Як ФОПу повернути надлишково сплачений ЄСВ: алгоритм дій

1. Що каже закон?
2. Чому це важливо?
3. Перевіряємо: чи дійсно ФОП мав право не платити ЄСВ
4. Якщо обидві умови виконано – можна повертати ЄСВ
5. Висновки

Що каже закон?

Згідно з п. 6 ст. 4 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ), ФОП звільняється від сплати ЄСВ «за себе», якщо одночасно виконуються дві умови:

1. ФОП працевлаштований основним місцем роботи або уклав гіг-контракт з резидентом Дія.City.
2. Роботодавець (або резидент Дія.City) щомісяця сплачує за нього ЄСВ у розмірі не менше мінімального (у 2025 році – 1760 грн).

Зверніть увагу, що ДПС у листі від 02.05.2025 №461/2/99-00-24-01-01-02 роз’яснює, у разі якщо ФОП має основне місце роботи, а ще працює за сумісництвом, і роботодавцем (не обов’язково за основним місцем роботи) сплачено страховий внесок у розмірі на менше мінімального, то такий ФОП звільняється від сплати за себе єдиного внеску за відповідні місяці звітного періоду. Це стосується як ФОПів на єдиному податку, так і на загальній системі оподаткування.

Чому це важливо?

ФОП, який необґрунтовано сплачує ЄСВ, не отримує за це жодної «бонусної» страховки. У 2025 році це не впливає на виплати лікарняних, і на розмір пенсії також впливає не завжди. Тому надмірно сплачений ЄСВ краще повернути.

Перевіряємо: чи дійсно ФОП мав право не платити ЄСВ

Спочатку треба перевірити, чи дійсно ФОП має право не сплачувати підприємницький ЄСВ за себе. Для цього відповідно до п. 6 ст. 4 Закону про ЄСВ має бути виконано дві умови:

1. ФОП має бути працевлаштований за основним місцем роботи. Для цього потрібно:

1. отримати копію наказу про прийняття на роботу;
2. перевірити трудовий договір, якщо він є;
3. або – подати запит на «Витяг з РЗО» через портал ПФУ (розділ «Комунікації з ПФУ» → «Запит на отримання електронних документів»).

У витягу буде вказано, яка робота вважалася основною на певну дату.

2. ЄСВ має бути сплачено в повному обсязі.

Сплата ЄСВ роботодавцем, не обов’язково за основним місцем роботи, має бути не менше за мінімальний внесок: у 2025 році – 1760 грн (22% × 8000 грн). Перевірити суму сплаченого ЄСВ можна кількома способами: через додаток «Дія» або портал ПФУ.

Щоб перевірити через портал ПФУ потрібно:

1. подати запит на «Довідку ОК-5»;
2. відкрити документ у розділі «Мої звернення»;
3. перевірити, чи є у відповідному рядку позначка «Так» – це означає, що ЄСВ сплачено в повному обсязі за цей місяць.

У консультації «Як ФОП контролювати суму ЄСВ, сплачену за нього роботодавцем» перелічені, способи, якими ви можете перевірити суму сплаченого ЄСВ. Особливу увагу зверніть на перші місяці працевлаштування: навіть якщо ФОП відпрацював лише частину місяця, головне, щоб роботодавець сплатив ЄСВ із зарплати понад мінімальну базу.

Якщо обидві умови виконано – можна повертати ЄСВ

Крок 1. Перевірте наявність переплати

Увійдіть до Електронного кабінету платника податків, розділ «Стан розрахунків з бюджетом» → перегляньте графу «Надміру сплачені суми» за ЄСВ. Якщо є позитивне значення – це ваш перший сигнал. Далі – подаємо заяву на повернення або зарахування надміру сплаченої суми (залежно від ситуації та бажання).

Крок 2. Уточнююча декларація (якщо переплати немає)

Якщо в електронному кабінеті підприємця не відображено переплату з ЄСВ, це свідчить про те, що у звітності, зокрема у додатку 1 до Декларації платника єдиного податку, були відображені зобов’язання з ЄСВ, яких фактично не мало бути. Оскільки відповідно до п. 6 ст. 4 Закону про ЄСВ фізична особа - підприємець, що працює за основним місцем роботи, звільняється від сплати ЄСВ за себе, такі нарахування є помилковими. Їх слід виправити через уточнюючу декларацію. Уточнення подається окремо за кожен рік, в якому були вчинені такі помилки. Якщо, наприклад, підприємець сплачував ЄСВ лише у 2024 році, достатньо подати одну уточнюючу декларацію за цей рік.

Для цього використовується чинна форма декларації станом на 2025 рік, в які потрібно зазначити:

1. У додатку 1 обнулити відповідне зобов’язання, вказавши в рядку 21 суму «0,00»;
2. У Додатку 1 в розділі 9 в графі 2 – 0,00, у графі 3 – 22, графі 4 – 0,00 за всі місяці року;
3. В розділі 10 в рядку 01 – суму ЄСВ, яку ФОП собі нарахував у Звітному Додатку 1, в рядку 2 – 0,00, в рядку 3 – 0,00, в рядку 4 – сума ЄСВ на зменшення, в рядку 05 – 0,00.

Таким чином, система відобразить переплату з ЄСВ, яка виникла в результаті раніше здійснених надмірних платежів.

Крок 3. Подаємо заяву на повернення коштів

Після подання уточнюючої звітності можна переходити до оформлення заяви на повернення коштів.

Для цього підприємець має знайти всі платіжні доручення, за якими здійснювались помилкові перерахування ЄСВ, роздрукувати їх та зробити на кожному відмітку «згідно з оригіналом», із зазначенням дати та підпису. Кожна платіжка супроводжується окремою заявою на повернення коштів.

Заява заповнюється за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 23.07.2021 №417. Це є Додаток 1 до Порядку. Такої форми через ідентифікатор в електронному кабінеті у категорії «Ведення звітності» немає.

На Бухгалтерській платформі №1 у розділі «Документи» можете знайти шаблон Заява про повернення коштів з рахунків ЄСВ, роздрукувати, заповнити, підписати та відсканувати разом із відповідною платіжкою в один pdf-файл.

В заяві вказується:

1. дата;
2. найменування органу ДПС;
3. код платника, тобто ФОП;
4. заявник: ім’я, по батькові;
5. рахунок, з якого повертаються кошти, тобто той рахунок, на який ви свого часу заплатили цей єдиний соціальний внесок;
6. реквізити розрахункового документа, тобто з банкінгу витягуєте платіжне доручення або платіжну інструкцію і вказуєте номер такого документа, від якого числа та на яку суму;
7. загальна сума, що підлягає поверненню;
8. напрям перерахування надміру сплачених коштів: на поточний рахунок платника у банку або банківський рахунок ФОПа, на який необхідно повернути кошти.

Далі необхідно зайти в електронний кабінет, перейти в розділ «Листування з ДПС» і створити новий лист. У формі звернення вказується тип «Лист», тематика – «Єдиний соціальний внесок», а у короткому змісті можна зазначити щось на кшталт: «Заява про повернення коштів з рахунку 3556». До листа додається скан заяви та платіжного документа. Електронний лист підписується ЕЦП та надсилається до тієї податкової, в яку були сплачені кошти.

Інформацію щодо отримання та реєстрації Заяви в контролюючому органі платник може переглянути в вкладці «Вхідні документи» меню «Вхідні / вихідні документи» Електронного кабінету.

Після подання всіх необхідних документів залишиться лише дочекатися повернення коштів. Як правило, процедура займає до трьох тижнів. Коли податкова приймає рішення про повернення, у розділі «Стан розрахунків з бюджетом» зникає переплата, а зазначена сума надходить на банківський рахунок ФОП.

Таким чином, повернення надлишково сплаченого ЄСВ є цілком реальним, нехай і потребує кількох кроків. Головне – дотриматися вимог законодавства, правильно сформувати звітність, подати відповідні заяви та супровідні документи. У результаті ФОП не лише відновить доступ до помилково сплачених коштів, але й підтвердить свою податкову уважність та обізнаність у правилах ведення бізнесу.

Висновки

1. ФОП, який працює за трудовим договором за основним місцем роботи і за якого роботодавець (не обов’язково за основним місцем роботи) сплачує ЄСВ не менше мінімального, може не сплачувати ЄСВ за себе як ФОП.
2. Якщо заплатив, штрафів не буде, але і користі від сплачених коштів також не буде.
3. Щоб сплачений ЄСВ не пропав, його можна повернути (все можна зробити он-лайн). Для цього треба:
4. перевірити, чи є у ФОП ЄСВ-переплата;
5. якщо немає, подати уточнюючу декларацію з уточнюючим ЄСВ-додатком і зняти помилкові ЄСВ-нарахування;
6. як тільки переплата з’явиться – подати заяву про повернення ЄСВ, додавши копії платіжок про помилкову сплату ЄСВ.

Олена АФОНІНА, консультант з питань бухгалтерського обліку та оподаткування,

головна редакторка 7eminar

Матеріали на тему:

Як ФОП контролювати суму ЄСВ, сплачену за нього роботодавцем

Платіжна інструкція на сплату податків і ЄСВ: приклади заповнення

Чи сплачує ЄСВ «за себе» ФОП у декретній відпустці: коментар до нової ІПК від ДПС

Невчасна плата податків та ЄСВ або ж не на той рахунок: наслідки

ЄСВ для ФОП у 2025 році: хто (не)сплачує, строки сплати, розмір

Шаблони та зразки документів:

Заява про повернення коштів з рахунків ЄСВ