AI змінює роботу з первинкою та обліковими даними

1. Що змінюється в роботі бухгалтера з AI-рішеннями
2. Які завдання бухгалтерії можна автоматизувати за допомогою AI
3. Первинка в BAS без ручного перенесення даних
4. AI-аналітик для роботи з обліковими даними BAS
5. З чого почати використання AI

Інструменти штучного інтелекту, інтегровані з BAS, допомагають спростити ці процеси. Одні розпізнають інформацію зі сканів, фотографій і електронних документів та переносять її до облікової системи. Інші дають змогу працювати з даними через звичайні запитання: «Які клієнти прострочили оплату?», «Які товари залежуються на складі?» або «Що перевірити, якщо не закривається рахунок?».

Для бухгалтера це можливість скоротити ручне введення та час на пошук інформації, а для керівника – швидше отримувати дані для ухвалення рішень. Водночас можливості AI залежать від конкретного інструмента, якості вихідних даних і налаштувань BAS.

Водночас AI не замінює професійного контролю: бухгалтер перевіряє результати й відповідає за достовірність обліку.

У статті розглянемо, які завдання можна спростити за допомогою AI в BAS, як працюють рішення для завантаження первинних документів та аналізу облікових даних і на що звернути увагу під час їх використання.

Що змінюється в роботі бухгалтера з AI-рішеннями

Робота бухгалтера охоплює не лише проведення документів і формування звітності. Щодня потрібно вносити первинку, зіставляти дані, формувати управлінські звіти для керівництва, відповідати на запити колег і контролювати правильність відображення господарських операцій.

Частину цих завдань можна оптимізувати за допомогою штучного інтелекту. Він здатний розпізнавати інформацію в документах, опрацьовувати запити природною мовою та допомагати аналізувати дані. BAS при цьому залишається системою, у якій ведеться облік, зберігаються документи й фіксуються господарські операції.

AI + BAS – це поєднання облікової системи з інструментами штучного інтелекту. Їхнє завдання – скоротити час на повторювані операції та пошук інформації, щоб бухгалтер міг зосередитись на важливих завданнях й аналізі результатів.

AI стає частиною сучасної автоматизації. Проте результат залежить від конкретного рішення, налаштувань BAS і завдань, для яких використовують технологію. Не кожен інструмент може самостійно виконувати всі етапи облікового процесу.

Які завдання бухгалтерії можна автоматизувати за допомогою AI

Використання штучного інтелекту для оптимізації роботи у програмах BAS охоплює кілька напрямів.

1. Внесення первинних документів

AI-рішення можуть розпізнавати дані у файлах і переносити інформацію до облікової системи. Це допомагає зменшити обсяг ручного введення, мінімізувати помилки та прискорити обробку документів.

2. Автоматизація послідовних одноманітних дій

AI-асистенти, інтегровані з BAS, можуть виконувати послідовні рутинні дії за короткою командою користувача. Наприклад, замість ручного створення рахунка та видаткової накладної бухгалтер може надиктувати замовлення в Telegram-боті. Асистент розпізнає запит і формує відповідні документи в BAS, а бухгалтеру залишиться перевірити їх.

3. Аналіз облікових даних

Інструменти на основі AI можуть бачити всі дані, які містить облікова база, допомагати отримувати відповіді на питання, які цікавлять власників і керівників, аналізувати коректність обліку та попереджати про можливі помилки.

4. Підготовка робочих матеріалів

Штучний інтелект може допомагати структурувати інформацію, готувати чернетки пояснень і формувати відповіді на типові запитання. Проте документи, що мають юридичне або фінансове значення, потрібно перевіряти перед використанням.

Важливо розрізняти можливості різних інструментів. Одні призначені для роботи з файлами, інші – для пошуку й аналізу інформації. Тому AI-рішення для BAS варто обирати відповідно до конкретного завдання.

Далі розглянемо два рішення, які значно спрощують роботу з документами і даними.

Первинка в BAS без ручного перенесення даних

Робота з первинними документами – один із процесів, що потребує значного обсягу ручної праці. Документи надходять у різних форматах, а їхні реквізити потрібно вручну перенести до BAS, обрати потрібну номенклатуру та контрагентів.

Ручне введення забирає час і створює ризик неточностей. Неправильно перенесена сума, дата чи інформація про контрагента може потребувати додаткової витрати часу на пошук та виправлення. Коли документів багато, затримки на окремих етапах впливають на швидкість опрацювання всієї первинки.

Для автоматизації цього процесу можна використовувати модуль «RASK: Завантаження первинних документів у BAS». Він допомагає розпізнавати інформацію з документів і переносити її до облікової системи.

Модуль підтримує файли PDF, XLSX, MXL, JPEG, JPG і PNG. Залежно від налаштувань він дає змогу зіставляти розпізнані реквізити з даними контрагентів, договорів і номенклатури в BAS. Також передбачено контроль дублікатів, що допомагає запобігати повторному опрацюванню одного документа.

Інтеграція із сервісами електронного документообігу, зокрема FlyDoc, Fredo і Вчасно, допомагає оптимізувати процес роботи з первинкою з різних джерел надходження з мінімальними витратами часу.

Автоматизація не скасовує перевірки. Бухгалтер має переконатися, що система правильно визначила реквізити, суми, контрагента та зміст операції. Особливої уваги потребують нечитабельні скани, нестандартні форми документів і випадки, коли даних у BAS недостатньо для однозначного зіставлення.

За відгуками користувачів, використання модуля дає змогу скоротити час на внесення первинних документів у BAS на 80%.

AI-аналітик для роботи з обліковими даними BAS

Інший напрям використання штучного інтелекту – аналіз інформації, яка вже міститься в BAS. Рішення AI Data Expert призначене для взаємодії з обліковими даними через запити природною мовою. Замість пошуку потрібного звіту користувач може сформулювати запитання словами, а інструмент допомагає отримати аналітичну відповідь і представити інформацію у зрозумілому вигляді.

Наприклад, щоб відповісти на запитання керівника «Які товари заморожують гроші на складі?» або «Скільки коштів нам винні клієнти на сьогодні», бухгалтеру іноді доводиться відкривати кілька звітів, налаштовувати відбори й вручну зіставляти показники.

AI-аналітик в BAS може бути незамінним помічником і в роботі бухгалтера. Він може шукати помилки в обліку, допомагати в закритті періоду, підказувати на що звернути увагу та перевіряти коректність обліку.

AI Data Expert підключається до BAS без зміни коду конфігурації та працює в режимі читання: отримує дані для аналізу, але не змінює документи чи записи в обліковій базі.

Використання AI-аналітика може бути корисним, коли потрібно:

1. швидко знайти потрібну інформацію в облікових даних,
2. підготуватися до перевірки,
3. аналізувати дебіторську заборгованість, собівартість, витрати та інші фінансові показники,
4. знаходити закономірності, відхилення та приховані резерви бізнесу,
5. знаходити розбіжності та помилки в обліку, перевіряти розрахунки та визначати можливі причини некоректних показників.

Отримані відповіді та висновки слід звіряти з документами й звітами BAS, особливо перед ухваленням фінансових або управлінських рішень.

З чого почати використання AI

Практична користь AI у BAS починається зі щоденних потреб: швидше внести первинку, отримати потрібні показники або знайти причину розбіжностей в обліку. Саме для таких завдань Група компаній RASK розробляє рішення, зокрема описані у статті модуль завантаження первинних документів та AI Data Expert.

Вибір інструмента залежить від процесів підприємства, конфігурації BAS та очікуваного результату. Тому перед впровадженням варто з’ясувати, які саме операції треба автоматизувати та що залишатиметься під контролем бухгалтера.