
Кадрова робота
08.10.2025
Зміни до Типової інструкції з діловодства: що потрібно врахувати
У зв’язку з внесенням змін до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55, виникає запитання: чи повинне підприємство вносити відповідні зміни до своїх інструкцій з діловодства? Експерт опрацював зміни та надав рекомендації

- Для кого зміни до Типової інструкції з діловодства обов'язкові
- Зміни до Типової інструкції з діловодства: що варто врахувати звичайним підприємствам
- Зміни до Типової інструкції з діловодства: що підприємствам враховувати не потрібно
- Заплановано затвердження уніфікованих форм
- Висновки
Постанова КМУ від 25.09.2025 №1188 (далі – Зміни №1188) внесла зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі – Типова інструкція), затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55. Змін зазнали деякі пункти Типової інструкції та додатки 9–12 до неї.
Для кого зміни до Типової інструкції з діловодства обов'язкові
Насамперед відзначимо, що обов’язково увідповіднювати власні інструкції з діловодства до Змін №1188, а також типові та примірні інструкції з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління, зобов’язані міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади.
Всі інші підприємства не зобов’язані це робити. Проте за рішенням керівництва деякі уточнення можуть бути внесені до чинної інструкції з діловодства й на відповідному підприємстві. Про що йдеться читайте далі.
Зміни до Типової інструкції з діловодства: що варто врахувати звичайним підприємствам
Отже, на які важливі пункти Змін №1188 варто звернути увагу і врахувати відповідні зміни у текстах інструкцій з діловодства на підприємствах, якщо раніше там цих вимог визначено не було.
По-перше. Згідно з п. 5 Змін №1188 рекомендуємо внести уточнення щодо біографічних даних працівника у кадрових наказах, додавши слова «, по батькові (за наявності)». Таким чином у відповідному пункті інструкції з діловодства на підприємстві варто прописати таке:
Розпорядча частина наказу з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – його власне ім’я, по батькові (за наявності) та текст наказу.
По-друге. Згідно з пунктами 7 і 8 Змін №1188 рекомендуємо внести уточнення в ту частину інструкції з діловодства на підприємстві, де прописані вимоги до оформлення протоколів. Зокрема з урахуванням змін, внесених до Типової інструкції, у відповідних пунктах Вашої інструкції з діловодства має бути визначено таке:
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, присутніх, а також запрошених осіб (із зазначенням посади та найменування установи). У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу. Вступна частина включає порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини. Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами та друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про». Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами та будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу». Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням прізвища та власного імені промовця у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Рішення колегіального органу приймаються з кожного питання окремо. Після ухвалення рішення зазначають результати голосування: «за», «проти», «утримався». Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити та в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою. |
Зауважимо, що правила оформлення протоколів так детально прописані лише в Типовій інструкції. На жаль, у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) такої деталізації немає, через що з приводу оформлення протоколів виникає чимало запитань.
Наприклад: з якого слова починати формулювання тексту у порядку денному; в якому відмінку зазначають прізвища та власні імена промовців на заходах (зборах, засіданнях, нарадах), що протоколюється.
А відповіді на них містять якраз відповідні пункти Типової інструкції. І ці правила протоколювання варто зафіксувати в індивідуальних інструкціях з діловодства підприємства.
Відзначимо, що у разі прийняття керівником рішення про внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві, відповідні зміни можуть бути внесені лише на підставі наказу з основної діяльності підприємства.
Зміни до Типової інструкції з діловодства: що підприємствам враховувати не потрібно
Щодо оновлених додатків 9-12 до Типової інструкції, то підприємствам враховувати їх не потрібно. Зміст цих додатків стосується лише органів виконавчої влади, при чому тих, де досі не запроваджено систему електронного документообігу. А для інших юросіб форми номенклатури справ структурного підрозділу, зведеної номенклатури справ установи, акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та опису справ структурного підрозділу, наведені у відповідних додатках 10, 11, 15 і 19 до Правил №1000/5.
Заплановано затвердження уніфікованих форм
Крім того, хочемо звернути Вашу увагу на доповнення згідно зі Змінами №1188 п. 16 Типової інструкції новим абзацом такого змісту:
Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін’юстом.
У цьому абзаці мова йде про уніфіковані форми зі Збірника уніфікованих форм організаційних документів, розробленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленого на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 №1), про який ми розповідали у статті Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство.
Таким чином Уряд надав повноваження Мін’юсту щодо затвердження зазначених уніфікованих форм, що зробить ці форми обов’язковими для застосування. І після затвердження Мін’юстом уніфіковані форми нарешті будуть оприлюднені на офіційному сайті.
Станом на сьогодні Збірник №1 (як і його попередник Збірник №7) є методичним документом, а уніфіковані форми носять лише рекомендаційний характер.
Висновки
- Зміни №1188 обов’язково мають бути внесені до інструкцій з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, а також затверджених відповідними органами інструкцій з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління.
- Підприємствам, що не належать до сфери управління міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, вносити зміни до своїх інструкцій з діловодства у зв’язку із затвердженням Змін №1188 не потрібно.
- На розсуд керівництва підприємства можуть бути внесені окремі зміни до інструкції з діловодства, які обов’язково мають бути затвердженні наказом з основної діяльності підприємства.
- До кінця цього року очікуємо на затвердження Мін’юстом уніфікованих форм зі Збірника №1.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Інструкція з кадрового діловодства
Інструкція з діловодства в електронній формі
Наказ про затвердження Інструкції з діловодства
Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства
Читайте більше:
Укрдержархів презентував Збірник №1 уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів
Політика, економіка
05.09.2026
Уряд змінив правила роботи під час повітряних тривог: що передбачено постановою №1092
Уряд 3 вересня 2026 року ухвалив рішення, спрямовані на адаптацію роботи бізнесу, транспорту та державної інфраструктури до нової тактики повітряних атак, які затвердив постановою від 04.09.2026 №1092. Запроваджено два рівні повітряної тривоги: жовтого – у разі атаки дронів, та червоного – за підвищеної загрози ракетного або комбінованого удару. За жовтого рівня бізнес зможе продовжувати роботу за умови належного забезпечення безпеки та доступу працівників і відвідувачів до укриттів, тоді як червоний передбачатиме зупинку роботи й перехід людей в укриття. Також уряд рекомендує забезпечити повноцінну роботу метро під час жовтого рівня, збільшувати наземні перевезення та скоригувати комендантську годину

ЄСВ
05.09.2026
Квіти працівнику до дня народження: ЄСВ 22% чи 8,41% для працівника з інвалідністю
Підприємство планує дарувати працівникам до дня народження квіти вартістю до 2000 грн. Чи потрібно вартість таких подарунків включати до заробітної плати працівника та нараховувати на неї ЄСВ? Яку ставку ЄСВ застосовувати до вартості квітів, подарованих працівнику з інвалідністю – 22% чи 8,41%?

Перевірки, штрафи
05.09.2026
Податкова перевірка за 2020–2022 роки: чи має ДПС право перевірити ТОВ у 2026 році
За який період у 2026 році податкова може призначити перевірку ТОВ з податку на прибуток та ПДВ з урахуванням поновлення строків давності з 01.08.2023? Чи має право ДПС перевіряти 2020–2022 роки, якщо підприємство своєчасно подало звітність і не подавало уточнюючих декларацій?

Заробітна плата
05.09.2026
Оклад директора нижчий за зарплату ІТ-спеціалістів: чи є порушення у 2026 році
Чи може посадовий оклад директора бути нижчим або дорівнювати окладу спеціалістів ІТ? Чи можуть спеціалісти ІТ мати однакові оклади, які перевищують оклад директора? Якщо з січня 2026 року оклад директора був меншим або однаковим з окладами ІТ-спеціалістів, чи можна з 1 вересня змінити штатний розпис і встановити директору вищий оклад? Чи не буде порушенням зміна окладів у вересневому штатному розписі та чи загрожує підприємству штраф за січень-серпень, якщо оклади підвищуються?

Е-сервіс
05.09.2026
Навчальний рік 2026-2027: 7 правил кібергігієни для школярів і студентів
До початку нового навчального року школярам і студентам нагадали про основні правила кібергігієни. Серед них – використання складних паролів і двофакторної автентифікації, обережність із посиланнями та Wi-Fi-мережами, завантаження програм лише з офіційних джерел, резервне копіювання даних і перевірка інформації, яку надає штучний інтелект

Медицина
05.09.2026
10 людей з одним діагнозом – 10 різних потреб: як працює індивідуальна реабілітація
Двоє людей з однаковим діагнозом можуть мати зовсім різні труднощі у повсякденному житті – від пересування до спілкування чи догляду за собою. Саме тому реабілітаційна команда оцінює не тільки порушення, а й збережені можливості, потреби та бар’єри, а потім разом із людиною визначає цілі допомоги

Сільгоспдіяльність
05.09.2026
Зернові рукави для аграріїв: заявки приймають до 13 вересня через ДАР
Агровиробники з 9 областей України можуть безкоштовно отримати зернові рукави для зберігання власного врожаю 2026 року. Заявки через Державний аграрний реєстр приймають з 28 серпня до 13 вересня, а пріоритет матимуть господарства, інфраструктура яких постраждала через бойові дії

Державний нагляд
05.09.2026
Від постачальника до тарілки: хто відповідає за безпеку шкільного харчування у 2026 році
Безпека шкільного обіду залежить не від однієї людини, а від усього ланцюга – від закупівлі та приймання продуктів до їх зберігання, приготування і видачі. Держпродспоживслужба пояснила, хто саме відповідає за кожен етап та які функції виконує державний контроль

Документообіг, первинні документи
05.09.2026
Встановлення факту смерті на ТОТ: хто може звернутися до суду та які докази потрібні у 2026 році
Якщо смерть людини настала на тимчасово окупованій території, факт смерті можна встановити через суд та на цій підставі провести державну реєстрацію смерті в Україні. Звернутися можуть члени сім’ї померлого, їхні представники та інші заінтересовані особи, а судовий збір у таких справах не сплачується

ПДВ
04.09.2026
Капремонт гуртожитку за бюджетні кошти: коли діє ПДВ-пільга у 206 році
Операції з капітального ремонту гуртожитку можуть звільнятися від оподаткування ПДВ за п. 197.15 ПКУ, якщо одночасно виконуються встановлені умови щодо характеру робіт, статусу об’єкта та джерела їх фінансування. Зокрема, ремонтні роботи мають фактично належати до будівельно-монтажних робіт із будівництва або капітального ремонту житла, а гуртожиток – бути об’єктом житлової нерухомості. Вартість таких робіт також має оплачуватися державними коштами, які безпосередньо надходять на рахунок підрядника. УПК №397 не змінила цих правил, оскільки лише роз’яснює положення ПКУ та не є нормативно-правовим актом

ЄСВ
04.09.2026
Розрахунок роботодавцем єдиного внеску працівнику, який працює неповний робочий день
Якщо працівник працює за основним місцем роботи, єдиний внесок сплачується не менше розміру, розрахованого для мінімальної заробітної плати. У випадку, коли працівник працює не за основним місцем роботи – єдиний внесок нараховується лише на суму нарахованого доходу

Кадрова робота
04.09.2026
Топ–10 глобальних змін у новому Трудовому кодексі: чого очікувати працівникам та роботодавцям
Кабінет Міністрів зареєстрував у Верховній Раді проєкт нового Трудового кодексу України №16010, який має замінити застарілу модель регулювання трудових відносин сучасними правилами. Документ передбачає більше договірності у відносинах працівника й роботодавця, ширші можливості для дистанційної та гнучкої роботи, а також оновлення гарантій для батьків, людей з інвалідністю та працівників старшого віку. Окрему увагу приділено захисту від підміни трудових відносин цивільно-правовими договорами, оплаті праці, робочому часу та праву на відпочинок. Новий підхід також посилює соціальний діалог і передбачає сучасні механізми врегулювання колективних трудових спорів

Календар бухгалтера
04.09.2026
Що потрібно зробити ФОП у вересні 2026 року: ключові дати для всіх систем оподаткування
У вересні 2026 року ФОП мають врахувати кілька важливих податкових дедлайнів – від сплати військового збору, єдиного податку та ЄСВ до зміни системи оподаткування. ФОП 1–2 груп повинні сплатити військовий збір та єдиний податок за вересень до 18 вересня включно. Водночас 15 вересня спливає строк для переходу на спрощену систему або зміни групи з IV кварталу 2026 року. Тим, хто планує відмовитися від спрощеної системи з 1 жовтня, заяву необхідно подати до 21 вересня включно

Форма №20-ОПП
04.09.2026
Об’єкт оподаткування відчужено протягом 10 днів після придбання: чи потрібно подавати 20-ОПП
Податківці роз’яснили, як діяти платнику податків у ситуації, коли об’єкт оподаткування придбали, але відчужили вже протягом перших 10 робочих днів. Чи потрібно подавати первинне повідомлення за ф. № 20-ОПП, а потім – повідомляти про його закриття?

Державний нагляд
04.09.2026
Новий формат CRS з 2027 року: додано нові інформаційні поля про рахунки
ОЕСР оновила XML-схему обміну даними за стандартом CRS, передбачивши нові інформаційні поля для формування та передачі звітів про підзвітні фінансові рахунки. Перехід України на оновлену схему планується з 2027 року, тому фінансовим агентам варто заздалегідь підготувати свої системи до нових технічних вимог. Для цього також мають бути внесені відповідні зміни до національного Порядку заповнення та подання CRS-звітності

Акцизний податок
04.09.2026
Припинення реалізації: як правильно заповнити заяву для анулювання реєстрації платника акцизного податку
У разі припинення реалізації пального або спирту анулювання реєстрації здійснюється на підставі поданої заяви, яку контролюючий орган розглядає протягом трьох робочих днів

Податок на майно
04.09.2026
29 чи 30 число: який день є дедлайном для сплати податку на нерухомість юрособами
Податківці пояснили, що юридичні особи повинні сплачувати авансові внески з податку на нерухомість до 29 числа місяця, що настає за кварталом. Хоч у ПКУ зазначено «до 30 числа», норма тлумачиться так, що останній день сплати – саме 29-те

Створення суб'єкта, зміни
04.09.2026
Структура власності ТОВ у 2026 році: як визначити КБВ у складному ланцюгу володіння
Правильно сформована структура власності є ключовою умовою для достовірного визначення кінцевих бенефіціарних власників, а її недоліки можуть стати причиною відмови у проведенні реєстраційних чи банківських процедур. Важливо не лише показати формальний розподіл часток, а й розкрити весь ланцюг володіння та механізми прямого й непрямого контролю аж до фізичної особи. Частка 25% і більше є важливим орієнтиром, однак сама по собі не визначає КБВ, адже вирішальний вплив може виникати через корпоративні договори, право голосу або фактичне управління. Особливу увагу потрібно приділяти багаторівневим структурам із іноземними компаніями та трастами




