Законодавче підґрунтя
Стаття 44.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) встановлює фундаментальне правило:
всі платники податків зобов’язані вести облік доходів на підставі первинних документів для цілей оподаткування.
Стаття 296.1 ПКУ конкретизує вимоги для ФОП на спрощеній системі: облік ведеться у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Хто повинен вести книгу обліку доходів
Категорія ФОП | Форма обліку | документ | Реєстрація |
ФОП 1 група | Довільна | Книга обліку доходів | Не потрібна |
ФОП 2 група | Довільна | Книга обліку доходів | Не потрібна |
ФОП 3 група (не платник ПДВ) | Довільна | Книга обліку доходів | Не потрібна |
ФОП 3 група (платник ПДВ) | Строга типова | Книга обліку доходів і витрат | Не потрібна |
ФОП на загальній системі | Строга типова | Книга обліку доходів і витрат | Не потрібна |
Вимоги до ведення для різних груп
Якщо для одних достатньо простого блокнота, то інші зобов’язані дотримуватися строгих державних форм. Розберемо детально, що потрібно саме вашій групі ФОП.
ФОП 1-2 групи та ФОП 3 групи (не платники ПДВ)
Для цих категорій підприємців діє максимально спрощений режим ведення обліку. Довільна форма обліку означає, що ви можете записувати свої доходи у будь-якому зручному форматі – від звичайного паперового блокнота до електронних таблиць Excel, документів Word або спеціалізованих програм обліку.
Основна вимога – помісячне відображення отриманих доходів. При цьому ведення витрат взагалі не передбачено для цих груп, що значно спрощує процес. Якщо у вас залишилися старі форми книг обліку, затверджені до 2021 року, можна продовжувати їх використовувати за бажанням, але це не є обов’язковою вимогою.
ФОП 3 групи (платники ПДВ) та ФОП на загальній системі
Для цих категорій ФОП діють значно суворіші правила. Вони зобов’язані вести строгу типову форму облік – книгу обліку доходів і витрат за формою, затвердженою Кабінетом Міністрів України. На відміну від попередньої категорії, тут потрібен облік не тільки доходів, але й витрат.
Штрафи та відповідальність
Якщо платник податків не забезпечує належне зберігання первинної документації, облікових регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, а також інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податкових зобов’язань, протягом термінів, визначених ст. 44 ПКУ, або не надає контролюючим органам оригінали цих документів чи їх копії під час проведення податкового контролю у випадках, передбачених законодавством (за винятком документів, отриманих з
Єдиного реєстру податкових накладних), на такого платника накладається штраф у сумі 1020 гривень.
У разі повторного вчинення аналогічних дій платником, який протягом попереднього року вже був оштрафований за подібне порушення, розмір штрафу збільшується до 2040 гривень.
Висновки
- Книга обліку доходів є обов’язковою для всіх ФОП, але вимоги до неї суттєво спростилися для більшості підприємців. ФОП 1-2 групи та ФОП 3 групи без ПДВ можуть вести облік у будь-якій зручній формі, головне – помісячно відображати доходи.
- Ключові моменти: для ФОП-спрощенців достатньо простої довільної форми з помісячними записами доходів. Реєстрація в податковій не потрібна, але зберігання документів протягом 3 років – обов’язкове. ФОП на загальній системі та платники ПДВ мають дотримуватися строгих типових форм книги обліку доходів і витрат.
- Штрафи за відсутність документів можуть сягати 2040 гривень при повторному порушенні.
- Найбезпечніший підхід: ведіть облік регулярно у зручній формі, зберігайте всі документи та робіть резервні копії.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі
Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025
Як юридичні особи на єдиному податку ІІІ групи ведуть облік
ФОП на загальній системі: облік доходів і витрат онлайн