👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Копії з положень виготовляють за такими ж саме правилами, що й з усіх інших службових документів.
Виняток становлять установчі документи - статути або положення про юрособи, з яких доводиться виготовляти нотаріально засвідчені копії. Але то вже робить не працівник юрособи, а безпосередньо нотаріус.
Якщо мова йде про положення про структурні підрозділи, колегіальні дорадчі органи, положення про преміювання тощо, то при виготовленні та засвідченні копій слід керуватися:
- Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5);
- Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020).
Так у абз.2 п.10 гл.1 р.ІІ Правил №1000/5 зазначається, що:
Організаційні та розпорядчі документи установи доводяться до виконавців у вигляді копій або витягів.
Положення як раз належать до організаційних документів.
Якщо у Вас невелике підприємство і мала чисельність працівників, то можна «Відмітку про ознайомлення працівників з положенням» оформити безпосередньо на копії цього документа. Навіть на зворотному боці останнього аркуша документа. А якщо працівників багато, то можна оформити окремий Аркуш ознайомлення, який буде зберігатися разом з копією відповідного положення.
Крім того, копія положення обов’язково має бути завірена таким чином.
Згідно з п.5.26 ДСТУ 4163:2020 відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:
- слів «Згідно з оригіналом» (без лапок);
- назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
- дати засвідчення копії.
У випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчують відбитком печатки юридичної особи, структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) юридичної особи або печатки «Для копій».
Приклад
Згідно з оригіналом
Менеджер із персоналу Особистий підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата Відбиток печатки
Відмітку про засвідчення копії положення проставляють нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому боці останнього аркуша цієї копії.
При цьому у реквізиті «Підпис» посадова особа, яка підписувала оригінал положення, свій особистий НЕ проставляє.
👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».
Джерело: 7еminar
Статті на тему: