
Експерт
Олена СтепановаГоловний бухгалтер групи компаній, засновниця власної практики з бухгалтерського аутсорсингу, незалежний консультант та викладач практичних курсів з бухгалтерського обліку
У статті розглянуто, чи потрібні подорожні листи після скасування типових форм та яку роль вони відіграють сьогодні у підтвердженні витрат на пальне. Пояснюємо, як підприємству правильно затвердити власну форму документа, які обов’язкові реквізити він має містити та чому важливо фіксувати дані щоденно. Також дізнаєтесь, як використовувати подорожні листи для списання пального, які додаткові документи слід оформлювати та як уникнути претензій податкової

У 2011 році держава зробила перший крок до спрощення облікових вимог. Таким чином у 2013 році нормативні акти, що встановлювали типові форми подорожніх листів, були офіційно скасовані, це:
Чи потрібні вони сьогодні?
Формально – ні.
Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне.
Щоб легально використовувати подорожні листи, підприємство має затвердити їх форму власним наказом, включивши:
та
Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства.
Складання одного листа на місяць може здаватися зручнішим, але виникає низка проблем із підтвердженням витрат.
Аналізуючи судову практику, бачимо, що податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.
Отже, якщо підприємство вирішило затвердити порядок, за яким подорожній лист складають раз на місяць, то в порядку має бути зазначено, що дані в такий лист вносяться щодня, коли автомобіль працював.
Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:
Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.
Підприємство може включити на свій розсуд і інші додаткові дані та реквізити.
Підпис медичного працівника про проходження передрейсового медогляду, який є обов'язковим для водіїв транспортних засобів, як реквізит подорожнього листа може бути передбачений у внутрішньому розпорядку підприємства (ст. 18 Закону України від 05.04.2001 №2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 4.6 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ від 31.01.2013 №65/80). Але це не обов’язково, оскільки цей факт відображається в інших документах про перевірку стану водія.
Підписи інших відповідальних осіб в подорожньому листі – диспетчера, механіка – також включаються або ні в реквізити за бажанням підприємства.
Коли подорожній лист складається за місяць, можливо, що дані в нього будуть вносити різні водії, тому в цьому разі доцільно передбачити реквізити «Автомобіль здав» та «Автомобіль прийняв» – для фіксації факту передачі від одного водія іншому.
Подорожній лист – це документ, де фіксуються дані про пробіг автомобіля, маршрут і використане пальне, але він не містить розрахункової бази для списання палива за нормами. А норми – це спосіб уникнути конфліктів з податківцями щодо раціональності витрат.
Законодавство не встановлює прямої вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству захист під час перевірок.
Сьогодні, замість наказу Мінтранспорту від 10.02.1998 №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», що втратив чинність у 2023 році, діють розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» Методичні рекомендації з нормування витрат палива, які включають базові норми.
Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд. Для цього керівник видає відповідний наказ.
Отже, порядок дій для списання пального на підставі подорожнього листа:
1. Перевірка заповнення подорожнього листа. Переконайтесь, що всі обов’язкові реквізити подорожнього листа, як первинного документа, присутні:
2. Підготовка акту або бухгалтерської довідки. Подорожній лист фіксує витрати в натуральних одиницях, тому для розрахунку сумових витрат рекомендують складати акт на списання палива. Він містить:
3. Заповнення відомості на списання (за місяць або інший період). При великих обсягах даних за кілька подорожніх листів (особливо для вантажних авто) можна скласти зведену відомість, яка буде підставою для списання всіх витрат.
4. Перевірка правильності та відповідності нормам. Зокрема, порівнюйте фактичні витрати пального з нормами, затвердженими на підприємстві. Перевищення норм потребує пояснень від водія або підтвердження пов'язаності з господарською діяльністю.
5. Дотримання затвердженої форми і внутрішніх правил. Якщо підприємство затвердило форму подорожнього листа і порядок його обробки, ці вимоги мають дотримуватися. Недотримання затвердженого порядку може призвести до відмови у визнанні витрат на пальне податковими органами.
Шаблони та зразки документів:
Подорожній лист вантажного автомобіля
Подорожній лист службового легкового автомобіля
Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля
Журнал обліку подорожніх листів
Читайте більше:
Норми витрат пального: чи варто на них орієнтуватися в обліку
Пальне за паливними картками: чи обов’язково зберігати фіскальні чеки
Як правильно списувати пальне з 203 рахунку: чи можна вести облік без розподілу по кожному авто
Чи законно оформлювати один подорожній лист на місяць для авто з кількома водіями
Один місячний подорожній лист автомобіля на одне авто не заборонено
Електромобіль на підприємстві: як обліковувати зарядку і чи потрібен подорожній лист
При аналізі рахунку 209 звернула увагу, що різні ТМЦ оприбутковуються однією позицією «Канцтовари». Водночас у первинних документах та ПН зазначена конкретна номенклатура: папір офісний, реєстратори, папки, файли, маркери, текстові маркери, ручки, олівці, блокноти, степлери та інше канцелярське приладдя. Наскільки коректно об’єднувати різні ТМЦ в одну позицію, якщо номенклатура в обліку не відповідає первинним документам та ПН? Чи допустиме таке узагальнення та чи створює воно ризики при перевірці щодо підтвердження оприбуткування, списання ТМЦ та податкового кредиту з ПДВ?

Під час воєнного стану позапланові заходи державного нагляду у сфері захисту прав споживачів, крім житлово-комунальних послуг, Держпродспоживслужба може проводити лише за наявності загрози життю та здоров’ю людини. Щоб звернення стало підставою для реагування, варто зафіксувати порушення, детально описати небезпеку та додати фото, відео, чеки й інші документи

Номер облікової картки платника податків (РНОКПП) зазначається в паспорті громадянина України у формі ID-картки – його внесено до електронного носія та нанесено графічно на зворотному боці документа. Такий номер має юридичну силу документа, що підтверджує РНОКПП, а під час оформлення першої ID-картки його можна одночасно отримати, якщо податкового номера ще немає

Після інсульту реабілітація залежить від стану людини та може включати відновлення руху, рівноваги, мовлення, ковтання, пам’яті й повсякденних навичок. У закладах, які мають договір із НСЗУ, реабілітація є безоплатною за Програмою медичних гарантій, а направлення можна отримати від лікуючого або сімейного лікаря

Із 9 вересня 2026 року програма «Власна справа 2.0» працює за новими умовами: на започаткування бізнесу можна отримати до 300 тис. грн, а з урахуванням надбавок – до 500 тис. грн; на масштабування – до 1,5 млн грн, або до 2,5 млн грн із надбавками. Також роз’яснено, які податки та внески зараховуються в погашення гранту, чи можна подавати заявки одночасно за ФОП і ТОВ, як впливають банківські борги та коли можна отримати повторний грант

ВС зазначив, що право вкладника за договором банківського вкладу є майновим зобов’язальним правом вимоги до банку та може бути самостійним об’єктом цивільного обороту і предметом договору дарування. Тому суди мали з’ясувати, чи було за договором подаровано саме право на вклад, а не вимагати фактичної передачі грошових коштів дочці; справу направлено на новий розгляд

Працівника прийняли на роботу, він надав трудову книжку. Запису про роботу на підприємстві, де він працював перед прийняттям до нашого підприємства, немає. Працівник просить зробити запис про прийняття. Чи можемо ми внести його без попереднього запису іншої фірми та продовжити нумерацію у трудовій книжці?

Планова перевірка підприємства розпочинається у вересні 2026 року. ДПС в запиті на перевірку зазначила, що буде перевірятись період з 01.01.2020 року по 30.06.2026 року. Чи законно зараз перевіряти 2020–2022 роки?

За перший місяць роботи механізму оскарження відмов у видачі містобудівних умов та обмежень до ДІАМ надійшло 22 скарги, 14 із них уже розглянуто. У 6 випадках відмови визнано необґрунтованими, зокрема через безпідставну вимогу рішення містобудівної ради та відсутність вже наданого документа

Державна служба зайнятості, узагальнивши 35 років роботи, назвала 10 найпоширеніших помилок, яких припускаються люди під час пошуку роботи. Серед них – перебільшення навичок у резюме, використання одного резюме для всіх вакансій, недооцінювання власних досягнень, ігнорування LinkedIn, пошук роботи лише у великих компаніях та нехтування змінами на ринку праці

Верховний Суд опублікував другий випуск огляду практики КЦС щодо поділу спільного майна подружжя та захисту майнових прав. В огляді, зокрема, проаналізовано правові позиції щодо шлюбних договорів, фраудаторних правочинів, кредитних зобов’язань подружжя, звернення стягнення на спільне майно, визнання особистого майна спільним, позовної давності

У «Дії» оновили послугу «Шлюб онлайн»: тепер подати заяву та одружитися дистанційно можуть також громадяни, попередній шлюб яких припинився у зв’язку зі смертю чоловіка або дружини. Система додатково перевіряє актовий запис про смерть другого з подружжя, тому для підтвердження припинення попереднього шлюбу не потрібні паперові довідки чи особистий візит до ДРАЦС

Для громад і закладів освіти підготували практичний довідник щодо організації безоплатного гарячого харчування учнів у 2026–2027 навчальному році. У ньому роз’яснено, які документи потрібні, як діяти за недостатньої місткості їдальні чи потужності харчоблоку, а також як організувати закупівлі, фінансування та дотримання вимог безпечності харчових продуктів

Фізична особа – резидент при продажу протягом звітного року неподільного об’єкта незавершеного будівництва або майбутнього об’єкта нерухомості може зменшити оподатковуваний дохід на документально підтверджені витрати на його придбання. До таких витрат належать, зокрема, кошти за майнові права, витрати на будівництво та придбання об’єкта, реєстраційні платежі, а в окремих випадках – вартість нерухомості, отриманої у власність іншим способом. Для застосування зменшення необхідно задекларувати всі відповідні операції за рік та подати разом із декларацією копії документів, що підтверджують понесені витрати

У другому кварталі 2026 року Мінфін двічі оновив форму декларації з податку на прибуток. Попри набрання чинності відповідними наказами, застосовувати нову форму платники почнуть лише зі звітності за ІІІ квартал 2026 року. ДПС уже підтвердила, що декларацію згідно оновленої форми потрібно подавати саме за ІІІ квартал

ФОП з 1 жовтня 2026 року переходить з 3 групи 5% на 2 групу ЄП, заяву подали до 15.09.2026. Але вже зараз в ЕК в облікових даних стоїть група 2, ставка 20. Це помилка? Як будуть оподатковуватись доходи вересня?

Якщо суб’єкт господарювання планує використовувати РРО в іншій господарській одиниці, його необхідно перереєструвати. Для цього подається заява за формою №1-РРО з позначкою «Перереєстрація» та реєстраційне посвідчення. Перереєстрація проводиться не пізніше двох робочих днів за відсутності підстав для відмови. Окремі зміни, зокрема перейменування вулиці або інших топонімів, також потребують перереєстрації, тоді як у разі зміни місцезнаходження платника чи контролюючого органу її проводить ДПС автоматично
