Директор + бухгалтер: хто відповідає і як захиститися

1. Хто відповідає: директор чи бухгалтер
2. Які адмінштрафи, фінсанкції та кримінальні ризики
3. Коли штрафують директора, а коли – бухгалтера
4. Чи рятує посадова інструкція
5. Коли бухгалтер ризикує найбільше
6. Коли можливе кримінальне провадження
7. Висновки

Хто відповідає: директор чи бухгалтер

«Бухгалтер відповідає за все» – один із найдорожчих міфів бізнесу. Під час будь-якої перевірки майже завжди звучить одна й та сама фраза:

– Це бухгалтер винен.

Або інша:

– Я лише директор, усім займався бухгалтер.

Саме через таке взаємне перекладання відповідальності підприємства нерідко програють суди, а посадові особи отримують адміністративні штрафи.

Насправді закон не знає посади «крайній». Він визначає конкретні обов’язки кожної особи. І саме від того, хто мав виконати певний обов’язок, залежить відповідальність.

Більше того, один і той самий факт порушення може одночасно спричинити:

1. фінансові санкції для підприємства;
2. адміністративний штраф для директора;
3. адміністративний штраф для головного бухгалтера;
4. дисциплінарну відповідальність працівника;
5. у виняткових випадках – кримінальне провадження.

Причому та чи інша відповідальність може бути не альтернативною, а паралельною.

Саме тому бухгалтеру важливо знати не лише правила обліку, а й межі власної відповідальності (див. Таблицю 1).

Таблиця 1

20 найпоширеніших порушень: хто відповідає?

Важливо! У таблиці наведено загальний підхід. Остаточний розподіл відповідальності залежить від посадових інструкцій, наказів про розподіл обов’язків, права підпису та фактичних повноважень конкретної посадової особи

Хто головний з точки зору закону

Перше, що дивує багатьох бухгалтерів, – Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік) покладає організацію бухгалтерського обліку саме на керівника підприємства.

Так, відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік саме керівник зобов’язаний забезпечити:

1. створення необхідних умов для ведення бухгалтерського обліку;
2. фіксування всіх господарських операцій у первинних документах;
3. збереження документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну.

Тобто закон починає не з бухгалтера, а саме з директора.

Це логічно. Бухгалтер не може самостійно змусити менеджера оформити акт виконаних робіт, забезпечити проведення інвентаризації або виділити кошти на програмне забезпечення чи архів.

Іншими словами, бухгалтер веде облік, а директор створює умови, щоб це було можливо.

Саме тут виникає найбільше непорозумінь: директор вважає, що «за цифри відповідає бухгалтер», а бухгалтер – що «остаточне слово завжди за керівником». Закон розподіляє ці ролі інакше. Дивіться у Таблиці 2, хто за що відповідає насправді.

Таблиця 2

Хто за що відповідає

На практиці ці функції нерідко перетинаються. Тому під час перевірок контролюючі органи аналізують не лише посаду особи, а й посадову інструкцію, накази про розподіл обов’язків, довіреності та фактичні повноваження.

Чи може директор відповідати навіть тоді, коли помилився бухгалтер

Так, і саме це регулярно підтверджують суди.

Причина проста: керівник є особою, відповідальною за організацію діяльності підприємства.

Такий підхід узгоджується з положеннями ст. 8 Закону про бухоблік, відповідно до яких саме керівник підприємства відповідає за організацію бухгалтерського обліку. Сам факт передання функцій бухгалтеру не звільняє директора від виконання обов’язків, покладених на нього законом. Якщо керівник не забезпечив належну систему внутрішнього контролю, не організував документообіг або свідомо погодив незаконні дії, посилання на помилку бухгалтера не звільнить його від відповідальності.

Саме тому під час перевірок податківці часто складають адміністративні протоколи саме щодо керівника, навіть якщо безпосередню помилку допустила бухгалтерія.

Водночас це не означає, що бухгалтер автоматично звільняється від відповідальності. Якщо буде доведено, що він особисто припустився порушення своїх професійних обов’язків або свідомо оформив неправдиві документи, відповідальність може наставати одночасно для обох посадових осіб.

Тож головна помилка підприємств – вважати, що відповідальність завжди несе лише бухгалтер або лише директор. Закон працює інакше: він оцінює не назву посади, а конкретний обов’язок, який особа повинна була виконати. Саме тому один і той самий епізод може призвести до санкцій і для підприємства, і для керівника, і для бухгалтера.

Які адмінштрафи, фінсанкції та кримінальні ризики

Важливий принцип, який варто запам’ятати бухгалтеру: не кожне порушення означає, що оштрафують саме вас. Спочатку потрібно відповісти на три запитання:

1) хто порушив норму закону;

2) кого закон визначає суб’єктом відповідальності;

3) чи є докази особистої вини конкретної посадової особи.

Саме на цьому етапі під час перевірок і виникає найбільше помилок. Інспектори нерідко складають адміністративний протокол на головного бухгалтера лише тому, що він вів облік. Однак цього недостатньо. Необхідно довести, що саме він вчинив порушення або не виконав покладений на нього обов’язок.

Бухгалтери часто плутають фінансові санкції, адміністративні штрафи та кримінальну відповідальність. Насправді це різні механізми, які можуть застосовуватися одночасно (див. Таблицю 3).

Таблиця 3

Одне порушення – чотири різні види відповідальності

Тому, якщо підприємству донарахували податки, це ще не означає, що бухгалтер автоматично стане відповідачем у справі про адміністративне правопорушення. І навпаки: навіть якщо адміністративний штраф наклали на директора, підприємство все одно повинне сплатити донараховані податки та фінансові санкції.

Коли штрафують директора, а коли – бухгалтера

Найчастіше податківці складають адміністративні протоколи за:

1. ст. 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КупАП) – порушення порядку ведення податкового обліку;
2. ст. 163-2 КУпАП – несвоєчасну сплату податків.

Але навіть ці статті не містять правила: «відповідає бухгалтер».

У них зазначено, що відповідальність несуть керівники та інші посадові особи підприємств, винні у порушенні.

Ключове слово – винні.

Тому під час судового розгляду (якщо доходить до нього) з’ясовують:

1. хто мав виконати відповідний обов’язок;
2. чи входив він до посадових функцій особи;
3. чи могла відповідна особа реально запобігти порушенню;
4. чи діяла вона умисно або через недбалість.

Саме тому два підприємства з однаковим порушенням можуть отримати абсолютно різні судові рішення.

Чи рятує посадова інструкція

Так, але лише якщо вона складена правильно.

Під час перевірок інспектори майже завжди вимагають:

1. посадову інструкцію головного бухгалтера;
2. посадову інструкцію директора;
3. наказ про покладення обов’язків;
4. наказ про право підпису;
5. наказ про призначення відповідальних осіб;
6. трудовий договір або контракт.

Якщо посадова інструкція містить загальну фразу «відповідає за ведення бухгалтерського обліку», це не означає, що бухгалтер відповідатиме за всі без винятку порушення.

Оцінюють не лише інструкцію, а й фактичні повноваження особи. Наприклад, якщо бухгалтер не мав права самостійно укладати договори, вибирати контрагентів або здійснювати платежі без підпису директора, це може свідчити про відсутність його вини у відповідній частині.

Коли бухгалтер ризикує найбільше

Практика перевірок показує, що найнебезпечнішими є ситуації, коли бухгалтер:

1. самостійно складає документи із завідомо неправдивими відомостями;
2. проводить в обліку операції, яких фактично не було;
3. підписує документи, достовірність яких викликає сумнів;
4. навмисно викривляє показники фінансової чи податкової звітності;
5. бере участь у схемах мінімізації оподаткування, усвідомлюючи їх незаконність.

У таких випадках ризик уже виходить за межі адміністративної відповідальності.

Що варто перевірити бухгалтеру, щоб не опинитися в зоні ризику, наведемо коротко в Інфографіці 1.

Інфографіка 1

Коли можливе кримінальне провадження

Саме слово «кримінальна» часто викликає найбільший страх у бухгалтерів. Проте важливо розуміти: не кожне податкове порушення є злочином.

Для кримінальної відповідальності, як правило, необхідно довести не лише сам факт порушення, а й інші обов’язкові елементи складу злочину, насамперед умисел.

Залежно від обставин справи можуть застосовуватися, зокрема:

1. ст. 212 Кримінального кодексу України (далі – ККУ) – ухилення від сплати податків, зборів (обов’язкових платежів);
2. ст. 366 ККУ – службове підроблення;
3. ст. 367 ККУ – службова недбалість (за наявності всіх ознак складу злочину).

Важливо розуміти, що сам факт донарахування податків або програшу податкового спору ще не означає автоматичного відкриття кримінального провадження.

Тому під час перевірки не поспішайте погоджуватися з формулюванням інспектора: «це відповідальність бухгалтера». Спочатку проаналізуйте:

1. Яку саме норму законодавства, на думку контролюючого органу, порушено?
2. Кого закон визначає суб’єктом відповідальності?
3. Чи входив відповідний обов’язок до ваших посадових функцій?
4. Які докази підтверджують саме вашу особисту вину?

Дуже часто саме ці запитання стають вирішальними під час судового розгляду.

Тобто найпоширеніша помилка – вважати, що будь-яке податкове порушення автоматично робить винним головного бухгалтера. Насправді суди дедалі частіше оцінюють не назву посади, а реальний розподіл повноважень, обов’язків і доказів вини. Саме тому правильно оформлені посадові інструкції, накази про розподіл функцій і письмова фіксація заперечень бухгалтера можуть стати не формальністю, а вирішальним аргументом у спорі.

Як бухгалтеру захистити себе

Після будь-якої резонансної перевірки можна почути дві протилежні думки.

Перша: «Якщо директор наказав – бухгалтер нічого не зробить».

Друга: «Бухгалтер завжди крайній».

Насправді обидві позиції є хибними.

Суди останніми роками дедалі частіше звертають увагу не лише на факт порушення, а й на те, чи міг бухгалтер реально вплинути на ситуацію та чи вжив заходів, щоб запобігти порушенню. Саме тому найбільше значення мають не усні пояснення після перевірки, а документи, які були складені ще до виникнення спору.

Бухгалтер не зобов’язаний:

1. робити правові висновки замість перевіряльника;
2. визнавати свою вину;
3. коментувати рішення керівника, якщо він їх не приймав;
4. припускати або здогадуватися, якщо не пам’ятає всіх обставин.

Водночас бухгалтер не має права:

1. повідомляти неправдиві відомості;
2. приховувати документи;
3. змінювати документи після початку перевірки;
4. надавати завідомо недостовірні пояснення.

Багато бухгалтерів під час перевірки починають відповідати на всі запитання поспіхом, боячись, що відмова від негайної відповіді виглядатиме як визнання порушення.

Насправді це одна з найнебезпечніших тактик.

Якщо перевіряльник ставить запитання щодо конкретної господарської операції, яка відбулася рік або два тому, цілком нормально відповісти:

Щоб надати точне пояснення, мені потрібно ознайомитися з документами щодо цієї операції. Після цього я зможу надати вичерпну відповідь.

Така відповідь не є ухиленням від співпраці. Навпаки, вона свідчить про професійний підхід і допомагає уникнути неточностей, які згодом можуть бути використані як доказ проти підприємства або посадової особи (див. також Інфографіку 2).

Інфографіка 2

Під час перевірки пам’ятайте чотири прості правила:

1. Говоріть лише про те, що знаєте напевно. Не припускайте і не домислюйте.
2. Посилайтеся на документи, а не на пам’ять. Документи мають значно більшу доказову силу, ніж усні пояснення.
3. Не беріть на себе відповідальність за рішення, яких ви не приймали. Але й не перекладайте її автоматично на директора – пояснюйте лише свою частину процесу.
4. Не поспішайте з відповіддю. Краще витратити кілька хвилин на перевірку документів, ніж потім місяцями спростовувати невдале формулювання в суді.

Під час перевірки будь-яке ваше пояснення може бути внесене до акта перевірки, протоколу, письмових пояснень або використане в суді. Тому відповідайте лише після того, як зрозумієте, яке саме питання з’ясовує перевіряльник і які документи вже є у нього. У поміч вам також Таблиця 4.

Таблиця 4

10 фраз бухгалтера, які можуть зіграти проти нього

Які документи реально допомагають бухгалтеру

Іноді можна почути пораду: «Напишіть службову записку – і відповідальності не буде».

Це перебільшення.

Жоден документ сам по собі не гарантує звільнення від відповідальності. Проте він може стати важливим доказом того, що бухгалтер виконав свої професійні обов’язки та попередив керівництво про ризики.

Найбільшу практичну цінність мають:

1. службові або доповідні записки щодо виявлених порушень (лист Мін’юсту від 08.08.2014 №416-0-2-14/82);
2. письмові висновки бухгалтера про ризики окремої операції;
3. листування з директором (у тому числі електронне, якщо його можна належно ідентифікувати);
4. протоколи нарад, у яких зафіксовано позицію бухгалтера;
5. накази керівника щодо прийняття спірних рішень;
6. акти про відсутність або неналежне оформлення первинних документів.

Усі ці документи не «знімають» відповідальність автоматично, але вони можуть підтвердити, що бухгалтер діяв добросовісно, не приховував ризики й не погоджувався мовчки з порушеннями.

Що враховують суди під час оцінки відповідальності директора і бухгалтера

Останні роки судова практика демонструє важливу тенденцію: сам факт порушення на підприємстві ще не означає автоматичної вини конкретної посадової особи.

Під час розгляду спорів суди звертають увагу не лише на посаду людини, а й на те:

1. які саме обов’язки на неї покладені;
2. які повноваження вона реально мала;
3. чи могла вона вплинути на виникнення порушення;
4. чи є докази її конкретних дій або бездіяльності.

Тобто підхід «є головний бухгалтер – отже, він відповідає» або «директор нічого не знав, бо був бухгалтер» не є універсальним.

Для бухгалтера під час перевірки чи оскарження висновків контролюючого органу важливо враховувати такі судові підходи.

1. Сам акт перевірки не доводить автоматично вину бухгалтера

Факт, що контролюючий орган встановив порушення за результатами перевірки, ще не означає, що конкретний бухгалтер має нести адміністративну відповідальність.

Для притягнення посадової особи до відповідальності необхідно встановити:

1. які саме дії або бездіяльність вона вчинила;
2. який службовий обов’язок не виконала;
3. чи є причинний зв’язок між її діями та порушенням.

Тому в ситуації, коли протокол або висновки ґрунтуються лише на акті перевірки без аналізу ролі конкретної особи, у бухгалтера є аргументи для заперечень.

2. Посада сама по собі не визначає відповідальність

Наявність у працівника посади головного бухгалтера не означає, що він автоматично відповідає за всі процеси на підприємстві.

Під час оцінки відповідальності важливо встановити:

1. чи входило відповідне питання до його посадових обов’язків;
2. чи мав він право приймати рішення;
3. чи мав право підпису;
4. чи контролював відповідний напрям діяльності.

Наприклад, якщо бухгалтер лише відображав у обліку операцію, яку ініціював директор, уклав договір, обрав контрагента та погодив оплату, це є важливою обставиною для оцінки його ролі.

Що варто мати для підтвердження:

1. посадову інструкцію;
2. наказ про розподіл обов’язків;
3. наказ про право підпису;
4. положення про бухгалтерську службу;
5. внутрішні правила документообігу.

3. Директор не може автоматично перекласти всі ризики на бухгалтера

Водночас і протилежний підхід також є помилковим.

Наявність головного бухгалтера не означає, що керівник повністю усувається від відповідальності.

Відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік саме керівник підприємства відповідає за організацію бухгалтерського обліку, створення необхідних умов для його ведення, забезпечення оформлення первинних документів та збереження документів.

Тому посилання директора на те, що «цим займався бухгалтер», не вирішує питання відповідальності.

Суди оцінюють:

1. які рішення приймав керівник;
2. чи контролював він діяльність підприємства;
3. чи створив належну систему документообігу та внутрішнього контролю.

4. Штраф підприємству не дорівнює автоматичній вині бухгалтера

Важливо розрізняти:

1. фінансову відповідальність підприємства як платника податків;
2. адміністративну відповідальність конкретної посадової особи.

Наприклад, якщо підприємству донарахували податкові зобов’язання або застосували штрафні санкції, це ще не означає, що головний бухгалтер автоматично вчинив адміністративне правопорушення.

Для особистої відповідальності потрібно довести саме його власні дії або бездіяльність.

5. Головне питання суду – хто реально вплинув на порушення

Під час розгляду спорів значення має не лише те, хто відобразив операцію в обліку, а й хто приймав рішення.

Наприклад:

1. директор уклав договір;
2. директор погодив співпрацю з контрагентом;
3. директор прийняв рішення про оплату;
4. бухгалтер лише відобразив отримані документи в обліку.

У такій ситуації необхідно оцінювати не лише факт проведення операції через бухгалтерію, а весь процес її виникнення.

Водночас якщо бухгалтер усвідомлював незаконність операції, самостійно оформлював неправдиві документи або навмисно викривляв облік, його роль оцінюватиметься зовсім інакше.

6. Контролюючий орган має конкретно описати порушення

Загальних формулювань недостатньо.

Якщо йдеться про притягнення посадової особи до відповідальності, важливо, щоб було зрозуміло:

1. яку саме дію вчинила особа;
2. яку норму порушено;
3. який обов’язок не виконано;
4. коли і за яких обставин виникло порушення.

Фраза на кшталт «вчинив порушення порядку ведення податкового обліку» без деталізації сама по собі не пояснює, у чому полягає особиста вина конкретного працівника.

7. Внутрішні документи підприємства можуть стати ключовим доказом

Під час оцінки відповідальності важливими стають не лише норми законодавства, а й те, як фактично була організована робота на підприємстві.

Значення можуть мати:

1. посадові інструкції;
2. накази про розподіл функцій;
3. документи про право підпису;
4. листування щодо погодження операцій;
5. службові записки бухгалтера;
6. внутрішні положення.

Саме ці документи допомагають відповісти на головне запитання:

Хто реально відповідав за конкретний процес і чи мав можливість запобігти порушенню?

Отже варто варто зважати на кілька важливих підходів.

По-перше, посада сама по собі не є доказом вини. Контролюючий орган повинен довести, які саме дії чи бездіяльність конкретної посадової особи призвели до порушення.

По-друге, директор не звільняється від відповідальності лише тому, що на підприємстві працює головний бухгалтер. Організація обліку та належного документообігу залишається зоною відповідальності керівника відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік.

По-третє, бухгалтер не відповідає за всі рішення підприємства, якщо він не мав відповідних повноважень і діяв у межах своїх функцій. Але він не може прикриватися лише вказівкою керівника, якщо свідомо брав участь у незаконних діях.

Як не шукати винного після перевірки, а захистити себе наперед

Найбільша помилка і директорів, і бухгалтерів – шукати відповідь на запитання: «Хто буде винним?» лише після перевірки.

Набагато правильніше поставити інше запитання: «Що потрібно зробити сьогодні, щоб завтра не доводити свою невинуватість?»

Практика показує, що більшість спорів виникає не через складність податкового законодавства, а через відсутність належної організації роботи: нечіткий розподіл обов’язків, несвоєчасне оформлення документів, усні доручення замість письмових рішень і відсутність внутрішнього контролю.

Професійний бухгалтер сьогодні – це вже не лише фахівець із дебету та кредиту. Це людина, яка допомагає підприємству працювати в межах закону, вчасно бачить ризики, попереджає керівника про можливі наслідки й документально підтверджує свою професійну позицію. Саме такий підхід захищає не лише бухгалтера, а й директора та підприємство загалом.

Але навіть за правильної організації роботи навколо відповідальності залишається багато міфів. Деякі з них настільки поширені, що саме через них керівники та бухгалтери неправильно оцінюють свої ризики.

У підсумку зведемо найпоширеніші уявлення про відповідальність директора і бухгалтера у зручну таблицю: де закінчується міф і починається реальний ризик (див. Таблицю 5).

Таблиця 5

Поширені міфи про відповідальність

Висновки

1. Відповідальність не визначається назвою посади. Закон і суди оцінюють, хто саме мав виконати відповідний обов’язок, які повноваження мав працівник і чи доведено його особисту вину. Один і той самий епізод може спричинити відповідальність одночасно для підприємства, директора й бухгалтера.
2. Найефективніший захист – це правильна організація роботи до перевірки. Актуальні посадові інструкції, чіткий розподіл функцій, належно оформлені первинні документи, письмове інформування керівника про ризики та внутрішній контроль значно зменшують імовірність спорів і санкцій.
3. Професійна обережність бухгалтера – це захист не лише для нього самого, а й для підприємства. Якщо бухгалтер не замовчує порушення, фіксує свої зауваження та діє відповідно до законодавства, він істотно підвищує свої шанси довести відсутність особистої вини у разі перевірки чи судового спору.

Наталія ВАСИЛЬЧЕНКО, юрист, редактор 7еminar

Читайте більше:

Адмінштраф на головбуха: 9 кейсів, коли вийде уникнути відповідальності

Кримінальна відповідальність головного бухгалтера: основні аспекти

Як уникнути відповідальності за помилки попереднього бухгалтера

Роль бухгалтера при укладанні договорів

Довідники у поміч:

Адміністративна відповідальність головного бухгалтера

Кримінальна відповідальність головного бухгалтера

Матеріальна відповідальність головного бухгалтера

Дисциплінарна відповідальність головного бухгалтера

Фінансові штрафи (санкції) за порушення податкового законодавства