Обов’язкові документи для ведення військового обліку на підприємстві

Видають із моменту, коли на підприємстві з’являється потреба у веденні військового обліку, тобто, коли є хоч один призовник, військовозобов’язаний чи резервіст (п. 8, 9, 11 Порядку №1487).

Розробляють у довільній формі згідно з правилами ДСТУ 4163:2020.

💡 У поміч статті:

▪ Відповідальний за військовий облік на підприємстві: зразок наказу

▪ Зміна відповідальної особи за військовий облік на підприємстві

▪ Бухгалтер додатково виконує обов’язки кадровика і відповідального за військовий облік: як оформити

▪ Коли бухгалтер (не) може бути особою, відповідальною за ведення військового обліку

📄 Див. також зразки:

▪ Пропозиція працівнику про ведення військового обліку

▪ Заява про покладання обов'язків з ведення військового обліку

▪ Заява про увільнення від виконання обов'язків з ведення військового обліку

▪ Наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку на директора

▪ Наказ про виконання обов’язків із ведення військового обліку у разі тимчасової відсутності відповідальної особи

▪ Наказ про виконання обов’язків з ведення військового обліку в порядку суміщення

▪ Наказ про припинення виконання обов’язків з ведення військового обліку

▪ Наказ про припинення та покладання обов’язків із ведення військового обліку (переведення)

▪ Заява-згода на виконання обов'язків тимчасово відсутньої особи відповідальної за ведення військового обліку

▪ Заява-відмова від виконання обов'язків за ведення військового обліку

▪ Доповідна записка про припинення виконання обов’язків відповідальною особою за ведення військового обліку

Документ, в якому викладено посадові обов’язки із ведення військового обліку

Оформлюють у вигляді наказу із визначенням обов’язків чи посадової інструкції.

Затверджують до моменту початку виконання обов’язків особи, відповідальної за ведення військового обліку.

Для інспектора з військового обліку – окрема посадова інструкція.

Для іншого працівника, на якого покладено обов’язки з ведення військового обліку, – додавання повноважень до основної посадової інструкції.

📄 Див. зразки:

▪ Посадова інструкція директора з управління персоналом (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція інспектора з кадрів (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція менеджера з персоналу (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція директора підприємства (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція головного бухгалтера (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція бухгалтера (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція секретаря керівника (який є відповідальним за ведення військового обліку);

▪ Посадова інструкція директора фінансового (який є відповідальним за ведення військового обліку)

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5).

Див. також: Списки персонального військового обліку призовників (додаток 5)

Ведуть на постійній основі за групами, визначеними в п. 36 Порядку №1487 (п. 33 Порядку №1487).

Подають до ТЦК та СП лише на його запит.

💡 У поміч матеріали:

▪ Списки персонального військового обліку (додаток 5): заповнення та зразок

▪ Перелік інформації, яку зазначають у списках персонального військового обліку (Додатку 5)

▪ Графи 17 та 18 Списків військового обліку при прийнятті, звільненні і переведенні

▪ Заповнення списків військового обліку: відповіді на найчастіші запитання

▪ Військові звання та їх відношення до офіцерського, рядового, сержантського, старшинського складу

📄 Див. також зразки:

▪ Наказ про організацію формування нових списків персонального військового обліку

▪ Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку

Відомість оперативного обліку (додаток 12)

Ведуть на постійній основі (п. 33 Порядку №1487).

Подають до ТЦК та СП лише на його запит.

Зберігають разом зі списками персонального військового обліку, містить інформацію про чисельність призовників, військовозобов’язаних та резервістів.

💡 У поміч стаття:

Відомість оперативного обліку (додаток 12): заповнення та зразок

Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами

Ведуть на вимогу п. 45 Порядку №1487.

Складають у довільній формі, затверджує керівник. Строк затвердження, як і періодичність звіряння, не встановлені. Бажано проводити звіряння до моменту звіряння списків з ТЦК та СП.

💡 У поміч матеріали:

▪ Військовий облік на підприємстві: звіряння облікових даних і перевірки ТЦК

▪ Звіряння з ТЦК у 2026 році: правила та топ-10 нестандартних ситуацій

▪ Звіряння Списків персонального військового обліку з ТЦК

▪ Чи потрібно звірити списки (Додаток 5) з ТЦК та СП до 31 грудня

📄 Див. також зразки:

▪ Супровідний лист про направлення для звіряння даних списків персонального військового обліку

▪ Наказ про затвердження графіку звіряння облікових даних списків персонального військового обліку

Документ про визначення потреби у підвищенні кваліфікації осіб, відповідальних за ведення військового обліку

Ведуть згідно з п. 11 Порядку №1487.

Форма документу не передбачена, зазвичай оформлюють наказом щороку до 1 жовтня.

📄 Див. також зразки:

▪ Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку на підприємстві;

▪ Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації працівників, які є відповідальними за ведення військового обліку (потреби не має);

▪ Наказ про визначення потреби в підвищенні кваліфікації директору, який є відповідальним за ведення військового обліку

▪ Наказ про підвищення кваліфікації з військового обліку

▪ Доповідна записка щодо необхідності проходження навчання відповідальною особою за ведення військового обліку

Журнал (Аркуш, інший документ), яким доводять до призовників, військовозобов’язаних і резервістів Правила військового обліку

Ведуть на постійній основі з моменту прийняття на роботу (п. 34 Порядку №1487).

Форма документу не передбачена.

На замітку! Правила доводять до призовників, військовозобов’язаних і резервістів, прийнятих після 05.01.2023 (набрання чинності Порядком №1487).

📄 Див. також зразок:

Акт про відмову ознайомитися з Правилами військового обліку

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Після здійснення звіряння з обліковими даними ТЦК та СП результати звіряння вносять до журналу обліку результатів перевірок (п. 34 Порядку №1487).

💡 У поміч стаття:

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9): заповнення та зразок

Повідомлення про прийняття звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов’язаних і резервістів (додаток 4)

Подають до ТЦК та СП у випадках:

1. Прийняття або звільнення працівників, які є військовозобов’язаними, призовниками чи резервістами. Строк подання – протягом 7 к. дн. з дня видання наказу про прийняття на роботу, звільнення з роботи.

2. Зміни в особистих даних працівника, зокрема:

• зміни прізвища, імені, по батькові (за наявності);
• реквізитів паспорта громадянина України та паспорта громадянина України для виїзду за кордон;
• адреси задекларованого/ зареєстрованого місця проживання;
• адреси місця фактичного проживання;
• сімейного стану;
• освіти;
• місця роботи;
• посади (п. 34 Порядку №1487).

Про зміну облікових даних (за наявності) повідомляють ТЦК та СП щомісяця до 5 числа.

💡 У поміч статті:

▪ Повідомлення про зміну облікових даних (додаток 4) до ТЦК: як заповнити та подати

▪ Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу військовозобов’язаного: зразок

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку (додаток 1)

Подають до ТЦК та СП у разі:

• призначення на посаду, звільнення або увільнення керівника підприємства, установи чи організації;
• призначення, звільнення або увільнення особи, відповідальної за ведення військового обліку.

Строк подання – протягом 7 к. дн. з дати видання наказу про призначення або звільнення (увільнення).

💡 У поміч стаття:

Додаток 1 до ТЦК: як подати повідомлення про призначення та звільнення керівника

Зведений список громадян, що підлягають приписці до призовної дільниці (додаток 6)

На замітку! Додаток 6 скасований із 31.07.2025 постановою КМУ від 30.07.2025 №916. Тож наразі його не подають до ТЦК та СП.

Проте радимо зберігати надалі підтвердження подання такого списку за минулі роки або інформування про відсутність допризовників на підприємстві, адже такі підтвердження можуть запросити ТЦК та СП під час перевірок

Копії військово-облікових документів усіх призовників, військовозобов’язаних і резервістів

До списків персонального військового обліку кожної групи формують справу, у якій зберігають копії військово-облікових документів призовників, військовозобов’язаних та резервістів (п. 37 Порядку №1487), а саме:

• військові квитки, тимчасові посвідчення військовозобов’язаних,
• посвідчення про приписку до призовної дільниці,
• військово-обліковий документ (паперовий – за формою, визначеною у додатку до постанови КМУ від 16.05.2024 №559 або роздруківка з Резерв+).

💡 У поміч статті:

▪ Переходимо на е-ВОД («Резерв ID»): дії роботодавця

▪ З 16.12.2025 е-ВОД з «Резерв+» основний ВОД (але паперові ще чинні!): постанова №1644

▪ Відповідальність за прийняття на роботу без військово-облікового документа: аналіз рішення суду

Копії військово-облікових документів військовозобов’язаних, які не досягли граничного віку перебування в запасі та були виключені з військового обліку ТЦК та СП

В окремій справі зберігають копії військово-облікових документів громадян, які були виключені з військового обліку ТЦК та СП, органами СБУ, відповідними підрозділами розвідувальних органів, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі (п. 38 Порядку №1487), а саме:

• військові квитки, тимчасові посвідчення військовозобов’язаних,
• посвідчення про приписку до призовної дільниці,
• військово-обліковий документ (паперовий – за формою, визначеною у додатку до постанови КМУ від 16.05.2024 №559 або роздруківка з Резерв+)