Бланк підтвердження діяльності: правила заповнення та наслідки для обліку робочого часу водія

1. Що таке Бланк підтвердження діяльності та навіщо він потрібен
2. Як заповнювати Бланк
3. Зберігання Бланку
4. Висновки

З 26 липня 2026 року для бухгалтерів та кадровиків підприємств-перевізників дещо змінилися задачі щодо обліку робочого часу водіїв. Впровадження нової редакції Положення про робочий час і час відпочинку водіїв колісних транспортних засобів, затверджене наказом Мінтрансу від 07.06.2010 №340 (далі – Положення №340) має на меті гармонізацію українського законодавства із нормами ЄС.

Докладно про ці зміни ми розповідали у публікаціях «Нові правила складання графіків змінності водіїв: що потрібно врахувати перевізникам» та «Облік робочого часу водіїв: роз’яснення Укртрансбезпеки».

Але сьогодні розглянемо правила складання Бланк підтвердження діяльності і з’ясуємо, яке значення цього документу для обліку робочого часу водія.

Що таке Бланк підтвердження діяльності та навіщо він потрібен

Бланк підтвердження діяльності (Attestation of Activities) – це один із найважливіших інструментів контролю робочого часу водія. Його форма, наведена у додатку 3 до Положення №340.

Чому це важливо? Для контролюючих органів (Укртрансбезпеки) цей документ «закриває» прогалини в даних тахографа. Для бухгалтерії – це первинний документ, на підставі якого підтверджується правомірність нарахування зарплати, лікарняних чи відпускних за періоди, коли водій не керував автомобілем. Відсутність Бланка або помилки в ньому можуть призвести до штрафів за порушення режиму праці та відпочинку, а також до визнання витрат на оплату праці недокументованими під час податкового аудиту.

Бланк підтвердження діяльності складають для документального підтвердження періодів, коли водій не керував транспортним засобом і, відповідно, ці періоди не відображені в даних тахографа або тахокарти. Він дозволяє пояснити відсутність записів про керування під час перевірок та є одним із документів обліку робочого часу водія.

Бланк необхідно оформляти, якщо перед початком автомобільного перевезення водій:

1. перебував на лікарняному (тимчасова непрацездатність);
2. знаходився у щорічній чи іншій відпустці;
3. був відсутній на роботі або перебував на відпочинку;
4. виконував іншу роботу, не пов'язану з керуванням транспортним засобом (наприклад, техобслуговування автомобіля, оформлення документів, контроль завантаження чи розвантаження вантажу тощо);
5. керував транспортними засобами, на які не поширюються вимоги щодо застосування тахографів (зокрема окремими транспортними засобами масою до 3,5 т або з кількістю місць для сидіння до 9 включно);
6. перебував у стані готовності до виконання роботи, коли не зобов'язаний перебувати на робочому місці, але повинен бути готовим за вимогою розпочати керування або виконати іншу роботу. До такого часу належать, зокрема, очікування навантаження чи розвантаження, проходження кордону, супровід автомобіля на поромі або перебування другим водієм в екіпажі.

Важливо врахувати, що бланк складають на кожний окремий період, який потрібно підтвердити. При цьому в одному бланку можна зазначити лише одну підставу. Наприклад, якщо водій спочатку перебував у відпустці, а потім на лікарняному, слід оформити два окремі бланки.

Документ підписують як перевізник (роботодавець), так і водій. Якщо перевізником є ФОП, який сам керує транспортним засобом, він підписує бланк двічі: як перевізник і як водій.

Як заповнювати Бланк

Наведемо покроковий алгоритм заповнення Бланка підтвердження діяльності водія, який допоможе правильно оформити документ для перевірок та обліку робочого часу.

Крок 1. Заповніть реквізити перевізника

У верхній частині бланка зазначають:

1. повне найменування юридичної особи або ПІБ ФОП;
2. юридичну адресу;
3. контактний телефон;
4. номер факсу (за наявності);
5. електронну адресу.

Усі дані повинні відповідати реєстраційним документам перевізника.

Крок 2. Внесіть дані водія

У бланку зазначають:

1. прізвище та ім'я водія;
2. дату народження;
3. реквізити посвідчення водія;
4. дату прийняття на роботу.

Інформацію слід вказувати відповідно до кадрових документів та посвідчення водія.

Крок 3. Зазначте період, який підтверджується

У відповідних полях вказують:

1. дату і час початку періоду, коли водій не керував транспортним засобом;
2. дату і час закінчення такого періоду.

Наприклад:

1. початок: 16:00 / 18.08.2026;
2. закінчення: 09:00 / 19.08.2026.

Період, вказаний у полі 12 Бланку має починатися з того моменту, коли водій вийняв картку з тахографа, а у полі 13 – з моментом її вставлення перед новим рейсом. «Дірок» у часі бути не повинно.

Крок 4. Вкажіть, чому саме водій не керував транспортним засобом

У пунктах 14-19 бланка потрібно поставити позначку навпроти тієї підстави, яка пояснює відсутність керування транспортним засобом:

1. тимчасова непрацездатність;
2. відпустка;
3. відпочинок;
4. виконання іншої роботи;
5. керування транспортним засобом, на який не поширюється дія Положення №340;
6. період готовності.

Такі причини вказує водій, адже саме він може зафіксувати точний час.

Зверніть увагу! Одночасно допускається вибір лише одного варіанта.

Крок 5. Перевірте підтвердні документи

Підстава, зазначена у бланку, повинна підтверджуватися відповідними документами:

1. листком непрацездатності;
2. наказом про відпустку;
3. табелем обліку робочого часу;
4. наказом або іншим документом про виконання іншої роботи тощо.

Крок 6. Підпишіть бланк

Після заповнення документа:

1. перевізник (роботодавець) ставить підпис;
2. водій підтверджує достовірність зазначених відомостей, вказує місце оформлення, дату та власний підпис.

Якщо водій є ФОП-перевізником, він підписує документ двічі: як перевізник і як водій.

Зверніть увагу! Документ має бути оформлений до виїзду в рейс, щоб підтвердити діяльність, яка передувала керуванню

Зберігання Бланку

Під час виконання перевезень водій повинен мати при собі бланки за день перевірки та попередні 56 календарних днів. Після цього бланки передаються перевізнику, який зобов'язаний зберігати їх щонайменше 24 місяці.

Висновки

1. Бланк підтвердження діяльності є важливим документом для підтвердження періодів, коли водій не керував транспортним засобом, але цей час має бути врахований під час обліку робочого часу.
2. На кожний окремий період і підставу оформлюють окремий бланк, а зазначені в ньому дані мають бути підтверджені кадровими та іншими документами – лікарняним, наказом про відпустку, табелем тощо.
3. Особливу увагу слід приділяти датам і часу: період у бланку має точно відповідати часу вилучення та вставлення картки водія в тахограф, без «прогалин» у часі.
4. Бланк має бути належно підписаний і збережений: водій повинен мати при собі документи за день перевірки та попередні 56 календарних днів, а перевізник – зберігати оформлені бланки щонайменше 24 місяці.

Читайте більше:

Графіки змінності водіїв: поради щодо складання

Водій втік за кордон і не планує повертатись: як оформити звільнення

Договір матеріальної відповідальності з водієм: повний чи обмежений

Оплата праці водіїв на підприємстві з урахуванням змін з 26 липня 2026 року

Чи можна включити штраф водія за перевищення швидкості у витрати підприємства

Чи законно оформлювати один подорожній лист на місяць для авто з кількома водіями

Працівник за кермом у відрядженні: чи потрібно доплачувати за виконання функцій водія