
Транспорт у діяльності
13.04.2026
Подорожній лист і пальне: як правильно списувати, щоб не було штрафів
У статті розглянуто, чи потрібні подорожні листи після скасування типових форм та яку роль вони відіграють сьогодні у підтвердженні витрат на пальне. Пояснюємо, як підприємству правильно затвердити власну форму документа, які обов’язкові реквізити він має містити та чому важливо фіксувати дані щоденно. Також дізнаєтесь, як використовувати подорожні листи для списання пального, які додаткові документи слід оформлювати та як уникнути претензій податкової

- Подорожній лист: обов’язкові реквізити
- Подорожній лист: додаткові реквізити
- Подорожній лист, як підстава для списання пального
- Висновки
У 2011 році держава зробила перший крок до спрощення облікових вимог. Таким чином у 2013 році нормативні акти, що встановлювали типові форми подорожніх листів, були офіційно скасовані, це:
- для легкових авто – наказ Держстату від 17.02.1998 №74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування»,
- для вантажних – наказ Мінінфраструктури та Мінекономрозвитку від 10.12.2013 №1005/1454 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 року № 488/346».
Чи потрібні вони сьогодні?
Формально – ні.
Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне.
Подорожній лист: обов’язкові реквізити
Щоб легально використовувати подорожні листи, підприємство має затвердити їх форму власним наказом, включивши:
- всі обов’язкові реквізити первинного документу, як це передбачено ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»
та
- спеціальні реквізити, заради яких він власне і заповнюються – показники, що підтверджують обсяг виконаних транспортних робіт і витрат палива, зокрема інформацію про маршрут, пробіг та дані про пальне.
Хоча законодавство не вимагає заповнювати подорожній лист щодня, практика показує, що саме такий підхід є найнебезпечнішим для підприємства.
Складання одного листа на місяць може здаватися зручнішим, але виникає низка проблем із підтвердженням витрат.
Аналізуючи судову практику, бачимо, що податківці вимагають щоденну фіксацію даних. Тобто зазначення пробігу, витрат палива, маршруту за кожен день окремо. Інакше сумарні місячні показники без конкретики можуть не прийматися як достовірні.
Отже, якщо підприємство вирішило затвердити порядок, за яким подорожній лист складають раз на місяць, то в порядку має бути зазначено, що дані в такий лист вносяться щодня, коли автомобіль працював.
Для контролю за господарським використанням подорожній лист повинен містити також:
- маршрут, навіть якщо це стандартний шлях між однотипними пунктами. Бажано вносити не тільки адресу, але й назву підприємства чи підрозділу, до якого прямував автомобіль, ціль поїздки,
- показники спідометра на початок і кінець кожного робочого дня.
Якщо ці дані відсутні, податкова поставить під сумнів зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства.
Подорожній лист: додаткові реквізити
Підприємство може включити на свій розсуд і інші додаткові дані та реквізити.
Підпис медичного працівника про проходження передрейсового медогляду, який є обов'язковим для водіїв транспортних засобів, як реквізит подорожнього листа може бути передбачений у внутрішньому розпорядку підприємства (ст. 18 Закону України від 05.04.2001 №2344-III «Про автомобільний транспорт» та п. 4.6 Положення про медичний огляд кандидатів у водії та водіїв транспортних засобів, затвердженого наказом МОЗ від 31.01.2013 №65/80). Але це не обов’язково, оскільки цей факт відображається в інших документах про перевірку стану водія.
Підписи інших відповідальних осіб в подорожньому листі – диспетчера, механіка – також включаються або ні в реквізити за бажанням підприємства.
Коли подорожній лист складається за місяць, можливо, що дані в нього будуть вносити різні водії, тому в цьому разі доцільно передбачити реквізити «Автомобіль здав» та «Автомобіль прийняв» – для фіксації факту передачі від одного водія іншому.
Подорожній лист, як підстава для списання пального
Подорожній лист – це документ, де фіксуються дані про пробіг автомобіля, маршрут і використане пальне, але він не містить розрахункової бази для списання палива за нормами. А норми – це спосіб уникнути конфліктів з податківцями щодо раціональності витрат.
Законодавство не встановлює прямої вимоги списувати паливо виключно за затвердженими нормами, але використання нормативів надає підприємству захист під час перевірок.
Сьогодні, замість наказу Мінтранспорту від 10.02.1998 №43 «Про затвердження Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті», що втратив чинність у 2023 році, діють розроблені ДП «ДержавтотрансНДІпроект» Методичні рекомендації з нормування витрат палива, які включають базові норми.
Ці норми мають рекомендаційний характер і не затверджені Мінінфраструктури. Тому підприємства можуть ухвалювати рішення щодо їх застосування на власний розсуд. Для цього керівник видає відповідний наказ.
Отже, порядок дій для списання пального на підставі подорожнього листа:
1. Перевірка заповнення подорожнього листа. Переконайтесь, що всі обов’язкові реквізити подорожнього листа, як первинного документа, присутні:
- назва документа, дата, інформація про підприємство;
- дані про автомобіль: марка, держномер, пробіг на початок і кінець дня;
- показники палива (залишок на початок, витрачено, залишок на кінець);
- підпис водія та відмітки медогляду, якщо це передбачено внутрішнім розпорядком.
2. Підготовка акту або бухгалтерської довідки. Подорожній лист фіксує витрати в натуральних одиницях, тому для розрахунку сумових витрат рекомендують складати акт на списання палива. Він містить:
- загальну суму витраченого палива за даними подорожнього листа,
- вартість витраченого палива, яку слід списати на рахунки витрат.
3. Заповнення відомості на списання (за місяць або інший період). При великих обсягах даних за кілька подорожніх листів (особливо для вантажних авто) можна скласти зведену відомість, яка буде підставою для списання всіх витрат.
4. Перевірка правильності та відповідності нормам. Зокрема, порівнюйте фактичні витрати пального з нормами, затвердженими на підприємстві. Перевищення норм потребує пояснень від водія або підтвердження пов'язаності з господарською діяльністю.
5. Дотримання затвердженої форми і внутрішніх правил. Якщо підприємство затвердило форму подорожнього листа і порядок його обробки, ці вимоги мають дотримуватися. Недотримання затвердженого порядку може призвести до відмови у визнанні витрат на пальне податковими органами.
Висновки
- Подорожній лист – це важливий документ, який виконує функцію документального підтвердження витрат на пальне.
- Форма подорожнього листа на підприємстві затверджується відповідним наказом.
- Подорожній лист має обов'язкові та додаткові реквізити.
- Подорожній лист фіксує витрати, які можна пов'язати із господарською діяльністю підприємства.
- На основі подорожнього листа можна списати витрати палива за нормами.
Олена СТЕПАНОВА, консультант з обліку та оподаткування, практикуючий головний бухгалтер
Шаблони та зразки документів:
Подорожній лист вантажного автомобіля
Подорожній лист службового легкового автомобіля
Наказ про затвердження форми подорожнього листа вантажного автомобіля
Журнал обліку подорожніх листів
Читайте більше:
Норми витрат пального: чи варто на них орієнтуватися в обліку
Пальне за паливними картками: чи обов’язково зберігати фіскальні чеки
Як правильно списувати пальне з 203 рахунку: чи можна вести облік без розподілу по кожному авто
Чи законно оформлювати один подорожній лист на місяць для авто з кількома водіями
Один місячний подорожній лист автомобіля на одне авто не заборонено
Електромобіль на підприємстві: як обліковувати зарядку і чи потрібен подорожній лист
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Податкова та фінзвітність
04.08.2026
Зареєструвалися платником ПДВ, але діяльності не було: чи подавати «нульову» декларацію
Реєстрація платником ПДВ сама по собі не означає обов’язок щомісяця подавати декларацію. Якщо протягом звітного періоду підприємство не здійснювало господарської діяльності та не має показників, які підлягають декларуванню, подавати «нульову» декларацію не потрібно. Таке правило прямо передбачене Податковим кодексом України та Порядком заповнення і подання податкової звітності з ПДВ

ЗЕД
04.08.2026
Імпорт мобільних телефонів під посиленим контролем: нові митні правила вже на підході
Міністерство фінансів продовжує вдосконалювати механізми контролю за обігом мобільних пристроїв та протидії контрабанді засобів зв’язку. Для цього оновлюються правила заповнення митних декларацій, а наступним кроком має стати відображення IMEI-кодів у фіскальних чеках. За інформацією директора БЕБ Олександра Цивінського, відповідний наказ Мінфіну про відображення IMEI в митних деклараціях вже підписано та зареєстровано в Міністерстві юстиції

Єдиний податок
04.08.2026
ФОПу на ЄП повернули кошти, що були списані з рахунку через помилку: що з доходом
Кошти, повернені на рахунок фізичної особи – підприємця – платника єдиного податку першої – третьої груп у зв’язку з помилкою, допущеною такою особою при оформленні платіжної інструкції, не враховуються у складі доходу такої фізичної особи за умови документального підтвердження помилкового переказу та повернення таких коштів

ПДФО
04.08.2026
Чай, кава та вода в офісі: чи потрібно сплачувати ПДФО
Чай, кава та питна вода в офісі давно стали звичною частиною робочого середовища. Водночас у роботодавців нерідко виникає запитання, чи потрібно вважати такі витрати додатковим благом працівників і оподатковувати їх ПДФО. Податківці роз'яснили, що вирішальне значення має можливість визначити конкретного отримувача доходу. Якщо напої призначені для спільного користування працівниками та відвідувачами офісу, об'єкт оподаткування ПДФО не виникає

Е-сервіс
04.08.2026
З 1 вересня Україна офіційно переходить на «Купину»: що буде з вашими КЕП
Із 1 вересня 2026 року нові кваліфіковані електронні підписи в Україні формуватимуться за криптографічним стандартом «Купина». Кабмін ухвалив постанову, яка остаточно закріплює національні стандарти «Купина» замість застарілого радянського алгоритму ГОСТ. Уже видані КЕП і підписані ними документи залишаться чинними, тому перевипускати ключі не потрібно. Водночас бізнесу та розробникам варто завчасно оновити програмне забезпечення, щоб забезпечити безперебійну роботу електронних сервісів

Лікарняні та декретні
04.08.2026
Статуси електронного лікарняного: що потрібно знати
Е–лікарняний є основним документом, що підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Він формується на основі електронного медичного висновку лікаря та відображається в особистому кабінеті роботодавця на вебпорталі Пенсійного фонду України. Оплата е–лікарняного здійснюється після набуття ним статусу «Готовий до сплати», зазвичай через 7 днів після відкриття

Аліменти
04.08.2026
Високий дохід матері не звільняє батька від аліментів: роз'яснення юристів
Навколо аліментів існує чимало поширених міфів, які можуть призвести до помилкових рішень та порушення прав дитини. Дехто вважає, що усної домовленості між батьками достатньо, інші переконані, що високий дохід одного з батьків звільняє іншого від обов'язку сплачувати аліменти. Насправді закон передбачає чіткі правила щодо утримання дітей, а право на аліменти належить насамперед самій дитині

Податкова та фінзвітність
04.08.2026
Заява 1-ОПП: хто може підписати її замість керівника
Податкова служба роз'яснює, що у разі тимчасової відсутності керівника, заяву за формою №1-ОПП може підписати уповноважена особа. Це можливо за наявності відповідної довіреності, або якщо повноваження такої особи підтверджені установчими документами

Податок на майно
04.08.2026
Чи потрібно сплачувати податок на нерухомість, якщо рада не ухвалила нове рішення
Якщо сільська, селищна, міська рада не прийняла рішення про встановлення ставок з податку на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки, то податок на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки, справляється із застосуванням ставок, які діяли до 31 грудня року, що передує бюджетному періоду, в якому планується застосування податку на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки

ПДВ
04.08.2026
Передача пального замість грошей: чи виникає ПДВ
Якщо за умовами договору замовник компенсує перевізнику витрачене пальне не коштами, а передає власне пальне, така операція має податкові наслідки. Податківці роз'яснили, що для цілей ПДВ вирішальне значення має економічна сутність операції, а не спосіб її оформлення. Тому передача пального як компенсації розглядається як окрема операція з постачання товару

ПДВ
04.08.2026
Швидше розблокування податкових накладних і менше спорів: нові зобов'язання ДПС перед МВФ
Державна податкова служба може отримати нові критерії оцінки своєї роботи. Згідно з новим Меморандумом України з МВФ, до кінця 2026 року ДПС має запровадити систему KPI, яка враховуватиме не лише обсяги надходжень до бюджету, а й рівень сервісу для платників податків. Серед ключових завдань – скорочення строків розгляду заблокованих податкових накладних, зменшення кількості судових спорів та оперативне виконання судових рішень

ПДФО
04.08.2026
Службове авто для працівників за аутстафінгом: коли виникає додаткове благо
Чи виникає додаткове благо, якщо компанія надає службовий автомобіль працівникам, залученим за договором аутстафінгу? Податківці пояснили, у яких випадках користування транспортом не оподатковується, а коли його вартість доведеться включити до доходу фізособи та сплатити ПДФО і військовий збір

Відпустка, відпускні
04.08.2026
Чи має право працівник-іноземець на соціальну відпустку: роз'яснення
Іноземці, які офіційно працюють в Україні за дозволом на застосування праці, мають такі самі трудові права, як і громадяни України. Це стосується й права на соціальні відпустки. Зокрема, батько двох дітей може отримати додаткову оплачувану відпустку за умови, що інший з батьків не скористався таким правом

Судова практика
04.08.2026
Загибель працівника під час війни: за яких умов роботодавець нестиме відповідальність
Чи відповідає роботодавець за загибель працівника внаслідок ракетного удару під час виконання роботи? Верховний Суд сформував важливу правову позицію: сама по собі смерть працівника під час війни не означає автоматичної відповідальності роботодавця. Вирішальне значення має те, чи виконав він усі вимоги щодо охорони праці та безпеки, а також чи існує причинний зв’язок між його діями та трагедією

ПДВ
04.08.2026
Реєстрація зупиненої податкової накладної: яка дата вважається датою реєстрації
Згідно з роз'ясненнями, після того, як рішення про реєстрацію зупиненої податкової накладної або розрахунку коригування набуває чинності, документ реєструється в ЄРПН заднім числом. Датою реєстрації вважається та дата, коли податкова накладна була надіслана до ДПС для реєстрації, що зафіксовано у квитанції








