
Кадрова робота
08.10.2025
Зміни до Типової інструкції з діловодства: що потрібно врахувати
У зв’язку з внесенням змін до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55, виникає запитання: чи повинне підприємство вносити відповідні зміни до своїх інструкцій з діловодства? Експерт опрацював зміни та надав рекомендації

- Для кого зміни до Типової інструкції з діловодства обов'язкові
- Зміни до Типової інструкції з діловодства: що варто врахувати звичайним підприємствам
- Зміни до Типової інструкції з діловодства: що підприємствам враховувати не потрібно
- Заплановано затвердження уніфікованих форм
- Висновки
Постанова КМУ від 25.09.2025 №1188 (далі – Зміни №1188) внесла зміни до Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі – Типова інструкція), затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55. Змін зазнали деякі пункти Типової інструкції та додатки 9–12 до неї.
Для кого зміни до Типової інструкції з діловодства обов'язкові
Насамперед відзначимо, що обов’язково увідповіднювати власні інструкції з діловодства до Змін №1188, а також типові та примірні інструкції з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління, зобов’язані міністерства, інші центральні та місцеві органи виконавчої влади.
Всі інші підприємства не зобов’язані це робити. Проте за рішенням керівництва деякі уточнення можуть бути внесені до чинної інструкції з діловодства й на відповідному підприємстві. Про що йдеться читайте далі.
Зміни до Типової інструкції з діловодства: що варто врахувати звичайним підприємствам
Отже, на які важливі пункти Змін №1188 варто звернути увагу і врахувати відповідні зміни у текстах інструкцій з діловодства на підприємствах, якщо раніше там цих вимог визначено не було.
По-перше. Згідно з п. 5 Змін №1188 рекомендуємо внести уточнення щодо біографічних даних працівника у кадрових наказах, додавши слова «, по батькові (за наявності)». Таким чином у відповідному пункті інструкції з діловодства на підприємстві варто прописати таке:
Розпорядча частина наказу з кадрових питань починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – його власне ім’я, по батькові (за наявності) та текст наказу.
По-друге. Згідно з пунктами 7 і 8 Змін №1188 рекомендуємо внести уточнення в ту частину інструкції з діловодства на підприємстві, де прописані вимоги до оформлення протоколів. Зокрема з урахуванням змін, внесених до Типової інструкції, у відповідних пунктах Вашої інструкції з діловодства має бути визначено таке:
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власні імена голови або головуючого, секретаря, присутніх, а також запрошених осіб (із зазначенням посади та найменування установи). У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власні імена присутніх постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу. Вступна частина включає порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини. Слова «Порядок денний» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами та друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про». Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами та будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ). Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини. Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу». Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням прізвища та власного імені промовця у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. Рішення колегіального органу приймаються з кожного питання окремо. Після ухвалення рішення зазначають результати голосування: «за», «проти», «утримався». Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити та в який строк. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти та підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою. |
Зауважимо, що правила оформлення протоколів так детально прописані лише в Типовій інструкції. На жаль, у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) такої деталізації немає, через що з приводу оформлення протоколів виникає чимало запитань.
Наприклад: з якого слова починати формулювання тексту у порядку денному; в якому відмінку зазначають прізвища та власні імена промовців на заходах (зборах, засіданнях, нарадах), що протоколюється.
А відповіді на них містять якраз відповідні пункти Типової інструкції. І ці правила протоколювання варто зафіксувати в індивідуальних інструкціях з діловодства підприємства.
Відзначимо, що у разі прийняття керівником рішення про внесення змін до інструкції з діловодства на підприємстві, відповідні зміни можуть бути внесені лише на підставі наказу з основної діяльності підприємства.
Зміни до Типової інструкції з діловодства: що підприємствам враховувати не потрібно
Щодо оновлених додатків 9-12 до Типової інструкції, то підприємствам враховувати їх не потрібно. Зміст цих додатків стосується лише органів виконавчої влади, при чому тих, де досі не запроваджено систему електронного документообігу. А для інших юросіб форми номенклатури справ структурного підрозділу, зведеної номенклатури справ установи, акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та опису справ структурного підрозділу, наведені у відповідних додатках 10, 11, 15 і 19 до Правил №1000/5.
Заплановано затвердження уніфікованих форм
Крім того, хочемо звернути Вашу увагу на доповнення згідно зі Змінами №1188 п. 16 Типової інструкції новим абзацом такого змісту:
Примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності установи, затверджуються Мін’юстом.
У цьому абзаці мова йде про уніфіковані форми зі Збірника уніфікованих форм організаційних документів, розробленого Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства та схваленого на засіданні Нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 №1), про який ми розповідали у статті Новий Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів: перше знайомство.
Таким чином Уряд надав повноваження Мін’юсту щодо затвердження зазначених уніфікованих форм, що зробить ці форми обов’язковими для застосування. І після затвердження Мін’юстом уніфіковані форми нарешті будуть оприлюднені на офіційному сайті.
Станом на сьогодні Збірник №1 (як і його попередник Збірник №7) є методичним документом, а уніфіковані форми носять лише рекомендаційний характер.
Висновки
- Зміни №1188 обов’язково мають бути внесені до інструкцій з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, а також затверджених відповідними органами інструкцій з діловодства для підприємств, що належать до сфери їх управління.
- Підприємствам, що не належать до сфери управління міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, вносити зміни до своїх інструкцій з діловодства у зв’язку із затвердженням Змін №1188 не потрібно.
- На розсуд керівництва підприємства можуть бути внесені окремі зміни до інструкції з діловодства, які обов’язково мають бути затвердженні наказом з основної діяльності підприємства.
- До кінця цього року очікуємо на затвердження Мін’юстом уніфікованих форм зі Збірника №1.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Інструкція з кадрового діловодства
Інструкція з діловодства в електронній формі
Наказ про затвердження Інструкції з діловодства
Наказ про затвердження Інструкції з кадрового діловодства
Читайте більше:
Укрдержархів презентував Збірник №1 уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів
Заробітна плата
26.10.2026
Зарплати держслужбовців хочуть обмежити 80000 грн на місяць: що пропонують у Держбюджеті-2027
У Держбюджеті-2027 пропонують обмежити зарплати держслужбовців сумою 80 000 грн на місяць. Відповідну правку №1003 до законопроєкту має представляти та відстоювати народний депутат Данило Гетманцев. Водночас Бюджетний комітет підтримав правку про підвищення зарплат військовим. Остаточні рішення залежатимуть від подальшого розгляду законопроєкту №16000 у Верховній Раді

Акцизний податок
26.10.2026
Запуск е-Акцизу перенесли на 1 липня 2027 року: що зміниться для бізнесу
Запуск е-Акцизу перенесли з 1 листопада 2026 року на 1 липня 2027 року. До цієї дати бізнес матиме додатковий час для технічної підготовки, а електронна система працюватиме в тестовому режимі. Водночас виробникам, імпортерам і продавцям підакцизної продукції варто врахувати нові строки реєстрації в системі та підготуватися до переходу з паперових акцизних марок на електронне маркування

Робочий час, графіки роботи
26.10.2026
Норма тривалості робочого часу на 2026 рік
Законодавці планують 26.10.206 продовжити воєнний стан до 05:30 29 січня 2027. А отже час переглянути норму робочого часу. У статті ви знайдете таблиці із фінальними нормами робочого часу на 2026 рік. Користуйтеся оновленими показниками та фіксуйте їх у локальних документах

Ліцензії та дозволи
26.10.2026
Платник змінив місцезнаходження: до якого бюджету платити за ліцензію у 2026 році
У разі зміни місцезнаходження юридичної особи, місця проживання ФОП або місця здійснення оптової торгівлі пальним зі зміною адміністративного району змінюється й порядок зарахування плати за ліцензію до місцевого бюджету. Куди саме сплачувати кошти, залежить від виду ліцензії та наявності місць оптової торгівлі пальним. Також суб’єкт господарювання має протягом 30 календарних днів подати заяву про внесення змін до відомостей у відповідному реєстрі ліцензіатів

Відстрочки, ВЛК
26.10.2026
У Резерв+ відновлено оформлення окремих відстрочок: Міноборони
Міноборони повідомляє, що планові технічні роботи в системах Мін’юсту завершено. У Резерв+ знову доступне оформлення відстрочок, пов’язаних із наявністю дітей, доглядом за близькими та статусом родини захисника чи захисниці

Відпустка, відпускні
26.10.2026
Відпустки пільговим категоріям працівників: тривалість і умови надання
Окремі категорії працівників мають право на пільги під час надання відпусток: подовжену щорічну відпустку, додаткові оплачувані дні відпочинку або відпустку без збереження зарплати. Такі гарантії передбачені Законом України «Про відпустки» та залежать від статусу працівника, сімейних обставин і наявності дітей. Розглянемо, хто може скористатися пільгами та на яку тривалість відпустки має право

Зміни у законодавстві
26.10.2026
Конкурси повертаються – закон ухвалено у ІІ читанні: як зміниться держслужба
В Україні відновлюють конкурсні процедури для вступу на державну службу та службу в органах місцевого самоврядування. Законопроєкт №13478-1, ухвалений Верховною Радою у другому читанні 26 жовтня 2026 року, передбачає нові правила конкурсного відбору, запровадження внутрішніх конкурсів і обмеження строків перебування на посадах, на які призначили без конкурсу під час воєнного стану. Також змінюються строки подання документів, оприлюднення кадрових рішень і вимоги до професійного добору держслужбовців

Особи з інвалідністю
26.10.2026
Медзаклади, перевірте норматив 2%! Офіційна позиція Мінсоцполітики!
Для закладів охорони здоров'я Закон №875 передбачає спеціальний норматив працевлаштування осіб з інвалідністю – 2%. Але чи означає це, що медзаклад із середньообліковою кількістю штатних працівників від 8 до 25 осіб за квартал може мати нульовий норматив?

Інше
26.10.2026
Повідомлення до ДПС про втрату документів через воєнні дії: чи обов'язково подавати та ризики перевірки
Чи обов'язково подавати в податкову повідомлення про втрату та пошкодження документів, внаслідок воєнних дій ст. 44.5 ПКУ (через 5 днів, потім акт, висновки комісії через 10 днів). ТОВ на єдиному податку, без ПДВ, КВЕД 68.20. Чи можливо краще відновлювати документи без сповіщення податкової? Та якщо вже подали, то чи буде це на контролі податкової, з подальшою можливою перевіркою, після закінчення строків відновлення документів?

ФОП
26.10.2026
ФОП іде з декрету в декрет: чи потрібно сплачувати ЄСВ за себе для отримання декретних
ФОП іде з декрету в декрет, за себе ЄСВ не сплачувала – користувалась пільгою. Проте 3 місяці перед відкриттям лікарняного та в місяць лікарняного ЄСВ було сплачено. Після надання заяви-розрахунку, ПФ відхилив її та надав відповідь, що місяці, в які ЄСВ було сплачено фондом як роботодавцем – виключаються із розрахунку, в тому числі й ті, де ФОП сплачувала внески за себе сама. Не можу зрозуміти, платити ЄСВ ФОПу за себе, чи ні, враховуються ці суми в розрахунок? Як діяти правильно?

Пільги
26.10.2026
Допомога на енергонезалежність: Кабмін змінив правила отримання та використання коштів
Кабмін постановою від 23 жовтня 2026 року №1323 спростив механізм отримання та використання допомоги на енергонезалежність для ФОПів і малого бізнесу. Відтепер кошти перераховуватимуть не обов’язково на Дія.Картку, а на спеціальний поточний рахунок у банку за IBAN. Також скасовано перелік МСС-кодів, за якими дозволялося витрачати допомогу: оплатити енергообладнання, його монтаж, підключення чи налаштування можна буде безпосередньо з рахунку постачальнику або підряднику на підставі підтвердних документів. Водночас уточнено, які саме ФОПи та юридичні особи можуть отримати допомогу

Пенсія, соцпільги
26.10.2026
Дострокова пенсія для учасників бойових дій: вік виходу та вимоги до стажу
Учасники бойових дій мають право на дострокову пенсію за віком: чоловіки – після досягнення 55 років за наявності щонайменше 25 років страхового стажу, жінки – з 50 років за стажу не менше 20 років. Таку пенсію можуть призначити незалежно від того, чи продовжує людина працювати або проходити військову службу. Також законодавство передбачає право на достроковий вихід на пенсію для окремих категорій членів сімей загиблих захисників

ПДФО
26.10.2026
Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО): зміни з 23.10.2026
У статті розглянемо, хто, щодо яких доходів та коли має сплачувати ПДФО, за якими ставками та чи є пільги зі сплати цього податку. Зупинимось також на порядку розрахунку податку на доходи фізичних осіб, особливостях його декларування для різних категорій платників та відповідальності за несплату чи несвоєчасну сплату

Інше
26.10.2026
Укриття перевірятимуть щомісяця, а використання не за призначенням заборонять: що пропонує законопроєкт №15397
Законопроєкт №15397, який готують до другого читання, передбачає нові вимоги до облаштування, утримання та контролю за укриттями. Серед пропозицій – щомісячні перевірки, встановлення відеоспостереження за бюджетні кошти та заборона використовувати готові укриття для побутових і культурних потреб. Також планують уточнити обов’язки співвласників багатоквартирних будинків: обстеження підземних приміщень і можливість включати витрати на облаштування та утримання укриттів у плату за управління будинком – за рішенням співвласників

Заробітна плата
26.10.2026
КМУ змінив ЄТС: кого стосуються нові правила
КМУ постановою від 21 жовтня 2026 року №1306 визначив тарифні розряди для працівників ДУ «Центр клінічної якості та безпеки МОЗ України». Для керівника, начальників відділів, завідувачів секторів і фахівців установи встановлено відповідні тарифні розряди за Єдиною тарифною сіткою. Крім того, під час визначення граничних посадових окладів застосовуватиметься додатковий коефіцієнт підвищення 3

Інвентаризація
26.10.2026
Чи можуть аутсорсингові бухгалтери бути частиною інвентаризаційної комісії на підприємстві
Хочемо проводити річну інвентаризацію. ТОВ має лише директора. Але має договір із консалтинговою фірмою, яка надає послуги бухобліку. Чи можуть працівники консалтингової фірми бути у складі інвентаризаційної комісії, та як це оформити?

ПДФО
26.10.2026
Яку оціночну вартість земельної ділянки застосовувати для розрахунку ПДФО
З метою оподаткування податком на доходи фізичних осіб вартості земельної ділянки, як об’єкта подарунку (спадщини), застосовується оціночна вартість, яка визначається за допомогою експертної грошової оцінки земельної ділянки

Військовий облік
26.10.2026
Воєнний стан і загальну мобілізацію продовжено до 29 січня 2027 року: ВРУ проголосувала
Президент вніс до Верховної Ради законопроєкти про продовження воєнного стану та загальної мобілізації ще на 90 днів – до 29 січня 2027 року. ВРУ проголосувала за продовження воєнного стану та загальної мобілізації загалом і в цілому




