
Документообіг, первинні документи
05.10.2026
Оклад «згідно зі штатним розписом» у наказі про прийняття: чи буде штраф і як виправити
В наказах про прийняття на роботу писали «оклад згідно зі штатним розписом». Чи буде за це штраф?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:
Так, ризик штрафу є.
Нагадаємо, що відповідно до ч. 3 ст. 32 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) розмір оплати праці належить до істотних умов праці. Крім того, відповідно до п. 4 ст. 29 КЗпП при працевлаштуванні працівника потрібно ознайомити під підпис про розмір оплати праці.
Вимога зазначати конкретну суму окладу викликана і правилами діловодства. Так, у розпорядчих документах з кадрових питань під час призначення працівника обов’язково зазначають розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат, що прямо встановлено п. 7 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства Юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.
Отже, в наказі про прийняття обов’язково має бути зазначена конкретна сума окладу, а не загальна фраза «згідно зі штатним розписом», оскільки зі штатним розписом працівників не ознайомлюють.
Зауважте, що сам по собі запис «згідно зі штатним розписом» не є окремою підставою для автоматичного штрафу. За наявність такої фрази разом з вказівкою самого посадового окладу штрафу не буде (приміром, «…з посадовим окладом 20 000 грн на місяць згідно штатного розпису»).
Відсутність у наказі конкретного розміру посадового окладу може бути кваліфікована як порушення інших вимог законодавства про працю, за яке абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачає штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за кожне встановлене порушення. У 2026 році це 8 647 грн.
Важливо, що сам факт відсутності суми окладу в наказі не означає автоматично, що роботодавцю гарантовано накладуть саме цей штраф. Треба дивитися, яке саме порушення встановить інспектор і чи порушені фактично трудові гарантії.
Зокрема, за порушення інших вимог трудового законодавства (у тому числі вимог до оформлення кадрових документів), при першому виявленні інспектор спочатку видає припис. Водночас ч. 6 ст. 265 КЗпП передбачає: якщо роботодавець виконав припис та усунув у встановлений строк порушення, передбачене абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП, заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються
У період воєнного стану, якщо роботодавець повністю і вчасно виконує припис Держпраці про усунення порушень, штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються, що передбачено Законом України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
З огляду на сказане, доцільно виправи ситуацію та видати поточною датою накази про внесення змін/уточнень до раніше виданих наказів, зазначивши оклад, який діяв на дату прийняття. Старі накази заднім числом переписувати не варто.
Читайте більше:
Чи можна у штатному розписі замінити слово «начальник» на «керівник»
Чи потрібна заява працівника на переведення при зміні назви підрозділу в новому штатному розписі
Чи обов’язково вказувати відсоток ставки в наказах, якщо він є в штатному розписі
Який індекс ставити в наказі про штатний розпис: ОС чи к/м за правилами діловодства
Додаткові виплати за наказами: чи обов’язково вносити до штатного розпису
Чому потрібно мати штатний розпис у 2026 році: судова практика та ризики для роботодавця
Заробітна плата
05.10.2026
Доплата за роботу на території можливих бойових дій: чи можна встановити фіксовану суму 20 000 грн
Чи можна встановити працівникам ТОВ фіксовану доплату 20 000 грн за роботу на території можливих бойових дій незалежно від посади та окладу, і як правильно оформити таку доплату документально?

Особи з інвалідністю
05.10.2026
Працівник повідомив про інвалідність із запізненням: яку заяву подати роботодавцю
Працівник працює на підприємстві тривалий час. У червні 2026 року йому встановлена група інвалідності. Документи про встановлення групи подав у відділ кадрів та бухгалтерію у кінці вересня 2026 року. Якого змісту заяву повинен працівник надати роботодавцю?

Відпустка, відпускні
05.10.2026
Компенсація за дитячу відпустку при звільненні: що робити, якщо про дитину з інвалідністю дізналися перед звільненням
Чи потрібно при звільненні виплачувати компенсацію за додаткову соціальну відпустку працівниці, яка має дитину з інвалідністю, якщо роботодавець дізнався про це лише під час звільнення?

Інше
05.10.2026
Юрособа здійснює діяльність за КВЕД, якого немає в ЄДР: чи будуть наслідки
Юридична особа внесла у Виписку обмежену кількість КВЕДів. Якщо на якомусь етапі буде вид діяльності, якого немає у Виписці, чи потрібно його вносити? На жаль, це не так просто зробити, як у ФОП. Які наслідки проведення дільності без КВЕДа для юридичної особи?

ПДФО
05.10.2026
Допомога на поховання від ПФУ: чи оподатковується ПДФО та як відобразити у 4ДФ
Допомога на поховання, яку Пенсійний фонд України виплачує родичам померлого працівника за його останнім місцем роботи, не оподатковується ПДФО незалежно від її розміру. Водночас роботодавцю потрібно правильно відобразити таку виплату у Податковому розрахунку – у додатку 4ДФ за ознакою доходу «146»

Особи з інвалідністю
05.10.2026
Помилковий платіж на рахунок 50070100 для внеску: як оформити повернення онлайн,– ЗІР від ДПС
Помилково сплатили кошти на бюджетний рахунок за кодом 50070100? ДПС нагадує: такі суми можна повернути онлайн через Електронний кабінет. Необхідно подати до територіального органу ДПС за місцем обліку заяву про повернення помилково та/або надміру сплачених сум грошових зобов’язань та пенi в довільній формі або в режимі «Введення звітності» приватної частини Електронного кабінету за формою J/F 1302002.

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
05.10.2026
ПРРО на своєму пристрої: як довести право власності у 2026 році, – роз'яснює ДПС
Суб’єкт господарювання може підтвердити право власності, володіння чи користування програмним РРО будь-якими документами, що засвідчують набуття пристрою – придбання, оренду, дарування тощо

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
05.10.2026
Самосписання коштів банком за підпискою: чи потрібен РРО/ПРРО ФОП 3 групи
Чи потрібен РРО/ПРРО при онлайн-підписках, якщо після першої оплати карткою наступні платежі автоматично списує банк-еквайр? ДПС роз’яснила, коли бізнес може працювати без РРО/ПРРО при інтернет-еквайрингу та чи поширюється це звільнення на регулярні платежі із самосписанням коштів

Звільнення, скорочення
05.10.2026
Звільнення неповнолітніх працівників, у т.ч. з ініціативи роботодавця у 2026 році
Розірвання трудового договору з працівниками до 18 років з ініціативи роботодавця можливе лише за згодою служби у справах дітей. Закон також передбачає обов’язкове працевлаштування у визначених випадках

Особи з інвалідністю
05.10.2026
Вже у листопаді 2026 року Держпраці почне перевіряти норматив осіб і інвалідністю
Із 1 липня 2026 року діє новий порядок контролю за нормативом робочих місць для осіб з інвалідністю, а перші перевірки роботодавців очікуються вже з листопада. Під час розрахунку нормативу важливо правильно визначити середньооблікову кількість працівників, адже окремі штатні одиниці з важкими, шкідливими, небезпечними умовами праці та деякі спеціальні посади до неї не включаються. Розбираємо, кого саме роботодавці мають виключати з розрахунку та які помилки можуть призвести до невиконання нормативу і санкцій

Трудові книжки, ЕТК
05.10.2026
Подали трудову книжку не того працівника – порядок дій для роботодавця
У разі помилкового прикріплення скан-копії чужої трудової книжки при поданні відомостей до Пенсійного фонду, роботодавець має сформувати новий електронний запис із правильними даними. Отже, підприємству слід подати уточнені документи, що належать саме тому працівнику, стосовно якого виникла помилка

ПДВ
05.10.2026
Бюджетне відшкодування ПДВ під час війни: як отримати кошти та що перевіряє ДПС
Бюджетне відшкодування ПДВ під час воєнного стану можливе, але саме право на відшкодування не означає автоматичного повернення коштів. Платник має підтвердити правомірність податкового кредиту, фактичну оплату ПДВ, реальність господарських операцій та належне документальне оформлення. Розглянули, як проходить процедура від декларації до отримання коштів, які перевірки проводить ДПС, коли можуть відмовити у відшкодуванні та які особливості діють під час війни

Особи з інвалідністю
05.10.2026
Новий звіт для роботодавців з 1 жовтня: хто подає форму та як розрахувати внесок
З 1 жовтня 2026 року роботодавці вперше подають новий Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. За І–ІІІ квартали 2026 року його потрібно подати до 9 листопада, а якщо за результатами розрахунку визначено суму внеску – сплатити її до 19 листопада. Розповідаємо, хто звітує, як подати форму та на що звернути увагу під час розрахунку внеску

Акцизний податок
05.10.2026
Помилка в Коді території: як виправити через Додаток 7 акцизної декларації у 2026 році
Помилка у зазначенні Коду території в декларації з акцизного податку – поширена ситуація для роздрібних продавців підакцизних товарів. Для її виправлення необхідно подати уточнюючу декларацію з відповідними додатками, зокрема правильно заповнити Додаток 7 окремо для «старого» та «правильного» коду

Е-сервіс
05.10.2026
Електронний суд не працюватиме 06.10.2026 року з 20:00 до 23:59 : в чому причина
Користувачів судових електронних сервісів попередили про можливі тимчасові перерви в роботі судових електронних сервісів 06.10.2026 з 20:00 до 23:59. У зазначений період Кабінет Електронного суду буде недоступний. У ДП «Інформаційні судові системи» просять врахувати цю інформацію під час планування роботи із сервісами

Відпустка, відпускні
05.10.2026
Розрахунок стажу для щорічної відпустки у 2026 році: актуальні правила та поширені помилки роботодавців, – пояснює Держпраці
Воєнний стан суттєво змінив правила обчислення відпускного стажу. Зокрема, до стажу не зараховуються окремі періоди мобілізації, відпусток без збереження зарплати та призупинення трудового договору. Розбираємо, які періоди входять до стажу для щорічної відпустки, які потрібно виключати та на що кадровикам звернути увагу під час розрахунку днів відпустки

ПДВ
05.10.2026
ПДВ на дрони та радари у 2026 році: коли діє звільнення для підприємств залучених до ППО
ДПС роз’яснила, як застосовується звільнення від ПДВ під час придбання безпілотників та радіолокаційних приладів підприємствами, залученими до протиповітряної оборони. Для застосування пільги достатньо договору або сертифіката кінцевого споживача, де підприємство зазначене кінцевим отримувачем. Якщо постачальник помилково нарахував ПДВ, підприємство не має права включати цю суму до податкового кредиту, а постачальник має відкоригувати податкові зобов’язання та повернути суму ПДВ

ПДФО
05.10.2026
Подарунки у 2027 році: який ліміт без податків
Уряд подав та зареєстрував законопроєкт №16000 «Про Державний бюджет України на 2027 рік», де розміри мінімальної зарплати, прожиткового мінімуму та базових соціальних стандартів повністю співпадають із раніше затвердженою Бюджетною декларацією. У 2027 році неоподатковувана вартість негрошових подарунків становитиме 2 386,5 грн на місяць. Якщо сума перевищує цей поріг, роботодавець утримує 18% ПДФО (з «натуральним» коефіцієнтом) та 5% військового збору



