ФОП і наймані працівники: обмеження, алгоритми оформлення, кадрові документи

1. Обмеження трудових відносин
2. Оформлення трудових відносин
3. Необхідні кадрові документи
4. Зберігання кадрових документів
5. Розірвання трудових відносин
6. Висновки

Обмеження трудових відносин

Для ФОП, який перебуває на загальній системі оподаткування, обмеження в кількості найманих працівників відсутні, а от для ФОП – платника єдиного податку такі обмеження існують.

Звернувшись до п. 291.4. Податкового кодексу України (далі – ПКУ) бачимо, що:

1. ФОП-платник єдиного податку 1 групи взагалі немає права використовувати працю найманих осіб;
2. ФОП-платник єдиного податку 2 групи може одночасно перебувати у трудових відносинах з найманими особами в кількості, що не перевищує 10 осіб;
3. ФОП-платник єдиного податку 3 групи не має обмеження щодо кількості осіб, які перебувають з ними у трудових відносинах;
4. ФОП-платник єдиного податку 4 групи не використовує працю найманих осіб, тобто має таке саме обмеження щодо найманих працівників, як і ФОП 1 групи.

Зверніть увагу! При розрахунку загальної кількості осіб, які перебувають у трудових відносинах з платником єдиного податку - фізичною особою, не враховуються наймані працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами та у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею передбаченого законодавством віку, а також працівники, призвані на військову службу під час мобілізації, на особливий період (пп. 291.4.1 ПКУ)

Оформлення трудових відносин

Алгоритм оформлення трудових відносин ФОП-роботодавця з найманих працівником регулюється Кодексом законів про працю (далі – КЗпП). Так, відповідно до ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:

1. паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
2. трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
3. документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я або інші документи, якщо такі умови передбачені окремими нормативно-правовими документами, військово-обліковий документ та інші документи. Але, беручи до уваги, що ФОП не веде військовий облік працівників, відповідальності за відсутність ВОД працівника при прийнятті на роботу у ФОП немає.

Зверніть увагу! Трудова книжка зберігається у працівника

За вимогою працівника ФОП-роботодавець вносить записи про прийняття, переведення, звільнення до трудової книжки працівника відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту й Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).

За мирних часів при укладанні трудових відносин з ФОП трудовий договір мав обов’язково мати письмову форму (п. 6 ст. 24 КЗпП). Для цього як правило застосовували форму трудового договору, затверджену наказом Мінпраці від 08.06.2001 №260.

Завантажуйте зразок Безстроковий трудовий договір між працівником і ФОП

Але відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136 «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тобто у період дії воєнного стану ФОП може не укладати письмовий трудовий договір, але після припинення чи скасування воєнного стану ФОП має укласти письмові трудові договори зі всіма найманими працівниками.

Отже, потенційний працівник пише у довільній формі заяву про прийняття на роботу (при укладанні усного трудового договору), в якій зазначає дату початку роботи та посаду, та надає зазначені вище документи.

Завантажуйте зразок Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Після чого ФОП-роботодавець має виконати наступні дії:

1. Видати наказ про прийняття на роботу, використовуючи або типову форму наказу (розпорядження) про прийняття №П-1, затверджену наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489, або довільну форму з урахуванням реквізитів типової форми.
2. Направити повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу за формою, яка передбачена додатком 1 постанови Кабміну від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником».

Завантажуйте зразок Наказ про прийняття на роботу за основним місцем

Також, обов’язком ФОП-роботодавця, відповідно до ст. 29 КЗпП, є, до початку роботи працівника за трудовим договором в узгоджений із цим працівником спосіб поінформувати його про:

1. місце роботи (інформація про роботодавця, у тому числі його місцезнаходження), трудову функцію, яку зобов’язаний виконувати працівник (посада та перелік посадових обов’язків), дату початку виконання роботи;
2. визначене робоче місце, забезпечення необхідними для роботи засобами;
3. права та обов’язки, умови праці;
4. наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору – під підпис;
5. правила внутрішнього трудового розпорядку або умови встановлення режиму роботи, тривалість робочого часу і відпочинку, а також про положення колективного договору (у разі його укладення);
6. проходження інструктажу з охорони праці, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони;
7. організацію професійного навчання працівників (якщо таке навчання передбачено);
8. тривалість щорічної відпустки, умови та розмір оплати праці;
9. процедуру та встановлені КЗпП строки попередження про припинення трудового договору, яких повинні дотримуватися працівник і роботодавець.

Необхідні кадрові документи

Як бачимо, із ст. 29 КЗпП і випливає перелік основних документів, в т.ч. кадрових, які мають бути у ФОП-роботодавця, а саме:

1. правила внутрішнього трудового розпорядку;
2. колективний договір або у разі його відсутності відповідні локальні документи: положення про оплату праці, про преміювання, про відпустки тощо;
3. посадові (робочі) інструкції;
4. трудові договори;
5. журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці, протипожежної охорони тощо.

Завантажуйте зразки Правила внутрішнього трудового розпорядку, Колективний договір, Положення про оплату праці

Враховуючи той факт, що ФОП, який використовує найману працю є роботодавцем, то на нього поширюються і інші норми трудового законодавства в частині наявності таких кадрових документів, як:

1. штатний розпис;
2. графік відпусток;
3. табель обліку використання робочого часу;
4. накази з кадрових питань;
5. журнали реєстрації наказів з кадрових питань.

Завантажуйте зразки Штатний розпис та Графік відпусток

Серед документів, які доцільно мати – особова картка працівника (типова форма №П-2). Проте ФОП має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми П-2. Якщо ФОП приймає рішення не використовувати типову форму особової картки, він зобов’язаний вести облік відпусток, що надаються працівнику (ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки») в будь-який інший затверджений самостійно спосіб. Що ж стосується особових справ найманих працівників, то ФОП не зобов’язаний їх вести, але за власним бажанням – може.

Зберігання кадрових документів

Строки зберігання кадрових документів ФОП регулюються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5 (п. 1.4 Переліку №578/5).

З місцем зберігання кадрових документів не все так конкретно в законодавстві.

Вимоги до зберігання документів юридичних осіб встановлені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, які затвердженні наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5).

Відповідно до п. 1 гл. 3 розд. IV Правил №1000/5 документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ.

Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо - за місцем створення.

Зверніть увагу! Для ФОП Правила №1000/5 не є обов’язковими

Тому ФОП може зберігати кадрові документи або за місцем діяльності, якщо є така можливість, або ж вдома. При другому варіанті ФОП має бути готовий швидко надати кадрові документи перевіряючим (Держпраці, податковій).

Розірвання трудових відносин

Алгоритм розірвання трудових відносин ФОП-роботодавця з найманим працівником так, як і алгоритм їх оформлення регулюється КЗпП. Підстави для розірвання трудового договору зазначені в ст. 36, 38, 40 та 41 КЗпП.

З-поміж цих підстав, виділяється норма, наведена в п. 10 ст. 40 КЗпП, відповідно до якої ФОП-роботодавець може розірвати трудовий договір з найманим працівником у випадку призову або мобілізації ФОП під час особливого періоду. При звільненні працівника за цією підставою трудове законодавство не зобов’язує ФОП-роботодавця попереджати працівника заздалегідь про звільнення та виплачувати йому вихідну допомогу.

Зверніть увагу! Зазначена норма застосовується лише під час особливого періоду та у разі мобілізації ФОП-роботодавця

Щодо подальшого алгоритму дій, то ст. 47 КЗпП зобов’язує ФОП-роботодавця у день звільнення:

1. Видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.
2. Видати письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні.
3. Провести з працівником розрахунок у строки, визначені ст. 116 КЗпП, зокрема виплатити йому заробітну плату за фактично відпрацьований час і компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки.
4. На вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, яка зберігається у працівника.

Завантажуйте зразки Заява про звільнення за власним бажанням та Наказ про звільнення за власним бажанням

Висновки

1. Не всі ФОП мають право використовувати найману працю. Обмеження передбачені для ФОП-платників єдиного податку 1, 2 та 4 групи.
2. ФОП не веде військовий облік працівників.
3. Вимоги трудового законодавства в частині кадрового обліку розповсюджуються на ФОП-роботодавця.

Шаблони та зразки документів:

Штатний розпис

Графік відпусток

Колективний договір

Положення про оплату праці

Наказ про звільнення за власним бажанням

Заява про звільнення за власним бажанням

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Заява про прийняття на роботу за основним місцем

Наказ про прийняття на роботу за основним місцем

Безстроковий трудовий договір між працівником і ФОП

Читайте більше:

Як вести ФОП 2 група в 2026 році: облік, звіти, первинка

Чи може ФОП-загальник сплачувати ЄСВ у мінімальному розмірі, а в кінці 2025 року зробити перерахунок

Товарний облік у ФОП

Товарний облік у ФОП: практичні ситуації

Бартер: коли дозволений, а коли заборонений для єдинників та загальносистемників

Мінімальне податкове зобов’язання для ФОП на загальній системі: хто і як повинен сплачувати

Мінімальне податкове зобов’язання для ФОП: правила та строки

Лист в ДПС про зняття актуальності поданої декларації за рік з Додатком 1

Мінімальне податкове зобов’язання для ФОП-платника єдиного податку

Книга обліку доходів платника єдиного податку 2026

ФОП на тимчасово окупованій території: хто сплачує податки і штрафи