Працівник їде у відрядження власним авто: ДПС вимагає ПДФО, ВЗ та ЄСВ із вартості пального - як цього уникнути

1. Власне авто у відрядженні: у чому проблема
2. Чому ДПС не вважає пальне звичайними витратами на відрядження
3. Вердикт ДПС: ПДФО + військовий збір + ЄСВ
4. Чому ДПС вимагає ще й ЄСВ
5. Варіант 1. Орендувати автомобіль у працівника
6. Варіант 2. Не використовувати власний автомобіль працівника
7. Що радимо бухгалтеру
8. Висновки

Власне авто у відрядженні: у чому проблема

Працівника направили у службове відрядження. Для поїздки до місця відрядження, назад та пересування за місцем відрядження він використовує власний автомобіль.

Пальне працівник придбаває самостійно, а роботодавець компенсує його вартість.

Саме таку ситуацію розглянула ДПС в ІПК від 27.08.2026 №5108/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК. Платник поставив два запитання:

1. чи виникає у працівника оподатковуваний дохід у сумі компенсованої вартості ПММ;
2. чи потрібно на таку компенсацію нараховувати ЄСВ.

І відповідь податківців для роботодавця невтішна.

Чому ДПС не вважає пальне звичайними витратами на відрядження

За ст. 121 Кодексу законів про працю працівники мають право на відшкодування витрат та інші компенсації у зв'язку зі службовими відрядженнями. На цю норму посилається і сама ДПС.

Крім того, за пп. 165.1.11 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) до оподатковуваного доходу працівника не включають кошти, отримані на відрядження або під звіт, якщо дотримано вимог п. 170.9 ПКУ.

А пп. 170.9.1 ПКУ дозволяє не включати до доходу, зокрема, відшкодовані фактичні витрати на проїзд до місця відрядження і назад та за місцем відрядження.

Здавалося б, цього достатньо.

Проте ДПС розмежовує витрати на проїзд і компенсацію працівникові вартості пального для його власного автомобіля.

У переліку витрат, які пп. 170.9.1 ПКУ прямо дозволяє відшкодовувати без виникнення оподатковуваного доходу, окремої згадки про пальне для власного автомобіля працівника немає.

Саме тому податківці не погоджуються автоматично поширювати «відряджувальне» звільнення на таку компенсацію.

Показово, що ДПС і раніше дотримувалася схожої позиції: компенсацію працівникові за використання власного автомобіля, який не перебуває в оренді у роботодавця, податківці розглядають як додаткове благо. Хоча зустрічалися і більш лояльні погляди (лист ДФС від 05.01.2017 №104/6/99-99-13-02-03-15).

Вердикт ДПС: ПДФО + військовий збір + ЄСВ

У розглянутій ІПК податківці доходять однозначного висновку:

компенсація працівникові вартості ПММ, використаних під час відрядження на його власному автомобілі, включається до оподатковуваного доходу як додаткове благо.

Отже, за позицією ДПС, із такої суми необхідно утримати:

1. ПДФО – 18%;
2. військовий збір – 5%.

ДПС окремо зазначає, що в описаній ситуації ПДФО справляється без застосування «натурального» коефіцієнта за п. 164.5 ПКУ. Але на цьому податкові наслідки не закінчуються.

Чому ДПС вимагає ще й ЄСВ

Базою нарахування ЄСВ для роботодавця є, зокрема, основна і додаткова зарплата та інші заохочувальні й компенсаційні виплати, визначені відповідно до Закону про оплату праці.

ДПС додатково посилається на пп. 2.3.4 Інструкції №5. За ним до фонду оплати праці належать, зокрема, суми компенсації вартості виданого працівникам палива у випадках, не передбачених законодавством.

Тому висновок ІПК такий: компенсація вартості ПММ не лише оподатковується ПДФО та військовим збором, а й є базою нарахування ЄСВ.

Тобто схема «працівник заправив власне авто → привіз чек → підприємство компенсувало пальне» з погляду цієї ІПК створює одразу три податкові наслідки.

І тут виникає логічне запитання:

Чи можна організувати поїздку інакше?

Варіант 1. Орендувати автомобіль у працівника

На практиці це один із найбільш зрозумілих варіантів, якщо власний автомобіль працівника використовується у господарській діяльності підприємства регулярно або витрати на пальне істотні.

За договором оренди працівник передає підприємству автомобіль у користування на визначений строк. Відповідно, автомобіль використовується вже підприємством на законній цивільно-правовій підставі.

І це принципово змінює природу витрат.

Підприємство не компенсує працівникові пальне, придбане ним для власного автомобіля. Воно саме несе витрати на експлуатацію орендованого ним транспортного засобу.

Саме тому в договорі оренди доцільно чітко передбачити, хто несе витрати на пальне, паркування, платні дороги, поточне обслуговування тощо.

Які податки виникнуть з орендної плати

Орендна плата, яку підприємство виплачує працівникові-фізособі, є його оподатковуваним доходом.

Із неї підприємство як податковий агент утримує:

1. 18% ПДФО;
2. 5% військового збору.

А от ЄСВ на суму орендної плати не нараховують. Предметом договору оренди є передача майна в користування, а не виконання робіт чи надання послуг.

Отже, на орендну плату ЄСВ не нараховують. Якщо ж пальне для експлуатації орендованого автомобіля придбаває підприємство, його вартість не є доходом працівника.

Але є важливий нюанс - нотаріус. Договір найму транспортного засобу укладають у письмовій формі. А відповідно до ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню. Тому просто укласти письмовий договір оренди без нотаріального посвідчення і на цьому зупинитися — ризиковий варіант.

Хто оплачує пальне для орендованого автомобіля

Щоб відокремити витрати підприємства від доходів працівника, алгоритм може бути таким:

1. Підприємство укладає з працівником належно оформлений договір оренди автомобіля.
2. Автомобіль передають підприємству за актом приймання-передачі.
3. У договорі прописують, що пальне, необхідне для експлуатації автомобіля у господарській діяльності, придбаває підприємство.
4. Підприємство забезпечує автомобіль пальним — наприклад, через паливну картку або інший належно оформлений механізм придбання ПММ.
5. Використання пального підтверджують первинними документами та документами про службове використання автомобіля.

У такому разі підприємство не відшкодовує працівникові його особисті витрати на пальне. Воно придбаває пальне для експлуатації автомобіля, який перебуває у його користуванні.

Це принципово інша конструкція, ніж та, яку ДПС аналізувала в ІПК.

Варіант 2. Не використовувати власний автомобіль працівника

Для разового відрядження інколи податково та адміністративно простіше взагалі не створювати конструкцію з особистим автомобілем.

ПКУ прямо дозволяє не включати до оподатковуваного доходу документально підтверджені витрати працівника на проїзд до місця відрядження і назад та за місцем відрядження в межах правил п. 170.9 ПКУ.

Тому перед відрядженням варто порівняти не лише фактичну вартість пального, а й повне податкове навантаження та витрати на оформлення.

Для однієї поїздки оренда автомобіля з нотаріальним посвідченням може виявитися надмірною. Для систематичних службових поїздок — навпаки, оренда може бути значно логічнішою моделлю.

Порівняємо варіанти:

Зверніть увагу: якщо пальне для експлуатації орендованого автомобіля придбаває саме підприємство, його вартість не є доходом працівника.

Що радимо бухгалтеру

Якщо працівник одноразово їде у відрядження, спочатку оцініть, чи взагалі є сенс використовувати його власний автомобіль. З урахуванням позиції ДПС проста компенсація пального може виявитися значно дорожчою, ніж здається.

Якщо ж автомобіль працівника використовується регулярно, варто розглянути договір оренди. У такому разі чітко розмежовуємо дві операції:

1. орендна плата працівникові → ПДФО 18% + ВЗ 5%, без ЄСВ;
2. пальне, придбане підприємством для експлуатації орендованого автомобіля → витрати підприємства на експлуатацію автомобіля, а не дохід працівника.

І не забувайте про документальне оформлення: договір оренди транспортного засобу за участю фізособи потребує нотаріального посвідчення, а використання автомобіля та ПММ у діяльності підприємства має бути належно підтверджене.

Висновки

1. ІПК має індивідуальний характер і може використовуватися безпосередньо лише тим платником, якому її надано. Про це ДПС нагадала й у самій консультації.
2. Проте позиція, викладена в ІПК, є важливим сигналом для інших роботодавців: сам факт того, що пальне було витрачено під час службового відрядження, ще не гарантує неоподатковуваного відшкодування, якщо йдеться про пальне для власного автомобіля працівника.
3. Тому головне питання для бухгалтера має звучати не лише «чи є чек на пальне?», а й «на якій правовій підставі підприємство використовує цей автомобіль?».
4. Саме від відповіді на нього значною мірою залежатимуть податкові наслідки.

Читайте більше:

Добові на відрядження 2027

Оплата праці за дні перебування у відрядженні

Перехідне відрядження: як правильно оплатити

Добові на відрядження 2026

Службова записка про покриття господарських витрат, здійснених за власні кошти

Наказ про службове відрядження

Як легалізувати поїздки «дім-робота» на службовому авто