Товарний облік у ФОП

На сьогодні багато ФОП, у тому числі на єдиному податку, зобов’язані вести облік товарних запасів згідно з Порядком ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженим наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496 (далі – Порядок №496).

Це пов’язано з відновленням із 01.10.2023 штрафних санкцій відповідно до Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон про РРО). Із жовтня 2023-го запрацювали в тому числі штрафні санкції за неведення обліку товарних запасів.

Тому розглянемо детально питання ведення товарного обліку.

Хто зобов’язаний вести товарний облік запасів

Суб’єкт господарювання, який проводить розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, зобов’язаний вести облік товарних запасів і продавати лише той товар / послугу, що відображені в обліку. Це передбачає абз. 1 п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Такі вимоги не поширюються на ФОП другої та четвертої групи єдиного податку (далі – ЄП), а також на ФОП третьої групи ЄП за ставкою 5%, які не платниками ПДВ. Але за умови, що наведені категорії підприємців не реалізують:

1. технічно складні побутові товари на гарантії (далі – ТСПТ);
2. лікарські засоби та вироби медичного призначення;
3. ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення (абз. 3 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).

Отже, облік товарних запасів повинні вести ФОП:

1. на загальній системі оподаткування;
2. на єдиному податку третьої групи – платники ПДВ (за ставкою 3%);
3. на єдиному податку другої, четвертої та третьої групи за ставкою 5%, які торгують так званими «ризиковими групами» товарів (ТСПТ, ліками, медичними та ювелірними виробами).

На цьому акцентує увагу й ДПС у ЗІР, категорії 109.02.

Які наслідки неведення товарного обліку

Із 01.10.2023 року діють штрафи за порушення Закону про РРО, в тому числі за неведення обліку товарних запасів і незбереження первинних документів, які підтверджують придбання та реалізацію товарів, відображених у Формі ведення обліку товарних запасів (далі – Форма обліку) (п. 12 розд. ІІ Закону про РРО).

На замітку! Закон про РРО зобов’язує вести облік товарних запасів і реалізації лише тих товарів, які відображені у Формі обліку товарних запасів

Штраф у розмірі 100% від вартості товару, реалізованого без первинних документів на їх придбання або без відображення такого товару у Формі обліку, загрожує підприємцям:

1. другої, четвертої та третьої (5%) груп ЄП, які реалізують «ризикові групи» товарів;
2. третьої групи ЄП за ставкою 3% (платники ПДВ) і на загальній системі оподаткування, які здійснюють діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

Стаття 20 Закону про РРО визначає:

до суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та / або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Разом з тим посадових осіб та працівників торгівлі, громадського харчування та сфери послуг притягують до адміністративної відповідальності (ст. 26 Закону про РРО). Ідеться про штрафи:

1. від двох до п’яти нмдг – від 34 грн до 85 грн – на осіб, які здійснюють розрахункові операції;
2. від п’яти до десяти нмдг – від 85 грн до 170 грн – на посадових осіб.

Дії, вчинені особою, яку протягом року піддали адмінстягненню за такі ж порушення, тягнуть за собою накладення штрафу:

1. від п’яти до десяти нмдг – від 85 грн до 170 грн – на осіб, які здійснюють розрахункові операції;
2. від десяти до двадцяти нмдг – від 170 грн до 340 грн – на посадових осіб (ст. 155-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Таке ж роз’яснення щодо штрафних санкцій за неведення обліку товарних запасів і за відсутність документів, які підтверджують надходження та реалізацію таких товарів, надала ДПС України у ЗІР, категорія 109.02.

Важливо! Штраф можуть застосувати лише під час фактичної перевірки і лише щодо тих товарів, які знаходяться у місці продажу

З чого почати відновлення товарного обліку

Якщо станом на 01.10.2023 у ФОПа виник обов’язок вести облік товарних запасів згідно з п. 12 ст. 3 Закону про РРО і на сьогодні він має товари, придбані ще до 01.10.2023 та реалізує такі товари зараз, то розпочати ведення Форми обліку слід із 01.10.2023. Однак, якщо у ФОПа немає первинки на придбані товари, то почати вести Форму обліку згідно з Порядком №496 він може з будь-якого дня, наприклад з 01.12.2024.

Перший запис до Форми обліку має відображати інформацію про залишки товарів, наявних у такого ФОП на дату набуття ним обов'язку щодо ведення обліку товарних запасів (п. 5 розд. ІІ Порядку №496).

Запис до Форми обліку вносять на підставі самостійно складеного ФОП документа щодо опису залишків товарів. Опис залишків товарів є документом довільного змісту. У ньому відображають: кількість товару, його назву та ціну, а також загальну вартість товарів, які є у ФОП на початок ведення Форми обліку.

На замітку! Інформацію щодо кількості товару та його ціни не потрібно підтверджувати жодними первинними документами. ФОП може включити до опису залишків товарів усі товарні запаси, які були у нього у перший день обліку, навіть якщо на них немає жодних прибуткових документів, незалежно від того, коли такі товари придбав. Однак на цих товарах не має бути очевидних ознак того, що товари придбали пізніше (зокрема, на це може вказувати дата виробництва)

Перший запис про залишки товарів до Форми обліку ФОП не вносить, якщо він є новоствореним або лише розпочинає реалізацію товарів, які передбачають ведення обліку товарних запасів, і у нього відсутні залишки товарів на дату виникнення такого обов'язку. У цьому разі ФОП фіксує перший документ на придбання товару, потім вносить дані про надходження та реалізацію товарів.

Після того, як ФОП склав опис залишку і вніс перший запис до Форми обліку про цей опис, заповнює далі у ній у хронологічному порядку всі первинні документи про:

1. придбання (надходження) товарних запасів (накладні, ТТН, митні декларації, акти закупівлі, фіскальні чеки РРО на придбання товару, товарні чеки тощо);
2. вибуття товарних запасів.

Вибуттям вважають:

1. продаж товарних запасів без РРО / ПРРО (за ціною продажу). Тобто, продаж товарів по безготівковому розрахунку. У Формі обліку не треба показувати вибуття товарних запасів, проданих із використанням РРО / ПРРО (п. 3 розд. II Порядку №496). Але придбання (надходження) товарів, придбаних через РРО / ПРРО, у Формі обліку відображати потрібно;
2. внутрішнє переміщення товару між магазинами й складами в одного ФОП. Такий товар обліковують або за ціною закупівлі, або за ціною продажу. У Порядку №496 немає чіткого правила щодо обліку товару для внутрішнього використання, однак краще використовувати ціну придбання;
3. знищення або втрату товару (за ціною придбання);
4. повернення товару постачальникові (за ціною придбання);
5. використання товару на власні потреби (за ціною придбання) (п. 3 розд. ІІ Порядку №496).

Щодо кількості Форм обліку в одного ФОП, то за кожним окремим місцем продажу (господарським об’єктом), окремим місцем зберігання товарних запасів (складом) потрібно вести окрему Форму обліку, складаючи документи на переміщення товарів між цими об’єктами.

За якою формою вести товарний облік

Форму обліку і порядок її ведення наведено у Порядку №496.

Облік товарних запасів підприємці, у тому числі єдинники, здійснюють шляхом постійного внесення до Форми обліку з додатку до Порядку №496 інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід’ємною частиною такого обліку (п. 1 розд. II Порядку №496).

Первинні документи, на підставі яких вносять записи до Форми обліку, є обов'язковими додатками до неї. Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюють до початку їх реалізації (розд. ІІ Порядку №496).

Форму обліку, первинні документи на товари слід зберігати у місці продажу (господарському об'єкті) до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.

Такі документи щомісячно групують у хронологічному порядку їх відображення у Формі обліку та підшивають для подальшого зберігання разом із Формою обліку, в якій інформацію про такі документи відображено.

Форму обліку, первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, надають посадовій особі контролюючого органу на її вимогу під час проведення перевірки. У разі якщо оригінали первинних документів відсутні у місці продажу, посадовій особі контролюючого органу можна надати копії таких первинних документів з подальшим пред'явленням їх оригіналів до закінчення перевірки (за потреби).

Такі документи надає особисто підприємець або особа, яка фактично здійснює продаж товарів (надання послуг) та розрахункові операції в місці продажу (господарському об'єкті) такого ФОП.

Увага! Зразок заповнення Форми обліку товарних запасів можете переглянути у практичному посібнику «Товарний облік у ФОП: вимоги, зразки документів і штрафи»

Висновки

1. Вести облік товарних запасів повинні підприємці-єдинники другої та четвертої груп, третьої групи за ставкою 5%, які реалізують «ризикові групи» товарів, і за ставкою 3% (платники ПДВ), а також ФОП на загальній системі оподаткування, які здійснюють діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг не залежно від групи товарі, які вони реалізують. Обов’язковою умовою ведення обліку товарних запасів є здійснення розрахункових операцій – реалізація товарів за готівку або з використанням терміналів за допомогою яких покупець оплачує за товар зі своєї банківської карти.
2. Якщо у ФОП виник обов’язок ведення обліку товарних запасів, але у нього не буде первинки на придбання таких товарів, або не буде Форми обліку, то йому загрожує штраф у розмірі 100% від вартості товару, реалізованого без документів на їх придбання, але не менше 170 грн або без відображення такого товару у Формі обліку товарних запасів.
3. Форма обліку і порядок ведення обліку товарних запасів визначає Порядок №496.

Ярослава БОРЕНЬКО, податковий консультант, практикуючий бухгалтер з ведення обліку ФОП

Шаблони та зразки документів:

Облік товарних запасів

Практичний порадник. Товарний облік у ФОП: вимоги, зразки документів, штрафи