Назва посади та код КП в об’єднаній звітності: формальність чи ризик для перевірок, стажу і пенсії

1. Навіщо у звітності вказують посаду і код КП
2. Чому ці дані важливі: вони формують державні реєстри
3. Як посада і код професії впливають на стаж та пенсійні права
4. Чому посада повинна відповідати Класифікатору професій
5. Як виправити помилки у посаді або коді професії
6. Висновки

Навіщо у звітності вказують посаду і код КП

З моменту запровадження електронних трудових книжок роль інформації, що передається у Податковому розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі – Податковий розрахунок), значно зросла. Дані про прийняття, переведення, зміну посади чи звільнення працівника, які відображаються в ньому, використовуються Пенсійним фондом України (далі – Пенсійний фонд) для формування Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Реєстр застрахованих осіб).

Тому ПРАВИЛЬНЕ зазначення назви посади та її коду відповідно до Національного класифікатора України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – Класифікатор професій) – це не просто технічна вимога.

Від цих даних може залежати:

1. коректність даних персональної облікової картки працівника у реєстрі ПФУ;
2. підтвердження страхового стажу;
3. відсутність питань під час перевірок;
4. призначення пенсії.

Податковий розрахунок виконує не лише податкову функцію. Він також передає державі значний обсяг кадрової інформації про працівників.

Назва посади та код професії зазначаються у Додатку 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» Податкового розрахунку (далі – Додаток 5). Звичайні роботодавці подають, його якщо у звітному періоді були такі події:

1. уклали або розірвали трудовий договір або ЦПД;
2. уклали або розірвали трудовий договір з працівником, якого прийняли на нове робоче місце;
3. перемістили з одного структурного підрозділу до іншого, перевели працівника на іншу постійну посаду або роботу у того ж роботодавця;
4. призначали на нову посаду;
5. надали відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами;
6. надали відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3 років або по догляду за дитиною від 3 до 6 років.

У Додатку 5 зазначаються такі ключові реквізити:

1. код професії за Класифікатором професій;
2. професійна назва роботи;
3. назва посади, яка використовується у кадрових документах;
4. документ-підстава (наказ, розпорядження тощо).

Саме ці дані стають частиною державних реєстрів.

У разі якщо за даними платника єдиного внеску протягом звітного періоду не було зафіксовано фактів укладання та розірвання трудових угод (цивільно-правових договорів), зміни посади або надання відповідної відпустки, Додаток 5 не формується та не надається.

Чому ці дані важливі: вони формують державні реєстри

Інформація з Податкового розрахунку передається до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду. Це державна база даних, у якій зберігається інформація про працівників, їхню трудову діяльність та сплату страхових внесків. Дані до цього реєстру потрапляють, зокрема, зі звітності, яку роботодавці подають до державних органів.

Відомості, що містяться у Реєстрі застрахованих осіб, використовуються для:

1. обліку страхового стажу застрахованих осіб;
2. підтвердження періодів трудової діяльності;
3. формування індивідуальних відомостей про працівника (зокрема довідок ОК-5, ОК-7);
4. надання громадянам інформації про їх трудову діяльність та сплату страхових внесків через електронні сервіси Пенсійного фонду.

Крім того, Реєстр застрахованих осіб є основою для формування електронної трудової книжки працівника. Пенсійний фонд України зазначає, що електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової трудової книжки, а сервіс на вебпорталі електронних послуг ПФУ дає можливість подати скановані копії паперових трудових книжок та інших документів, що підтверджують трудову діяльність працівника, для переведення їх в електронний вигляд. Надалі ці відомості використовуються для підтвердження трудового стажу та призначення пенсій, а громадяни можуть переглядати свою електронну трудову історію через розділ «Електронна трудова книжка» на вебпорталі Пенсійного фонду України.

Таким чином, дані, які роботодавець відображає у звітності, стають частиною персональної інформації працівника в Реєстрі застрахованих осіб і використовуються державними органами для обліку страхового стажу, підтвердження трудової діяльності та подальшого пенсійного забезпечення.

Отже, підсумуємо:

Дані, які бухгалтер сьогодні передає у звітності, згодом будуть використовуватись для призначення пенсії працівнику

Пенсійний фонд також звертає увагу на технічні наслідки помилок у кадрових даних. У роз’ясненнях щодо електронних лікарняних зазначено:

При переведенні працівника на іншу посаду у Додатку 5 потрібно правильно зазначати дату початку роботи на новій посаді, інакше можуть виникнути помилки формування електронного лікарняного.

Крім того, ці дані використовуються й іншими органами державної влади, зокрема для:

1. перевірок Держпраці;
2. аналізу зайнятості;
3. формування статистики ринку праці.

Таким чином, Податковий розрахунок фактично є частиною системи електронного кадрового обліку держави.

Як посада і код професії впливають на стаж та пенсійні права

Особливу роль відіграє код професії за Класифікатором професій.

Він дозволяє ідентифікувати вид роботи працівника, підтвердити професійну діяльність, у певних випадках визначити право на спеціальний або пільговий стаж.

Наприклад, для окремих професій законодавством можуть передбачатися:

1. пільгові пенсії;
2. достроковий вихід на пенсію;
3. особливі умови праці.

Якщо назва посади не відповідає Класифікатору професій або зазначена неправильно, у майбутньому може виникнути ситуація, коли фактичну роботу працівника складно підтвердити, у реєстрі відображена інша професія, працівник змушений додатково підтверджувати свій стаж документами.

Класифікатор професій встановлює чітке правило:

Назва посади повинна відповідати професійній назві роботи відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010, а уточнення допускаються лише у встановленому порядку.

Пенсійний фонд роз’яснює, що Додаток 5 подається у випадках будь-яких кадрових змін щодо працівника (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, переміщення, звільнення тощо). Таким чином, інформація, відображена цьому додатку, фактично фіксує кадрову історію працівника та передається до Реєстру застрахованих осіб, що надалі використовується державними органами для обліку трудової діяльності та страхового стажу.

Чому посада повинна відповідати Класифікатору професій

Використання назв посад, які не відповідають Класифікатору професій, є одним із найпоширеніших порушень кадрового обліку.

Класифікатор професій використовується для:

1. формування штатного розпису;
2. ведення кадрової документації;
3. складання державної статистичної звітності;
4. формування державних реєстрів зайнятості.

Якщо назва посади у штатному розписі не відповідає Класифікатору професій, це може спричинити:

1. зауваження під час перевірок Держпраці;
2. необхідність виправляти кадрові документи;
3. невідповідність даних у різних державних системах.

Нагадаємо: порядкове заповнення деяких граф Додатка 5 «Відомості про трудові відносини та період проходження військової служби» до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4):

Саме тому при формуванні запису у Додатку 5 необхідно перевіряти правильність коду професії, правильність професійної назви роботи, відповідність назви посади кадровим документам.

Як виправити помилки у посаді або коді професії

Якщо у Додатку 5 Податкового розрахунку трапилася помилка – наприклад, невірно вказаний код професії, назва посади, дата переведення або документ-підстава – її можна виправити шляхом подання коригувального Розрахунку.

Наведемо покроковий алгоритм виправлення:

Якщо у Додатку 5 припуститися помилки у коді професії, назві посади, даті переведення, документі-підставі її можна виправити шляхом подання коригувального Податкового розрахунку.

1. Помилки у Додатку 5 Податкового розрахунку можна виправити:

1. до закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за звітний місяць подається розрахунок та Додаток 5 з типом «Звітний новий»;
2. після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за звітний місяць подається розрахунок та Додаток 5 «Уточнюючий». Уточнюючий Розрахунок може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди.

2. Виправлення можна робити по одній або декількох застрахованих особах одночасно. Але при цьому такі виправлення стосуються даних одного звітного місяця, адже уточнюючий чи новий звітний Розрахунок неможливо подати відразу за декілька місяців.

3. Для виправлення даних у Додатку 5 слід продублювати помилковий рядок із раніше поданого Додатку 5 і у графі 20 вказати ознаку «1», у результаті чого такий рядок буде виключено із раніше поданого Додатку 5. Графа 20 заповнюється для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Розрахунків.

4. Для включення нового рядка його слід заповнити з правильними даними та у графі 20 вказати ознаку «0». Графа 20 заповнюється для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Розрахунків.

Правила виправлення помилок в Податковому розрахунку наведено у Розділі V Порядком №4.

Висновки

1. Назва посади та код професії у Додатку 5 об’єднаної звітності – це не формальність, а важливі кадрові дані, які передаються до державних реєстрів і формують електронну трудову історію працівника.
2. Інформація, яку роботодавець відображає у звітності, використовується Пенсійним фондом для обліку трудової діяльності, підтвердження страхового стажу та призначення пенсійних виплат.
3. Якщо у Додатку 5 допущено помилки у назві посади, коді КП чи інших реквізитах, їх необхідно обов’язково виправити шляхом подання звітного нового або уточнюючого Податкового розрахунку.

Шаблони та зразки документів:

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків м фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску

Читайте більше:

Відомості про трудові відносини: види, шляхи та терміни подання

Виправлення помилок в Об’єднаній зарплатній звітності

Зміна назви посади відповідно до Класифікатора професій: оформлення в Додатку 5 Податкового розрахунку

Щомісячний Податковий розрахунок: приклади Додатка 5

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Відео на тему:

Нові форми зарплатної щомісячної звітності і Додаток 5: коли (не)заповнюємо, практичні кейси

Сервіс для бухгалтера:

Класифікатор професій