Оцифрування трудових книжок: що варто знати ФОПу, щоб не порушити закон

Чи зобов'язаний ФОП оцифровувати трудові книжки працівників?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:

У роботодавця немає обов’язку сканувати трудові книжки та передавати ці дані до ПФУ по працівникам, що прийняті до 10.06.2021 або після цієї дати.


В п.3 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженому наказом ПФУ від 12.03.2021 №11-1 зазначено: Відомості про трудову діяльність працівника подаються страхувальником за працівників або самим працівником. Тобто зазначена можливість подання такої інформації роботодавцем.


Відомості про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі подаються в будь-який період протягом п’яти років з дня набрання чинності Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі». Якщо у роботодавця є технічна можливість допомогти працівникам, трудові книжки яких не завантажені до ПФУ, можете передати скани трудових книжок.


Працівники, що прийняті після 10.06.2021, можливо вже мають всі дані в ЕТК, якщо загрузили їх самостійно або це зробили попередні роботодавці.


Дані про трудову діяльність після 10.06.2021 потрапляють в ЕТК зі звітів роботодавця й за цей період сканувати повторно ТК не потрібно.


За нормою ст.48 КЗпП Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».

Джерело: 7еminar


Статті на тему:


Оцифрування паперової трудової книжки

Трудова книжка в обліку: коли і як видати працівнику

Сканування трудової книжки: хто, коли та за яких умов

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇