Заряджайте знання – оформлюйте передплату і отримуйте павербанк🎁

Витрати на відрядження – 2026: що не оподатковується ПДФО та чим підтвердити витрати

Витрати на відрядження працівника не завжди є його оподатковуваним доходом: важливі вид витрат, їх зв’язок із відрядженням та наявність підтвердних документів. Без ПДФО можна компенсувати документально підтверджені витрати на проїзд, проживання, страхування та інші необхідні витрати, передбачені правилами відрядження. Водночас алкоголь, тютюнові вироби, чайові та плата за видовищні заходи мають окремі правила оподаткування. Тож перед відшкодуванням витрат на відрядження варто перевірити документи та визначити, чи включається конкретна сума до оподатковуваного доходу працівника

Експерт:Аліна Лакіс
2

21

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включаються:


  1. кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт, а також суми компенсаційних виплат в іноземній валюті, що виплачуються відповідно до закону працівникам дипломатичної служби, направленим у довготермінове відрядження.


Які витрати не є доходом під час відрядження


Не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:


  1. на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
  2. оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),
  3. на найм інших жилих приміщень,
  4. оплату телефонних розмов,
  5. оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування,
  6. інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та / або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.


До підтвердних документів належать:


  1. транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
  2. документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;
  3. документи (виписки та / або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;
  4. документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
  5. інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:


  1. запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає;
  2. укладеного договору чи контракту;
  3. інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  4. документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця / сторони, що відряджає.


Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов’язково необхідно здійснити страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), витрати на таке страхування не включаються до оподатковуваного доходу платника податку.


За запитом представника контролюючого органу роботодавець / сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.


Джерело: ДПС


Читайте більше:


Відрядження за кордон без штампів: як підтвердити витрати без податків

Оплата днів відрядження: покроковий алгоритм з прикладами

ТОП-7 важливих моментів при виплаті добових на відрядження

ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами

Нові транспортні квитки з 2026 року та авансовий звіт: як відшкодовувати витрати на відрядження

Аліна Лакіс

Експерт

Аліна Лакіс

Редакторка Бухгалтерської платформи 7eminar

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

21

1

3

7

29348

4

977

6

995

3

802

2

22

6

6548

5

456

3

664

2

45

3

104

2

37

2

69

2

50

6

1424

7

1712

20

49453

4

55

4

33