Бухгалтер додатково виконує обов’язки кадровика і відповідального за військовий облік: як оформити

Законодавчі вимоги та правила

Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу). Тому доручення бухгалтеру (головному бухгалтеру) ведення кадрового обліку цілком вписується у діюче законодавство.

Що стосується покладення на бухгалтера обов’язків ведення військового обліку, то крім загальних норм господарського та трудового законодавства, слід враховувати, також вимоги Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Згідно п. 9 Порядку №1487 кількість осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві, залежить від того, скільки на підприємстві є працівників, які підлягають персональному військовому обліку (станом на 1 січня поточного року). Так, за чисельності:

1. від 501 до 2 000 призовників, військовозобов'язаних, резервістів – це один співробітник;
2. від 2 001 до 4 000 – два співробітники;
3. від 4 001 до 7 000 – три співробітники.

А на кожні наступні від 1 до 3 000 призовників, військовозобов’язаних, резервістів – по одному співробітнику додатково.

Отже, якщо на підприємстві працює більше 500 працівників, які підлягають персональному військовому обліку, покладати ведення військового обліку на бухгалтера не можна – в цьому випадку повинен бути призначений окремий працівник для ведення такого обліку (наприклад, інспектор з обліку та бронювання військовозобов'язаних, згідно Класифікатора професій ДК 003:2010, затвердженого наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 №327, код КП – 3439).

Якщо ж на підприємстві військовому обліку підлягають менше 500 осіб, то обов'язки щодо ведення військового обліку покладаються на працівника служби персоналу, якому встановлюється доплата за цю роботу. А у разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві (п. 8 Порядку №1487). Тож, якщо на бухгалтера покладено обов’язки з ведення кадрового обліку, то й ведення військового обліку також може бути покладено на нього.

Покладаючи на бухгалтера обов’язки з ведення військового обліку також візьміть до уваги наступні нюанси:

1. особа, яка виконує обов’язки з ведення військового обліку повинна проходити підвищення кваліфікації з цього питання не рідше одного разу на п’ять років (п. 12 Порядку №1487);
2. про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку необхідно повідомити ТЦК протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу (п. 13 Порядку №1487). Повідомлення подається за формою, наведеною у додатку 1 до Порядку №1487.

Також керівництву підприємства слід розуміти, що для покладення на бухгалтера обов’язків з ведення кадрового та військового обліку, необхідно, перш за все, отримати згоду такого працівника на виконання додаткових функцій. Адже, виконання цих обов’язків пов’язане не тільки з додатковим навантаженням працівника щодо оформлення необхідних документів, але й з відповідальністю за порушення у цій сфері. Крім того, згідно ст. 31 КЗпП роботодавець не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором.

Також слід домовитися з бухгалтером про форму виконання таких обов’язків (тут, виходячи з норм трудового законодавства є декілька варіантів, які розглянемо далі), а також про розмір оплати за виконання додаткових функцій.

Варіанти оформлення відносин

Як ми згадали вище, є декілька варіантів покладення на працівника додаткових функцій, (зокрема – на бухгалтера щодо ведення кадрового та військового обліку), а саме:

1. варіант 1 – виконання додаткових функцій за сумісництвом;
2. варіант 2 – виконання додаткових функцій за суміщенням;
3. варіант 3 – покладення на бухгалтера додаткових функцій згідно його посадової інструкції. Але, цей варіант підійде тільки для виконання обов’язків з ведення кадрового обліку.

Щодо ведення військового обліку, п. 10 Порядку №1487 передбачено, що особі, яка виконує обов’язки щодо ведення військового обліку, повинна здійснюватися доплата в розмірі до 50% посадового окладу. А при застосуванні цього варіанту доплата працівнику не здійснюється: оскільки обов’язки передбачені посадовою інструкцією, вважається, що посадовий оклад включає в себе і оплату за ці додаткові функції. Отже, для покладення на бухгалтера ведення військового обліку бажано обрати варіант 1 або 2.

Розглянемо детальніше документальне оформлення для кожного з варіантів.

Додаткові обов’язки за сумісництвом

Сумісництво – це виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві, в установі, організації або у роботодавця – фізичної особи (ч. 1 ст. 102-1 КЗпП). Якщо працівник працює за двома трудовими договорами на одному підприємстві (в одного роботодавця), то таке сумісництво вважається внутрішнім.

У ситуації, яку ми розглядаємо, бухгалтер в основний робочий час буде виконувати обов’язки бухгалтера, а у вільний від цієї роботи час буде виконувати обов’язки щодо ведення кадрового та військового обліку (за сумісництвом). Тобто, у підприємства з працівником не один, а два, або навіть три трудових договори (якщо бухгалтер виконує обов’язки інспектора з кадрів та інспектора з військового обліку).

Оплата праці в цьому випадку здійснюється окремо за кожним трудовим договором, в табелі обліку робочого часу відносно такого працівника окремо зазначається посада за основним місцем роботи (бухгалтер), та окремо – посади за сумісництвом.

Посади, які бухгалтер виконує за сумісництвом повинні бути зазначені у штатному розписі. Розмір оплати праці за сумісництвом визначається відповідно штатного розпису та оплачується відповідно відпрацьованого часу за кожною посадою окремо.

Отже, при обранні цього варіанту необхідно оформити наступні кадрові та інші документи:

1. штатний розпис (перевірити в ньому наявність посад, які стосуються кадрового та військового обліку). Якщо таких посад немає, то внести зміни до штатного розпису;
2. заява працівника на прийняття на роботу за сумісництвом на посади інспектора з кадрів та інспектора з обліку та бронювання військовозобов'язаних;
3. наказ про прийняття на роботу за сумісництвом за вказаними посадами;
4. посадові інструкції інспектора з кадрів та інспектора з обліку та бронювання військовозобов'язаних;
5. повідомлення ТЦК про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку (додаток 1 до Порядку №1487).

Зверніть увагу! Наказ про призначення (прийняття) на роботу осіб, відповідальних за ведення військового обліку на підприємстві, а також посадові інструкції таких осіб є одним з питань, яке перевіряється ТЦК при здійсненні перевірок (п. 4 додатку 31 до Порядку №1487). Тож, приділяйте особливу увагу цим документам, оскільки штрафи за порушення правил ведення військового обліку на сьогодні дуже великі!

Додаткові обов’язки за суміщенням

Суміщення професій (посад) – це виконання працівником разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) в одного і того самого роботодавця протягом установленої законодавством тривалості робочого дня (робочої зміни), ст. 105 КЗпП.

За суміщення професій (посад) працівнику встановлюється доплата на умовах, встановлених колективним договором. Якщо колдоговору нема, то такі умови оплати встановлюються в інших внутрішніх документах (наприклад, в Положенні про оплату праці). На відміну від сумісництва, при суміщенні додаткова робота виконується працівником одночасно з основною роботою, протягом робочого дня (робочої зміни).

Для встановлення бухгалтеру додаткових функцій за суміщенням посади кадровика (наприклад, інспектора) та інспектора з обліку та бронювання військовозобов'язаних повинні бути передбачені у штатному розписі.

Виходячи з вимог законодавства, для встановлення суміщення роботодавцю необхідно оформити наступні документи:

1. штатний розпис (у разі відсутності в ньому необхідних посад, внести в нього зміни);
2. заява працівника на встановлення суміщення на посади інспектора з кадрів та інспектора з обліку та бронювання військовозобов'язаних;
3. наказ про встановлення суміщення, в якому необхідно вказати розміри доплат за виконання обов’язків за суміщенням;
4. посадові інструкції інспектора з кадрів та інспектора з обліку та бронювання військовозобов'язаних;
5. повідомлення ТЦК про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку (додаток 1 до Порядку №1487).

Виконання додаткових обов’язків згідно посадової інструкції бухгалтера

Про можливість поєднання в одній посаді двох функцій роз’яснює Мінсоцполітики, у листі від 18.03.2016 №106/13/116-16 (далі – Лист №106/13/116-16), посилаючись на приписи Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, Випуск 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженого наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29.12.2004 №336 (далі – Довідник №336).

Так, у п. 14 «Загальних положень» Довідника №336 зазначено:

у разі виконання працівником робіт, що належать до різних посад, трудовий договір укладається за згодою сторін за посадою, яку визнано основною. Основною вважається посада з найбільшим обсягом виконуваних робіт порівняно з іншими посадами.

А у п. 6 «Загальних положень» Довідника №336 вказано, що конкретний перелік посадових обов'язків визначається посадовими інструкціями керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців, які розробляють і затверджують на основі Довідника роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов'язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Отже, щоб покласти на бухгалтера функції кадровика без використання сумісництва або суміщення, слід змінити його посадову інструкцію, до якої включити обов’язку щодо ведення кадрового обліку.

Зверніть увагу, що зміна переліку посадових обов’язків працівника – це зміна істотних умов праці відповідно ст. 32 КЗпП. У звичайних умовах про такі зміни необхідно повідомляти працівника не пізніше ніж за 2 місяці. Але, у період дії воєнного стану діють особливі правила, встановлені ч. 2 ст. 3 Закону від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Згідно цієї норми повідомлення працівника про зміну істотних умов праці та зміну умов оплати праці, передбачених ч. 3 ст. 32 та ст. 103 КЗпП, здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов. Отже, бухгалтера необхідно ознайомити з оновленою посадовою інструкцією напередодні дати її введення в дію.

Отже, для оформлення покладення на бухгалтера функцій щодо ведення кадрового обліку, оформлюємо такі документи:

1. вносимо зміни в посадову інструкцію, додавши в неї обов’язки щодо ведення кадрового обліку;
2. ознайомлюємо бухгалтера з оновленою посадовою інструкцією під підпис.

Висновки

1. На бухгалтера, або головного бухгалтера можуть бути покладені обов’язки щодо ведення кадрового та військового обліку. Але, для цього необхідно отримати згоду бухгалтера на таке додаткове навантаження, а також виконати інші вимоги законодавства.
2. Для оформлення таких відносин можуть бути використані різні варіанти, передбачені трудовим законодавством: суміщення, сумісництво, або покладення додаткових обов’язків на підставі посадової інструкції. Але, слід враховувати, що особі, яка призначена відповідальною за ведення військового обліку згідно вимог Порядку № 487 повинна здійснюватися доплата за виконання таких обов’язків відповідно умов колективного договору, або положення про оплату праці, затвердженого на підприємстві.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з юридичних питань

Шаблони та зразки документів:

Типовий штатний розпис

Заява про прийняття на роботу за сумісництвом на умовах повного робочого часу

Наказ про прийняття на роботу на умовах сумісництва

Супровідний лист до повідомлення ТЦК про призначення відповідальної особи за військовий облік

Посадова інструкція інспектора з кадрів

Посадова інструкція інспектора з військового обліку

Заява про суміщення посад

Заява про суміщення за посадою інспектора з військового обліку

Наказ про суміщення посад