👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь 🕵️:
Вести облік пального «загалом» на 203 рахунку можна, якщо аналітика забезпечує контроль і є первинка по кожному авто. Місячний узагальнений подорожній лист на авто можливий, але лише як первинний документ із обов’язковими реквізитами, включно з ПІБ та підписами конкретних водіїв за їхні поїздки. Інакше така форма не підтверджує витрати пального.
У програмі обліку ступінь деталізації аналітики встановлюєте самостійно. Для рахунків класу 2 головна вимога – щоб аналітичний облік забезпечував кількісно-сумову та якісну інформацію про наявність і рух запасів; паливо обліковується на субрахунку 203 «Паливо» для експлуатації транспортних засобів (розд. I Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291, далі – Інструкція №291).
Тому «загальне» списання по 203 без окремих субрахунків / позицій «на кожне авто» у регістрах можливе, якщо аналітика дозволяє контролювати кількість і рух пального, а списання підтверджене належними первинними документами по кожному автомобілю (розд. І Інструкції №291).
Первинні документи мають містити обов’язкові реквізити:
- назву;
- дату;
- підприємство;
- зміст/обсяг операції та одиниці виміру;
- посади й прізвища відповідальних осіб і їхні підписи (або інші ідентифікаційні дані).
На підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи (ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі – Закон №996; п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, далі – Положення №88).
Подорожній лист як форма первинки не має затвердженої державної «типової» форми – її скасовано; підприємство затверджує власну форму, але вона мусить відповідати вимогам до первинного документа (лист Мінінфраструктури «Щодо скасування дії подорожніх листів» від 23.07.2013; ст. 9 Закону №996; Положення №88).
Тому ваш варіант «один загальний подорожній лист / журнал на місяць по кожному авто» допустимий, якщо:
- в ньому фіксуються маршрут / пробіг / норма / заправки / залишок;
- у кожному записі зазначаються ПІБ водія, що здійснив поїздку (зміну), і його підпис / ідентифікація.
Якщо водії змінюються протягом місяця, або кожен подає свій щоденний / змінний лист (первинка від особи, що склала), або в місячному журналі по авто кожен свій запис підписує окремо. Інакше відсутність даних про відповідальну особу та її підпис робить документ таким, що не відповідає вимогам первинного документа і не підтверджує списання (ст. 9 Закон №996; п. 2.4 Положення №88).
Списання пального здійснюється в межах затверджених на підприємстві норм та коригувальних коефіцієнтів. Вони мають бути затверджені наказом.
Висновок:
- Вести облік пального «загалом» на 203 рахунку можна, якщо аналітика забезпечує контроль і є первинка по кожному авто.
- Місячний узагальнений подорожній лист на авто можливий, але лише як первинний документ із обов’язковими реквізитами, включно з ПІБ та підписами конкретних водіїв за їхні поїздки. Інакше така форма не підтверджує витрати пального.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Оплата праці водіїв на підприємстві
Первинні документи на підприємстві
Списання палива на підприємстві: облік та зразки документів
Норми витрат пального: чи варто на них орієнтуватися в обліку
Коментарів поки немає
Почніть розмову…