви зможете зменшити свій об'єкт оподаткування

Практичні поради щодо списання палива без податкових ризиків

Якщо ж ви цього робити не хочете, тоді тримайте кілька таких практичних порад.

По-перше, зверніть увагу, що ПКУ жодним чином не згадує про жодні норми. Отже, буде правильним і доречним не орієнтуватися ані на Наказ №43, ані на нові Методрекомендації. Також витрати палива і можливість зменшувати об'єкт оподаткування не залежить від того, на яку автівку ви будете її витрачати, або на вантажну автівку, яку можна амортизувати, або на легкову автівку, яка власне не підлягає амортизації.

Отже, факт використання амортизації автівки в діяльності ФОПа жодним чином не впливає на використання палива. Єдине, що нам треба з вами довести, це документально підтвердити зв'язок з господарською діяльністю.

Отже, якщо у вас автівка може використовуватися і для власних потреб ФОПа, як власне будь-яке майно, так і для ФОПівської діяльності, то фіксуйте той пробіг, який ви безпосередньо здійснюєте надаючи послуги чи перевозячи товари для ваших клієнтів. Саме по цьому факту податківці радять контролювати й вимірювати суму витрат, яка буде зменшувати об'єкт оподаткування.

Ну а у випадку, якщо хочете зменшити податкові ризики, дійсно варто дослухатися до Методрекомендацій, але треба бути готовими до того, що можливо використане паливо буде трошечки більше, ніж норми, які встановлені Методрекомендаціями. В такому випадку доведеться міркувати про те, що можливо на податкових перевірках це перевищення податківці вам заборонять включати у витрати. Це порада для тих, хто хоче використовувати норми.

І порада для всіх – подбайте про той перелік документів, які будуть підтверджувати використання палива у господарській діяльності, такі як акти виконаних робіт, товарно-транспортні накладні, документи на оплату цього палива. І звісно подорожні листи. Їх зараз не існує як стандартизованого документа, але цей документ якнайкраще дозволяє нам показати, сформувати той відрізок шляху, який я долаю на своїй автівці саме для виконання своєї підприємницької діяльності.

Висновки

1. Використання палива і формування витрат по паливу є однією із найчутливіших статей витрат, якщо підприємець у своїй діяльності використовує авто. Для того, щоб списувати паливо треба зв'язати його використання із конкретним об'єктом витрат.
2. ПКУ не встановлює заборону щодо зменшення об'єкта оподаткування на паливні витрати щодо вантажних чи легкових автівок і не зобов'язує використовувати норми.
3. Використовуючи норми списання палива, ви обираєте більш безпечний варіант формування витрат.