Виправлення помилок в Об’єднаній зарплатній звітності

1. Виправляємо помилки в Д5, 4 ДФ та Д6: правила єдині
2. Виправлення показників чисельності працівників
3. Правила та приклади виправлення помилок в додатку 4 ДФ
4. Виправлення помилок у додатку Д5 Податкового розрахунку
5. Виправлення несумових помилок в Додатку 1
6. Сумові помилки в Додатку 1: правила виправлення
7. Як виправити помилку, якщо працівника помилково не показали в додатку 1
8. Основне місце роботи та внутрішнє сумісництво показали в одному рядку
9. Донарахована / сторнована зарплата
10. Висновки

Виправляємо помилки в Д5, 4 ДФ та Д6: правила єдині

Правила виправлення помилок в податковому розрахунку наведено у п. 3 розд. ІІ Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4), з урахуванням змін, внесених наказом Мінфіну від 07.05.2026 №243.

Виправлення помилок в додатках 5, 4ДФ та Д6 не залежить від виду та періоду її виправлення. Завжди усі помилки слід виправляти через ознаки «1» та/або «0» у відповідних графах додатків. Проте слід пам’ятати про основні правила виправлення помилок.

Правило 1. Якщо коригуємо помилку до закінчення строку подання податкового розрахунку, то подаємо «Новий звітний» розрахунок, якщо помилка виправляємо після – подаємо «Уточнюючий» податковий розрахунок.

Правило 2. В коригувальних звітах, як в новій звітній формі, так і в уточнюючій, зазначаємо лише ті дані, які підлягають коригуванню. Правильні дані не дублюємо.

Правило 3. Якщо інформацію показали помилково, то щоб видалити неправильний запис в Додатку 4ДФ у графі 10 слід проставити ознаку «1» – рядок на виключення. Якщо інформацію потрібно додати – в графі 10 проставляємо ознаку «0» – рядок на додавання.

Правило 4. Для того, щоб видалити неправильний запис у Додатку 5 у графі 20 ставимо «1», щоб додати правильний запис, – ставимо «0».

Правило 5. Для того, щоб видалити неправильний запис у Додатку 6 у графі 17 ставимо «1», щоб додати правильний запис, – ставимо «0».

Правило 6. Правила заповнення додатків 4ДФ, 5 та 6 з типом «Звітний новий» та «Уточнюючий» однаковий.

Правило 7. При виправленні помилок за періоди до 2025 року слід правильно вказати період виправлення. У п. 3 розділу ІІ Порядку №4 вказано, що для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021–2024 роки вважати відповідними такі періоди:

1. І квартал: 1 місяць – січень (1); 2 місяць – лютий (2); 3 місяць – березень (3);
2. ІІ квартал: 1 місяць – квітень (4); 2 місяць – травень (5); 3 місяць – червень (6);
3. ІІІ квартал: 1 місяць – липень (7); 2 місяць – серпень (8); 3 місяць – вересень (9);
4. IV квартал: 1 місяць – жовтень (10); 2 місяць – листопад (11); 3 місяць – грудень (12).

Тобто при поданні уточнюючого Податкового розрахунку за періоди з 2021 по 2024 роки у реквізитній частині слід поставити позначку у полі 013 «Уточнюючий», а за реквізитом 02 «Звітний (податковий) період» вказати відповідний рік та місяць.

Наприклад, при виправленні помилок в Додатку 5 за 4 квартал 2024 року за 3 місяць у реквізитній частині уточнюючого Податкового розрахунку вказуємо рік «2024» та місяць «12».

Виправлення показників чисельності працівників

Новим Порядком №4 передбачена можливість виправлення помилок у чисельності працівників. Так, п. 3 розд. ІІ Порядку № 4 передбачено:

Виправлення помилки у кількісних показниках, зазначених у рядках 091, 091.1, 092, 101 та 111 допускається тільки у Розрахунку ЮО із типом «Звітний новий» та здійснюється на підставі поданих Розрахунків ЮО з типом «Звітний» та «Звітний новий». Для виправлення помилки у кількісних показниках в необхідному рядку заповнюється новий показник, а рядки, які не потребують виправлення, – не заповнюються. Водночас такий Розрахунок ЮО має містити обов’язкові реквізити, визначені в рядках 01–05 та рядку 031.

Тобто якщо при заповненні податкового розрахунку була допущена помилка в показнику середньооблікової чисельності штатних працівників, в кількості працівників, яким нараховано зарплату тощо, то ці помилки можна виправити. Але зробити це потрібно до граничної дати подання звітності із розрахунком з типом «Звітний новий». Якщо до цього терміну ви не встигнете виправити помилку, в уточнюючому розрахунку відкоригувати такі показники не вийде.

Правила та приклади виправлення помилок в додатку 4 ДФ

Якщо говоримо про виправлення помилок в Додатку 4 ДФ, то тут слід керуватися такими приписами.

Припис №1. Розрахунок ЮО, сформований для виправлення помилок за звітний (податковий) та за попередній періоди, не має містити інших додатків, крім тих, у яких проводиться коригування (п. 3 розд. ІІ Порядку №4).

Припис №2. До уточнюючого 4ДФ пишемо лише ті дані, які потребують коригування. Правильні дані, що раніше подані й прийняті та які не потребують виправлення, до уточнюючого 4ДФ не вносять.

Припис №3. Для виправлення помилок, заповнюють рядки із зазначенням у графі 10 «Ознака (0, 1)» ознаки:

1. «1», якщо рядок треба вилучити. При цьому повністю повторюють неправильний рядок з раніше поданого звіту;
2. «0», якщо рядок треба ввести. З цією ознакою вносять рядок з правильними даними.

Припис №4. Не відображають суму штрафу та/або пені у 4ДФ.

Припис №5. Не заповнюють підсумковий рядок розділу І уточнюючого (звітного нового) 4ДФ. Відповідне роз'яснення є в категорії 103.25 ЗІР.

Виправлення помилок у додатку Д5 Податкового розрахунку

Виправити помилки у Додатку Д5 Податкового розрахунку можна наступним чином:

1. до закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за звітний місяць подається розрахунок та Д5 з типом «Звітний новий»;
2. після закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку за звітний місяць подається розрахунок та Д5 «Уточнюючий».

Виправлення можна робити по одній або декількох застрахованих особах одночасно. Але при цьому такі виправлення стосуються даних одного звітного місяця, адже уточнюючий чи новий звітний Розрахунок неможливо подати відразу за декілька місяців.

Механізм виправлення помилок однаковий для «Звітного нового» та «Уточнюючого» Додатку 5. Для виправлення даних у Додатку Д5 слід продублювати помилковий рядок із раніше поданого Д5 і у графі 20 вказати ознаку «1», у результаті чого такий рядок буде виключено із раніше поданого Д5. Для включення нового рядка його слід заповнити з правильними даними і у графі 20 вказати ознаку «0».

Виправлення несумових помилок в Додатку 1

До несумових помилок відносяться помилки у персональних даних працівників (реквізити Д1), таких як:

1. громадянство особи;
2. реєстраційний номер облікової картки платника податків або номері та серії (за наявності) паспорта;
3. код категорії ЗО;
4. кількості календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах, хвороби, відпусток у зв’язку з народженням дитини і без збереження заробітної плати тощо.

Несумові помилки в Додатку 1 виправляються так само, як і для Додатку 4ДФ, Додатку 5, Додатку 6.

Правило 1. Помилки у реквізитах, що не стосуються сум доходів та / або ЄСВ, виправляються у Д1, з типом:

1. «Звітний новий» – подається до закінчення граничного строку подання звіту за поточний звітний період,

або

1. «Уточнюючий» – подається після закінчення граничного строку подання.

Правило 2. Податкові розрахунки, які коригуються заповнюють на підставі інформації з раніше поданих розрахунків і містять інформацію лише у рядках з реквізитами та сумами нарахованого ЄСВ, які уточнюються. Тобто рядки, в яких допущено помилку, повторюються повністю (у тому числі неправильні показники). Замість них в іншому рядку вписуються рядки з правильною інформацією.

Правило 3. Порядок виправлення несумових помилок в Додатку 1 однаковий як при поданні «нової звітної» форми, так і «уточнюючої» форми. А саме,

1. для виключення одного помилкового рядка з попереднього звіту повторюємо всі графи такого рядка, і в графі 25 Додатку 1 зазначаємо ознаку «1» – на виключення рядка;
2. для введення правильного або пропущеного рядка потрібно повністю правильно заповнити всі його графи і у графі 25 зазначити ознаку «0» – на введення рядка;
3. якщо необхідно лише додати інформацію, то вводимо тільки рядок з ознакою «0».

Сумові помилки в Додатку 1: правила виправлення

До сумових помилок відносяться помилки, що виникли у зв’язку з неправильним відображенням бази нарахування ЄСВ, у т. ч. з неправильним:

1. застосуванням максимальної величини бази стягнення ЄСВ;
2. визначенням ЄСВ-різниць у разі, коли фактична база стягнення ЄСВ нижче за МЗП;
3. застосуванням неправильного розміру ставок ЄСВ.

Якщо в Додатку Д1 є сумова помилка, то перш ніж її виправляти слід з’ясувати, коли саме виправляється така помилка: до граничного терміну подання звітності чи після.

Річ у тім, що сумові помилки в Додатку Д1 виправляються за різними правилами залежно від періоду коригування.

Якщо виправляємо сумову помилку у звіті з типом «Звітний новий», то діємо так само, як і при виправленні несумових помилок – через ознаки «1» та «0» в графі 25.

Якщо ж, необхідно виправити сумові помилки після завершення звітного періоду, то виправляємо через тип нарахування (КТН) «2» або «3» в графі 9 Додатку 1. Причому слід мати на увазі, що:

1. КТН «2» застосовується у разі самостійного донарахування суми ЄСВ за минулі періоди;
2. КТН «3» застосовується у разі самостійного зменшення суми ЄСВ за минулі періоди або виключення суми нарахувань, які помилково внесли у минулих звітних періодах;
3. при виправленні сумових помилок з використанням кодів типів нарахувань 2 та 3 ознака «0» чи ознака «1» не застосовуються, і графа 25 «Ознака (0,1)» Додатку 1 не заповнюється;
4. при виправленні помилок за допомогою КТН 3 суму ЄСВ не потрібно показувати з мінусом;
5. за допомогою КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати / видалити рядки без сумових показників, які були пропущені / зайво зазначені в раніше поданому Д1;
6. виправити сумові помилки із типом нарахування «2» або «3» можна як за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку (він міститиме безпосередньо сам Розрахунок та Додаток Д1 до нього з коригуючими рядками), так в Додатку 1 Розрахунку за поточний звітний період з типом «Звітний» (коригування показуємо в окремому рядку).

Якщо виправляються сумові помилки за минулий звітний період, то відкориговані сумові показники щодо ЄСВ необхідно перенести до розд. І табличної частини Податкового розрахунку, а саме:

1. до граф 4 (4.1 – 4.4.3) – якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ;
2. до граф 6 (6.1 – 6.4.3) – якщо зменшили зайво нарахований ЄСВ.

Зверніть увагу! Якщо помилково визначено у минулих місяцях додаткову базу нарахування ЄСВ або завищено її розмір, то таку суму додаткової бази слід уносити до графи 18, суму зайво нарахованого ЄСВ – до графи 20. У графі 09 слід зазначити КТН «3». Адже не допускається внесення від’ємних значень з КТН «13» за минулі місяці!

Якщо в Податковому розрахунку за минулий звітний період допущено помилку і в сумах, і в реквізитах, то для виправлення помилок необхідно формувати окремо два Податкові розрахунки з типом «Уточнюючий» за один звітний період, а саме:

1. перший формуємо і подаємо для виправлення помилок в реквізитах (несумові помилки) з використанням ознаки «0» (якщо рядок потрібно ввести) чи ознаки «1» (якщо рядок потрібно виключити);
2. другий – для виправлення помилок у сумових показниках з використанням типів нарахувань 2 та 3.

Увага! Сумові помилки виправляємо в другу чергу і при заповненні коригуючих рядків слід враховувати, що несумові помилки мають бути вже виправлені

Як виправити помилку, якщо працівника помилково не показали в додатку 1

Якщо у минулих звітних періодах не відобразили дані, тобто роботодавець забув зазначити відомості, що стосуються однієї або декількох осіб, або ж занизив їх (разом з тим в бухобліку база нарахування та ЄСВ зазначена правильно), то в Д1 з типом «Уточнюючий» виправлення провадиться через застосування коду типу нарахувань «2».

Також код типу нарахувань застосовується й тоді, коли в працівника не було доходів. Наприклад, працівник знаходився у відпустці без збереження зарплати і його не відобразили в Д1. Здавалось би, що помилка несумова, та в уточнюючому Д1 цього працівника «додаємо» з кодом типу нарахувань «2». Це прямо передбачено Порядком №4:

Якщо у Додатку Д1 з типом «Уточнюючий» платник єдиного внеску поза межами звітного (податкового) періоду при поданні включив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які не були вчасно внесені або збільшив їх, то таке збільшення проводиться у додатках стосовно застрахованих осіб із типом нарахувань 2.

Основне місце роботи та внутрішнє сумісництво показали в одному рядку

Виправлення такої помилки залежить від того, коли саме відбуватиметься виправлення помилки, до закінчення граничної дати подання звіту чи після.

Донарахована / сторнована зарплата

Донарахування доходів, що включаються до бази нарахування ЄСВ або ж сторнування доходів для цілей нарахування ЄСВ – це НЕ помилка в Податковому розрахунку.

Відповідно до Порядку №4 якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, у якому були здійснені такі донарахування.

Тобто донарахована / сторнована сума уключається до фонду оплати праці того місяця, в якому проведено донарахування чи сторнування. Відповідно такі донараховані / сторновані суми відображають в одному рядку із зарплатою поточного місяця.

Висновки

1. Як виправляти помилки пояснено у п. 3 розд. ІІ Порядку.
2. Коригування помилок в Д5 та 4ДФ відбувається за через ознаки «1» та «0», а саме «виключення-включення рядка».
3. Несумові помилки в Додатку 1 виправляють через ознаки «1/0» в графі 25.
4. Якщо сумову помилку в Додатку 1 виправляють до граничного строку подання звіту, то її коригують через ознаки «1/0» в графі 25. Виправлення сумової помилки після закінчення граничного терміну здійснюється через тип нарахування «2» та «3» в графі 9.

Читайте більше:

ТОП-10 ситуацій з виправлення помилок в Об'єднаній звітності

Приклади заповнення 4ДФ щомісячного Податкового розрахунку

Зміни в зарплатній звітності: нові ознаки доходів для форми 4ДФ

Помилки у зарплатній звітності: штрафи та рекомендації щодо коригування