Нові правила працевлаштування осіб з інвалідністю: роботодавцям приготуватися

1. Основні зміни у виконанні нормативу працевлаштування
2. Адміністрування внесків та контроль їх сплати
3. Висновки

Основні зміни у виконанні нормативу працевлаштування

27 лютого 2025 року Президент України підписав Закон України від 15.01.2025 №4219 «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення права осіб з інвалідністю на працю» (далі – Закон №4219), який передбачає нові правила працевлаштування осіб з інвалідністю. Цей закон покликаний збільшити рівень зайнятості таких осіб та забезпечити альтернативні механізми підтримки їх працевлаштування.

У 2025 році діють ще старі правила щодо виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю та штрафних санкцій за його невиконання. Тож на сьогодні, роботодавці, які не виконують норматив щодо кількості працевлаштованих осіб з інвалідністю, сплачують штраф.

Від 2026 року штрафи скасовуються, але вводиться цільовий внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю.

Отже, роботодавець матиме вибір:

1. Працевлаштувати осіб з інвалідністю, облаштувавши їм (за потреби) робоче місце.
2. Сплатити цільовий внесок до Фонду соціального захисту осіб з інвалідністю, якщо працевлаштування таких осіб неможливе (наприклад, через високий ступінь виробничого ризику).

Норматив для звичайних підприємств та ФОП наступний:

1. 1 робоче місце – для роботодавців зі штатом від 8 до 25 працівників.
2. 2% від загальної кількості працівників – для підприємств, які займаються реабілітацією осіб з інвалідністю, навчанням або доглядом за ними.
3. 4% від загальної кількості працівників – для роботодавців зі штатом понад 25 осіб.

Якщо роботодавець не виконає норматив і не сплатить внесок, його очікує штраф та пеня.

На що підуть кошти цільового внеску?

За новими правилами, для громадських організацій внески будуть направлятися не лише на соціальний захист осіб з інвалідністю, а й на фінансування витрат на їх навчання. Також розширено перелік підприємств, які можуть отримати державну підтримку, зокрема підприємства захищеного працевлаштування, які надають роботу людям з важкими формами інвалідності.

Таким чином, джерелами фінансування Фонду соцзахисту осіб з інвалідністю стануть:

1. Внески від роботодавців.
2. Штрафи та пеня за порушення порядку сплати внесків.
3. Благодійні внески та інші надходження.

Сплата внесків (як і штрафів / пені за їх несплату) відбуватиметься на рахунки, відкриті у Держказначействі.

Як зміниться звітність?

З 2026 року звітний період змінюється з річного на квартальний.

Раніше звітність про виконання нормативів подавалася раз на рік, а штрафи також розраховувалися за рік. Відтепер перевірка виконання нормативу та розрахунок внеску відбуватимуться щокварталу.

Хто не буде сплачувати внески?

Не будуть платниками внеску:

1. роботодавці, у яких середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу у календарному кварталі становить менше 8 працівників;
2. роботодавці, у яких середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу у календарному кварталі становить 8 і більше працівників та які в цьому кварталі виконали обов’язок щодо нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю;
3. дипломатичні представництва та консульські установи іноземних держав.

Як розраховуватиметься розмір внеску?

Обчислення внеску здійснюватиметься на підставі облікових документів для визначення кількісного складу працівників; бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), що враховуються для визначення розміру середньомісячної заробітної плати, з якої вираховується внесок.

Обчислення внеску за минулі періоди здійснюватиметься виходячи з показників середньомісячної заробітної плати, розрахованої на одного працівника у відповідних звітних календарних кварталах, за які обраховується внесок. Як правило, внесок рахуватиме сам роботодавець.

Розмір внеску рахуватимуть як добуток таких показників:

1. 40% середньомісячної заробітної плати (винагороди) у відповідному календарному кварталі, розрахованої на одного працівника;
2. кількість місяців у кварталі;
3. різниця між встановленим нормативом і середньообліковою кількістю штатних працівників – осіб з інвалідністю (тобто виконаним нормативом) за квартал, з урахуванням вимог, визначених щодо розміру оплати праці.

Нагадаємо, що з 2026 року норматив вважатиметься виконаним лише якщо працівник з інвалідністю отримує зарплату не нижче мінімальної.

Адміністрування внесків та контроль їх сплати

Отже, за невиконання нормативу з працевлаштування осіб з інвалідністю внески доведеться платити до ПФУ.

Роботодавці будуть зобов’язані:

1. Своєчасно нараховувати та сплачувати внесок до Пенсійного фонду України (ПФУ).
2. Вести облік працівників та їхніх виплат.
3. Подавати нову квартальну звітність до ПФУ.
4. Надавати документи для перевірки правильності розрахунків внеску.

Хто перевірятиме сплату внесків?

На виконання Закону №4219, ще чекаємо затверджений Порядок обчислення, сплати та адміністрування внеску. В якому буде визначено що:

1. Держпраці перевірятиме факти невиконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю.
2. Пенсійний фонд контролюватиме правильність розрахунку та сплати внеску, проводячи документальні перевірки.

У випадках не нарахування або неправильного нарахування внеску роботодавцем територіальні органи будуть обчислювати внесок на підставі актів документальної перевірки правильності нарахування та сплати внеску. Тобто з’являється новий вид перевірок роботодавців – ПФУ отримає право проводити документальні перевірки щодо внесків за непрацевлаштування осіб з інвалідністю!

Днем сплати внеску вважатиметься:

1. у разі перерахування сум внеску з рахунку платника внеску на рахунок Держказначейства – день списання банком або небанківським надавачем платіжних послуг суми платежу з рахунку платника внеску незалежно від часу її зарахування на зазначений рахунок;
2. у разі сплати внеску готівкою – день прийняття до виконання банком, небанківським надавачем платіжних послуг або іншим учасником платіжної системи документа на переказ готівки разом із сумою коштів у готівковій формі.

Суми помилково сплаченого внеску повертаються платникам внеску у порядку та строки, визначені Держказначейством.

Що буде за несвоєчасну сплату внеску?

Якщо внесок сплачено несвоєчасно або не в повному обсязі, застосовуються штрафи та пеня. Платник, який самостійно виявив недоплату, зобов’язаний донарахувати та сплатити її з урахуванням пені.

Суми внеску, несвоєчасно нараховані та / або не сплачені у затверджені строки, стягуються з нарахуванням пені та із застосуванням штрафів:

1. ПФУ надсилає вимогу про сплату недоїмки через вебпортал е-послуг або поштою (для підприємств із ≤8 працівниками). Вимога є виконавчим документом, а внесок, штрафи та пеня мають бути сплачені протягом 10 днів.
2. Якщо платник не згоден, він може оскаржити вимогу в ПФУ або суді. Скарга подається протягом 10 днів, а ПФУ має 20 днів на її розгляд (можливе продовження до 60 днів). Якщо відповідь не надійшла вчасно, скарга вважається задоволеною.
3. Якщо угоди з ПФУ не досягнуто, платник повинен сплатити внесок або оскаржити рішення у центральному ПФУ чи суді.
4. У разі несплати чи відсутності оскарження ПФУ передає справу державній виконавчій службі для примусового стягнення недоїмки, штрафів та пені.

Якими будуть штрафи та пеня?

Територіальний орган ПФУ накладатиме на роботодавців штрафи у таких розмірах:

1. за несплату (неперерахування) або несвоєчасну сплату (несвоєчасне перерахування) внеску – у розмірі 7% від несвоєчасно сплаченого внеску;
2. за донарахування територіальним органом Пенсійного фонду України або платником несвоєчасно нарахованого внеску – у розмірі 10% за кожен звітний період, якщо внесок донараховано після перевірки (але не більше 50% від загальної суми).
3. 170 грн (10 н.м.д.г. ) за неподання або несвоєчасне подання звітності.

А ще буде пеня на суму недоїмки:

1. Нараховується з розрахунку 0,1% за кожен день прострочення.

Пеню нараховуватимуть з першого календарного дня, що настає за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.

Якщо роботодавець не сплатить внесок або не подасть звіт, ПФУ зможе примусово стягнути заборгованість через виконавчу службу.

Висновки

1. Зміни в законодавстві вимагають від роботодавців завчасно переглянути чинну кадрову політику та впровадити нові механізми, щоб відповідати оновленим вимогам.
2. Підприємствам варто проаналізувати свої ресурси та потреби, аби зрозуміти, чи вигідніше їм організувати працевлаштування необхідних фахівців, чи обрати варіант сплати відповідного внеску.
3. Штрафи замінюються внеском, який спрямовуватиметься на соцзахист і навчання людей з інвалідністю.
4. Звітність стане квартальною, а не річною.
5. ПФУ отримає нові повноваження для перевірок та контролю внесків.
6. Внесок буде розраховуватися від середньомісячної зарплати.
7. Під час воєнного стану діятиме пільговий коефіцієнт 50%.
8. Завчасні дії та чіткий план дій допоможуть запобігти можливим ризикам, зберегти конкурентоспроможність і забезпечити стабільну роботу бізнесу в нових умовах.

Читайте більше:

Підтвердження інвалідності по-новому: пільгова ставка ЄСВ 8,41%

Електронний витяг про інвалідність: покрокова інструкція з перевірки

Працівник з інвалідністю: зарплата, податки, звітність, зразки документів

Нові правила обладнання робочих місць для осіб з інвалідністю у 2026 році: що мають врахувати роботодавці

Компенсації роботодавцям від служби зайнятості: працевлаштування ВПО, безробітних, осіб з інвалідністю та облаштування робочих місць

Мінікурси на тему:

Новий підхід до ставки ЄСВ 8,41%: як обійти ризик

Інвалідний норматив – 2026: нові правила, штрафи, звітність

Норматив осіб з інвалідністю – 2026: кого включати та як підтвердити